Được tài trợ:
Dịch vụ lưu trữ đám mây thường không cung cấp nhiều thứ khác, nhưng một dịch vụ cụ thể nhắm vào người dùng PDF đã khiến chúng tôi chú ý vì nó được tích hợp tốt như thế nào vào trình chỉnh sửa PDF trên máy tính để bàn của công ty và tính năng Ký điện tử bổ sung mà nó cung cấp. Đám mây tài liệu Wondershare được trang bị nhiều tính năng hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý quy trình công việc PDF. Bài viết này xem xét ấn tượng của chúng tôi về dịch vụ từ nhiều góc độ khác nhau.
Giao diện người dùng và khả năng sử dụng
Wondershare Document Cloud không nhất thiết phải có giao diện đẹp nhất về mặt giao diện người dùng nhưng nó bù lại về mặt chức năng. Bố cục rất rõ ràng và ngắn gọn nên chúng tôi biết phải làm gì ngay khi đăng nhập vào tài khoản được chỉ định cho chúng tôi cho mục đích thử nghiệm. Có các tab rõ ràng mô tả nội dung của mỗi tab và các tính năng được trình bày một cách trực quan. Điều chúng tôi thực sự thích là khả năng sử dụng một ID Wondershare duy nhất để đăng nhập vào bất kỳ sản phẩm nào của công ty và bao gồm nhiều công cụ sáng tạo, tiện ích, dữ liệu và bảo mật. Nó giống như một tài khoản Microsoft mà bạn có thể sử dụng trên PC, Xbox, Skype, và các dịch vụ khác. Hộp kiểm ‘giữ cho tôi đăng nhập’ khi đăng nhập rất tiện lợi nếu bạn thường xuyên làm việc trên một hệ thống cụ thể và không muốn tiếp tục đăng nhập.
Điểm số: 8 Ngoài 10 ra
Lưu trữ đám mây Dễ sử dụng và khả năng truy cập
Wondershare Document Cloud đạt số điểm cao nhất có thể trong số này nhờ sự tích hợp với PDFelement Pro cho Windows. Trình chỉnh sửa PDF trên máy tính để bàn giờ đây cho phép bạn tải trực tiếp bất kỳ tệp PDF nào bạn đang làm việc bằng tùy chọn Chia sẻ và thậm chí bạn có thể tìm nạp tệp từ đám mây bằng tùy chọn Tệp → Mở thông thường và chọn tính năng Từ Wondershare Cloud. Ngay cả khi bạn không sử dụng PDFelement trên PC, bạn vẫn có thể truy cập Document Cloud từ bất kỳ thiết bị được kết nối nào bằng trình duyệt hiện đại. Chúng tôi thấy rất thuận tiện khi không phải tải xuống hay cài đặt bất cứ thứ gì. Chỉ cần mở tab trình duyệt, đăng nhập và bạn đã hoàn tất – và bạn có thể sử dụng nút Tải tệp lên để nhập tệp PDF vào đám mây! Điều duy nhất chúng tôi muốn thấy là xác thực hai yếu tố mà chúng tôi hy vọng là một tính năng sắp ra mắt.
Điểm số: 9 Ngoài 10 ra
Tác vụ tệp
Sau khi lưu trữ một số tệp PDF trong Đám mây Tài liệu Wondershare, chúng tôi đã thử nghiệm tất cả các hành động khác nhau có thể được thực hiện trên mỗi tệp. Tất cả các tính năng tiêu chuẩn đều có sẵn, chẳng hạn như xem, đổi tên, tải xuống và xóa. Ngoài ra, chúng tôi có thể thực hiện các hành động độc đáo như gửi tài liệu để thu thập chữ ký (sẽ nói thêm về điều đó sau) và nhận xét về tệp dưới dạng ghi chú cá nhân hoặc chú thích cộng tác.
Đặc biệt, tính năng chú thích đã thu hút sự chú ý của chúng tôi vì nó cho phép bạn đăng các ghi chú riêng tư mà chỉ bạn mới có thể xem cũng như các đánh dấu công khai mà người khác có thể xem và phản hồi. Ngoài ra, việc chia sẻ tệp cũng đơn giản như chia sẻ một liên kết, nhưng liên kết đó có thể có thời hạn cụ thể và quyền xem/nhận xét cho mỗi người dùng. Điều đó chuyển sang môi trường dựa trên vai trò trong đó mọi người tham gia có thể xem tài liệu trong một thời gian giới hạn hoặc vô thời hạn, nhưng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể thêm nhận xét vào tệp PDF. Theo quan điểm của chúng tôi, đây là một sự cân nhắc rất thực tế, do đó đạt điểm cao cho phần hành động tệp trong bài đánh giá này. Chúng tôi cũng muốn thấy tính năng này được tích hợp vào ứng dụng dành cho máy tính để bàn, nơi nó sẽ cực kỳ hữu ích khi truy cập các tệp PDF được lưu trữ trên đám mây.
