Cả Trello và Asana đều là công cụ quản lý dự án phổ biến. Nhưng bạn nên chọn cái nào? Đọc bài đánh giá so sánh này để tìm hiểu.
Với số lượng lớn các công cụ quản lý dự án trên thị trường, việc các công ty bối rối khi lựa chọn nền tảng phù hợp là điều bình thường. Không phải tất cả các ứng dụng đều có các tính năng cần thiết và không phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Đặc biệt nếu bạn nghĩ đến hai chương trình, cách tốt nhất để chọn một chương trình là so sánh từng chương trình. Vì lý do này, chúng tôi quyết định so sánh Trello với Asana. Trước khi đi vào phần thảo luận chính, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao các công ty cần sử dụng các công cụ quản lý dự án.
Tầm quan trọng của công cụ quản lý dự án đối với doanh nghiệp
Lập kế hoạch và tổ chức hiệu quả
Mỗi dự án đều yêu cầu một kế hoạch hành động rõ ràng và lập kế hoạch nhiệm vụ có cấu trúc. Các công cụ quản lý dự án giúp các công ty hướng tới mục tiêu chung bằng cách cho phép họ tạo các kế hoạch dự án chi tiết.
Quản lý tác vụ
Công cụ PM cho phép các công ty theo dõi và quản lý các nhiệm vụ trong suốt vòng đời dự án. Phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn và theo dõi sự phụ thuộc là một số tính năng phổ biến của những công cụ này có thể giúp các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về trách nhiệm của mình.
Phân bổ nguồn lực
Các công ty cần phân bổ và quản lý nguồn lực của mình một cách hiệu quả để hoàn thành thành công một dự án. Những công cụ này cung cấp khả năng hiển thị về tính khả dụng của tài nguyên và khối lượng công việc, giúp ngăn ngừa xung đột tài nguyên và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
Hợp tác và giao tiếp
Một dự án thành công có nghĩa là sự giao tiếp và cộng tác liền mạch giữa các thành viên trong nhóm. Ứng dụng quản lý dự án bao gồm các công cụ tích hợp để hỗ trợ giao tiếp và cộng tác giữa những người dùng trên cùng một nền tảng.
Quản lý ngân sách
Các công cụ PM cũng có thể theo dõi chi phí dự án và phân bổ ngân sách. Nhờ đó, các công ty không phải lo lắng về việc vượt chi phí và có thể thực hiện các dự án trong giới hạn ngân sách.
Khả năng mở rộng
Hầu hết các công cụ quản lý dự án có thể xử lý các dự án có quy mô và độ phức tạp khác nhau. Các doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi có thể sử dụng chúng để tăng giảm quy mô theo yêu cầu của dự án.
Quản lý rủi ro
Hầu hết các công cụ PM đều hỗ trợ đánh giá rủi ro vì chúng có thể theo dõi, ghi lại và giảm thiểu tác động của rủi ro. Điều này giúp các công ty không phải sử dụng một công cụ riêng biệt cho mục đích này.
Báo cáo
Các công cụ quản lý dự án cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về tiến độ dự án. Bằng cách này, các tổ chức có thể theo dõi KPI, theo dõi các mốc quan trọng và tạo báo cáo hiệu suất của nhóm.
Trello là gì?
Trello là một công cụ quản lý dự án trực tuyến hoàn hảo để sắp xếp nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Nó tập trung vào cách tổ chức trực quan của dự án và cung cấp các yếu tố như bảng, danh sách và thẻ. Thông thường, một bảng chứa dự án và các danh sách thể hiện các giai đoạn của dự án.
Một tab được dành riêng cho một nhiệm vụ hoặc mục mà bạn có thể vuốt qua danh sách để xem tiến trình. Người dùng có quyền tự do tùy chỉnh tất cả các yếu tố này theo nhu cầu và sở thích cụ thể của họ. Bạn cũng có thể tích hợp nhiều công cụ khác nhau với phần mềm này để giúp quản lý dự án dễ dàng hơn.
Asana là gì?
Asana cũng là một phần mềm quản lý dự án có sẵn ở cả phiên bản đám mây và ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Mọi người từ nhà thầu, doanh nghiệp cỡ trung bình đến doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ việc sử dụng giải pháp này. Nó cho phép người dùng tổ chức, theo dõi và quản lý dự án.
