Bộ trưởng Flemish Ingrid Lieten hãnh diện khi gửi một e-mail bí mật cho những người mà bà lấy củi qua thư. Nhưng điều tốt nhất nên làm sau một email như vậy là gì?
Mọi người đều đã gửi email sai người vào một lúc nào đó. Thường thì đây là những người có tên tương tự. Ứng dụng thư của bạn đã đề xuất địa chỉ email đầy đủ khi nhập nhưng bạn vô tình chọn sai địa chỉ.
Một sai lầm phổ biến khác là “câu trả lời cho tất cả”. Với email có nhiều người nhận, hãy nhấp vào ‘Trả lời mọi người’, sau đó bạn gõ một email rất riêng tư cho người gửi. Nhưng mọi người nhận khác sẽ nhận được thư.
Nhớ lại
Có các công cụ kỹ thuật để gọi lại một email đã gửi. Nếu chúng nằm trên cùng một máy chủ Microsoft Exchange, chẳng hạn, bạn có thể xóa e-mail đã gửi khỏi hộp thư đến của người khác. Nhưng nếu bạn đã gửi thư của mình cho ai đó từ công ty khác, bạn có thể quên tùy chọn đó.
Edward Claessens, người phát ngôn của Microsoft cho biết: “Thực ra, chỉ có một cách để trả lời một email gửi nhầm: nhấc máy, giải thích và xin lỗi”.
Trì hoãn
Bạn có thể tự bảo vệ mình trước những email được gửi không chính xác. Ví dụ: Google đã triển khai một số tính năng bảo mật trong Gmail. Đầu tiên là kiểm tra những người có cùng tên. Nếu bạn có hai Jan trong sổ địa chỉ của mình, Google sẽ hỏi xem bạn có chỉ định đúng Jan làm người nhận hay không.
Gmail cũng có tùy chọn trì hoãn email năm hoặc mười giây theo mặc định. Bạn có thể sử dụng thời gian phản ánh thêm đó sau khi gửi để dừng e-mail. Tùy chọn này bảo vệ khỏi tình trạng ‘ồ không giây’, khoảnh khắc ngắn ngủi sau khi bạn nhấn nút khi bạn nhận ra mình đã mắc một sai lầm ngu ngốc.
Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn này trong Gmail trong cài đặt, trong tab Labs.
Microsoft có trong Windows và thậm chí cả quản lý quyền của Office, nhờ đó bạn có thể đặt ai có thể đọc nội dung thư của mình và thậm chí liệu họ có thể chuyển tiếp thư đó hay không. Edward Claessens nói: “Đối với một số người trong công ty, đây là cách thích hợp để gửi email.
Gửi quá sớm
Một sự cố email khó chịu khác là email được gửi quá sớm. Email không đầy đủ có thể đưa ra thông báo sai. Đôi khi, điều khôn ngoan là bạn nên đọc lại email của chính mình và quyết định loại bỏ những lời chỉ trích mang tính đối đầu nhất.
Edward Claessens có một thủ thuật hữu ích cho việc này: “Tôi chỉ nhập người nhận vào cuối. Sau đó, bạn có thể kiểm tra kỹ và không vô tình gửi email giữa chừng khi định dạng.”
