“Điều đó sẽ dễ dàng hơn”, bạn hẳn đã nghĩ như vậy khi chia tách một số lượng lớn các ô trong Microsoft Excel theo cách thủ công. Họ và tên, tên đường và số nhà. Đây là cách bạn chia chúng một cách nhanh chóng.
Microsoft Excel, nó thường giống như một chương trình mà bạn sẽ không bao giờ có thể thành thạo hoàn toàn. Sau hàng chục giờ rèn luyện ở trường đại học, tôi phải đồng tình với tất cả những ai nghĩ như vậy. Cho dù bạn xử lý các hàm và biểu đồ hình tròn tốt đến đâu, bạn sẽ luôn gặp phải một vấn đề không thể giải quyết ngay lập tức. Thông điệp không phải là bỏ cuộc mà hãy tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi của bạn. Chúng tôi sẽ giúp bạn chia ô và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Làm thế nào để tách ô trong Excel?
Việc tách một ô trong Excel được thực hiện bằng cách chọn ô đó rồi chuyển văn bản thành cột. Sau đó, bạn chọn dấu phân cách phù hợp và bạn có thể hoàn thành việc phân chia.
Bước chân 1: Chọn ô và chuẩn bị bảng tính Excel của bạn
Chúng tôi bắt đầu bằng cách nghiên cứu dữ liệu chúng tôi có. Chính xác thì chúng ta muốn đạt được điều gì? Hãy lấy một tập hợp các địa chỉ làm ví dụ. Mục đích là tách đường, số nhà, mã bưu điện và đô thị rồi đặt mỗi tên vào một cột riêng biệt. Hiện tại, đây vẫn là một cột chứa ví dụ: “Clickxstraat 368, 2000 Antwerp”. Do đó, kết quả cuối cùng của chúng tôi sẽ được trải rộng trên bốn cột. Trước tiên chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi có không gian đó. Điều này có thể được thực hiện bằng cách dán dữ liệu của bạn vào một tệp Excel trống hoặc bằng cách chèn các cột trống ở bên phải. Bạn thực hiện việc này bằng cách đứng trong cột bên cạnh dữ liệu của mình và nhấp vào ‘Chèn’ trong tab ‘Trang chủ’ và menu con ‘Ô’.
Bước chân 2: Văn bản thành cột
Bây giờ, hãy chọn dữ liệu bạn muốn tách và điều hướng đến tab ‘Dữ liệu’ nơi bạn nhấp vào ‘Chuyển văn bản thành Cột’ trong menu phân tách ‘Công cụ dữ liệu’. Giờ đây, bạn có thể chọn phân tách dữ liệu của mình dựa trên khoảng cách giữa các thông tin (như trường hợp trong ví dụ của chúng tôi) hoặc bằng cách vẽ các đường của riêng bạn để biểu thị sự phân chia (chỉ hữu ích nếu tất cả dữ liệu của bạn trông giống hệt nhau). Ở đây chúng tôi chọn ‘Tách’.
Bước chân 3: Chọn dấu phân cách
Sau khi nhấp vào “tiếp theo”, chúng tôi được yêu cầu cho biết những ký tự nào chúng tôi coi là dấu phân cách. Trong trường hợp ví dụ của chúng tôi (Clickxstraat 368, 2000 Antwerp), đây là một số dấu cách và dấu phẩy. Vì có dấu phẩy và dấu cách cạnh nhau nên trong trường hợp này, hãy chọn ‘Coi các dấu phân cách kép là một’. Dưới đây bạn có thể thấy một ví dụ về kết quả cuối cùng. Nếu thấy ổn thì bấm tiếp theo.
Bước chân 4: Hoàn thành việc phân chia
Ở bước cuối cùng này, bạn sẽ chọn loại dữ liệu chứa trong mỗi cột. Trong ví dụ của chúng tôi, không có dữ liệu nào cần được cung cấp loại đặc biệt, vì vậy ‘Tiêu chuẩn’ hoạt động tốt trong trường hợp này. Ví dụ: nếu bạn có dữ liệu chứa ngày, việc chuyển đổi các trường đó thành loại ngày có thể giúp ích. Trong nút ‘Nâng cao’, bạn có thể chọn dấu thập phân nào bạn muốn và liệu các số lớn hơn 1000 có nên được phân tách bằng dấu chấm hay dấu phẩy hay không. Cuối cùng, nhấp vào ‘Hoàn tất’ và tận hưởng thành quả!