Phần mềm đi kèm với giao diện trực quan nơi bạn có thể tạo nhiệm vụ, phân công chúng cho các thành viên trong nhóm, đặt ngày đến hạn cho từng nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án. Có nhiều chế độ xem có sẵn trong Asana, chẳng hạn như danh sách nhiệm vụ, bảng Kanban, lịch và dòng thời gian. Bạn có thể sử dụng các mẫu và phần tích hợp của Asana để giúp bạn quản lý dự án của mình.
Trello vs. Asana: so sánh tính năng
Đã đến lúc xem xét so sánh các công cụ quản lý dự án này với các tính năng quan trọng nhất như thế nào.
# 1. Quản lý tác vụ
Trello có thể được sử dụng để quản lý bất kỳ dự án, quy trình công việc hoặc nhiệm vụ nào. Cho phép bạn thêm các tập tin quan trọng vào mỗi thẻ nhiệm vụ. Hơn nữa, bạn có thể tạo danh sách kiểm tra và tự động hóa quy trình làm việc của mình để loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Công cụ này cũng cung cấp nhiều tính năng tùy chỉnh để tối đa hóa năng suất của các thành viên trong nhóm của bạn. Nó cũng cho phép bạn thêm thành viên vào thẻ và dự án tương ứng của họ, thêm thời hạn cho từng nhiệm vụ, bao gồm danh sách kiểm tra cho nhiệm vụ và thay đổi trạng thái của thẻ thành sẵn sàng khi hoàn thành.
Ngược lại, Asana còn có các tính năng giúp quản lý dự án hiệu quả. Tổng quan về dự án cho phép bạn hình dung rõ ràng thời hạn và quản lý các mốc quan trọng. Tính năng Danh mục đầu tư của nó cho phép bạn nhanh chóng ưu tiên và đảm bảo phân bổ tài nguyên chính xác.
Asana cũng cung cấp tùy chỉnh bảng điều khiển dự án để làm nổi bật thông tin quan trọng nhất về dự án đó. Tính năng Mục tiêu của nó hiển thị các mục tiêu kinh doanh chính giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ và mang lại kết quả có thể đo lường được.
#2. Hợp tác và giao tiếp nhóm
Trello cung cấp nhiều tính năng linh hoạt để thúc đẩy sự cộng tác và liên lạc liền mạch giữa các thành viên trong nhóm. Người dùng có thể đính kèm tập tin, ghi chú và nhận xét vào thẻ để đảm bảo đồng nghiệp không bỏ sót điều gì.
Nó cũng hỗ trợ truyền tệp tức thì từ nhiều ứng dụng chia sẻ tệp khác nhau và cú pháp đánh dấu để làm nổi bật các ghi chú và nhận xét. Bạn cũng có thể gắn thẻ người khác vào những tấm thẻ quan trọng đối với họ.
Nhờ Asana, tổ chức của bạn không cần sử dụng công cụ quản lý dự án và giao tiếp khác. Bạn có thể sử dụng nó để cập nhật trạng thái dự án, mục tiêu dự án, thông báo và chương trình họp.
Bạn cũng có thể thêm nhận xét vào nhiệm vụ, liệt kê bất kỳ thành viên nào trong nhóm để đặt câu hỏi hoặc nhận phản hồi. Nó cũng cho phép bạn thích bình luận và đăng thông báo cho cả nhóm.
#3. Giao diện người dùng
Trello cung cấp một giao diện thực sự tối giản. Khi mở phần mềm này, theo mặc định, bạn sẽ thấy chế độ xem bảng có các thẻ trong ba danh sách. Bạn có thể thêm nhiều danh sách và thẻ hơn hoặc tạo thêm bảng cho các dự án khác.
Trong bảng điều khiển bên trái, bạn có thể truy cập tất cả các cài đặt bảng, thành viên và không gian làm việc. Bạn cũng có thể kiểm tra các chế độ xem khác nhau của không gian làm việc từ cùng một bảng điều khiển. Từ menu trên cùng, người dùng có thể truy cập tất cả không gian làm việc, hoạt động gần đây, bảng được gắn dấu sao và mẫu của họ.
Nói về Asana, phần mềm này có giao diện trực quan và trực quan. Không giống như Trello, giao diện người dùng phức tạp hơn nhiều nhưng cung cấp nhiều tùy chọn hơn. Ngoài tab Trang chủ, ngăn bên trái còn chứa các liên kết trực tiếp đến Nhiệm vụ, Hộp thư đến, Danh mục đầu tư, Báo cáo và Mục tiêu của tôi.
