Kế hoạch quản lý thay đổi cho phép doanh nghiệp của bạn liên tục phát triển và áp dụng các công nghệ và phương pháp tiếp thị mới để thích ứng với thị trường năng động. Nếu không, bạn có nguy cơ trì trệ hoặc trì trệ hoạt động kinh doanh của mình.
Nếu bạn sở hữu hoặc quản lý một doanh nghiệp, bạn phải học cách bắt đầu, thực hiện và phân tích kế hoạch quản lý thay đổi. Theo báo cáo nghiên cứu WalkMe 79 gần đây,7% công ty bày tỏ nhu cầu thích ứng với những thay đổi sau mỗi 5 năm hoặc ít hơn. Tuy nhiên, chỉ có 34% những nỗ lực thay đổi này thành công.
Số liệu thống kê quản lý thay đổi cho thấy quá trình này đòi hỏi khắt khe. Nhưng bạn có thể làm chủ nó bằng cách đọc đến cuối bài viết này.
Quản lý thay đổi là gì?
Quản lý thay đổi là một cách tiếp cận có hệ thống để thực hiện và quản lý hiệu quả sự thay đổi của tổ chức. Nó bao gồm các kế hoạch để lường trước những trở ngại, giảm thiểu những trở ngại đó và dẫn dắt tổ chức thực hiện chuyển đổi thành công.
Thay đổi hoặc chuyển đổi có thể là bất cứ điều gì từ việc thay thế ứng dụng email hiện tại của bạn bằng một ứng dụng mới cho đến thay đổi hoàn toàn các sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn.
Các công ty phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận nhân sự hoặc cơ quan tư vấn bên ngoài cho quá trình chuyển đổi kinh doanh dự kiến của họ. Điều này tạo ra khoảng cách giữa sự thay đổi với người quản lý doanh nghiệp, người giám sát và các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, cách tốt nhất để quá trình chuyển đổi thành công là có sự tham gia của mọi cá nhân và nhóm tham gia.
Vai trò của quản lý sự thay đổi đối với sự thành công của tổ chức
Sự thay đổi là tất yếu trong điều kiện kinh tế và thị trường ngày nay. Các tổ chức thích ứng thành công với những biến đổi thị trường như vậy có khả năng phát triển thịnh vượng. Đây là kế hoạch quản lý thay đổi. Cung cấp một chiến lược đáng tin cậy để thực hiện thay đổi và tránh xung đột với nhân viên, nhà cung cấp, nhà thầu, v.v.
Nếu sự thay đổi đòi hỏi nỗ lực và kỹ năng bổ sung từ nhân viên hoặc nhà thầu, kế hoạch này sẽ giúp bạn đạt được kết quả đó. Khái niệm quản lý kinh doanh này cho phép sự tham gia của các nhân viên cấp cao nhất trong tất cả các giai đoạn của quá trình chuyển đổi, để họ hiểu được tầm quan trọng của sự thay đổi.
Hơn nữa, quản lý thay đổi cho phép doanh nghiệp của bạn thích ứng với những thay đổi mạnh mẽ trên thị trường, lực lượng lao động hoặc nền kinh tế để bạn có thể tiếp tục công việc kinh doanh của mình.
Lợi ích của quản lý thay đổi
- Doanh nghiệp của bạn có thể chủ động chống lại sự phản đối thay đổi và giảm thiểu những rào cản tiềm ẩn để chuyển đổi suôn sẻ hơn.
- Đặt mục tiêu rõ ràng cho các sáng kiến thay đổi cho phép bạn theo dõi tiến độ và đo lường hiệu quả của các nỗ lực chuyển đổi kinh doanh của mình.
- Bạn có thể tạo một kế hoạch quản lý thay đổi. Chuẩn hóa nó và lưu nó cho các dự án chuyển đổi kinh doanh trong tương lai.
- Quản lý thay đổi liên quan đến nhiều khía cạnh của sự thay đổi, bao gồm con người, quy trình và công nghệ. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo một cách tiếp cận cân bằng và toàn diện để chuyển đổi kinh doanh.
- Trong quá trình quản lý thay đổi, bạn có thể cung cấp sự hỗ trợ, đào tạo và hướng dẫn phù hợp cho nhân viên hiện tại để tăng năng suất của họ.
