Hur man ställer in en kommersiell röstmeddelandehälsning (med exempel)

När du ringer ett företagstelefonnummer möts du vanligtvis av en automatisk röstmeddelandehälsning som guidar dig genom telefonboken och nästa steg.

Den här röstmeddelandehälsningen får ditt lilla företag att se professionellt ut och kan hjälpa till att öka försäljningen och öka kundnöjdheten.

I den här artikeln visar vi dig hur du ställer in en röstmeddelandehälsning för din onlinebutik, ditt företag eller din blogg. Vi visar dig också de bästa hälsningsexemplen för röstmeddelanden du kan använda som mall.

Varför är röstmeddelandehälsningar viktiga för ditt företag?

Över 88 % av lokala sökningar på mobil slutar med ett telefonsamtal. Främst tack vare de smarta uppringningsknapparna som visas i Googles lokala sökresultat.

För många småföretag är det kanske inte möjligt att svara på alla samtal på en gång. Ibland kan kunder ringa efter kontorstid och du kanske eller kanske inte har personal tillgänglig vid den tidpunkten.

Det är här dina röstmeddelandehälsningar kommer in.

För många kunder kommer detta att vara deras första kontakt med ditt företag. Om du inte ställer in en röstmeddelandehälsning kan du förlora kunder till dina konkurrenter.

Å andra sidan kan det också få allvarliga konsekvenser att inte få den korrekta röstmeddelandehälsningen. Kunder kan lägga på, inte följa upp eller helt enkelt kommunicera med sina konkurrenter.

Med det sagt, låt oss ta en titt på hur du korrekt ställer in en röstmeddelandehälsning för ditt onlineföretag.

Det bästa sättet att ställa in röstmeddelandehälsningar

Småföretagare använder ofta fasta telefoner eller mobiltelefoner för att hantera samtal. Även om det kan få jobbet gjort, låter det dig inte hantera affärssamtal på rätt sätt eller ställa in effektiva automatiska röstmeddelandehälsningar.

Det bästa sättet att hantera affärssamtal är genom att använda en företagstelefontjänst. Många småföretag använder ett virtuellt företagstelefonnummer eftersom det tillåter dem att effektivt hantera affärssamtal utan att offra integriteten.

Till skillnad från fasta telefoner eller mobiltelefoner använder den Internet för att hantera samtal. Den officiella termen för denna teknik kallas VoIP (Voice over Internet Protocol) företagstelefontjänst.

Att använda en kommersiell telefontjänst ger dig följande fördelar jämfört med fasta telefoner och mobiltelefoner.

• Du kan ställa in dina öppettider och spela in olika rösthälsningar för att sända efter tid på dygnet.
• Du kan ställa in autosvar, lägga till anknytningar för att dirigera samtal, tillåta användare att lämna röstmeddelanden och mer.
• Det fungerar på din dator, surfplatta, bordstelefon och även på din mobiltelefon med appar.
• Flera användare kan använda samma telefonnummer oavsett var de befinner sig.
• Du kan enkelt komma åt nya medarbetare utan att ringa en tekniker eller köpa ny utrustning.

Vi rekommenderar Nextiva eftersom det är den bästa leverantören av kommersiella telefontjänster på marknaden. De erbjuder en komplett uppsättning funktioner med en lättanvänd webbaserad app och kontrollpanel för din telefon.

Vi använder Nextiva i vår verksamhet för att hantera samtal från WPBeginner och andra fantastiska dynamiska egenskaper.

För en annan lösning, se RingCentral. Det är en fantastisk telefontjänst för företag. De erbjuder en extremt funktionsrik plattform, med många verktyg för att hantera rösthälsningar, automatiska receptionister, röstmeddelanden, samtalsutskrifter, etc.

När du har konfigurerat din företagstelefontjänst kan du ställa in rösthälsningar med hjälp av enkla inställningar.

Exempel på rösthälsningar för företag

Det finns några grundläggande regler du måste följa för att skapa den mest effektiva röstmeddelandehälsningen.

• Undvik klyschor som “Ditt samtal är viktigt för oss”, som är överanvända och inte längre känns uppriktiga.
• Se till att din röstmeddelandeinspelning låter vänlig och personlig.
• Försök att inte låta som att du läser ett manus.
• Om du kan, anlita en röstartist som hjälper dig att spela in röstmeddelandehälsningar. Du kanske till och med hittar någon på Fiverr.
• Se till att din röstbrevlåda innehåller viktig information som öppettider och kontaktinformation.

Här är några exempel på röstmeddelandehälsningar som du kan använda för ditt företag.

Exempel på hälsning för röstbrevlåda efter arbetstid

Den här röstmeddelandehälsningen spelas upp när en kund ringer dig efter kontorstid eller på helger. Se till att den här röstmeddelandehälsningen informerar användare om öppettider, andra sätt att kontakta kundtjänst eller var butiken ligger.

