Khai thác quy trình quét các quy trình kinh doanh của bạn như MRI để giúp bạn khám phá các cơ hội và hiểu rõ hơn về hoạt động cốt lõi của công ty bạn.
Vì các công ty trải rộng trên nhiều quy trình nên việc tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa đòi hỏi phải chia nhỏ từng bước của từng quy trình và phân tích kỹ lưỡng.
Tuy nhiên, làm bằng tay cũng giống như nước sôi trong đại dương. Bạn cần một hệ thống tăng tốc quá trình này để có được thông tin có giá trị nhanh hơn.
Đây là nơi các phương pháp khai thác quy trình xuất hiện.
Khai thác quy trình cho phép bạn xác định các nút thắt cổ chai và thu thập thông tin chi tiết về quy trình để cải thiện quy trình kinh doanh của bạn.
Do đó, chủ doanh nghiệp và nhà phân tích nên biết về khai thác quy trình và các kỹ thuật của nó.
Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về khai thác quy trình là gì, cùng với ý nghĩa của nó, cách thức hoạt động, trường hợp sử dụng, v.v.
Hãy bắt đầu!
Khai thác quy trình là gì?
Khai thác quy trình là một kỹ thuật được sử dụng để phân tích các quy trình vận hành dựa trên một số nhật ký sự kiện có thể được trích xuất từ cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý và hệ thống thông tin của tổ chức.
Khai thác quy trình là tìm kiếm hiệu suất thực tế của quy trình kinh doanh của bạn để phát hiện các vấn đề và khám phá các lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện hoạt động kinh doanh của mình. Điều này có lợi cho bất kỳ doanh nghiệp nào và có thể được sử dụng trong một số quy trình công việc.
Mục đích chính của khai phá quy trình là phân tích và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Ngoài ra còn có các lý do khác để sử dụng khai thác quy trình trong công ty của bạn, chẳng hạn như:
- Xác thực tuân thủ
- Hỗ trợ tự động hóa quy trình
- Hài hòa hóa quy trình
Nhưng chính xác quy trình kinh doanh là gì?
Các quy trình là những cấu trúc phức tạp do có nhiều biến thể, nhiều tương tác và lặp lại giữa các đơn vị quy trình. Với kỹ thuật khai thác quy trình, bạn có thể dễ dàng khám phá và giám sát trạng thái của các quy trình thực thay vì xử lý các quy trình lý tưởng. Bạn có thể làm điều này bằng cách:
- Sử dụng hồ sơ sự cố và dữ liệu thời gian thực để xác định tắc nghẽn
- Loại bỏ các bước bổ sung trong quy trình công việc
- Trình bày những hiểu biết sâu sắc trong thời gian thực
Nhờ đó, doanh nghiệp giờ đây có thể tập trung nỗ lực cải thiện quy trình kinh doanh. Do đó, nó còn được gọi là khai thác quy trình kinh doanh, giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu thời gian thực về các quy trình truyền thống của công ty.
Khai thác quy trình có nguồn gốc từ lĩnh vực khai thác dữ liệu, mới được gọi là khoa học dữ liệu. Điều này là do kỹ thuật khai thác quy trình hoạt động giống hệt như khai thác dữ liệu. Tuy nhiên, cả hai đều khác nhau trong ứng dụng của họ.
Khai thác dữ liệu sử dụng nhiều phương pháp và thuật toán để khai thác dữ liệu. Trong khi khai thác quy trình sẽ phân tích một số nhật ký sự kiện và quy trình dựa trên dữ liệu thời gian thực để “trích xuất” các quy trình.
Khai thác quy trình tập trung vào một số khía cạnh:
- Luồng điều khiển: Quan điểm này nói về thứ tự của các hoạt động. Mục tiêu của việc khai thác quy trình ở đây là tìm ra con đường tối ưu để thực hiện một hành động.
- Tổ chức: Quan điểm này đề cập đến các nguồn lực như phòng ban, vai trò, v.v. Mục tiêu chính là phát triển một cơ cấu tốt hơn cho các đơn vị tổ chức.
- Thời gian: Quan điểm này nói về tần suất và thời gian của các sự kiện.
- Trường hợp: Quan điểm này xem xét các thuộc tính khác nhau liên quan đến các quy trình hoặc trường hợp khác nhau.