Kế hoạch quản lý thay đổi và các thành phần của nó
Kế hoạch quản lý thay đổi là kế hoạch chi tiết cho tất cả các dự án chuyển đổi kinh doanh. Phác thảo các bước cần thiết để thực thi thay đổi trong toàn tổ chức của bạn. Nó cũng bao gồm các quy trình công việc để liên lạc, sử dụng công nghệ, triển khai các ứng dụng kinh doanh mới, v.v. Tìm các yếu tố của một kế hoạch như vậy dưới đây:
# 1. Phạm vi
Trong phạm vi, hãy xác định ranh giới và phạm vi của sự thay đổi. Bạn nên phác thảo các lĩnh vực, phòng ban hoặc quy trình cụ thể sẽ thay đổi do quá trình chuyển đổi. Hơn nữa, việc xác định rõ ràng phạm vi sẽ giúp thiết lập nỗ lực thay đổi tập trung và có thể quản lý được.
#2. Bàn thắng
Mục tiêu phải nêu rõ các kết quả hoặc mục tiêu mong muốn mà tổ chức mong muốn đạt được. Thực hiện theo chiến lược SMART để tạo mục tiêu để bạn có thể dễ dàng đánh giá kết quả của mình. Mục tiêu có thể bao gồm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tăng sự hài lòng về dịch vụ khách hàng hoặc triển khai các công nghệ mới.
#3. Vai trò
Dự án quản lý thay đổi phải bao gồm các vai trò sau:
- Chuyên gia quản lý sự thay đổi
- Các nhà tài trợ hoặc các bên liên quan trong kinh doanh phát hành ngân sách và giám sát mọi thay đổi trong kinh doanh
- Trưởng nhóm và quản lý nhân viên sẽ khuyến khích nhân viên chấp nhận thay đổi
- Người quản lý dự án tạo nhiệm vụ và phân công nhiệm vụ cho các nhóm
- Giám đốc đào tạo và phát triển đào tạo nhân viên
#4. Đánh giá tác động của sự thay đổi
Bạn cần đánh giá tác động của sự thay đổi ở cấp độ tổ chức hoặc phòng ban. Với mục đích này, bạn có thể chuẩn bị thông báo thay đổi và gửi qua e-mail cho tất cả nhân viên cùng với một biểu mẫu trực tuyến. Yêu cầu nhân viên phản hồi trung thực về thay đổi đã lên kế hoạch để nhóm của bạn có thể tạo báo cáo đánh giá tác động cho nhà tài trợ thay đổi.
#5. Đánh giá rủi ro
Thành phần đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến thay đổi và:
- Đánh giá khả năng xảy ra các mối đe dọa
- Tác động của những rủi ro đó
- Phát triển một chiến lược để giảm thiểu các mối đe dọa như vậy
Cách lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch quản lý thay đổi
Thay đổi mẫu quản lý
Với mẫu quản lý thay đổi, bạn không cần phải lập kế hoạch mọi thứ từ đầu. Để bắt đầu, bạn chỉ cần sử dụng bất kỳ công cụ quản lý dự án nào có mẫu chuyển đổi doanh nghiệp.
Nhiều nhà phát triển phần mềm quản lý dự án và công việc đang nghiên cứu và chuẩn hóa các kế hoạch quản lý thay đổi cho các công ty. Sau đó, họ xuất bản các kế hoạch này dưới dạng mẫu trực tuyến hoặc trong phần mềm. Vì vậy, khá dễ dàng để tìm nguồn mẫu miễn phí hoặc trả phí để quản lý thay đổi sắp tới cho doanh nghiệp của bạn.
Tầm quan trọng của mẫu
- Những mẫu như vậy giúp tiết kiệm thời gian và công sức
- Bạn cũng có được một định dạng chuyên nghiệp mà bạn có thể sử dụng
- Các mẫu miễn phí cho phép bạn tiết kiệm các khoản phí liên quan đến việc thuê nhà tư vấn thực hiện nhiệm vụ bên ngoài
- Bạn có thể chọn từ các mẫu có định dạng, đồ họa và sáng tạo khác nhau
- Các mẫu dựa trên phần mềm tự động tích hợp với công cụ quản lý thay đổi của bạn
# 1. Thay đổi mẫu lộ trình quản lý
monday.com có mẫu lộ trình quản lý thay đổi được tạo sẵn và dễ dàng tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng. Nó chứa các cột mốc, công cụ và quy trình cần thiết để thực hiện thay đổi. Nếu bạn cần cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ quá trình chuyển đổi, hãy sử dụng mẫu này.
