Khi ngày càng có nhiều công ty áp dụng các chế độ làm việc từ xa và kết hợp, nhu cầu về các công cụ cộng tác đáng tin cậy và hiệu quả cũng ngày càng tăng. Những công cụ này giúp bạn duy trì tiến độ và hiệu quả mà không cần phải bố trí nhân viên ở cùng một nơi vào cùng một thời điểm.
Microsoft Teams và Google Chat là hai công cụ cộng tác nhóm phổ biến, mỗi công cụ đều có những tính năng và lợi ích riêng. Việc chọn công cụ phù hợp cho nhóm của bạn có thể là một thách thức nhưng chúng tôi sẵn sàng trợ giúp.
Hãy so sánh giá cả, khả năng và tính hữu dụng của cả hai nền tảng để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt.
Tổng quan về nhóm Microsoft
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác mạnh mẽ được ra mắt vào năm 2017 như một phần của bộ phần mềm Microsoft 365. Với một số tính năng nâng cao năng suất và phối hợp công việc, Microsoft Teams đã trở thành một trong những công cụ cộng tác tốt nhất trong thế giới kỹ thuật số.
Microsoft Teams là một ứng dụng đa nền tảng dành cho web, máy tính để bàn và thiết bị di động. Cung cấp cấu trúc nhóm và kênh được tổ chức tốt, cho phép đạt được chức năng tối ưu. Microsoft Teams cung cấp nhiều tính năng, cho dù đó là dành cho cuộc họp ảo, chia sẻ tệp hay quản lý tác vụ.
1. Giá cả
Microsoft Teams cung cấp bốn gói giá để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của tổ chức bạn. Gói miễn phí có các tính năng tối thiểu, với giới hạn thời lượng cuộc họp, kiểm soát quản trị viên nâng cao và các tính năng bảo mật.
Gói trả phí – Microsoft Teams Essentials, Microsoft 365 Business Basic và Microsoft 365 Business Standard – loại bỏ tất cả các hạn chế, tăng kích thước bộ nhớ và cho phép lưu trữ email. Họ có thể chứa tới 300 người mỗi cuộc họp, cùng nhiều cải tiến khác.
Chi phí hàng tháng của Microsoft Teams Essentials là 4 USD cho mỗi người dùng. Giá của các gói Business Basic và Business Standard lần lượt là 6 USD và 12,50 USD cho mỗi người dùng mỗi tháng. Hai tùy chọn cuối cùng tích hợp Teams với Microsoft 365, cung cấp cho bạn quyền truy nhập vào các ứng dụng khác trong Microsoft 365.
2. Lưu trữ tập tin
Microsoft Teams cung cấp một hệ thống lưu trữ mạnh mẽ cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ và cộng tác trên các tệp. Nó hỗ trợ nhiều định dạng tệp, từ tài liệu đến bảng tính và video.
Ngoài ra, tích hợp ứng dụng cho phép các thành viên trong nhóm truy cập và nhập tệp từ OneDrive và các nguồn bên ngoài khác.
3. Hội nghị truyền hình
Công cụ cộng tác nhóm sẽ không thể hoàn thiện nếu không có tính năng cuộc họp ảo. Microsoft Teams cung cấp tính năng truyền phát video và âm thanh chất lượng cao để liên lạc liền mạch trong các cuộc họp.
Trong hội nghị truyền hình, bạn có thể chia sẻ màn hình, tổ chức nhiều người tham gia và ghi lại hội nghị để sử dụng sau. Microsoft Teams cũng giúp các cuộc họp ảo trở nên dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn lên lịch và tham gia các cuộc họp qua Outlook.
Gói Business Standard cho phép bạn tổ chức các hội thảo trên web quy mô lớn với tối đa 10.000 người tham dự.
4. Tích hợp Microsoft 365
Microsoft Teams tích hợp liền mạch với các ứng dụng Microsoft Office như Excel, Word và PowerPoint để cộng tác tối ưu. Điều này cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.
