Evernote là một ứng dụng quản lý công việc và ghi chú phổ biến được hàng triệu người trên toàn thế giới sử dụng. Nó có thể giúp bạn ghi nhớ mọi thứ, tạo việc cần làm cho các nhiệm vụ quan trọng, lưu trang web để sử dụng sau, quét các tài liệu quan trọng để có sẵn khi bạn cần, v.v.
Ngoài ra, Evernote cũng hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba, đồng thời cung cấp một số tính năng khác giúp mở rộng hơn nữa chức năng của nó. Do đó, việc biết các tính năng này và cách sử dụng chúng có thể tỏ ra khá hữu ích và hữu ích nếu bạn sử dụng Evernote thường xuyên.
Dưới đây là tất cả các mẹo và thủ thuật Evernote mà bạn phải biết để thành thạo Evernote và sử dụng nó một cách hiệu quả và năng suất. Một số tính năng và mẹo này hoạt động trên cả phiên bản Evernote dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động, trong khi các tính năng và mẹo khác chỉ hoạt động ở phiên bản web.
1. Sử dụng Evernote Web Clipper để lưu mọi thứ vào tài khoản Evernote của bạn
Một trong những tính năng tốt nhất của Evernote là khả năng lưu mọi thứ từ internet trực tiếp vào tài khoản Evernote của bạn. Điều này cho phép bạn sử dụng Evernote như một loại ứng dụng đọc sau, nơi bạn có thể lưu mọi thứ từ trang web đến bài viết và tệp PDF chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản.
Tất cả những gì bạn cần để sử dụng tính năng này là Evernote Web Clipper. Tải xuống và cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt Web Clipper vào trình duyệt của bạn. Sau đó, bất cứ khi nào bạn cần lưu nội dung nào đó thú vị trên internet, chỉ cần nhấp vào biểu tượng tiện ích mở rộng của nó và nhấn Lưu.
Web Clipper thậm chí còn cho phép bạn chụp ảnh màn hình để bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng. Sau khi chụp, bạn cũng có thể chú thích ảnh chụp màn hình và lưu chúng.
2. Tìm kiếm hiệu quả bằng cách sử dụng tìm kiếm nâng cao
Ở phần trên của ứng dụng Evernote, bạn có thanh tìm kiếm nơi bạn có thể xác định và thêm bộ lọc vào tìm kiếm của mình. Nếu bạn viết trước tìm kiếm của mình từ “tag:,” nó sẽ chỉ hiển thị các ghi chú có thẻ cụ thể đó và nếu bạn đặt dấu trừ (“-tag:”) trước nó, nó sẽ loại trừ tất cả các phát hiện tương thích.
Ngoài ra, ký tự dấu hoa thị (“*”) được sử dụng làm ký tự đại diện. Ví dụ: nếu bạn tìm kiếm “tag:*”, nó sẽ tìm thấy tất cả các ghi chú được gắn thẻ của bạn. Bạn muốn kiểm tra các ghi chú trong 30 ngày qua? Chỉ cần gõ “created: day-30” vào thanh tìm kiếm và bạn sẽ có nó.
Một số toán tử khác bạn có thể sử dụng bao gồm:
- tiêu đề: Tìm kiếm trong tiêu đề của ghi chú
- đã cập nhật: Tìm kiếm ghi chú được cập nhật vào hoặc sau ngày được chỉ định
- làm: Tìm kiếm ghi chú có chứa một hoặc nhiều hộp kiểm
- chứa: Tìm kiếm ghi chú theo loại nội dung chúng chứa
Tìm hiểu thêm về Evernote nâng cao đây.
3. Hợp nhất nhiều ghi chú thành một ghi chú duy nhất Note
Nếu có nhiều ghi chú tương tự trong sổ ghi chú Evernote, bạn có thể hợp nhất chúng thành một ghi chú duy nhất. Làm như vậy không chỉ tập hợp các ghi chú tương tự lại với nhau mà còn giúp sắp xếp sổ ghi chép của bạn, giúp việc quản lý nó dễ dàng hơn.