#2. Mẫu thông tin liên lạc quản lý thay đổi
Bạn cũng sẽ cần lập một kế hoạch truyền thông về những thay đổi sắp tới mà bạn muốn thực hiện đối với công ty. Giúp giảm bớt sự hiểu lầm giữa các nhân viên. Để sắp xếp, chuẩn hóa và lưu chúng cho tương lai, bạn có thể sử dụng mẫu thông tin liên lạc quản lý thay đổi từ Smartsheet. Nó có trong Google Trang tính và bạn có thể tải xuống dưới dạng bảng tính Excel nếu bạn đang làm việc trên các giải pháp Microsoft 365.
#3. Thay đổi mẫu yêu cầu
Yêu cầu thay đổi là tài liệu mà bạn có thể sử dụng để theo dõi những thay đổi đang diễn ra trong kinh doanh. Đây là một cách dễ dàng để ghi lại tất cả các yêu cầu thay đổi. Nó theo dõi như sau:
- Mô tả thay đổi được yêu cầu
- Lợi ích hoặc lý do yêu cầu thay đổi
- Yêu cầu thay đổi kỹ thuật
Bạn có thể sử dụng mẫu biểu mẫu yêu cầu thay đổi này miễn phí từ Jotform. Có hai cách để chỉnh sửa biểu mẫu này: tạo tài khoản Jotform trả phí hoặc chỉnh sửa ẩn danh miễn phí.
#4. Thay đổi mẫu quy trình kiểm soát
Mẫu kiểm soát thay đổi tương tự như định dạng yêu cầu kiểm soát thay đổi. Sự khác biệt duy nhất là bạn cần phải cụ thể hơn về sự thay đổi trước đây. Kiểm soát quá trình thay đổi tập trung vào cách thực hiện khía cạnh thay đổi. Bằng cách này, người phê duyệt có thể xem tổng quan về thay đổi trước khi phê duyệt hoặc từ chối thay đổi đó. Bạn có thể sử dụng mẫu Miro này để tạo quy trình kiểm soát thay đổi.
Phần mềm lập kế hoạch quản lý thay đổi hữu ích
# 1. cái gì thế
Nếu bạn có kế hoạch quản lý thay đổi, hãy xem Whatfix ngay bây giờ. Nó là một công cụ đáng tin cậy để quản lý chuyển đổi kinh doanh cấp doanh nghiệp. Các tính năng của nó bao gồm:
- Pop-up: Gửi thông báo trực tiếp đến màn hình nhân viên
- Tự trợ giúp: Tạo video, liên kết và luồng về những thay đổi sắp tới để nhân viên học hỏi
- Beacon: Người quản lý doanh nghiệp có thể tạo nội dung mà không cần sự tham gia của nhóm CNTT
#2. Dịch vụ mới
Bạn đang tìm giải pháp quản lý thay đổi CNTT có kiểm soát? Bạn nên thử Freshservice. Công cụ hợp lý hóa quá trình đưa ra các thay đổi và giảm thiểu tác động của những thay đổi đến hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, bạn có thể tích hợp quy trình này với các quy trình quản lý cấu hình, sự kiện và tài nguyên. Công cụ này cho phép bạn tạo quy trình làm việc để trực quan hóa trạng thái chuyển đổi theo các giai đoạn như lập kế hoạch, chờ phê duyệt, chờ phát hành, chờ xem xét, v.v.
#3. viết
Wrike là công cụ hoàn hảo để lập kế hoạch cho quy trình, sử dụng tất cả các kỹ thuật chuyển đổi kinh doanh và triển khai trong văn hóa làm việc kết hợp. Nó cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc đầy đủ về các kỹ thuật và công cụ quản lý thay đổi cùng với quy trình. Công cụ này có các biểu diễn đồ họa về mục tiêu, quy trình công việc, nhiệm vụ và những người tạo nên kế hoạch chuyển đổi.
#4. Bàn dịch vụ Plus
ServiceDesk Plus giúp bạn thiết lập vai trò, trạng thái, loại và mẫu cho toàn bộ dự án quản lý thay đổi CNTT của mình. Nếu gặp bất kỳ vấn đề và lỗi nào trong quá trình này, bạn có thể lưu chúng dưới dạng nhật ký. Ngoài ra còn có các quy trình làm việc tự động để tự động hóa các nhiệm vụ dự án theo ca lặp đi lặp lại. Chưa kể, các mẫu của nó còn bao gồm các số liệu quản lý thay đổi để đo lường thành công.
