Lại là thời điểm đó: một phần lớn thế giới (một lần nữa) ở nhà, vì vậy nhiều công ty và trường học đang quay trở lại sử dụng Microsoft Teams. Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp một số lời khuyên thiết thực cho người mới bắt đầu và người dùng nâng cao.
Nhóm Microsoft hoạt động như thế nào? Hướng dẫn cho người mới bắt đầu
Cũng giống như Word, PowerPoint và Excel, Microsoft Teams là một chương trình rất phong phú. Bạn có thể lập trình các bot tự động thực hiện các tác vụ và liên kết nhiều dịch vụ với ứng dụng. Trong Teams, bạn có thể gặp tối đa 300 người, điều này khiến ứng dụng này trở thành ứng dụng phù hợp với hầu hết các công ty và trường học.
Tuy nhiên, trong hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu này, chúng tôi sẽ tập trung vào những điều cơ bản. Điều này cũng giúp những người không quen làm việc với các công cụ trực tuyến như vậy có thể dễ dàng tham dự cuộc họp kỹ thuật số. Ứng dụng này đều đang bật iOS nếu như hệ điều hành Mac có sẵn, tiếp theo Windows Và Android. Chỉ cần bạn đăng nhập bằng cùng một tài khoản, bạn có thể truy cập vào nhóm trên tất cả các thiết bị của mình.
Câu hỏi thường gặp về Microsoft Teams: các câu hỏi thường gặp nhất
Khi bạn bắt đầu làm việc với Microsoft Teams lần đầu tiên, bạn sẽ gặp khá nhiều thông tin. Dưới đây chúng tôi trả lời các câu hỏi thường gặp nhất.
1. Nhóm Microsoft là gì?
Microsoft Teams là một chương trình họp trực tuyến của Microsoft. Với phần mềm này, bạn có thể giao tiếp trực tuyến với các nhóm nhỏ và lớn. Bằng cách này, bạn có thể thực hiện cuộc gọi điện video, gửi tin nhắn văn bản, chia sẻ tệp và chia sẻ lịch với nhau.
2. Microsoft Teams có giá bao nhiêu hoặc miễn phí?
Microsoft Teams được tải xuống và sử dụng miễn phí. Điều này cho phép bạn truy cập vào các chức năng cơ bản quan trọng nhất, điều này là quá đủ đối với hầu hết mọi người. Chẳng hạn, bạn có muốn có thêm tùy chọn để làm được nhiều việc hơn với bảo mật và quản lý không? Sau đó, bạn có thể đăng ký Microsoft 365. Chi phí của việc này là khác nhau. Hãy xem trang web của Microsoft (liên kết) Để biết thêm thông tin.
3. Tôi có thể tải xuống Microsoft Teams trên iPhone hoặc iPad ở đâu?
Microsoft Teams có thể được tải xuống miễn phí từ App Store Apple. Ứng dụng có thể được cài đặt trên cả iPhone và iPad của bạn. Bởi vì liên kết này bạn có thể tải xuống và cài đặt ứng dụng. Bạn cần iOS 12 hoặc mới hơn.
4. Tôi có thể tải xuống Microsoft Teams trên máy Mac ở đâu và Windows?
Ngoài ra còn có một ứng dụng đặc biệt dành cho Microsoft Teams dành cho MacBook, iMac, Mac mini và Mac Pro. Nó có thể được tải xuống miễn phí từ trang web của Microsoft (liên kết).
1. Đây là cách Microsoft Teams được xây dựng
Khi khởi động Microsoft Teams, bạn sẽ thấy ứng dụng này có bố cục đặc biệt. Thanh bên trái là quan trọng nhất. Điều này giúp bạn dễ dàng nhanh chóng chuyển từ phần này sang phần khác của ứng dụng. Dưới đây chúng tôi giải thích ngắn gọn những gì bạn có thể làm với từng thành phần.
- Hoạt động: Tại đây bạn sẽ tìm thấy thông tin tổng quan về những thay đổi đã được thực hiện và mọi thứ bạn có thể đã bỏ lỡ.