Evernote hỗ trợ tính năng hợp nhất trong phiên bản máy tính để bàn. Và thật dễ dàng để hợp nhất các ghi chú của bạn. Chọn hai hoặc nhiều ghi chú bạn muốn hợp nhất và nhấn vào nút hợp nhất (biểu tượng mũi tên kết hợp) trong hộp màu xanh lam ở cuối trang.
Bây giờ, trong menu bật lên, hãy nhấp vào thanh điều khiển kéo (ở bên trái của ghi chú) rồi kéo và thả ghi chú theo thứ tự bạn muốn ghi chú xuất hiện. Kiểm tra Giữ một bản sao của ghi chú gốc tùy chọn và chọn Hợp nhất ghi chú.
4. Tạo nhiệm vụ
Bên cạnh việc sử dụng Evernote để ghi chú mọi thứ, bạn cũng có thể sử dụng nó để theo dõi những việc cần làm của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện cho tất cả các nhu cầu ghi chú và quản lý công việc của mình thì đây là cách hoàn hảo để thực hiện điều đó.
Evernote cho phép bạn tạo tác vụ trên tất cả các ứng dụng cũng như trên web. Để thêm một nhiệm vụ mới, hãy mở một ghi chú mới hoặc một ghi chú hiện có và nhấp vào Chèn cái nút. Chọn Nhiệm vụ và điền vào các mục một cách thích hợp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn nút Mới, chọn Nhiệm vụ từ các tùy chọn và nhập chi tiết cho nhiệm vụ để tạo nhiệm vụ.
5. Sử dụng mẫu để làm việc hiệu quả hơn
Mẫu là các ghi chú được định dạng sẵn cho phép bạn tạo ghi chú ngay lập tức để bạn có thể bắt đầu thêm nội dung vào chúng ngay lập tức. Evernote cung cấp một bộ sưu tập các mẫu ghi chú cho các trường hợp sử dụng khác nhau mà bạn có thể chọn dựa trên sở thích của mình.
Ví dụ: nếu bạn muốn lập kế hoạch cho một hành trình du lịch, có những mẫu lịch du lịch có thể hữu ích. Tương tự, Evernote cũng có các mẫu dành cho tổng quan về dự án, chương trình họp và hoàn thành công việc, cùng với các danh mục khác mà bạn có thể xem qua.
6. Lưu email vào Evernote
Tương tự như lưu các mục từ web, bạn cũng có thể sử dụng Evernote để lưu các email quan trọng, chẳng hạn như email đặt chỗ du lịch, thông báo hoặc các email khác bạn nhận được trong email của mình, để truy cập chúng một cách thuận tiện từ mọi nơi. Tuy nhiên, lưu ý rằng bạn cần đăng ký trả phí Evernote để sử dụng tính năng này.
Việc lưu email trong Evernote liên quan đến địa chỉ email Evernote của bạn. Bạn có thể tìm thấy địa chỉ này trong phần cài đặt tài khoản của mình. Giới hạn lưu email hiện tại của Evernote là 200 (hàng ngày).
Khi bạn đã tìm thấy địa chỉ email Evernote của mình, hãy mở email bạn muốn lưu và chuyển tiếp email đó đến địa chỉ Evernote của bạn. Sau khi được lưu, bạn có thể tìm thấy nó dưới dạng ghi chú mới với chủ đề email làm tiêu đề. Bạn cũng có thể sử dụng một số tiện ích mở rộng nhất định ở cuối dòng chủ đề để chỉ định sổ ghi chép mà bạn muốn lưu email vào.
- !Lời nhắc nhở: Để đặt lời nhắc cho email
- @Tên sổ tay: Để lưu email vào một sổ ghi chép cụ thể
7. Tạo ngăn xếp sổ tay
Một ngăn xếp trong Evernote về cơ bản là một tập hợp các sổ ghi chép mà bạn có thể sử dụng để sắp xếp sổ ghi chép của mình. Một trong những cách tốt nhất để tạo ngăn xếp theo danh mục, tức là theo mục đích. Ví dụ: bạn có thể tạo các ngăn xếp cho ghi chú cá nhân, ghi chú công việc, nhật ký hoặc thậm chí là blog.