Bạn cũng có thể thêm liên kết vào phần Tìm kiếm đã lưu. Tuy nhiên, người dùng mới sẽ cần một chút thời gian để hiểu đầy đủ về quy trình Asana.
#4. Dễ sử dụng
Bất kể nền tảng nào, Trello đều khá đơn giản để sử dụng. Nhờ đồ họa tuyệt vời, bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu sử dụng thành công ngay từ đầu mà không cần trải qua quá trình thử và sai. Cho dù đó là tạo một tác vụ hay thêm cộng tác viên, giao diện người dùng được đơn giản hóa của nó sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Asana cung cấp cho người dùng nhiều chế độ xem quản lý tác vụ ở mọi giai đoạn. Do đó, những người quản lý xử lý các dự án khác nhau với các nhu cầu khác nhau sẽ thấy nó khá hữu ích. Tuy nhiên, Asana chủ yếu phổ biến với người dùng có kinh nghiệm.
Người dùng mới có thể gặp khó khăn khi sử dụng tất cả các tính năng của Asana trừ khi được đào tạo. Ngoài ra, việc học cách sử dụng đầy đủ công cụ quản lý dự án này là một quá trình tốn thời gian do đường cong học tập dốc của nó.
#5. Tự động hóa nhiệm vụ
Trello có một công cụ tự động hóa tích hợp có tên là Butler Automation. Hệ thống tự động hóa không cần mã hóa này có sẵn cho mọi bảng Trello. Chỉ mất bốn bước để tạo quy tắc bằng cách bao gồm trình kích hoạt và hành động.
Ngoài ra còn có các nút tab và bảng để kích hoạt tự động hóa theo yêu cầu chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể thiết lập lệnh lên lịch dựa trên lịch và các cuộc hẹn. Hơn nữa, nó thậm chí còn cho phép bạn tự động hóa vượt xa khả năng tự động hóa và tích hợp email.
Asana cung cấp tính năng tự động hóa nhiệm vụ giúp bạn giảm bớt lao động thủ công và hợp lý hóa quy trình mà không bỏ qua bất kỳ bước nào. Với tính năng Quy tắc, bạn có thể tự động hóa các tác vụ thường ngày và tạo quy tắc tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.
Asana có Trình tạo quy tắc tùy chỉnh với hơn 70 quy tắc và tính năng tự động lên lịch. Nó thậm chí còn có một thư viện quy tắc đặt trước để giúp bạn bắt đầu làm việc với các quy trình phổ biến ngay lập tức.
#6. Tính khả dụng của mẫu
Trello có nhiều mẫu cho các mục đích khác nhau như quản lý dự án, kinh doanh, kỹ thuật, tiếp thị, năng suất, sản xuất, vận hành, nhân sự và bán hàng.
Nếu muốn sử dụng các mẫu quản lý dự án, bạn có thể chọn từ các mẫu phổ biến có tên Quản lý dự án, Ban dự án đơn giản, Quản lý dự án chính phủ, Mẫu bảng Agile, Mẫu quản lý chương trình, Quy trình chấp nhận và yêu cầu công việc cũng như Quản lý quy trình làm việc của khách hàng.
Tương tự, Asana có một bộ sưu tập các mẫu để lập kế hoạch linh hoạt giữa các nhóm, lập kế hoạch dự án, lập kế hoạch chiến lược, phát triển phần mềm, quản lý tài nguyên, CRM, gắn kết nhân viên, v.v. Mỗi mẫu bạn chọn đều có một số tính năng hữu ích được tích hợp và danh sách các ứng dụng được đề xuất mà bạn nên sử dụng để có kết quả tốt nhất.
Các mẫu như kế hoạch phát triển nghề nghiệp, lập kế hoạch mục tiêu nhóm, kế hoạch hành động chương trình, lịch lập kế hoạch sự kiện hàng tuần, quản lý dự án thác nước, mẫu dòng thời gian dự án, báo cáo trạng thái, đánh giá và phê duyệt tài sản sáng tạo, cộng tác đại lý, mẫu lập kế hoạch chiến lược và xây dựng mẫu kế hoạch chi tiết đều hữu ích cho các nhiệm vụ quản lý dự án.
#7. Tích hợp với các ứng dụng kinh doanh
Trello hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng kinh doanh, bao gồm các ngành như tự động hóa, quản lý tệp, phân tích, truyền thông, thiết kế sản phẩm, truyền thông xã hội và tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ, công cụ phát triển và nhân sự.
