Bạn có thấy Trello thú vị không? Nhưng Jira Work Management cũng trực quan, đơn giản và giàu tính năng. Cảm thấy bối rối? Sẽ không còn nữa nếu bạn đọc hướng dẫn cơ bản này về Trello so với Trello. Quản lý công việc Jira đến cùng!
Trello và Jira Work Management là phần mềm quản lý yêu cầu và nhiệm vụ rất phổ biến trong nhiều ngành. Tuy nhiên, bạn không thể chỉ chọn bất kỳ trong số chúng mà không đi sâu vào thị trường. Bạn không có thời gian để nghiên cứu thị trường?
Đừng lo lắng, tôi đã thực hiện đủ nghiên cứu về hai công cụ PM này và chia sẻ quan điểm của mình về các ứng dụng này bên dưới. Theo kinh nghiệm của tôi, Jira Work Management đánh bại Trello, nhưng bạn vẫn có thể muốn thấy chúng cạnh nhau.
Tổng quan về quản lý công việc của Jira
Jira Work Management là phần mềm quản lý công việc và nhiệm vụ gốc dành cho ứng dụng Jira. Trước đây, Atlassian đã cung cấp Jira Core Server cho người dùng Jira Software để quản lý tác vụ tự động. Tuy nhiên, ứng dụng cũ yêu cầu kiến thức sâu rộng về các công cụ quản lý dự án, quy trình PM, tự động hóa quy trình làm việc và quản lý máy chủ.
Phiên bản được đổi thương hiệu của Jira Work Management là một cách tiếp cận hiện đại và không cần mã để quản lý công việc. Bạn có thể đăng ký miễn phí bằng tài khoản Google của mình và bắt đầu sử dụng các mẫu của tài khoản đó cho các nhiệm vụ PM ngay lập tức.
Với các tính năng cộng tác theo thời gian thực, bạn có thể cộng tác liền mạch với các thành viên trong nhóm, dễ dàng thêm nhiệm vụ, điều chỉnh mức độ ưu tiên và quản lý các phần phụ thuộc của nhiệm vụ.
Vai trò của Jira như một công cụ quản lý dự án
Atlassian đã gặp phải một lỗ hổng trong danh mục sản phẩm của mình về công cụ quản lý nhiệm vụ và dự án có thể tích hợp liền mạch với tất cả các sản phẩm của công ty. Bởi vì bạn có thể chạy các dự án DevOps và Agile bằng Jira Software và Confluence, nhưng bạn không thể quản lý các dự án đó một cách hiệu quả.
Nếu bạn vẫn sử dụng chính Jira Software để quản lý dự án, bạn cần chỉ định một chuyên gia Agile, Scrum hoặc DevOps có kinh nghiệm phụ trách phần đó. Nó sẽ tốn kém cho dự án.
May mắn thay, sự ra đời của Jira Work Management đã thay đổi hoàn toàn tình trạng này. Giờ đây, bạn có thể giao một phần quản lý dự án cho bất kỳ người quản lý doanh nghiệp, nhà phát triển cấp cao hoặc nhà phân tích nào có hiểu biết rõ ràng về dự án đang được tiến hành.
Tổng quan về Trello
Trello là một công cụ quản lý công việc và dự án trực tuyến. Nó sử dụng bảng, danh sách và thẻ để giúp bạn sắp xếp công việc của mình một cách trực quan. Mỗi bảng đại diện cho một dự án và các danh sách đại diện cho các giai đoạn hoặc danh mục khác nhau. Các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ hoặc vật phẩm riêng lẻ; bạn có thể di chuyển chúng giữa các danh sách để hiển thị tiến trình.
Bảng, danh sách và thẻ có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và sở thích của bạn. Trello cũng cho phép cộng tác, phân công nhiệm vụ và liên lạc giữa các thành viên trong nhóm. Nó có thể tích hợp với các ứng dụng phổ biến khác như Slack và Google Drive.
Nhìn chung, Trello giúp bạn luôn ngăn nắp, theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả.
Vai trò của Trello như một công cụ quản lý dự án
Trello khởi đầu là một công cụ quản lý dự án dựa trên Kanban dễ sử dụng. Đối với những người thích xáo trộn các ghi chú trên bảng, Kanban nhanh chóng chuyển sang Trello. Nó cũng là một trong những công cụ tốt nhất trong số rất ít bảng Kanban kỹ thuật số.
Công cụ này không cung cấp các phương tiện và tính năng để tạo một ban quản lý dự án DevOps hoặc Agile phức tạp. Nó giống công cụ PM thông thường hơn, nơi bạn có được cái nhìn tối giản về mọi thứ để tập trung tốt hơn.
Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng di chuyển thẻ nhiệm vụ từ cột này sang cột khác, thêm một vài nhận xét, xem bài đánh giá và quay lại công việc của riêng mình, chẳng hạn như quản lý doanh nghiệp hoặc giới thiệu sản phẩm cho khách hàng.
Bạn có thể cảm nhận được vai trò của nó trong quy trình PM nếu bạn là một công ty nhỏ, công ty khởi nghiệp hoặc một nhóm nhân viên có cùng chí hướng. Bạn sẽ sớm thấy mình tốn ít tiền và thời gian hơn để quản lý các dự án nhỏ. Bạn cũng có thể mở rộng quy mô nếu cần. Trello với tư cách là một công cụ PM sẽ không làm bạn thất vọng ngay cả khi bạn thúc ép bản thân sử dụng nó cho các dự án lớn.
Bạn có thể bắt đầu sử dụng công cụ này với tư cách quản trị viên bằng cách tạo các dự án do Công ty quản lý. Các dự án này là dự án mẹ. Ví dụ: phát triển sản phẩm là một dự án tổng thể, nơi bạn có thể tạo các nhóm nhỏ để nghiên cứu thị trường, kỹ thuật, thiết kế, tiếp thị, bán hàng, vận hành, v.v. Đối với các dự án con này, bạn có thể tạo các dự án do nhóm quản lý.
Các thành viên trong nhóm cũng có thể tạo các dự án do nhóm quản lý trong các nhóm riêng lẻ để hợp lý hóa và cấu trúc hơn nữa các nhiệm vụ, báo cáo và giám sát của họ. Khi bạn và nhóm của mình đã sẵn sàng, bạn bắt đầu bằng việc tạo ra Vấn đề. Vấn đề chỉ là nhiệm vụ nếu bạn so sánh công cụ này với Trello.
Bạn có thể thêm các thẻ sau vào Sự cố:
- Lỗi: có vấn đề về mã hoặc ứng dụng
- Story: Tính năng của sản phẩm, dịch vụ mà người dùng cần
- Tài sản: vật phẩm vật lý hoặc kỹ thuật số cần được theo dõi
- Nhiệm vụ: những lần chạy nước rút nhỏ mà từng thành viên trong nhóm phải hoàn thành
- Epic: một công việc lớn, như phát triển một ứng dụng di động
Bạn có thể sử dụng Thẻ để trực quan hóa các nhiệm vụ và các thành phần khác. Thẻ là một tập hợp các bảng kiểu Kanban. Người dùng có thể dễ dàng định vị lại các tab Chủ đề hoặc Nhiệm vụ để biểu thị trạng thái.
Ví dụ: di chuyển Bảng Tài liệu Kỹ thuật từ Việc cần làm sang Hoàn thành cho biết rằng người được giao đã hoàn thành nhiệm vụ. Nếu bạn muốn xem tất cả thông tin nhiệm vụ trên một màn hình, bạn có thể chuyển sang chế độ xem danh sách hoặc chế độ xem chi tiết.
Bây giờ, nếu bạn muốn triển khai quy trình chuẩn để di chuyển một nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ hoặc tài nguyên trong một dự án, bạn có thể sử dụng Quy trình làm việc. Ví dụ: bạn muốn tác vụ tạo hình ảnh nổi bật chạy theo đường dẫn này:
Nhiệm vụ được giao > Đánh giá của chuyên gia thiết kế > Được người quản lý nội dung phê duyệt > Được người quản lý dự án phê duyệt > Được chia sẻ với nhóm nội dung.
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tạo quy trình làm việc tự động trong Jira Work Management.
Lợi ích của quản lý công việc Jira
- Lập kế hoạch, theo dõi và tổ chức mọi công việc của bất kỳ công ty nào một cách hiệu quả và không tốn kém
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm và bên ngoài trong thời gian thực, nhận xét, thêm tệp đính kèm và gửi phản hồi từ các địa điểm ở xa
- Tạo nhiệm vụ, phân công cho từng thành viên trong nhóm, mời thành viên mới hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn và đặt ra thời hạn
- Tải xuống công cụ miễn phí từ Jira Software
- Quản lý các dự án và nhiệm vụ trong phần mềm quen thuộc của bạn vì các thành phần giao diện người dùng phù hợp với hầu hết các công cụ kinh doanh của Atlassian
Trello hoạt động như thế nào?