Để tạo một ngăn xếp sổ ghi chép, hãy mở Sổ ghi chép, nhấp vào Nhiêu hanh động hơn bên cạnh sổ ghi chép bạn muốn thêm vào ngăn xếp và chọn Thêm vào ngăn xếp từ thực đơn. Lựa chọn Ngăn xếp mới để tạo một ngăn xếp mới và đặt tên thích hợp cho nó. Sau đó, bạn có thể thêm sổ ghi chép mới vào ngăn xếp bằng cách chọn Hành động nhiều hơn và lựa chọn Thêm vào ngăn xếp từ các tùy chọn.
8. Xuất ghi chú dưới dạng PDF
Đôi khi, sẽ có lúc bạn muốn lưu ghi chú vào máy tính của mình—có thể để chia sẻ ghi chú đó với người khác hoặc cho phép truy cập dễ dàng ngay cả khi bạn ngoại tuyến. Với Evernote, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách xuất ghi chú của mình dưới dạng PDF.
Tùy theo bạn muốn xuất một ghi chú hay nhiều ghi chú mà mở, mở ghi chú hoặc chọn tương ứng nhấn vào Nhiêu hanh động hơn bên cạnh ghi chú và chọn Xuất dưới dạng PDF. Chọn tùy chọn trang dựa trên sở thích của bạn và nhấp vào Xuất khẩu.
9. Xem Note Lịch sử
Note lịch sử là một tính năng chỉ dành cho người dùng Evernote cao cấp. Nó chụp ảnh nhanh các ghi chú và sao chép tất cả nội dung của chúng vào một máy chủ được bảo mật. Điều này rất tiện lợi vì thông thường nếu bạn tải lên phiên bản mới hơn của ghi chú, bạn sẽ chỉ có thể truy cập phiên bản cuối cùng. Trong khi đó, với tính năng này, bạn có thể truy cập không giới hạn vào tất cả các phiên bản trước đây.
Tính năng lịch sử ghi chú sẽ kiểm tra tài khoản Evernote nhiều lần trong ngày. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, nó sẽ tải chúng lên máy chủ. Note rằng điều này sẽ không tự động chụp tài liệu mỗi khi thay đổi.
Nếu bạn có sổ ghi chép dùng chung thì đây là cách tốt nhất để theo dõi những thay đổi do người khác thực hiện. Bạn sẽ có thể truy cập các phiên bản trước của mình để xem ghi chú đã tiến triển như thế nào và nếu bạn quyết định xóa vĩnh viễn ghi chú đó, hãy nhớ rằng các phiên bản cũng sẽ bị xóa.
10. Hợp nhất nội dung của hai tài khoản Evernote
Thực sự không thể hợp nhất các tài khoản khác nhau nhưng có thể xuất sổ ghi chép từ tài khoản này sang tài khoản khác. Chọn sổ ghi chép mong muốn và nhấp chuột phải vào nó. Lựa chọn Xuất ghi chú từ khi một menu bật lên.
Bây giờ, hãy chọn vị trí bạn muốn lưu chúng và loại xuất. Hơn nữa, điều rất quan trọng là chọn loại tệp ENEX cho sổ ghi chép được xuất để đảm bảo rằng bạn sẽ không gặp vấn đề gì thêm.
Tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là nhập các tệp này vào một tài khoản khác. Một lần nữa, đó là một quá trình rất đơn giản. Chỉ cần đăng nhập và nhấp chuột Tài liệu và chọn Nhập ghi chú. Duyệt đến vị trí bạn đã lưu các tệp ENEX và chọn những tệp mong muốn. Evernote sẽ tự động tạo một sổ ghi chép mới có tên Ghi chú đã nhập với những tệp này, bạn có thể sắp xếp và di chuyển đến vị trí ưa thích.