- Trò chuyện: Tại đây bạn có thể trò chuyện cá nhân và nhóm. Điều này có thể được thực hiện bằng tin nhắn văn bản cũng như cuộc gọi âm thanh và video.
- Đội: Thao tác này sẽ liệt kê tất cả các nhóm mà bạn tham gia, cùng với tất cả các kênh bạn tham gia ở bên dưới.
- Bài tập: Giảng viên có thể thêm bài tập vào phần tổng quan này để hiểu rõ những gì bạn mong đợi.
- Chương trình nghị sự: Đúng như tên gọi, đây là nơi bạn có thể đặt lịch hẹn, lên lịch họp và xem nơi người khác đã lên lịch họp.
- Để kêu gọi hành động: Tổng quan về các cuộc gọi của bạn, bao gồm sổ địa chỉ, lịch sử và chức năng thư thoại.
- Các tập tin: Tại đây, bạn có quyền truy cập vào tất cả các tệp được chia sẻ qua OneDrive hoặc Microsoft Teams.
2. Đây là cách bạn điều chỉnh hồ sơ và ứng dụng của mình
Ngay sau khi bạn được thêm vào Nhóm Microsoft và đăng nhập, tài khoản của bạn vẫn hoàn toàn trống. Ngăn chặn toàn bộ công ty hoặc lớp học của bạn bao gồm hình đại diện có hai chữ cái và điều chỉnh hồ sơ của bạn thông qua các bước bên dưới.
- Mở Microsoft Teams và nhấp vào vòng tròn ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ;
- Nhấn vào ‘Thay đổi hình ảnh’ và tải lên ảnh của chính bạn;
- Tùy chọn đặt thông báo trạng thái;
- Nhấn vào bánh răng để mở cài đặt;
- Tại đây bạn có thể điều chỉnh chủ đề, bố cục và các tùy chọn khác.
Trong các cài đặt này, bạn cũng có thể điều chỉnh trạng thái của mình để mọi người biết bạn không có mặt hoặc đang nghỉ giải lao. Điều này sẽ ngăn ngừa sự hiểu lầm.
3. Kết nối micrô hoặc webcam với ứng dụng
Microsoft Teams sẽ yêu cầu quyền sử dụng webcam và micrô tích hợp trong máy tính xách tay của bạn ngay khi bạn khởi chạy ứng dụng. Bạn có máy tính để bàn, tai nghe hoặc webcam riêng mà bạn muốn sử dụng không? Sau đó, bạn có thể chọn thủ công trong cài đặt. Bạn làm điều đó như sau.
- Mở Microsoft Teams và nhấp vào biểu tượng ở góc trên cùng bên phải;
- Nhấp vào Cài đặt;
- Bấm vào Thiết bị;
- Trong cửa sổ này, bạn có thể chọn thủ công micrô, máy ảnh, loa và các thiết bị âm thanh khác.
Khi bạn đã hoàn tất các bước trên, chúng tôi khuyên bạn nên nhấp vào ‘Bắt đầu cuộc gọi thử nghiệm’ trong cùng một cửa sổ. Thao tác này sẽ bắt đầu cuộc trò chuyện với bạn, cho phép ứng dụng kiểm tra xem mọi thứ có hoạt động bình thường hay không. Bằng cách này bạn có thể chắc chắn rằng mọi thứ sẽ hoạt động sau này.
4. Tắt tiếng video và micrô của bạn
Trong một cuộc họp hoặc bài giảng, tất nhiên việc người khác có thể nhìn và nghe thấy bạn là điều hữu ích, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng đúng. Nếu bạn đang ở trong phòng có bạn cùng phòng hoặc thành viên gia đình, bạn nên tắt micrô hoặc máy quay video một lúc. Bạn vẫn có thể nhìn thấy hoặc nghe thấy người khác.
Bạn thực hiện việc này bằng cách nhấp vào biểu tượng micrô và camera trong cuộc gọi. Ngay khi một dòng xuất hiện qua biểu tượng, video hoặc micrô sẽ bị tắt tiếng. Nhấp vào nó một lần nữa để bật tiếng.
