Đừng để hộp thư đầy làm bạn nản lòng trong ngày đầu tiên đi làm sau kỳ nghỉ. Với những lời khuyên này, bạn sẽ sắp xếp được thư điện tử của mình một cách nhanh chóng.
Kịch bản này có lẽ nghe có vẻ quen thuộc. Đây là ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ lễ vui vẻ. Tràn đầy can đảm và hoàn toàn nghỉ ngơi, bạn mở hộp thư của mình cho đến khi nhìn thấy hàng trăm email chưa đọc mà trước tiên bạn sẽ phải xử lý một cách vất vả trước khi có thể đọc lại chủ đề. Một công việc tẻ nhạt nhưng một hộp thư đầy ắp những email chưa đọc sẽ không tốt cho khả năng tập trung của bạn.
Nếu bạn vắng mặt trong thời gian dài hơn, số lượng email chưa đọc trong hộp thư của bạn có thể cạn kiệt. Do đó, nhiều người không thể cưỡng lại việc kiểm tra e-mail công việc trong kỳ nghỉ. Điều đó hoàn toàn không cần thiết nếu bạn giữ hộp thư của mình rõ ràng và ngăn nắp. Bạn có mong chờ hộp thư đầy sau kỳ nghỉ của mình không? Những lời khuyên này sẽ giúp bạn giữ hộp thư của mình ngăn nắp trước và sau kỳ nghỉ.
Đây là cách bạn sắp xếp lại hộp thư của mình sau kỳ nghỉ
Đưa bàn chải thô qua hộp thư của bạn
Bước đầu tiên là dọn dẹp hộp thư của bạn. Đừng ngại dùng bàn chải thô để làm việc này. Hầu hết các email chưa đọc của bạn thậm chí có thể không yêu cầu trả lời. Ngược lại, những email không quan trọng đó có thể khiến bạn không chú ý đến những email quan trọng. Chúng tôi thực hiện lựa chọn đầu tiên, trong đó chúng tôi tách lúa mì ra khỏi vỏ trấu và ngay lập tức ném những email không quan trọng vào thùng rác. Điều này cũng giúp bạn không bị xung đột với giới hạn lưu trữ của máy chủ thư của mình.
Sắp xếp với các thư mục
Ngay cả sau lần lựa chọn đầu tiên, bạn vẫn có thể có rất nhiều email cần trả lời. Bằng cách sắp xếp chúng rõ ràng, bạn sẽ tránh được việc quên trả lời một email quan trọng. Hầu hết các chương trình thư đều cung cấp cho bạn tùy chọn, ngoài các thư mục Hộp thư đến tiêu chuẩn, thư mục thư rác, v.v., để tạo các thư mục của riêng bạn để chứa lưu lượng thư đến. Làm thế nào bạn làm điều đó là hoàn toàn tùy thuộc vào bạn để quyết định. Bạn có thể sắp xếp lưu lượng email theo khách hàng, sắp xếp email theo mức độ khẩn cấp hoặc phân biệt giữa những email bạn đã trả lời và những email vẫn cần được trả lời.
Câu trả lời nhanh
Bây giờ đến nhiệm vụ khó khăn nhất: trả lời email. Ở đây chúng tôi khuyên bạn nên làm việc với một cấu trúc rõ ràng. Chắc chắn có những email mà bạn có thể trả lời ngay lập tức. Ví dụ: hãy xem xét việc xác nhận các yêu cầu về lịch. Đừng để những email không khiến bạn tốn quá nhiều công sức để đọc và trả lời quá lâu. Bạn xử lý chúng càng nhanh thì bạn càng có thể xóa chúng khỏi hộp thư của mình nhanh hơn.
Lên lịch thời gian cho email
Điều đó đã xóa rất nhiều email, nhưng chúng tôi vẫn chưa làm được điều đó. Bây giờ đến những email đòi hỏi sự quan tâm và chú ý của chúng ta. Bạn sẽ không thể trả lời chúng trong một chuỗi, sau đó bạn sẽ không thể làm được việc gì khác. Trả lời email là một hoạt động bạn nên lên lịch trong lịch của mình. Ví dụ: bạn có thể dành nửa giờ vào đầu và cuối ngày để dọn dẹp hộp thư của mình hoặc tận dụng tốt khoảng trống trong chương trình làm việc giữa hai cuộc họp. Sử dụng các thư mục để chỉ ra những thư bạn cần trả lời trong cùng ngày và những thư có thể đợi một hoặc nhiều ngày.
3 mẹo tránh hộp thư đầy
Hạn chế sử dụng cc và danh sách gửi thư
Lưu lượng thư giữa nhiều người đôi khi có thể dẫn đến một cuộc trò chuyện dài và không còn phù hợp với bạn về lâu dài. Hãy suy nghĩ ví dụ trong các cuộc hội thoại nơi bạn được thêm vào cc. Sau đó, bạn sẽ nhận được bản sao của mọi email trong cuộc trò chuyện, ngay cả khi email đó không chủ yếu gửi đến bạn. Trước khi đi nghỉ, bạn có thể thuận tiện sử dụng chức năng cc để giới thiệu khách hàng của mình với đồng nghiệp. Nhưng nếu bạn không cần phải theo dõi cuộc trò chuyện trong thời gian bạn vắng mặt, hãy yêu cầu không cập nhật mọi email. Danh sách gửi thư cũng vậy. Đây là một tính năng tiện dụng để gửi cùng một email cho nhiều người, nhưng bạn sẽ nhận được một thông báo riêng trong hộp thư của mình cho mỗi thư trả lời.
Thiết lập một cuộc họp ngoài văn phòng
Việc không có mặt tại văn phòng là một truyền thống lâu đời trong kinh doanh. Đó là một hình thức lịch sự cơ bản để cho những người liên hệ kinh doanh của bạn biết rằng bạn sẽ không đi vắng trong một thời gian và sẽ không thể trả lời email của họ. Bằng cách thiết lập chế độ không có mặt tại văn phòng, bạn cũng ngăn không cho những người liên hệ liên tục gửi email cho bạn trong kỳ nghỉ.
Đọc ở đây cách làm việc ngoài văn phòng hiệu quả
Hủy đăng ký nhận bản tin
Bản tin rất hữu ích để cập nhật các bài báo hoặc khuyến mãi mới nhất. Ít nhất là nếu bạn đọc chúng. Rất thường xuyên các bản tin vẫn chưa được mở trong hộp thư. Người gửi đã lãng phí thời gian và công sức và chúng cũng chiếm dung lượng chưa sử dụng trong hộp thư của bạn. Nếu bạn nhận thấy rằng bạn không bao giờ mở một số bản tin nhất định, hãy hủy đăng ký chúng. Nếu bạn vẫn muốn tiếp tục nhận bản tin, hãy tạo một thư mục riêng cho việc này. Bằng cách này, email từ khách hàng sẽ không biến mất giữa các bản tin của bạn.