Cái hay của sự tích hợp này là các thành viên trong nhóm có thể làm việc trên các tài liệu trong thời gian thực, cho phép mọi người đóng góp đồng thời. Những thay đổi được thực hiện đối với bất kỳ tài liệu nào trong Teams sẽ tự động được đồng bộ hóa với các ứng dụng Microsoft 365 tương ứng.
Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh lịch Outlook của mình để lọc các cuộc họp và sự kiện trên Microsoft Teams. Điều này giúp bạn dễ dàng truy cập vào thông tin chi tiết và thông báo cuộc họp, giúp việc tổ chức và tham dự cuộc họp trở nên dễ dàng.
5. Hợp tác với khách
Nếu bạn cần làm việc với ai đó bên ngoài nhóm hoặc tổ chức của mình, tính năng cộng tác với khách trong nhóm của bạn sẽ rất hữu ích. Tính năng này cho phép bạn mời khách hàng hoặc cộng tác viên bên ngoài khác tham gia vào các cuộc họp hoặc các phiên động não.
Sau khi nhận được lời mời, bên ngoài có thể truy cập cuộc họp bằng tài khoản Microsoft của họ. Điều này cho phép họ tham gia các cuộc trò chuyện, chia sẻ tệp và cộng tác với nhóm của bạn. Ngoài ra, bạn có toàn quyền kiểm soát hoạt động của khách bằng cách đặt cấp độ truy cập trong quyền.
Tổng quan về Google Trò chuyện
Google Chat là một nền tảng cộng tác nhóm giúp cải thiện khả năng giao tiếp trong tổ chức và làm việc nhóm. Nhờ giao diện thân thiện với người dùng và tích hợp với các công cụ khác, Google Workspace Chat đã trở thành một công cụ thiết yếu cho các nhóm, đặc biệt là những nhóm thường xuyên sử dụng các dịch vụ khác của Google.
Google Chat có các tính năng được tối ưu hóa cho phép bạn giao tiếp qua SMS, chia sẻ tệp và tổ chức hội nghị.
1. Giá cả
Google Chat là một phần trong gói toàn diện mà bạn nhận được khi mua gói Google Workspace. Mặc dù có gói miễn phí dành cho tài khoản Google của bạn nhưng nó chỉ cung cấp các tính năng hạn chế.
Ba gói Google Workspace là Business Starter, Business Standard và Business Plus – với chi phí hàng tháng tương ứng 6 USD, 12 USD và 18 USD cho mỗi người dùng. Google cũng cung cấp gói Enterprise có thể tùy chỉnh mà bạn có thể mua bằng cách liên hệ với nhóm bán hàng.
Số lượng người tham gia cuộc họp video tối đa sẽ khác nhau tùy theo gói đăng ký. Ví dụ: gói Starter chỉ cho phép 100 người, nhưng gói Plus cho phép tối đa 500 người.
2. Lưu trữ tập tin
Dung lượng lưu trữ tệp Google Chat tùy thuộc vào gói giá của bạn. Các gói Starter và Standard cung cấp 30 GB Và 2 TB. Cả gói Plus và Enterprise đều cung cấp 5 TB cho mỗi người dùng nhưng bạn có thể yêu cầu nhiều hơn nếu bạn có đăng ký Doanh nghiệp.
Việc tải tệp lên Trò chuyện sẽ lưu trực tiếp vào Google Trò chuyện chứ không phải Google Drive của bạn. Những tệp này có sẵn ngay lập tức cho người nhận, loại bỏ nhu cầu chia sẻ ứng dụng của bên thứ ba hoặc tệp đính kèm.
Một lợi ích khác của việc sử dụng tính năng này là Google Chat kiểm soát quyền và cấp độ truy cập của tệp. Điều này cho phép bạn kiểm soát những người nào có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu.