Nhờ đó, các công ty có thể tích hợp các ứng dụng kinh doanh phổ biến nhất với Trello, như Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Google Calendar, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox , Mailchimp, Evernote, TwitterSalesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpcout và Freshdesk.
Tính năng tích hợp cũng có sẵn với Asana. Các công cụ thuộc các danh mục như truyền thông, quản lý tệp, nhân sự, tài chính, CNTT, tiếp thị, vận hành, kết nối, bán hàng, năng suất, báo cáo, thiết kế, quản lý sản phẩm và bảo mật có thể được đồng bộ hóa với phần mềm này.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Azure, Tableau, Jira Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, Lịch Google, Zapier, Power BI, Outlook, Google Drive, Vimeo, IBM App Connect, Canva, Figma, Invision, YouTubeZoho Connect, Box, GitLab, Notion và Trello là một số ứng dụng đáng chú ý mà doanh nghiệp có thể tích hợp với Asana.
#8. Giá cả và kế hoạch đăng ký
Khi nói đến Trello, người dùng có tùy chọn để chọn từ bốn mô hình định giá khác nhau. Cái đầu tiên là miễn phí, có thể được sử dụng bởi bất kỳ cá nhân hoặc nhóm nào với một số hạn chế như 10 bảng cho mỗi không gian làm việc và 250 lần chạy lệnh không gian làm việc mỗi tháng. Nếu bạn là một nhóm nhỏ và cần mở rộng quy mô cộng tác, bạn có thể chọn gói Tiêu chuẩn, gói này sẽ tốn tiền 5 USD/người dùng/tháng.
Các nhóm cần theo dõi và trực quan hóa nhiều dự án có thể chọn gói cao cấp. Nó có giá $10/người dùng/tháng và cung cấp các chế độ xem nhiệm vụ và không gian làm việc khác nhau. Gói Enterprise Trello có giá bắt đầu từ $17,50/người dùng/tháng khi mua cho 50 người dùng. Kế hoạch này mang lại cho các tổ chức sự bảo mật và kiểm soát tốt hơn.
Asana có bốn gói đăng ký. Gói cơ bản miễn phí lý tưởng cho các cá nhân hoặc nhóm mới bắt đầu quản lý dự án. Gói cao cấp sẽ có giá 10,00 USD/người dùng/tháng và sẽ bao gồm các tính năng như trình tạo quy trình làm việc, tìm kiếm nâng cao, bảng điều khiển dành cho quản trị viên, biểu mẫu, cột mốc và báo cáo dự án không giới hạn.
Gói kinh doanh của nó có giá 24,99 USD/người dùng/tháng và đi kèm với các tính năng như trình tạo quy tắc tùy chỉnh, danh mục đầu tư, mục tiêu, phân nhánh và tùy chỉnh biểu mẫu, phê duyệt và theo dõi thời gian. Đối với các tính năng cấp doanh nghiệp như gói, bạn phải chọn gói Asana Enterprise.
Trello vs. Asana: Phán quyết
Cả Trello và Asana đều có cơ sở khách hàng vững chắc, đây là minh chứng cho tính hiệu quả của các nền tảng quản lý dự án này. Tuy nhiên, bạn cần xem xét cẩn thận các tính năng trước khi quyết định sử dụng bất kỳ ứng dụng nào.
Như bạn có thể hiểu từ cuộc thảo luận ở trên, Trello có thể dễ dàng được sử dụng bởi người dùng ở mọi cấp độ kinh nghiệm. Vì vậy, nếu bạn không có thời gian đầu tư đào tạo và học hỏi một công cụ quản lý dự án thì Trello sẽ tốt hơn Asana.
Ngay cả khi bạn xem xét các mô hình định giá và đăng ký, Trello vẫn có giá cả phải chăng hơn Asana. Ngoài ra, gói miễn phí của Asana có rất nhiều hạn chế về tính năng. Do đó, người dùng có ngân sách hạn hẹp có thể chọn Trello.
Ngoài ra, các công ty làm việc trong các dự án phức tạp với nhiều nhà cung cấp và cộng tác viên sẽ thấy Asana hữu ích hơn. Nếu bạn có thể tận dụng gói đăng ký doanh nghiệp, nó chắc chắn sẽ chứng tỏ là một công cụ PM đáng tin cậy hơn nhiều so với Trello.
Bạn cũng có thể kiểm tra các so sánh khác trong Trello Vs. Jira và Jira vs. Các bài viết về asana.