Trello hoạt động bằng hệ thống bảng, danh sách và thẻ, thông tin thêm được cung cấp bên dưới:
# 1. bảng
Trong Trello, bạn tạo các bảng tương tự như các dự án. Để bắt đầu nhanh chóng, bạn có thể thử các mẫu quản lý dự án như Thiết kế, Kỹ thuật, Nhân sự, Tiếp thị, v.v. trên cổng Trello Solutions.
#2. Bức thư
Danh sách là các cột của ứng dụng bảng Trello Kanban. Bạn có thể tạo các danh sách như Việc cần làm, Đã giao, Đang chờ xử lý, Đã hoàn thành, v.v.
#3. Chi tiết nhiệm vụ
Các tab chứa thông tin chi tiết về từng nhiệm vụ. Bạn cần thêm mô tả, điều khoản, nhãn, tệp đính kèm và danh sách kiểm tra để cung cấp thêm hướng dẫn cho các thành viên trong nhóm.
Lợi ích của Trello
- Hầu như không có lộ trình học tập, bạn có thể bắt đầu sử dụng công cụ này nếu bạn biết cách hoạt động của bảng Kanban
- Việc tạo, di chuyển, nhận xét và xóa thẻ nhiệm vụ được thực hiện bằng cách kéo và thả
- Giới hạn đính kèm 10 MB mỗi tệp cho người dùng cơ bản và 250 MB mỗi tệp cho người dùng cao cấp
- Không có giới hạn về số lượng file có thể đính kèm
Trello vs. Quản lý công việc Jira
Tính năngJira Work ManagementTrelloQuản lý dự ánCác dự án nâng cao và phức tạp như dự án Agile, Scrum và DevOps
Chủ yếu được sử dụng trong phát triển sản phẩm và phần mềm, kỹ thuật, v.v.
Quản lý dự án dựa trên Kanban
Thích hợp cho các dự án nhỏ liên quan đến thiết kế, tiếp thị, năng suất cá nhân, bán hàng, xuất bản nội dung từ xa, tiếp thị kỹ thuật số, v.v. Phương pháp linh hoạt Phù hợp với quy trình làm việc linh hoạt phức tạp Không có tính năng cho phương pháp linh hoạt Theo dõi vấn đề Hỗ trợ lên đến 5 các loại vấn đề Tất cả các thẻ đều là nhiệm vụ
Không có phân loại kỹ thuật.
Bạn phải thêm các trường hoặc chi tiết khác theo cách thủ công để phân loại nhiệm vụ. Tự động hóa Tự động hóa quy trình làm việc đáng tin cậy với các mẫu và mã hóa tùy chỉnh Tự động hóa hạn chế với tự động hóa Butler Giao diện người dùng Mạnh mẽ và giàu tính năng Báo cáo và phân tích Đơn giản và trực quan Sử dụng mô-đun Dữ liệu & Báo cáo để tạo báo cáo và phân tích cấp doanh nghiệp Không có bất kỳ thiết bị di động nào tích hợp ứng dụng Hơn 500 tiện ích tích hợp và hơn 3.000 tiện ích mở rộng khác Hơn 200 tiện ích tích hợp của bên thứ ba Bảo mật Tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp Tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp Có sẵn gói miễn phí Chi phí
Gói trả phí bắt đầu lúc 70,75 USD/người dùng/tháng Có sẵn gói miễn phí
Gói trả phí bắt đầu lúc 5 USD/người dùng/tháng Có thể mở rộng Thích hợp cho các nhóm và dự án lớn Hoàn hảo cho các nhóm vừa và nhỏ Có thể tùy chỉnh Có thể cấu hình cao và linh hoạt Tùy chọn tùy chỉnh rất hạn chế
Bạn có thể tùy chỉnh nền bảng Kanban
Ứng dụng di động Không có ứng dụng di động Có ứng dụng cho Android và iOS
Quy trình thiết kế web
Quy trình thiết kế và phát triển web trong Jira giúp các nhà phát triển và nhà thiết kế đồ họa luôn cập nhật mọi thứ. Bạn có thể sử dụng chế độ xem danh sách làm chế độ xem mặc định để trực quan hóa nhiều tác vụ trên một màn hình. Sau đó, phân loại nhiệm vụ bằng cách chỉ định các trường tùy chỉnh như Trạng thái, Người được giao, Ngày đến hạn, Mức độ ưu tiên, v.v.
Theo dõi khách hàng tiềm năng
Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc nhiều vào việc theo dõi, phỏng vấn và ký hợp đồng với khách hàng tiềm năng mới thì Jira PM là lựa chọn phù hợp. Bạn có thể tạo bảng Kanban trong Jira và gán cho mỗi khách hàng tiềm năng một thẻ có ảnh hồ sơ hoặc tên viết tắt của họ.