Khai thác quy trình hoạt động như thế nào?
Khai thác quy trình trước tiên sẽ khám phá các quy trình thực tế từ nhật ký sự kiện. Bằng cách trích xuất từng nhật ký sự kiện và kết hợp chúng, kỹ thuật khai thác quy trình cho thấy các quy trình trong công ty thực sự hoạt động như thế nào.
Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn để hiểu quy trình khai thác quy trình thông qua các bước sau:
Phân tích và thao tác dữ liệu
Phần lớn, các công ty thuộc mọi quy mô đều theo dõi và lưu trữ dữ liệu lớn và phức tạp ở một nơi an toàn, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu đám mây. Có một số công cụ khai thác quy trình có thể giúp tổ chức của bạn thu thập dữ liệu này và biến nó thành nhật ký sự kiện.
Nhờ đó, tổ chức của bạn có thể phân tích mọi quy trình hoạt động. Các công cụ chỉ định ID trường hợp, hoạt động và dấu thời gian cho từng phần dữ liệu. Khai thác quy trình sử dụng các yếu tố này và phân tích các khía cạnh khác nhau của quy trình làm việc để xác định nhiệm vụ nào cần cải thiện, nhiệm vụ nào hiệu quả và nhiệm vụ nào cần ưu tiên.
Đánh giá từng quá trình
Sử dụng nhật ký sự kiện, các công cụ khai thác quy trình sẽ phân tích và lập biểu đồ từng bước được trích xuất từ quy trình làm việc. Trong quy trình tiếp theo, các công cụ khai thác quy trình sẽ so sánh các biểu đồ lý tưởng với các biểu đồ này. Điều này đảm bảo rằng bạn hiểu hệ thống cần hoạt động như thế nào.
Bằng cách so sánh cả hai biểu đồ, bạn có thể thấy rõ sự kém hiệu quả và hiệu suất của các quy trình hoạt động.
Ví dụ: quy trình theo dõi hàng tồn kho hiện tại có nhiều bước giúp đảm bảo rằng sản phẩm được vận chuyển, vận chuyển và giao cho khách hàng. Với biểu đồ hiển thị từng bước, bạn có thể phát hiện những điểm thiếu hiệu quả nhỏ và cải thiện chúng.
Sửa mức độ ưu tiên
Khi bạn hoàn thành biểu đồ, hãy phân tích quy trình trong quy trình làm việc hiện tại của bạn và xác định xem nó khác với biểu đồ lý tưởng như thế nào. Sau đó là lúc xác định các bước để cải thiện. Tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của các thay đổi, trước tiên hãy ưu tiên các bản sửa lỗi cần thực hiện.
Các công cụ khai thác quy trình cho phép bạn kiểm tra chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định vấn đề nào cần hành động hoặc khắc phục ngay lập tức.
Ví dụ: ưu tiên loại bỏ sự thiếu hiệu quả trong quy trình làm việc của bạn hoặc xem xét loại bỏ các tắc nghẽn để giảm mức tiêu thụ thời gian và tài nguyên của công ty bạn.
Theo dõi quy trình làm việc
Ở bước cuối cùng, kỹ thuật khai thác quy trình liên tục giám sát hệ điều hành và tạo nhật ký sự kiện để thu thập số liệu và dữ liệu.
Điều này cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng về dữ liệu hiện tại theo thời gian thực, cho bạn biết liệu quy trình làm việc của bạn có được tổ chức và có thể mang lại kết quả hiệu quả hay không. Với kỹ thuật này, bạn có thể thấy sự cải thiện mà mình đã đạt được, giảm thiểu những tổn thất và sự thiếu hiệu quả trong quá khứ.
Khả năng khai thác quy trình
Khả năng khai thác quy trình bao gồm:
# 1. Phát hiện quá trình
Nhận dạng quy trình: Người dùng thường không có bức tranh hoàn chỉnh về hoạt động và tiến trình của quy trình kinh doanh. Khai thác quy trình giúp trực quan hóa các quy trình hiện tại và cho phép người dùng hiểu tình hình thông qua việc sử dụng dữ liệu thời gian thực và nhật ký sự kiện.
