Những cuộc họp ảo đột nhiên trở thành một phần của dòng chảy bình thường trong thế giới kinh doanh trong thời kỳ đại dịch, giờ đây được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ họp mặt gia đình, bạn bè cho đến trị liệu từ xa.
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp mọi thứ từ đầu cho bạn, từ cách chuẩn bị cho các cuộc họp ảo, cho đến những tatik mà bạn có thể sử dụng như một phương tiện phá băng trong cuộc họp với những người bạn gặp lần đầu.
Chính xác thì cuộc họp ảo là gì?
Cuộc họp ảo là một hình thức giao tiếp cho phép mọi người ở các địa điểm thực tế khác nhau gặp nhau trong cùng một môi trường ảo bằng thiết bị di động hoặc thiết bị kết nối internet của họ.
Các cuộc họp ảo của mọi người có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như kết nối với gia đình và bạn bè, nhận liệu pháp hoặc tư vấn từ xa cũng như phối hợp với đồng nghiệp.
Tại sao chúng ta cần các cuộc họp ảo?
Giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm trong khi làm việc là rất quan trọng đối với năng suất. Khi các mô hình làm việc kết hợp trở nên phổ biến, số người thích làm việc ở những địa điểm xa cũng ngày càng tăng.
Nhiều nhân viên trong số này không đến trụ sở công ty và đôi khi thậm chí không có cơ hội gặp mặt trực tiếp đồng đội của mình. Trong nhiều trường hợp, các chuyến thăm thực tế trở nên ít quan trọng hơn vì các cuộc phỏng vấn, phỏng vấn tuyển dụng, định hướng và đào tạo có thể được xử lý thông qua các cuộc họp ảo. Những khả năng kỹ thuật số này giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc nhưng cũng gây khó khăn cho mọi người khi giao tiếp trực tiếp.
Đại dịch Covid-19 đã dạy cho thế giới những bài học lớn; một trong số đó là chúng tôi nhận ra rằng việc gặp gỡ trong môi trường ảo có thể được sử dụng như một vũ khí lợi hại để khắc phục những bất lợi phát sinh từ khoảng cách vật lý.
Những đồng nghiệp trước đây chỉ làm việc trực tiếp với nhau đã có thể làm sâu sắc thêm mối quan hệ của họ và trong nhiều trường hợp, thậm chí còn tăng năng suất của họ.
Tôi cần những công cụ gì cho cuộc họp ảo?
Để lên kế hoạch cho cuộc họp ảo, cần có máy tính có micrô và camera hoặc thiết bị di động như điện thoại hoặc máy tính bảng, ứng dụng cuộc họp ảo và kết nối internet. Đồng thời, các cuộc họp ảo được biết đến là linh hoạt.
Người tham gia có thể tham dự cuộc họp bất cứ khi nào họ muốn miễn là họ có đủ thiết bị cần thiết và nhận được lời mời họp. Phần mềm cuộc họp có thể chạy qua ứng dụng di động, máy tính để bàn hoặc qua trình duyệt internet. Có rất nhiều ứng dụng để lựa chọn.
Các loại cuộc họp ảo là gì?
Có nhiều loại cuộc họp ảo khác nhau mà nền tảng cuộc họp có thể hỗ trợ. Người chủ trì cuộc họp cũng nên quyết định phong cách cuộc họp, tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp. Ứng dụng cuộc họp ảo cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để tùy chỉnh cách tổ chức và tham dự cuộc họp. Chúng ta có thể liệt kê một số loại cuộc họp có thể sắp xếp theo nhu cầu cụ thể như sau;
hội nghị truyền hình
Hội nghị truyền hình là một loại cuộc họp rất phổ biến vì chúng liên quan đến sự tương tác trực tiếp nhất. Những cuộc họp ảo này cho phép người tham gia nhìn và nghe thấy nhau như thể họ đang ở trong cùng một phòng.
Kiểu cuộc họp này mang lại lựa chọn tốt nhất để xem ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và các chuyển động cơ thể khác.
Do đó, nếu bạn muốn xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn với nhóm của mình, phương pháp họp ảo tốt nhất sẽ là hội nghị truyền hình.
hội thảo trên web
Hội nghị trên web rất giống với hội nghị video. Ở đây cũng có thể tổ chức các cuộc gặp mặt trực tiếp nhưng nhìn chung thích hợp để chia sẻ tệp hoặc làm việc trên một tài liệu chung. Nhờ các giải pháp dựa trên đám mây, các thành viên trong nhóm có thể làm việc trên cùng một tệp nguồn một cách thoải mái tại nhà riêng của họ.