Lúc đầu, mỗi thẻ phải nằm trong cột Bắt đầu, nhưng sẽ dần dần chuyển sang các cột khác như Liên hệ, Đàm phán, Thắng, Thua, v.v. Bạn cũng có thể áp dụng quy trình tương tự cho đội ngũ bán hàng của mình.
Các trường hợp sử dụng đáng chú ý khác của Jira PM là Nhân sự, Tài chính, Hoạt động, Pháp lý, Bán hàng, Thiết kế, v.v.
Các trường hợp sử dụng Trello
Nhóm từ xa
Sử dụng Trello, các nhóm từ xa có thể duy trì kết nối trong quá trình động não, lập kế hoạch dự án và họp. Mẫu Nhóm từ xa của anh ấy Hub nó hoàn hảo để tổ chức các nguồn lực và theo dõi tiến trình của nhóm bạn.
Cấu trúc cuộc họp mở có thể được sử dụng để thảo luận về các chương trình, thành công và trở ngại. Các nhóm có thể sử dụng mẫu Liên kết nhóm từ xa để gắn kết với nhau qua mạng bằng cách chia sẻ kinh nghiệm của họ.
Thiết kế
Các nhóm thiết kế cũng có thể sử dụng Trello để động não, cộng tác và phân phối dự án. Bao gồm các mẫu để giúp nhóm sáng tạo xử lý các yêu cầu, bản nháp, bản vá và các dự án đa chức năng.
Mẫu Design Sprint cho phép các nhóm tạo ý tưởng và thử nghiệm chúng trước khi thực hiện. Design Huddle giúp bạn đưa ra quyết định thiết kế tốt hơn bằng phản hồi, trong khi Design Research hoàn hảo cho việc phân tích thiết kế.
Trello vs. Quản lý công việc Jira: Bản án
Khi so sánh các tính năng, tính năng và khả năng sử dụng, Jira Work Management rõ ràng là người chiến thắng trong Trello Vs. So sánh quản lý công việc Jira. Vì giá công cụ gần như giống nhau nên việc chuyển dự án sang Jira ngay bây giờ là có lợi vì những lý do sau:
- Triển khai Agile, Scrum và DevOps ngay bây giờ hoặc trong tương lai
- Jira với tư cách là một công cụ PM có tính tương thích với tương lai và đã bao gồm các tính năng thế hệ tiếp theo
- Tạo môi trường quản lý công việc gốc cho các ứng dụng Jira khác
Ghi chú của tác giả
Trello có cảm giác lộn xộn hơn một chút so với ứng dụng Jira Work Management. Ngoài ra, cần có kinh nghiệm trước để điều hướng đến các nhiệm vụ khác hoặc chế độ xem tiến độ công việc như Lưới, Lịch, Dòng thời gian, Trang tổng quan, Bản đồ, v.v. Trello ẩn các chế độ xem trong chế độ xem mặc định, đó là chế độ xem bảng.
Ngược lại, Jira là ứng dụng sạch nhất mà bạn có thể nhận được khi nói về các công cụ PM. Thẻ nhiệm vụ của anh ấy cũng đủ lớn để dễ dàng di chuyển. Phần tốt nhất là bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các chế độ xem dòng thời gian dự án khác nhau, chẳng hạn như trang, biểu mẫu, lịch, bảng, danh sách, biểu đồ Gantt (dòng thời gian), v.v., bằng cách nhấp vào các tùy chọn ngay phía trên tab nhiệm vụ.
Điều thú vị là gói đăng ký tiêu chuẩn cho cả hai công cụ PM đều giống nhau, 5 USD mỗi người dùng mỗi tháng tại thời điểm viết bài. Tuy nhiên, nếu mở rộng quy mô, bạn sẽ cần chọn các gói Trello cao hơn, chẳng hạn như $10 đến $17,50 mỗi người dùng mỗi tháng. Nếu bạn quyết định chuyển sang phần mềm Jira Work Management, bạn có thể mở rộng quy mô theo ý muốn và giá sẽ giữ nguyên.
Bây giờ bạn đã biết nên chọn công cụ quản lý dự án, nhiệm vụ và công việc nào từ Trello và Jira Work Management. Nguyên tắc chung là chọn Jira nếu dự án của bạn phức tạp hoặc bạn có một nhóm lớn. Hãy gắn bó với Trello nếu bạn là một nhóm nhỏ và không cần Agile hoặc DevOps.
Sau đó, hãy tìm phần mềm quản lý dự án nguồn mở tốt nhất nếu bạn đang tìm kiếm các công cụ PM tùy chỉnh.