#5. SysAid
Công cụ quản lý thay đổi SysAid giúp hướng dẫn quá trình chuyển đổi doanh nghiệp của bạn phù hợp với hướng dẫn của Thư viện Cơ sở hạ tầng Công nghệ Thông tin (ITIL) để quản lý thay đổi. Các giai đoạn quản lý thay đổi bao gồm các tab nhập dữ liệu để biết chi tiết thay đổi, phân tích, phê duyệt CAB, triển khai, phát hành, đánh giá, đóng và lịch sử – mọi thứ theo yêu cầu của nguyên tắc ITIL.
#6. Quản lý thay đổi – WalkMe
WalkMe có thể giúp bạn thúc đẩy chuyển đổi kinh doanh một cách thông minh bằng cách tính toán ngân sách đầu tư công nghệ của bạn. Ngoài ra, nó còn phân tích xem liệu ngân sách này có chịu được sự thay đổi lâu dài hay không, do đó bạn không phải trải qua những thay đổi thường xuyên. Bạn nên sử dụng công cụ này để có được bức tranh hoàn chỉnh về quá trình thay đổi và tăng tác động của quá trình chuyển đổi.
#7. Thay đổi cửa hàng
Bạn có thể chọn The Change Shop khi lập kế hoạch quản lý thay đổi vì khả năng chi trả, công nghệ tích hợp và quản lý phản hồi của nhân viên tốt hơn. Tất cả các tính năng đi kèm với một thuê bao. Điều thú vị là The Change Shop đã phát triển công cụ Change Simulator, nhờ đó bạn có thể tạo một số tình huống “nếu như” trước khi đầu tư thời gian, tiền bạc và công sức.
#8. Đưa cho
Phần mềm hỗ trợ thay đổi đơn giản, Giva, cung cấp một cách dễ dàng để lập kế hoạch và theo dõi các thay đổi dựa trên ITIL trong bảng điều khiển có tổ chức. Bạn có thể tạo và thực thi quy trình kiểm soát thay đổi để ban quản lý có thể xác minh và phê duyệt thay đổi. Hơn nữa, bạn có thể xem tất cả các dự án chuyển đổi kinh doanh với các kết quả khác nhau, thành công và thất bại từ ứng dụng dựa trên đám mây.
#9. La bàn thay đổi
Bạn có cần một công cụ để trình bày bằng đồ họa tác động của sự thay đổi đã lên kế hoạch đối với doanh nghiệp của mình không? Hãy thử la bàn thay đổi. Nó cũng cho phép bạn tạo thông tin chi tiết từ dữ liệu bổ sung để bạn có thể sửa đổi chiến lược chuyển đổi của mình để đạt được lợi ích tối đa. Hơn nữa, bạn có thể nhanh chóng thực hiện các thay đổi giữa các phòng ban mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
#10. phát hành
Ứng dụng quản lý thay đổi nâng cao, Issuetrak, làm tăng khả năng thành công trong chuyển đổi kinh doanh. Nó cung cấp tất cả các công cụ để yêu cầu thay đổi, xem xét yêu cầu và phê duyệt nó. Công cụ này trợ giúp bằng cách cung cấp trình quản lý tác vụ quản lý thay đổi, công cụ kiểm tra tuân thủ, quy trình phân công nhiệm vụ tự động và các biểu mẫu để thu thập hoặc cung cấp phản hồi.
Thực tiễn tốt nhất về quản lý thay đổi
Dưới đây là các phương pháp hay nhất bạn nên làm theo khi chuyển đổi doanh nghiệp của mình:
Ứng dụng
Con đường quản lý thay đổi rất đơn giản và tuyến tính nếu bạn thực hiện đúng kế hoạch. Ngoài ra, đừng quên sự cần thiết phải có sự tham gia của nhân viên trong quá trình này. Bạn có thể cần các công cụ thông minh để ghi lại, lập kế hoạch và tự động hóa một số giai đoạn của nó, vì vậy hãy kiểm tra các công cụ quản lý thay đổi được đề cập ở trên.
Chuyển đổi kinh doanh sẽ liên quan đến chi phí ngân sách. Vì vậy, hãy xem các giải pháp quản lý chi phí này cho mọi quy mô và loại hình kinh doanh.