Ngoài ra, sử dụng hội nghị trên web để trao đổi ý tưởng đôi khi có thể hiệu quả hơn so với gặp mặt trực tiếp.
hội thảo
Hội thảo trên web là một loại hội nghị trên web, nhưng về cơ bản là hội nghị một chiều, nơi những người thuyết trình hoặc tham luận viên trình bày với những người tham gia. Hội thảo trên web được thiết lập để người tham dự không thể nhìn thấy hoặc nghe thấy chúng. Quản trị viên có quyền kiểm soát tuyệt vời đối với hội thảo trên web và có thể bật hoặc tắt quyền âm thanh hoặc video theo ý muốn. Nếu có phần hỏi đáp ở cuối bài thuyết trình thì ứng dụng này thường được sử dụng. Hội thảo trên web là một lựa chọn rất hữu ích cho các doanh nghiệp muốn tăng nhu cầu về sản phẩm của mình bằng các ứng dụng demo. Các phiên này có tính tương tác cao và rất hữu ích cho những người tham gia muốn có câu trả lời trực tiếp cho các câu hỏi về sản phẩm họ quan tâm. Nền tảng cuộc họp ảo hiện đại dự kiến sẽ có các tính năng giúp cải thiện trải nghiệm của người tham gia như mở cuộc thăm dò ý kiến, nhận dạng cử chỉ, thời gian thực dịch và tổ chức hàng ngàn người tham gia cùng một lúc. .
hội nghị từ xa
Hội nghị từ xa nổi bật là loại cuộc họp đơn giản và dễ dàng nhất trong số các loại cuộc họp ảo. Hội nghị từ xa là cuộc họp chỉ có âm thanh. Vì không có video trong các cuộc họp này nên cần ít thiết bị công nghệ hơn. Những hội nghị như vậy thường được tổ chức bằng điện thoại. Hội nghị từ xa cung cấp cho người dùng một kết nối dễ sử dụng, đơn giản và an toàn.
Ưu điểm của cuộc họp ảo là gì?
Ưu điểm rõ ràng nhất của cuộc họp ảo là mọi người có thể tổ chức và tham dự các cuộc họp này từ bất cứ đâu. Nhân viên có thể gặp nhau thoải mái tại nhà của họ mà không cần phải tập trung trong cùng một môi trường vật lý.
Các tính năng như chia sẻ màn hình, chia sẻ tệp và bỏ phiếu trong cuộc họp ảo cũng hỗ trợ và nâng cao khả năng cộng tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm. Các tính năng nâng cao được hỗ trợ bởi AI như phụ đề và bản chép lời trực tiếp giúp người tham dự nắm bắt chính xác những gì được nói.
Một trong những tính năng họp ảo phổ biến và hữu ích nhất đó là ghi lại cuộc họp. Với bản ghi, người tham dự có thể quay lại và xem, tua lại hoặc chỉ nghe cuộc họp mà họ đã tham dự bao nhiêu lần tùy thích. Bằng cách này, họ không cần phải cố gắng ghi nhớ những gì đã nói trong cuộc họp. Nhờ mô hình làm việc kết hợp và cơ sở vật chất cuộc họp ảo, họ có thể tiết kiệm đáng kể bằng cách giảm các chi phí như chi phí đi lại và tiền thuê văn phòng.
Nhược điểm của cuộc họp ảo là gì?
Mặc dù các cuộc họp ảo có thể có tác động tích cực đến năng suất nhưng chúng cũng có một số nhược điểm. Vấn đề phổ biến nhất với cuộc họp ảo là khi người dùng gặp sự cố kỹ thuật khi đăng nhập và đóng góp vào cuộc họp. Mặc dù nền tảng cực kỳ thân thiện với người dùng nhưng các rào cản kỹ thuật có thể nảy sinh, chẳng hạn như khó khăn trong học tập của người mới tham gia và gián đoạn kết nối internet.
Nút tắt tiếng đôi khi có thể gây ra một số khó khăn cho người tham gia. Một người có thể quên bật tiếng khi đến lượt họ phát biểu hoặc tắt tiếng micrô để chấm dứt tiếng ồn xung quanh.
Đây chỉ là một số vấn đề mà các chuyên gia hội nghị truyền hình thường gặp phải. Những vấn đề này có thể làm đảo lộn tinh thần của những người tham gia. Điều này có thể dẫn đến mất tập trung trong cuộc họp và do đó làm giảm năng suất.
Một cuộc họp ảo nên có những tính năng gì?
Giống như tất cả các loại phần mềm, giải pháp họp ảo được phát triển như nhau. Người tham gia được yêu cầu nghiên cứu và tham gia nhiều bản demo khác nhau trước khi kết nối với nền tảng.
Các tính năng cần có trong cuộc họp ảo có thể được liệt kê như sau;
- Âm thanh và video HD đáng tin cậy
- Điều khiển trực quan và đăng nhập một chạm
- Chia sẻ màn hình
- Nhắn tin trực tiếp và nhóm
- Kiểm soát quản trị mạnh mẽ
- Sự đăng ký
- Tích hợp lịch
- ứng dụng di động
- Dịch thời gian thực
- Khử tiếng ồn nền
- công nhận cử chỉ
- Chỉnh sửa có thể tùy chỉnh
- trợ lý cuộc họp
Làm cách nào tôi có thể chuẩn bị cho cuộc họp ảo?