Điểm số: 9 Ngoài 10 ra
Chữ ký điện tử
Cho đến nay, tính năng độc đáo nhất là khả năng tạo chữ ký điện tử có giá trị pháp lý. Hơn nữa, chúng tôi có thể dễ dàng ký các tài liệu được lưu trữ và gửi tệp cho người khác theo hai cách khác nhau để thu thập chữ ký của họ. Cũng có một thư viện mẫu nơi bạn có thể sử dụng các mẫu hiện có hoặc tạo mẫu của riêng mình và lưu chúng để sử dụng sau. Cách đầu tiên để thu thập chữ ký – Gửi để lấy chữ ký – nhằm mục đích thu thập nhiều chữ ký từ những người ký khác nhau trên cùng một bản sao của tệp, cách này rất phù hợp cho các hợp đồng, thỏa thuận, v.v. Ngoài ra, chúng tôi có thể đặt thứ tự ký cho nhiều người ký, thêm thương hiệu công ty của chúng tôi, viết email được cá nhân hóa, v.v. Cách thứ hai, được gọi là Gửi hàng loạt, sẽ thu thập một chữ ký trên mỗi bản sao của tệp khi được gửi cho nhiều người ký. Điều này có thể được sử dụng cho các tài liệu nội bộ dành riêng cho công ty như biểu mẫu nội bộ, xác nhận thông báo nhân sự, biểu mẫu từ nhóm tài chính, v.v. Chúng tôi cũng lưu ý rằng các tài liệu được gửi đến người ký bằng các liên kết email an toàn có thể được thêm mã bảo mật bổ sung (xác thực quyền truy cập) như một lớp bảo vệ bổ sung. Wondershare đã thực hiện rất tốt việc tích hợp chức năng rất quan trọng này vào Document Cloud và chúng tôi thấy đây là một công cụ rất thiết thực và hữu ích cho mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ.
Điểm số: 9 Ngoài 10 ra
Công cụ quản lý nhóm
Khi triển khai một dịch vụ trên toàn công ty, bạn muốn đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập vào bảng thông tin hoặc bảng điều khiển quản lý người dùng và Document Cloud hoạt động tốt trên mặt trận đó. Chúng tôi có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu nhật ký liên quan đến quyền truy cập và cách sử dụng của người dùng, dữ liệu này được trình bày một cách dễ hiểu cho mục đích phân tích. Quyền của người dùng rất dễ đặt và bạn có thể cấp hoặc thu hồi quyền truy cập dựa trên vai trò của những người dùng khác nhau. Điều này có nghĩa là chúng tôi không phải tạo các thư mục riêng biệt hoặc tách biệt nội dung để hạn chế quyền truy cập. Tất cả những gì chúng tôi phải làm là đặt mức cấp phép cho từng người dùng và công việc đã hoàn thành. Điều duy nhất còn thiếu là bảng điều khiển phân tích trực quan với các cảnh báo về cách sử dụng bất thường hoặc kích thước tệp cao để quản trị viên có thể đảm bảo mọi thứ diễn ra như bình thường. Tính năng này gần như đang được hoàn thiện nên chúng tôi hy vọng sẽ thấy một số chức năng mạnh mẽ trong các lần lặp lại trong tương lai.
Điểm số: 8 Ngoài 10 ra
Đánh giá tổng thể và ấn tượng
Thành thật mà nói, giao diện người dùng dành cho dịch vụ có vẻ ngoài hơi “thô sơ”. Chúng tôi đã thấy những thiết kế tốt hơn với các dịch vụ như Document Cloud của Adobe, trong đó các cân nhắc về thiết kế cũng là trọng tâm cũng như các tính năng. Tuy nhiên, điều đó không làm mất đi chức năng vượt trội của Wondershare Document Cloud dưới bất kỳ hình thức nào. Dịch vụ chữ ký điện tử độc đáo và sự tích hợp với trình soạn thảo PDF PDFelement trên máy tính để bàn khiến nó trở nên đáng đồng tiền bát gạo. Nói về điều này, Document Cloud là một dịch vụ có giá rất phải chăng, nhắm mục tiêu cụ thể đến người dùng PDF.
Bây giờ bạn có thể nhận được giảm giá độc quyền 50% và bạn sẽ nhận được đầy đủ giá trị cho số tiền bạn trả dưới dạng phí đăng ký, đồng thời bạn có thể yên tâm rằng các tệp PDF bí mật của mình được bảo mật bằng các giao thức cấp doanh nghiệp, đồng thời có thể chia sẻ dễ dàng và hoàn hảo để cộng tác giữa nhiều người dùng trải rộng ở các địa điểm khác nhau.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Một số bài viết của chúng tôi bao gồm các liên kết liên kết. Nếu bạn mua thứ gì đó thông qua một trong những liên kết này, APS Blog có thể kiếm được hoa hồng liên kết. Tìm hiểu về Chính sách tiết lộ của chúng tôi.