5. Tùy chỉnh thông báo trong Microsoft Teams
Microsoft Teams tự động bật tất cả thông báo, điều này chắc chắn có thể gây ra tình trạng quá tải thông báo ở những nhóm bận rộn. Hãy vượt qua tất cả những phiền nhiễu đó bằng cách xem xét kỹ lưỡng các cài đặt này.
- Mở Microsoft Teams và nhấp vào nút ở góc trên cùng bên phải;
- Nhấp vào Thông báo;
- Đằng sau mỗi thông báo, bạn cho biết những gì bạn muốn nhận;
- Tại ‘ Kiểu thông báo ‘, bạn cũng điều chỉnh rằng bạn muốn nhận thông báo qua Trung tâm thông báo macOS. Để thực hiện việc này, hãy chọn ‘Phong cách thông báo>Mac’.
Tùy thuộc vào loại thông báo, có thể có các tùy chọn khác nhau. Ví dụ: bạn có thể vô hiệu hóa hoàn toàn một số mục nhất định, nhưng điều đó không thể thực hiện được ở mọi nơi. Nếu bạn muốn ít bị phân tâm hơn và hộp thư không bị tràn, chúng tôi khuyên bạn nên tắt email đối với hầu hết tất cả thông báo. Bạn cũng có thể chọn chỉ hiển thị thông báo trong nguồn cấp dữ liệu. Sau đó, bạn sẽ không thấy cửa sổ bật lên.
6. Đây là cách bạn chia sẻ và lưu trữ tập tin
Microsoft Teams có một thành phần tích hợp tiện dụng cho các tệp. Tại đây, bạn có thể tải tài liệu lên để các thành viên khác trong nhóm xem và là nơi bạn có thể cộng tác trên cùng một tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào ‘Tệp’ ở thanh bên trái của ứng dụng.
Trong cửa sổ này, bạn có thể xem các tệp gần đây, xem các tệp đang hoạt động mà các thành viên trong nhóm đang làm việc trong tab Microsoft Teams và quản lý nội dung tải xuống của bạn. Bạn cũng có tài khoản OneDrive phải không? Sau đó, bạn cũng có quyền truy cập vào tất cả các tệp mà bạn đã lưu ở đó.
7. Sử dụng các kênh để giữ mọi thứ ngăn nắp
Cho dù nhóm của bạn có nhiều hay ít người: việc làm việc với nhiều kênh luôn hữu ích. Mọi nhóm đều bắt đầu bằng một kênh ‘chung’, đúng như tên gọi, kênh này chủ yếu dành cho các hoạt động liên lạc liên quan đến tất cả các thành viên trong nhóm.
Đối với tất cả các cuộc trò chuyện khác, việc tạo các kênh riêng biệt sẽ rõ ràng hơn nhiều. Sau đó, bạn có thể mời mọi người làm như vậy theo cách thủ công để chỉ những người đó mới nhận được tin nhắn có liên quan. Ví dụ: tạo kênh cho nhóm dự án hoặc nhóm của bạn trong công ty. Bạn cần có quyền để tạo kênh.
8. Làm mờ hoặc thay đổi hình nền trong khi gọi điện video
Tính năng này chỉ hoạt động đối với các cuộc gọi đã lên lịch nhưng có thể hữu ích khi khiến phòng khách bừa bộn hoặc không thể nhận ra người khác.
- Tham gia vào một cuộc trò chuyện;
- Ba biểu tượng xuất hiện ở cuối màn hình, theo sau là ba nút. Bật nút thứ hai (giữa);
- Bây giờ hãy thêm chính bạn vào cuộc trò chuyện, nền của bạn đã được làm mờ.
Nếu bạn vẫn muốn hiển thị những gì đang xảy ra phía sau mình trong cuộc trò chuyện, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ở cuối màn hình. Ở đó bạn có thể tìm thấy nút tương tự để bật và tắt tính năng làm mờ. Trong phần tổng quan này, bạn cũng có thể chọn các hình ảnh khác ngoài việc làm mờ nền. Bạn có thể biến phòng khách thành một bãi biển nhiệt đới hoặc một căn hộ sành điệu.