“Hej, du är här [business name]. Vi finns tillgängliga på telefon från kl [9 am] anlända [6 pm] [PST] Måndag till fredag. Du kan också använda kontaktformuläret på vår hemsida, [www.example.com] Lämna ett meddelande till oss så kontaktar vi dig via e-post. Om du vill att vi ska ringa tillbaka, vänligen lämna ditt namn och nummer tillsammans med ett kort meddelande så återkommer vårt team till dig så snart som möjligt.

“Hej, du är här [business name]. Vi kan för närvarande inte svara på ditt samtal. Våra kontorstider är [business hours] Måndag till fredag. Vår butik i [store location] håller öppet för kunder under helgerna. Du kan också kontakta oss via vår webbchatt [www.example.com] [24 hours a day 7 days a week]. Om detta inte är brådskande och du vill att vi ringer tillbaka, vänligen lämna ditt namn och nummer efter pipsignalen. ”

Som du kan se ger båda exemplen viktig information och erbjuder kunderna alternativa kontaktformulär genom livechatt eller kontaktformulär.

Exempel på välkomstmeddelande för röstbrevlåda

Grattismeddelanden kan spelas in under semestern.

“Hej, du är här [business name]. Vårt team är för närvarande borta från kontoret och tillbringar semestern med vänner och familj. Vi kommer tillbaka till jobbet kl [day and time]. Lämna ditt namn och nummer så kontaktar vi dig så snart som möjligt. [Happy Holidays (or suitable greeting for that holiday)]”

“Trevlig semester! Vårt team i [business name] det är långt borta [date]. Om du redan är kund kan du fortfarande öppna en supportbiljett på vår hemsida, vi kommer att försöka kontakta dig inom de närmaste 24 timmarna. Du kan också kontakta oss via livechatt eller kontaktformulär på vår hemsida [www.example.com]. Om det inte är akut kan du lämna ditt namn och nummer till oss efter pipsignalen. Vi ringer dig tillbaka så snart som möjligt.

“Hej, du är här [company name]. Vi har stängt av (semesternamn) och kommer tillbaka till jobbet kl [date and time]. Om du behöver ett brådskande svar kan du maila oss på (email_address), vi kommer att försöka svara på alla mail inom 24 timmar. Du kan också lämna ett meddelande till oss så återkommer vi efter semestern (nyår/god helg).

Som du kan se ger dessa röstmeddelandehälsningar kunderna så mycket information som möjligt. Dessa hälsningar säkerställer också att kunderna vet hur man får ett snabbare svar med hjälp av alternativa kontaktmetoder under semestern.

Exempel på en frånvarande/upptagen röstbrevlåda

Om du är upptagen, frånvarande eller inkompetent och inte kan svara på kundsamtal direkt kan du använda dessa hälsningar som exempel.

“Hej, du är här [business name]Vi kan inte svara på ditt samtal just nu, men vi vill gärna återkomma till dig så snart som möjligt. Lämna oss ditt namn och nummer efter pipsignalen. “

Hej, vi är borta från telefonen just nu. Om det inte är alltför brådskande kan du maila oss på (e-postadress). Lämna annars ditt namn och nummer efter pipsignalen så ringer vi upp dig direkt. ”

Om du är den enda som svarar på samtal kan du förvandla det till en personlig röstmeddelandehälsning.

Hej, du har godkänts (Ditt namn). Jag kan för närvarande inte svara i telefonen. Du kan maila mig på (e-postadress) eller så kan du lämna ditt namn och nummer efter pipsignalen så ringer jag upp dig så snart som möjligt.

Testa och förbättra dina röstmeddelandehälsningar

En annan bra anledning att använda en professionell telefontjänst är att du kan spåra alla dina samtal och se detaljerade rapporter om dem. Så här ser till exempel Nextivas call analytics-sida ut.

Du bör hålla reda på hur många användare som lyssnar på varje röstmeddelandehälsning och hur de svarar. Röstmeddelandehälsningar med ett högre antal kunder lämnar ett meddelande som fungerar.

Röstmeddelanden som inte ens hörs är ett fullständigt misslyckande.

Vi rekommenderar att du provar olika röstmeddelandehälsningar för att hitta den perfekta balansen. Att regelbundet uppdatera din röstbrevlåda kan också hjälpa dig att fylla i kommunikationsluckor som du inte ens visste fanns.

Övervaka dina röstmeddelanden

Nu när du har skapat en balanserad, informativ och vänlig röstmeddelandehälsning är nästa steg ännu viktigare.

Vad händer efter att en kund lämnar ett röstmeddelande till dig?

Om du använder ett professionellt Business Phone-system kan du enkelt övervaka och svara på dessa meddelanden.

Se till att du och din personal är lika väl förberedda för en snabb uppföljning. En tidig återuppringning gör mycket för att stärka affärsrelationen och avsluta försäljningen.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du ställer in en röstmeddelandehälsning för ditt onlineföretag. Du kan också kolla in vår guide om hur du skapar ett e-nyhetsbrev för ditt företag.

Om du gillade den här artikeln, prenumerera på vår YouTube-kanal för WordPress-videohandledning. Du hittar oss även på Twitter och Facebook.