Ví dụ: bộ phận nhân sự có thể phát hiện ra sự phức tạp của quy trình tuyển dụng để hiểu được tốc độ của quá trình tuyển dụng và giảm khả năng ứng viên bỏ học.
Xác định các biến thể của quy trình: Các công ty làm việc với các quy trình công việc khác nhau cần hiểu các biến thể trong quy trình của họ. Khám phá quy trình giúp các công ty phát hiện ra những sai lệch giữa quy trình thực và quy trình lý tưởng. Bằng cách sử dụng các công cụ khai thác quy trình, người dùng có thể xác định các sai lệch quy trình vô hình cùng với tần suất.
Ví dụ, sự hiểu biết đúng đắn về các quy trình sẽ giúp công ty đơn giản hóa các dự án tự động hóa. Hầu hết các nhà quản lý tin rằng sự nhầm lẫn trong giai đoạn đầu của dự án RPA có thể dẫn đến thất bại.
#2. Phân tích khả năng tương thích
- Phân tích trường hợp không tuân thủ: Các công ty luôn ưu tiên các quy trình được tiêu chuẩn hóa. Tuy nhiên, việc đạt được mức độ tuân thủ cao là rất khó khăn. Khai thác quy trình giúp bạn khám phá các biến thể quy trình và mức độ sai lệch khác nhau.
- Xác định nguyên nhân gốc rễ: Khai thác quy trình phát hiện các quy trình khác với những gì được yêu cầu. Ví dụ, các công ty xác định các lỗi chung bằng cách phát hiện nguyên nhân gốc rễ. Họ có thể phân loại các lỗi này, kiểm tra nguyên nhân và giải quyết chúng một cách hiệu quả.
#3. Xác nhận quá trình
Khai thác quy trình sử dụng dữ liệu thời gian thực để hiểu rõ hơn về người dùng cuối. Nó cho phép các công ty xác minh việc sắp xếp quy trình để xác nhận quy trình hiện tại của họ. Ngoài ra, nó được sử dụng cho các quy trình tuân thủ và kiểm toán.
Ví dụ: một công ty tư vấn thuế có thể kiểm toán các giao dịch và quy trình của mình, điều này giúp giảm 50% thời gian xử lý.
#4. Cải tiến quy trình
- Giám sát hiệu suất: Các công cụ khám phá quy trình cung cấp giao diện thân thiện với người dùng để theo dõi KPI và giúp xác định các quy trình tốt nhất hoặc tồi tệ nhất.
- Xác định các tắc nghẽn trong quy trình: Một số quy trình được tối ưu hóa hiệu suất trong đó các công ty có thể dễ dàng xác định các tắc nghẽn thông qua khai thác quy trình. Loại bỏ những nút thắt này sẽ cải thiện hiệu quả kinh doanh của bạn.
- Đề xuất cải tiến: Khai thác quy trình cung cấp các đề xuất cụ thể cho doanh nghiệp của bạn để cải thiện hiệu suất. Một số gợi ý có thể như sau:
Tầm quan trọng của khai thác quy trình
Quy trình kinh doanh rất phức tạp và có nhiều ngoại lệ. Nếu bạn nhìn vào quy trình thực tế với quy trình lý tưởng mà quá trình khai thác sẽ khám phá, bạn sẽ thấy rằng nó phức tạp và đan xen.
Do đó, chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình của mình đồng thời nhằm xác định và ngăn chặn các tắc nghẽn. Khai thác quy trình mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như:
Giam gia
Khai thác quy trình cho phép người dùng phát hiện các khu vực cần thay đổi, chẳng hạn như tự động hóa. Nói cách khác, kỹ thuật khai thác quy trình có thể cho bạn một bức tranh rõ ràng về quy trình nào cần được tự động hóa và tại sao. Tự động hóa quy trình giúp tăng hiệu quả, giúp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian.
Quyết định dựa trên dữ liệu
Để đưa ra quyết định đúng đắn, bạn sẽ cần dữ liệu chất lượng cao, phù hợp, chính xác, đầy đủ, có thể truy cập và dễ dàng truy cập. Ngoài ra, bạn cần có khả năng phân tích và trực quan hóa dữ liệu toàn diện.
