Excel là một chương trình mà hầu hết chúng ta sẽ phải đối mặt vào một lúc nào đó và chúng ta cũng phải vật lộn với nó, nhưng chúng tôi có một số mẹo dành cho bạn mà có thể sẽ khiến điều này bớt đi rất nhiều. Chúng tôi đã thu thập các mẹo hữu ích nhất dành cho Excel để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút.
Sử dụng dữ liệu mẫu
Đôi khi bạn phải chuẩn bị một bảng tính trước khi có dữ liệu vào đó, với sự trợ giúp của Excel, bạn có thể đưa dữ liệu tùy ý vào đó để kiểm tra xem tất cả các công thức có hoạt động chính xác hay không. Bạn thực hiện việc này bằng cách NGẪU NHIÊN GIỮA (1.1000) vào công thức, trả về một số nằm trong khoảng 1 và 1000 được tạo và bạn có thể kiểm tra xem các công thức tiếp theo có hoạt động chính xác hay không.
Để lấy số ở nhiều ô các bạn đưa chuột vào góc phải ô rồi kéo công thức xuống.
Cố định một hàng hoặc cột
Bạn muốn có một số dữ liệu quan trọng liên tục được xem nhưng điều này sẽ khó khăn nếu bạn phải cuộn xuống. Bạn có thể cố định các hàng để giải quyết vấn đề này. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn các hàng có liên quan và chọn ‘chặn hàng trên cùng’ trong tab hình ảnh.
Tất nhiên bạn có thể làm tương tự cho một cột. Ở cùng một nơi, bạn cũng có tùy chọn ‘chặn cột đầu tiên’.
Bạn không cần phải tự tạo công thức
Công thức là một phần cực kỳ hữu ích của Excel nhưng có thể mất nhiều thời gian để tự viết tất cả chúng. May mắn thay, bạn sẽ tìm thấy tất cả các công thức được tạo sẵn trong tab công thức mà bạn có thể sử dụng cho các ô của mình. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Chọn tất cả dữ liệu cùng một lúc
Bạn có thể chọn mọi thứ bằng cách nhấn Ctrl và A. Nhưng có một tùy chọn khác để chọn toàn bộ trang tính của bạn cùng một lúc. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào hình tam giác bên cạnh chữ A và phía trên chữ 1.
Định dạng có điều kiện
Các chuyên gia về Excel còn gọi đây là chức năng quan trọng nhất của Excel, trong khi một số người trong chúng ta có thể chưa từng nghe đến nó. Tại đây bạn có thể tô màu các ô với một giá trị nhất định và có nhiều cách khác nhau để thực hiện việc này. Điều này giúp bạn làm cho dữ liệu của bạn rõ ràng và minh bạch. Ví dụ: trong báo cáo lãi lỗ, bạn có thể làm cho khoản lỗ cao hơn trở nên đỏ hơn và lợi nhuận cao hơn xanh hơn. Đây là một chức năng mà bạn phải nắm vững, nhưng sau một thời gian thực hành, bạn sẽ thực sự được hưởng lợi từ nó.
Đọc: Sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel
Tạo hằng số
Nếu bạn làm việc nhiều với Excel, bạn có thể sử dụng các số lớn tương tự thường xuyên hơn. Sau đó, bạn có thể chuyển đổi những số phức này thành hằng số của một từ ngắn để sử dụng nhanh hơn trong các công thức.
Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab công thức và nhấp vào ‘xác định tên’. Tại đây, bạn có thể nhập tên của hằng số và số mà nó đề cập đến.
Thêm nhận xét
Những người khác có thể cũng sẽ phải đọc bảng tính của bạn, vì vậy sẽ rất hữu ích nếu họ hiểu được bảng tính đó. May mắn thay, Excel còn cho phép bạn thêm chú thích để giải thích bảng tính. Bạn phải nhấp chuột phải vào một ô và sau đó nhấn ‘chèn nhận xét’. Các ô có nhận xét sẽ hiển thị cờ đỏ ở góc.
Trong thẻ kỳ nghỉ năm 2020, chúng tôi đã điền các ngày nghỉ bằng nhận xét.
Nếu không, bạn luôn có thể chuyển đến tab Đánh giá và nhấn “Hiển thị Nhận xét” để hiển thị tất cả nhận xét cùng một lúc.
Tạo lối tắt của riêng bạn
Ở thanh trên cùng, bạn có thể có tất cả các phím tắt như ‘Lưu’ hoặc ‘Hoàn tác’. Bạn có thể tự mình thêm nhiều hơn vào điều này. Trước tiên, bạn phải chuyển đến tab tệp rồi đến Tùy chọn (ở dưới cùng), tại đây bạn có thể nhấn ‘Thanh công cụ truy cập nhanh’ nơi bạn có thể chọn từ các phím tắt khác nhau mà sau đó bạn có thể đặt vào thanh công cụ.
Khi Excel sử dụng quá nhiều bộ xử lý
Nếu bạn có một tệp lớn với nhiều công thức phức tạp, điều này có thể đòi hỏi nhiều thứ từ máy tính của bạn, điều này có thể khiến máy chạy chậm. Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách chuyển đến tab Tệp, Tùy chọn (phía dưới bên trái) rồi đến Nâng cao.
Tại đây, bạn có thể tắt hoàn toàn ‘cho phép tính toán với nhiều luồng’ trong tiêu đề Công thức hoặc chỉ cho phép một số phép tính theo cách thủ công. Kết quả là việc tính toán các công thức phức tạp sẽ chậm hơn một chút nhưng máy tính của bạn sẽ còn nhiều năng lượng để thực hiện các tác vụ khác.
Nếu thường xuyên sử dụng file lớn hơn 4GB, bạn nên cân nhắc chuyển sang phiên bản Excel 64-bit.
Dự đoán ngày
Excel thậm chí còn có chức năng cho phép bạn có dữ liệu được Excel dự đoán dựa trên dữ liệu trước đó. Trước tiên, bạn cần có tất cả dữ liệu có ngày chính xác trong bảng tính của mình. Sau đó, bạn có thể chọn mục này và sau đó nhấp vào ‘bảng dự đoán’ trong tab dữ liệu.
Điều này sẽ cung cấp cho bạn một biểu đồ đường với một dự đoán. Tất nhiên, bạn không nên giả định điều này, nhưng việc hiểu rõ hơn về dữ liệu của bạn có thể hữu ích.
Một số phím tắt
Là mẹo hữu ích cuối cùng dành cho Excel, chúng tôi có một số phím tắt để bạn làm việc nhanh hơn. Phím tắt [Ctrl]+[Shift]+[$] hoạt động lý tưởng để chuyển đổi ngay lập tức tất cả dữ liệu đã chọn sang loại tiền tệ mặc định của bạn. Bạn có thể đối diện [Ctrl]+[Shift]+[#] sử dụng để đặt lại tất cả dữ liệu về mặc định.
Với những mẹo này, bạn sẽ tiến xa hơn rất nhiều trong Excel nhưng luôn có nhiều điều cần khám phá về Excel. Vì vậy, hãy chắc chắn tiếp tục thử những điều mới và bạn sẽ ngày càng thành thạo hơn với nó.
Đọc: Báo giá thời gian thực trong Excel