11. Ghi lại ghi chú của bạn
Đối với những lúc bạn không muốn gõ phím, Evernote cung cấp khả năng ghi và lưu trữ bản ghi âm trong tài khoản Evernote của bạn. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản miễn phí, bạn có thể ghi tối đa 25 MB mỗi ghi chú, trong khi tài khoản Evernote trả phí cho phép bạn ghi ghi chú lên tới 500 MB MB.
Để thêm ghi chú thoại, hãy mở ghi chú mới, nhấp vào Chèn và chọn Ghi âm. Ghi lại ghi chú của bạn và nhấn Dừng lại nút sau khi hoàn tất. Evernote sau đó sẽ lưu ghi chú và lưu vào sổ ghi chép của bạn.
12. Chia sẻ một Note Với ai đó
Evernote cho phép bạn chia sẻ ghi chú với ai đó một cách nhanh chóng và dễ dàng để hiểu được suy nghĩ của họ hoặc yêu cầu họ cộng tác trên ghi chú đó. Điều này thậm chí còn có tác dụng khi bạn muốn chia sẻ ghi chú với ai đó không sử dụng Evernote vì mỗi ghi chú trong Evernote đều có liên kết riêng.
Để chia sẻ ghi chú với ai đó, hãy mở ghi chú bạn muốn chia sẻ và nhấn vào Chia sẻ cái nút. Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ ghi chú/mang đến để cộng tác và nhấn Gửi lời mời.
Ngoài ra, nếu bạn muốn chia sẻ ghi chú với người dùng không sử dụng Evernote, hãy nhấp vào nút chuyển đổi bên cạnh Liên kết có thể chia sẻ để kích hoạt liên kết. Sau đó nhấn vào Sao chép đường dẫn để sao chép liên kết và gửi nó qua bất kỳ ứng dụng nhắn tin hoặc email nào.
13. Đơn giản hóa việc tương tác bằng phím tắt
Nếu bạn luôn vội vàng hoặc muốn chạy Evernote hiệu quả hơn, bạn có thể tận dụng một số phím tắt. Những phím tắt này sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn và tiết kiệm thời gian hơn khi sử dụng bàn phím. Các phím tắt phổ biến nhất cho Windows và máy tính Mac là:
- Tạo ghi chú mới: Ctrl + N / Lệnh + N
- Sổ ghi chép mới: Ctrl + Shift + N / CMD + Shift + N
- Thẻ mới: Ctrl + Shift + T / Control + Lệnh + N
- Gửi ghi chú qua email: Ctrl + Shift + E
- Chèn ngày và giờ: Alt + Shift + D / Control + Command + D
- Đồng bộ hóa: F9 / Điều khiển + Lệnh + S
- Chuyển đến thanh tìm kiếm: Ctrl + Alt + F / Lệnh + Tùy chọn + F
Nếu bạn không thể giải quyết bằng các phím tắt mặc định, Evernote cho phép bạn định cấu hình các phím tắt của riêng mình. Tất cả những gì bạn phải làm là vào ứng dụng máy tính để bàn và chọn Trợ giúp > Phím tắt. Nhấp đúp vào phím tắt bạn muốn tùy chỉnh và nhập một tổ hợp mới.
Mẹo và thủ thuật của Evernote giúp Evernote hiệu quả và mạnh mẽ hơn
Như bạn đã thấy ở trên, việc biết các mẹo và thủ thuật của Evernote cũng như làm quen với một số tính năng hữu ích của Evernote có thể giúp bạn sử dụng Evernote hiệu quả hơn và giúp bạn khai thác được nhiều lợi ích hơn. Vì vậy, bất kể bạn sử dụng nó để ghi chú, quản lý công việc, làm ứng dụng đọc sau hay cho bất kỳ mục đích nào khác, bạn đều có thể thực hiện việc đó một cách hiệu quả.
Note: Bài viết ban đầu được xuất bản vào tháng 4 năm 2013 bởi Alex Serban và được Yash Wate tái bản vào tháng 11 năm 2022.
