Ma trận RACI là gì?
Định nghĩa ma trận RACI
Ma trận RACI là một công cụ quản lý dự án cho phép bạn phân bổ nhiệm vụ của dự án một cách rõ ràng và minh bạch, nhằm trực quan hóa sự phân bổ vai trò và trách nhiệm của tất cả các bên liên quan ở từng giai đoạn. Cụ thể, ma trận RACI cho phép hiển thị ai làm gì và khi nào.
RACI là từ viết tắt của:
Chịu trách nhiệm: hoặc là “đạo diễn” trong tiếng Pháp,
Chịu trách nhiệm: hoặc “phê duyệt”,
Đã tư vấn: hoặc “được tư vấn”,
Nắm được tin tức: được thông báo”.
Ưu điểm của ma trận RACI
Công cụ điều phối này rất hiệu quả trong việc tránh sự mơ hồ và vô tổ chức trong các dự án cần có nhiều bên liên quan. Ma trận RACI sẽ cho phép bạn:
Mô tả rõ ràng tất cả các bước cần thiết để hoàn thành thành công dự án,
Xác định tất cả mọi người có liên quanvà mối liên kết giữa mỗi nhân viên,
Trao quyền cho tất cả các bên liên quan, về phạm vi hành động của họ,
Có cái nhìn rõ hơn về tiến độ dự ánvà do đó có thể cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm.
CÁC 4 Vai trò ma trận RACI
Để tận dụng tối đa tiềm năng của ma trận RACI, điều cần thiết là phải hiểu ý nghĩa của từng vai trò:
R cho giám đốc
Ai chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này?
Giám đốc (đôi khi còn được gọi là người quản lý) chỉ định (các) cộng tác viên chịu trách nhiệm thực hiện dự án: chính anh ta là người phải thực hiện hành động và đưa nó đi đến kết luận thành công.
Mỗi dòng trong ma trận RACI của bạn phải bao gồm ít nhất một Nhà sản xuất, người này sẽ chịu trách nhiệm về Người phê duyệt.
A dành cho người phê duyệt
Ai xác nhận nhiệm vụ?
Người phê duyệt là người phải phê duyệt và xác thực các hành động của Nhà sản xuất. Anh ta có quyền kiểm tra (thậm chí cả thẩm quyền, trong một số trường hợp nhất định) về hành động và kết quả của mình. Người phê duyệt chịu trách nhiệm về việc đạt được các mục tiêu: chính anh ta sẽ chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của nhiệm vụ.
C để được tư vấn
Ai có thể tư vấn hoặc chia sẻ chuyên môn của họ?
Chữ C ngụ ý các chuyên gia có sẵn có thể được hỏi về nhiệm vụ được đề cập. Đây là những cộng tác viên (nội bộ hoặc bên ngoài công ty), những người có kỹ năng và chuyên môn được công nhận và có thể hỗ trợ Giám đốc.
Người được tư vấn không chịu trách nhiệm về tiến trình của tệp. Sự can thiệp của nó, dù là về mặt hoạt động hay chiến lược, đều chỉ giới hạn ở việc chia sẻ ý kiến, mẹo và lời khuyên.
Lưu ý: không bắt buộc phải xác định Cố vấn ở từng giai đoạn của dự án.
Tôi cho thông tin
Ai cần được thông báo về việc thực hiện nhiệm vụ?
Người được thông tin đại diện cho người phải được thông báo về tiến độ của dự án hoặc về quyết định được đưa ra ở giai đoạn này vì nó có thể bị ảnh hưởng trực tiếp (hoặc gián tiếp). một giai đoạn của dự án.
Làm thế nào để sử dụng ma trận RACI?
Trong hầu hết các trường hợp, ma trận RACI có dạng bảng nhập kép với:
Ở cột dọc: tất cả các nhiệm vụ cần hoàn thành trong dự án được liệt kê theo thứ tự thời gian,
Ở cột ngang: tất cả nhân viên tham gia vào dự án hoặc những người sẽ bị ảnh hưởng bởi một trong các giai đoạn đều được liệt kê. Bạn có khả năng thêm cộng tác viên theo hộp, cũng như thêm nhóm hoặc dịch vụ.
Sau đó, tất cả những gì còn lại là phân công, cho mỗi nhiệm vụ, 4 vai trò của ma trận RACI. Lưu ý rằng một người có thể được giao nhiều vai trò. Ví dụ, nó có thể là Người thực hiện một nhiệm vụ và chỉ đơn giản là Thông báo về những nhiệm vụ sau.
Ví dụ về sử dụng ma trận RACI
Để hiểu ma trận RACI, hãy lấy ví dụ về một dự án hư cấu: gửi bản tin cho khách hàng để thông báo về việc phát hành một dịch vụ mới. Đây là sự phân tích của 4 vai trò:
Giám đốc : người quản lý dự án tiếp thị, phụ trách viết và gửi email,
Người phê duyệt: người quản lý tiếp thị. Anh ta yêu cầu đọc lại nội dung email để đảm bảo rằng nội dung và hình thức đáp ứng được mục tiêu và phù hợp với các giá trị của công ty.
Tư vấn viên : giám đốc thương mại. Anh ta sẵn sàng giúp đỡ Giám đốc sử dụng các lý lẽ thương mại để gây ấn tượng với khách hàng.
Người được thông báo: toàn bộ đội ngũ bán hàng. Họ sẽ cần được thông báo khi email được gửi để dự đoán bất kỳ câu hỏi nào mà email có thể nêu ra với khách hàng của họ.
Mẫu ma trận RACI để tải xuống
Bạn muốn tận dụng mẫu ma trận RACI có sẵn cho dự án tiếp theo của mình? Trong số những thứ khác, công cụ bảng trắng Miro cung cấp một mô hình ma trận có thể tải xuống miễn phí. Giải pháp lập sơ đồ Lucidchart cũng cung cấp phiên bản của ma trận RACI.
Một khả năng khác: làm cho mô hình của bạn có thể đo lường được, từmột mẫu Canvahoặc sử dụng phần mềm xử lý văn bản hoặc bảng tính.
Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án hoàn chỉnh hơn? Nhiều giải pháp cũng tồn tại và sẽ cho phép bạn quản lý tất cả các nhiệm vụ, phân công vai trò, thêm ngày đến hạn hoặc thậm chí có được dòng thời gian chính xác cũng như cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án của bạn.