9. Làm cho tin nhắn của bạn nổi bật trong cuộc trò chuyện
Microsoft đã bổ sung thêm một số tính năng bổ sung hữu ích để khiến tin nhắn trở nên đáng chú ý hơn. Tất cả đều nằm bên dưới hộp văn bản nơi bạn đặt tin nhắn của mình. Nhấn ba dấu chấm để xem tất cả và mở các tùy chọn mở rộng hơn.
Ví dụ: tại đây, bạn có thể đặt một tin nhắn trên nhiều kênh cùng lúc và đặt ai có thể trả lời tin nhắn đó. Nhấn lại ba dấu chấm ở thanh phía trên hộp văn bản để đánh dấu thư là quan trọng. Kết quả là mọi người trong nhóm của bạn đều biết bạn có điều gì đó muốn nói mà họ thực sự cần đọc. Mặc dù nút này tất nhiên sẽ mất điện nếu sử dụng quá thường xuyên.
10. Chuyển đổi giữa các Đội khác nhau
Nếu bạn làm việc và học tập hoặc nếu bạn có một số nhà tuyển dụng có Nhóm riêng của họ, bạn sẽ phải chuyển đổi thường xuyên. Thật không may, chưa có chức năng thông minh nào được phát minh cho việc này, vì vậy bạn sẽ phải thực hiện thủ công. Trong trường hợp đó, không có gì để làm ngoài những điều sau đây:
- Nhấp vào hình đại diện của bạn ở góc trên bên phải màn hình;
- Bấm đăng xuất;
- Đăng nhập bằng tài khoản khác của bạn.
Nếu bạn muốn quay lại tài khoản ban đầu của mình, hãy thực hiện lại các bước trên. Hãy hy vọng Microsoft bổ sung thêm tùy chọn chuyển đổi tài khoản nhanh hơn trong tương lai.
11. Gỡ cài đặt Microsoft Teams
Bạn học xong rồi, công ty bạn đang chuyển sang dịch vụ video khác hay bạn có lý do khác? Sau đó, bạn có thể dễ dàng xóa Microsoft Teams khỏi thiết bị của mình. Trên iPhone và iPad, bạn chỉ cần nhấn và giữ biểu tượng ứng dụng cho đến khi một dấu thập nhỏ xuất hiện ở góc trên cùng bên phải.
Bạn có thể xóa Microsoft Teams trên máy Mac như sau:
- Tắt hoàn toàn Microsoft Teams. Bạn thực hiện việc này bằng cách truy cập Microsoft Teams trong Dock và nhấn nó bằng nút chuột phải. Chọn ‘Dừng’ để đóng ứng dụng;
- Bây giờ hãy nhấp vào ‘Finder’ trong Dock của máy Mac;
- Ở cột bên trái của cửa sổ Finder, nhấp vào “Ứng dụng” và tìm Microsoft Teams;
- Nhấp chuột phải vào Microsoft Teams trong danh sách này và chọn ‘Chuyển vào Thùng rác’.
Nhóm Microsoft đang bật Windows xóa hoạt động như thế này:
- Đóng hoàn toàn Microsoft Teams;
- Nhấn vào Windows Nút bắt đầu (với Windowslogo), đi tới Cài đặt và chọn ‘Ứng dụng’;
- Trong tiêu đề ‘Ứng dụng và tính năng’, hãy tìm kiếm Microsoft Teams’;
- Chọn ứng dụng và nhấp vào ‘Xóa’;
- Xác nhận lựa chọn xóa Microsoft Teams của bạn và làm theo các bước trên màn hình.
Bạn có câu hỏi nào khác về Microsoft Teams hoặc có điều gì chưa rõ ràng không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới bài viết này và chúng tôi sẽ bổ sung thông tin mới vào hướng dẫn khi cần thiết.
Nhóm Microsoft
Tập đoàn Microsoft