3. Tích hợp Google Workspace
Google Chat tích hợp với các ứng dụng khác trong Google Workspace để giúp bạn luôn kết nối. Bạn có thể chia sẻ tệp trực tiếp từ Google Drive và làm việc trên chúng trong thời gian thực với nhóm của mình.
Ngoài ra, ứng dụng Google Workspace cho phép bạn kiểm soát lịch sử công việc của mình và theo dõi những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu. Điều này cho phép bạn kiểm soát các sửa đổi tệp, đảm bảo dự án nhóm của bạn luôn được tổ chức và có thể theo dõi được.
Khi bạn sử dụng Google Chat để tổ chức hội nghị truyền hình, hội nghị truyền hình thực sự sẽ diễn ra thông qua Google Meet. Đây là một phần của ứng dụng Google Workspace đi kèm với gói đăng ký của bạn.
4. Nhắn tin có tổ chức
Google Chat có một hệ thống nhắn tin có tổ chức cho phép bạn trò chuyện cá nhân hoặc trò chuyện nhóm với nhóm của mình. Nền tảng này cũng cung cấp các cuộc hội thoại theo chuỗi trong đó bạn trả lời các tin nhắn cụ thể, luôn cập nhật thông tin chi tiết và ý tưởng và dễ theo dõi.
Ngoài ra, nền tảng này có tính năng tìm kiếm độc đáo để tìm các tin nhắn và tệp cụ thể trong cuộc trò chuyện. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng tính năng Trả lời nhanh được hỗ trợ bởi AI để trả lời nhanh tin nhắn khi bạn bận.
Microsoft Teams và Google Chat: Phán quyết
Microsoft Teams và Google Chat là những nền tảng cộng tác tuyệt vời với các tính năng rất giống nhau. Vì vậy, việc lựa chọn một trong số chúng phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích của nhóm bạn.
Các tính năng mới nhất của Microsoft Teams giúp cuộc họp và trải nghiệm nhóm trở nên liền mạch và dễ dàng. Tuy nhiên, Google Chat cung cấp giao diện hợp lý và trực quan, hoàn toàn phù hợp với các ứng dụng khác của Google.
Về giá cả, Microsoft đang dẫn đầu bằng cách cung cấp Teams dưới dạng một sản phẩm độc lập, bắt đầu với 4 USD cho mỗi người dùng. Trong khi Google Chat bắt đầu bằng 6 USD cho mỗi người dùng và chỉ có trên các ứng dụng Google Workspace khác.
Điều quan trọng cần cân nhắc khi chọn nền tảng cộng tác là đánh giá các công cụ khác mà nhóm của bạn sẽ sử dụng thường xuyên. Ví dụ: nếu quy trình làm việc của bạn phụ thuộc nhiều vào các sản phẩm Office thì việc chọn Microsoft Teams có thể là lựa chọn tốt nhất do tính năng tích hợp liền mạch với các công cụ khác của Microsoft.
Tương tự, nếu nhóm của bạn đã sử dụng Google Workspace thì bạn nên gắn bó với nền tảng cộng tác của họ để duy trì môi trường làm việc nhất quán và hiệu quả.
Sự lựa chọn tốt nhất cho sự hợp tác hiệu quả
Việc chọn nền tảng tốt nhất để cộng tác nhóm là một quyết định quan trọng phụ thuộc vào một số yếu tố chính, bao gồm các yêu cầu cụ thể, quy mô tổ chức, nhu cầu bảo mật và sự hiểu biết của nhóm bạn về các ứng dụng tiềm năng.
Hãy xem xét những công cụ mà nhóm của bạn sử dụng thường xuyên. Nếu bạn phụ thuộc nhiều vào các sản phẩm Office, việc tích hợp liền mạch của Microsoft Teams sẽ mang lại lợi thế. Tương tự, nếu bạn đã sử dụng Google Workspace thì việc sử dụng nền tảng cộng tác của họ sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Việc đánh giá các yếu tố này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và cải thiện sự hợp tác trong nhóm của bạn.