Nếu bạn đang tham dự một cuộc họp ảo với tư cách là người tham gia, đặc biệt nếu bạn đang phỏng vấn trực tuyến, có một số điều bạn cần cân nhắc để chuẩn bị đúng cách.
- Xem lại chương trình làm việc: Hãy đảm bảo rằng bạn đến cuộc họp với tất cả công việc trước cuộc họp đã được hoàn thành hoặc với những thông tin bạn yêu cầu.
- Thông báo cho môi trường xung quanh bạn: Hãy cho những người khác ở xung quanh bạn biết rằng bạn sẽ tham gia một cuộc họp ảo và bạn không muốn bị phân tâm.
- Kiểm tra kết nối Internet của bạn: Đảm bảo bạn có kết nối Internet nhanh và đáng tin cậy để mọi người trong cuộc họp có thể nhìn và nghe thấy bạn mà không bị gián đoạn.
- Định vị bản thân một cách lý tưởng: Tham gia cuộc họp từ một địa điểm có ít hoặc không có tiếng ồn xung quanh. Áp dụng nền ảo nếu cần.
- Kiểm tra cài đặt của bạn: Xem lại cài đặt cuộc họp của bạn và tắt mọi tính năng không chuyên nghiệp mà bạn có thể đã bật. Điều này bao gồm mọi thay đổi về âm thanh, hình nền ảo và bộ lọc video hài hước hoặc không phù hợp.
- Tập trung vào máy ảnh: Ngay trước khi bước vào cuộc họp, hãy xem nhanh vẻ ngoài của bạn trên camera và căn giữa vị trí của bạn.
Làm thế nào bạn có thể xua tan bầu không khí lạnh lùng trong các cuộc họp ảo?
Với sự phát triển của các mô hình làm việc kết hợp và sự phụ thuộc ngày càng tăng vào các cuộc họp ảo, một số thành viên trong nhóm ở cùng một nơi làm việc có cuộc gặp đầu tiên với nhau thông qua cuộc họp ảo. Nó được biết đến như một cách nhanh chóng và dễ dàng để xua tan bầu không khí lạnh nhạt cho các cuộc họp ảo, để những người tham gia thảo luận về các chủ đề không liên quan đến công việc và làm quen với nhau. Đối với những người đồng đội đã quen nhau, trò phá băng còn giúp làm dịu không khí và bắt đầu cuộc họp trong không khí nhẹ nhàng.
Mở các cuộc thăm dò trực tiếp hoặc sử dụng bảng trắng kỹ thuật số có thể tạo ra trò chơi phá băng và tăng mức độ tương tác cũng như khiến chúng trở nên thú vị hơn. Dưới đây là một số ý tưởng cho cuộc họp ảo tiếp theo của bạn:
- Hỏi người tham dự nơi họ đã tham gia: Câu hỏi này là một câu hỏi hay cho các cuộc họp lớn. Các câu trả lời được đưa ra bởi những người tham gia có thể thú vị.
- Yêu cầu mỗi người tham gia nhanh chóng giới thiệu một người khác đi cùng họ ở nơi họ làm việc: Đây có thể là một đứa trẻ, một người quan trọng khác hoặc thậm chí là một con vật cưng.
- Yêu cầu các thành viên trong nhóm gửi biểu tượng cảm xúc: Bắt đầu việc này bằng cách sử dụng bảng trắng kỹ thuật số để hiển thị tâm trạng hiện tại.
- Chơi một trò chơi đố nhanh: Hỏi đồng đội của bạn chủ đề Câu đố yêu thích của họ là gì.
- Chuẩn bị một cuộc khảo sát với những câu hỏi thú vị: Bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách hiển thị kết quả cho những người tham gia.
- Thiết lập một tách cà phê hoặc trà: Lên lịch việc này sau trong cuộc họp. Một cuộc trò chuyện vui vẻ với đồ uống luôn có thể khiến mọi người cảm thấy thoải mái.
Có những loại hình nền cuộc họp ảo nào?
Nền ảo là một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất trong các cuộc họp ảo. Trước đây, hình nền ảo trông không đẹp lắm. Nó thường xuyên chặn những người tham gia và khiến họ có vẻ ngoài lộn xộn, không nhất quán.
Với sự trợ giúp của tính năng nhận dạng chuyển động do AI cung cấp, chất lượng của hình nền ảo đã được cải thiện đáng kể. Với nền ảo, những hình ảnh không mong muốn ở nền có thể bị chặn hoặc làm cho thú vị hơn.
Nền tảng cuộc họp ảo hiện cung cấp nhiều tùy chọn cho nhiều loại người tham dự khác nhau. Một số ví dụ về tùy chọn nền ảo như sau:
- Một phiên bản mờ của nền thực hiện tại của bạn
- một màu rắn
- môi trường văn phòng
- môi trường trong nhà hoặc ngoài trời
- Bất kỳ hình ảnh có chủ đề thiên nhiên
Bài viết này đã được đăng trên tạp chí Digital Report số 16.
