Bằng cách lựa chọn phần mềm thông minh trong lĩnh vực kế toán, bạn có thể tự động hóa nhiều hoạt động hành chính. Ngoài việc giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, bạn còn lưu tất cả dữ liệu cùng một lúc và tuân thủ nghĩa vụ lưu giữ. Trong bài viết này, chúng tôi xem xét những phần hành chính nào trong kế toán mà bạn có thể tự động hóa.
Tự động quản lý nợ
Một trong những nhiệm vụ hành chính mà bạn có thể dễ dàng tự động hóa và giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian là tự động hóa việc quản lý con nợ. Bằng cách tạo và gửi hóa đơn kỹ thuật số cũng như cho phép khách hàng thanh toán kỹ thuật số, hóa đơn của bạn sẽ sớm được thanh toán nhanh hơn 30%.
Tạo và gửi hóa đơn kỹ thuật số
Nhiều chương trình kế toán trực tuyến và phần mềm thu nợ cung cấp khả năng tạo báo giá và hóa đơn chỉ trong vài cú nhấp chuột. Phần mềm thường theo dõi thời điểm đến hạn thanh toán và thời điểm bạn cần gửi lời nhắc. Bạn thường có thể gửi hóa đơn thông qua chính chương trình kế toán. Đây chỉ là một vài khía cạnh của việc tự động hóa việc quản lý con nợ của bạn. Với phần mềm quản lý công nợ bạn có thể làm được nhiều hơn thế. Chẳng hạn, hóa đơn của bạn không chỉ được thanh toán nhanh hơn vì tất cả dữ liệu đều được lưu trữ, chẳng hạn như bạn sẽ hiểu rõ hơn về dòng tiền của mình.
Hãy để khách hàng của bạn thanh toán kỹ thuật số
Thêm phương thức thanh toán kỹ thuật số vào hóa đơn của bạn. Ví dụ: khách hàng có thể thanh toán trực tuyến trực tiếp thông qua iDEAL hoặc phương thức thanh toán khác. Điều này giúp khách hàng dễ dàng thanh toán. Bằng cách này, bạn thường nhận được tiền nhanh hơn và ít phải làm gì hơn với những hóa đơn còn tồn đọng trong thời gian dài.
Quản lý tín dụng
Đôi khi hóa đơn không được thanh toán. Sau đó sẽ mất rất nhiều thời gian để thực hiện việc thanh toán hoặc gọi cho các cơ quan thu nợ. Nhiều chương trình quản lý khoản phải thu có phần mềm quản lý tín dụng. Do đó, các quy trình tốn thời gian trong lĩnh vực này sẽ được bạn loại bỏ.
Tận dụng các liên kết
Đảm bảo rằng gói kế toán của bạn có thể “nói chuyện” với các hệ thống khác như bảng lương, cửa hàng trực tuyến, đăng ký thời gian, Cơ quan Quản lý Thuế và Hải quan và các cơ quan khác. Điều này cho phép bạn trao đổi dữ liệu rất nhanh chóng. Nói cách khác: bạn càng liên kết nhiều thì việc hạch toán của bạn sẽ diễn ra càng nhanh. Mọi thứ được thu thập tại một điểm trung tâm và bạn có cái nhìn sâu sắc về dữ liệu tài chính của mình bất cứ lúc nào. Bạn càng kết nối được nhiều dữ liệu thì thông tin chi tiết càng phù hợp và việc định hướng cũng như đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu này càng trở nên dễ dàng hơn.
Tự động gửi tờ khai VAT của bạn
Một trong những điều dễ dàng hơn nhiều khi bạn sử dụng liên kết là thực hiện khai thuế VAT. Nhiều doanh nhân phản đối điều đó. Nếu kế toán của bạn không được tự động hóa, việc khai thuế VAT có thể là một công việc tốn thời gian. Với gói kế toán tốt, bạn có thể thực hiện khai thuế VAT chỉ trong vài cú nhấp chuột. Nếu bạn đã xử lý tất cả dữ liệu tài chính một cách chính xác, chương trình sẽ tự động chuẩn bị tờ khai thuế VAT cho bạn và sau khi được bạn chấp thuận, chương trình có thể gửi ngay đến Thuế.
Liên kết ngân hàng
Một chức năng hữu ích của các chương trình kế toán hiện đại là liên kết ngân hàng. Mọi dữ liệu từ internet Banking sẽ tự động được đưa vào hệ thống kế toán. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, bạn có thể xóa các giao dịch trong phần quản trị. Bằng cách này, kế toán của bạn sẽ luôn được cập nhật và tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu.
Sử dụng dữ liệu cho tương lai
Bằng cách thu thập tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi, bạn có thể sử dụng dữ liệu này cũng như các công cụ báo cáo và phân tích mà các chương trình kế toán cung cấp để có được thông tin quản lý định hướng trong tương lai. Ví dụ: bạn hiểu rõ hơn về lợi nhuận trên mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ, nhờ đó bạn biết mình nên tập trung vào đâu với tư cách là một doanh nhân. Càng liên kết nhiều dữ liệu từ các chương trình khác nhau, bạn sẽ nhận được càng nhiều thông tin kiểm soát phù hợp. Ví dụ, nhân viên có được trả lại tiền lương không? Người bán nào đạt được doanh thu cao nhất? Bạn có thể dễ dàng trả lời những câu hỏi này nếu bạn liên kết chương trình kế toán của mình với quản lý tiền lương.
Bảo mật và sao lưu
Nếu bạn chọn một chương trình kế toán, hãy chú ý đến các biện pháp bảo mật và các tùy chọn sao lưu. Điều quan trọng là phải bảo vệ đúng cách thông tin tài chính của công ty bạn. Ví dụ: điều quan trọng là chương trình phải thường xuyên tạo bản sao lưu tự động các tệp và cơ sở dữ liệu được lưu trữ ở một vị trí an toàn. Ngoài ra, điều quan trọng là chương trình phải tuân thủ tất cả các quy định trong lĩnh vực luật bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư.
