Teamleader là một phần mềm quản lý doanh nghiệp và CRM dành riêng cho các đại lý. Trong hướng dẫn mới nhất, công cụ này đã xem xét các KPI thiết yếu để phát triển đại lý đúng cách và đảm bảo hoạt động tốt của đại lý đó.
Hướng dẫn này dựa trên phản hồi cụ thể từ một số chuyên gia: Jan Belletti, đồng sáng lập Sixtine, Jeanette Eder, giám đốc điều hành tại DISXT, Maarten Bosmans, giám đốc tài chính của The Reference và Margaux Rogot, CSM và Trưởng nhóm tại Noiise.
Doanh số
KPI thiết yếu rõ ràng là doanh thu, tất cả các đại lý đều tìm cách phát triển và tạo ra sự tăng trưởng.
Để theo dõi thường xuyên và chính xác, điều quan trọng là phải dựa vào các công cụ như Teamleader, công cụ này có thể cung cấp cho bạn các báo cáo và cái nhìn tổng quan về tình hình của bạn.
Để có phân tích phù hợp về doanh thu của bạn, bạn sẽ phải tính đến tính thời vụ trong năm và những thời điểm có hoạt động mạnh hoặc ngược lại là hoạt động yếu hơn. Điều này cho phép bạn phân bổ chi phí tốt hơn theo tính thời vụ của hoạt động.
Một điểm khác cần theo dõi: doanh số bán hàng định kỳ. Chúng đảm bảo sự ổn định tài chính tốt và khả năng dự đoán hoàn hảo.
Khả năng sinh lời
KPI thứ hai cần theo sát là lợi nhuận của bạn. Để không thí điểm hoạt động của mình một cách mù quáng, bạn phải biết lợi nhuận của mình theo khách hàng, theo nhóm hoặc thậm chí theo nhân viên. Điều này là cần thiết để xác định lợi nhuận của toàn bộ cơ quan.
Để biết tỷ suất lợi nhuận và từ đó biết lợi nhuận của mình, bạn cũng phải có cái nhìn rõ ràng về chi phí của mình. Cụ thể, để đo lường tỷ suất lợi nhuận của bạn, bạn phải có càng nhiều thông tin càng tốt về từng dự án: báo giá, mức lương theo giờ áp dụng cho khách hàng, phân bổ khối lượng công việc, số giờ dành cho dự án, chi phí huy động cho mỗi nhân viên, chi phí bên ngoài, chi phí chung…
Một lần nữa, những tính toán này có thể tẻ nhạt bằng tay. Một công cụ quản lý như Teamleader sẽ cho phép bạn tập trung tất cả thông tin này.
KPI để đo lường mối quan hệ khách hàng và hiệu suất của bạn
Đo lường sự hài lòng của khách hàng
Trưởng nhóm khuyến nghị trong hướng dẫn của mình là hãy tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Bạn có thể đo lường nó theo cách “giao dịch”, bằng cách yêu cầu phản hồi sau mỗi lần liên hệ quan trọng, ví dụ như khảo sát mức độ hài lòng. Bạn cũng có thể đo lường nó theo cách “quan hệ”, bằng cách thiết lập một cuộc trao đổi với khách hàng để thảo luận về sự hợp tác và cảm xúc của họ.
Biết tỷ lệ trung bình của bạn
Các dự án dựa trên báo giá và ngân sách với mức tính theo giờ. Nhưng thường có sự khác biệt, đôi khi rất lớn, giữa mức lương theo giờ được xác định ở phần đầu của dự án và thực tế: yêu cầu thời gian dài hơn, thời hạn được sửa đổi, các nhóm bổ sung được huy động… Mức lương trung bình cho phép bạn biết liệu mức lương theo giờ bạn đưa ra có tương ứng hay không với thực tế và do đó đưa ra ước tính tốt hơn cho các dự án trong tương lai của bạn.
Chỉ số “Quyền ngay lần đầu tiên” hoặc FTR
Một KPI thú vị khác được Temaleader đề xuất trong hướng dẫn của mình: FTR. Nó cho phép đo lường một công việc được khách hàng xác nhận ngay lập tức mà không cần trả lại. Một thước đo quan trọng để kiểm tra xem các dự án có đúng tiến độ và đúng ngân sách hay không.
Khả năng thanh toán của một dự án
KPI thứ 4 được Teamleader đưa ra là khả năng thanh toán của một dự án, nhằm tối ưu hóa lợi nhuận. Khả năng thanh toán của dự án cho bạn biết số giờ có thể lập hóa đơn chứ không phải số tiền bạn thực sự đã lập hóa đơn cho khách hàng.
Để có ước tính chính xác, bạn cũng cần xem xét thu nhập trung bình mỗi giờ và hiệu suất của mình.
Những phân tích này phải cho phép bạn không đánh giá quá cao hoặc đánh giá thấp khả năng thanh toán của mình và do đó vẫn có lãi.
Các chương khác của hướng dẫn này được dành cho dòng tiền, lập hóa đơn và quản lý nhóm. Một cuốn sách điện tử hoàn chỉnh, dựa trên các ví dụ cụ thể và lời khuyên chuyên môn từ các chuyên gia được công nhận.