Thật không may, hầu hết các tổ chức không có dữ liệu phù hợp để đưa ra quyết định. Trong trường hợp này, khai thác quy trình giúp cung cấp nhật ký sự kiện hoặc dữ liệu thô để tách biệt các chuỗi quy trình và loại bỏ các khoảng trống dữ liệu. Bằng cách này, bạn có thể có được cái nhìn sâu sắc chính xác và khách quan về các quy trình từ đầu đến cuối để đưa ra quyết định sáng suốt.
Có được sự minh bạch
Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể hiểu được tầm quan trọng và giá trị của việc chuyển đổi kỹ thuật số. Nhưng có phải tất cả những người ra quyết định đều đứng về phía bạn?
Khai thác quy trình là một phương pháp mạnh mẽ giúp bạn duy trì tính minh bạch giữa tất cả các thành viên trong nhóm. Kỹ thuật này sử dụng dữ liệu và giúp ban quản lý trực quan hóa các quy trình và hệ thống hiện tại dựa trên thời gian, tiền bạc, danh tiếng và chất lượng cuộc sống công việc. Ngoài ra, nó còn cho thấy giá trị mà chuyển đổi số có thể mang lại.
Một cách tiếp cận toàn diện
Để đầu tư thông minh vào công nghệ, bạn cần tập trung tìm hiểu yêu cầu của mình cũng như tình hình thị trường hiện tại. Khai thác quy trình sẽ giúp bạn điều này. Bạn sẽ có được một ý tưởng toàn diện về nhiều thứ. Bao gồm:
- Biết liệu khoản đầu tư của bạn có đáng để cải thiện hay không
- Chỉ ra nơi xảy ra vấn đề quan trọng nhất
- Hiểu sự khác biệt trong các quy trình trong toàn tổ chức
Ngoài ra, việc khám phá quy trình cho phép bạn tận dụng những lợi thế mà không có lỗi của con người.
Khả năng tương thích
Mặc dù việc kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh doanh là một quá trình tốn thời gian nhưng việc phân tích nhanh hơn bằng cách sử dụng các công cụ khai thác quy trình sẽ rút ngắn khoảng cách này.
Ngoài ra, những công cụ này còn phát hiện các quy trình không tương thích để đảm bảo rằng bạn biết những vấn đề đó để có thể khắc phục kịp thời. Công ty cũng có thể giảm thời gian tiến hành phân tích khách hàng bằng cách sử dụng các kỹ thuật khai thác quy trình.
Dịch vụ khách hàng tốt hơn
Bằng cách khám phá các lĩnh vực cần cải tiến, tối ưu hóa các quy trình khác nhau và xác định các điểm nghẽn, thời gian xử lý tổng thể sẽ giảm xuống. Điều này cho phép cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ nhanh hơn cho khách hàng và nâng cao trải nghiệm của họ. Nhờ đó, niềm tin của khách hàng tăng lên, giúp tăng doanh thu của bạn.
Các trường hợp sử dụng khai thác quy trình
# 1. Các dịch vụ tài chính
Khi lập một kế hoạch vững chắc để phát triển và tối ưu hóa các dịch vụ tài chính, bạn sẽ cần có kiến thức kỹ thuật.
Với sự trợ giúp của khai thác quy trình, các nhà quản lý dịch vụ tài chính, lãnh đạo và người ra quyết định có thể nhanh chóng xem việc thực hiện quy trình trong thời gian thực. Ngoài ra, có thể dễ dàng có được cái nhìn khách quan về các quy trình đang diễn ra bằng cách đi đến các đơn vị hoặc trường hợp khác nhau, xem xét các xu hướng cấp cao, v.v.
Khai thác quy trình giúp bạn phát hiện những sai lệch, không nhất quán và lỗi dựa trên sự đóng góp của chúng vào kết quả kinh doanh.
#2. hoạt động xuất sắc
Các nhà quản lý và lãnh đạo vận hành liên tục phải đối mặt với những thách thức mới và tìm kiếm giải pháp cho chúng. Vì vậy, khi cố gắng chuyển sang công nghệ mới, hãy đảm bảo giảm độ phức tạp, tận dụng tự động hóa và tìm những lĩnh vực mà bạn có thể tiết kiệm tiền.
Khai thác quy trình giúp bạn tìm ra sự thiếu hiệu quả trong quy trình kinh doanh của mình và tối đa hóa hiệu quả của hệ thống và nhân viên của bạn. Ngoài ra, nó có thể theo dõi toàn bộ môi trường kinh doanh và cho phép bạn xác định thời điểm lý tưởng để hành động trong trường hợp có sai sót, không tương thích và kém hiệu quả.
Ngoài ra, việc duy trì tính minh bạch cho phép tất cả các thành viên trong nhóm được thông tin đầy đủ về các quyết định được đưa ra, giúp cải thiện sự hợp tác và hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, bạn có thể quản lý doanh nghiệp của mình thông qua thay đổi để đảm bảo tài nguyên không bị lãng phí.
#3. Di chuyển SAP
Các công ty hiện đại đấu tranh để hoàn thành thành công quá trình chuyển đổi toàn diện mà không cần tích hợp hệ thống ERP. Các công ty phải đối mặt với những cạm bẫy nhất định trong quá trình di chuyển, bao gồm:
- Hiểu biết sâu sắc về quy trình kém
- Chưa có sự đồng bộ giữa các đơn vị
- Khoảng cách hiệu suất
- Thay đổi không hiệu quả
- Thử thách giao tiếp
- Thay đổi quy trình không xác định
Với khai thác quy trình, các công ty có thể thấy các quy trình của họ đang trải qua quá trình di chuyển SAP. Các công cụ khai thác quy trình giúp các chuyên gia SAP bằng cách mang lại sự minh bạch cho các quy trình hiện có.
#4. Tự động hóa thông minh
Để tối đa hóa giá trị đầu tư tự động hóa, bạn có thể tận dụng quá trình khai thác. Bằng cách sử dụng các công cụ khai thác quy trình phù hợp, bạn sẽ có thể đạt được tiềm năng hoạt động thực sự của mình và nhận thức được các trường hợp ngoại lệ để hợp lý hóa chúng.
Khai thác quy trình giúp trả lời các câu hỏi sau:
- ROI dự kiến cho sáng kiến tự động hóa của bạn sẽ là bao nhiêu?
- Ngoại lệ quy trình điển hình là gì?
- Quá trình nào có giá trị nhất cho tự động hóa?
- Đầu tư trông như thế nào ở các quốc gia khác nhau?
Để trả lời những câu hỏi này, bạn cũng có thể sử dụng các kỹ thuật tự động hóa thông minh khác, chẳng hạn như AI và RPA, ngoài việc khai thác quy trình.
#5. Quản lý đơn hàng
Quản lý đơn hàng bao gồm toàn bộ quá trình, từ xử lý đơn đặt hàng của khách hàng đến quản lý tài khoản. Có rất nhiều biến thể cho quá trình kinh doanh này. Khai thác quy trình cho phép bạn hình dung toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng. Hình dung nguyên nhân gốc rễ chỉ cho bạn cách giảm sự chậm trễ, làm lại và sắp xếp lại.
Hơn nữa, khai thác quy trình cho phép bạn xác định các vấn đề về tự động hóa và chặn việc phân phối bằng cách sử dụng các biểu đồ và phân tích được tạo sẵn. Nó cũng hữu ích trong việc theo dõi liên tục hiệu suất tổng thể của quy trình.
Ứng dụng
Một công ty có thể có nhiều quy trình và hoạt động đang chạy, điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề phức tạp, sai sót và kém hiệu quả. Vì vậy, nếu bạn muốn hợp lý hóa các quy trình này và quản lý chúng một cách hiệu quả, bạn cần các kỹ thuật hiện đại như khai thác quy trình.
Khai thác quy trình có thể giúp cải thiện hiệu quả của quy trình kinh doanh của bạn. Nó giúp bạn phát hiện các lỗi và lỗi trong hoạt động của mình cũng như tìm ra nguyên nhân để bạn có thể khắc phục chúng ngay lập tức. Ngày nay, nhiều tổ chức đang sử dụng khai thác quy trình để tăng cường nỗ lực xử lý, tiết kiệm thời gian và kiếm được nhiều lợi nhuận hơn.
Bạn cũng có thể tìm hiểu về một số kỹ thuật khai thác dữ liệu và cách sử dụng chúng.
