Để bắt kịp với các tình huống thay đổi, cải tiến quy trình kinh doanh (BPI) là điều cần thiết đối với bất kỳ tổ chức nào.
Mỗi công ty đều phải xử lý hàng trăm quy trình kinh doanh. Không một doanh nhân nào có thể gọi những quy trình này là đáng tin cậy 100% vì luôn có những điểm nghẽn khiến họ tốn thời gian và tiền bạc.
Tối ưu hóa hoặc hợp lý hóa các quy trình kinh doanh này có thể giúp loại bỏ mọi vấn đề gây bất tiện cho nhóm hoặc khách hàng của bạn. Chúng ta hãy xem cách cải tiến quy trình kinh doanh hoạt động như thế nào và nó giúp doanh nghiệp của bạn phát triển như thế nào.
Cải tiến quy trình kinh doanh là gì?
Quy trình kinh doanh là những nhiệm vụ bạn thực hiện để điều hành doanh nghiệp của mình. Bạn cần hợp lý hóa các quy trình này để luôn vững mạnh trong thế giới cạnh tranh này. Vì vậy, cải tiến quy trình kinh doanh có nghĩa là liên tục tối ưu hóa quy trình kinh doanh để tăng năng suất và hiệu quả.
Quy trình kinh doanh của công ty bao gồm ba loại hoạt động:
- Nhiệm vụ vận hành: những nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà công ty phải thực hiện hàng ngày, chẳng hạn như sản xuất, hậu cần và báo cáo.
- Nhiệm vụ quản lý: những nhiệm vụ này bao gồm lập ngân sách, quản lý và phát triển nguồn nhân lực.
- Nhiệm vụ hỗ trợ: Các nhiệm vụ khác thuộc loại này, chẳng hạn như hỗ trợ kỹ thuật, tuyển dụng, kế toán, v.v.
Tất cả các nhiệm vụ thuộc các loại này phải được đánh giá và sửa đổi thường xuyên để ngăn ngừa sự kém hiệu quả. Với BPI, các công ty có thể liên tục thực hiện những thay đổi tích cực đối với các hoạt động này phù hợp với ý kiến đóng góp từ các bên liên quan bên trong và bên ngoài.
Những cải tiến này hoặc là giới thiệu những cách thức thực hiện mới hoặc loại bỏ những thiếu sót của các quy trình hiện tại. Trong cả hai trường hợp, mục tiêu là hợp lý hóa quy trình.
Tầm quan trọng của việc cải thiện quy trình kinh doanh
Cho dù tổ chức của bạn thuộc ngành nào, bạn cũng cần phải thích ứng với sự thay đổi để tồn tại trong cuộc cạnh tranh. Cải thiện quy trình kinh doanh cho phép thay đổi này.
Trong quá trình này, các công ty có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và xác định bất kỳ điểm kém hiệu quả nào cần được giải quyết. Giúp các tổ chức hiểu hệ thống và phát triển theo tiêu chuẩn ngành.
Ngoài ra, nó còn mang đến một góc nhìn mới mẻ về quy trình kinh doanh nhằm cải thiện năng suất, chất lượng, mối quan hệ khách hàng và phát triển kỹ năng.
Cải tiến quy trình kinh doanh hoạt động như thế nào?
# 1. Chọn một quy trình
Trước tiên, bạn cần xác định các lĩnh vực hoặc quy trình cần cải thiện. Mặc dù có nhiều quy trình kinh doanh đang chạy trong công ty nhưng bạn có thể ưu tiên các quy trình lặp đi lặp lại để cải tiến.
#2. Các vấn đề với quá trình lập bản đồ
Tập trung vào quy trình đã chọn để xác định các vấn đề cần giải quyết. Lập bản đồ có nghĩa là trực quan hóa toàn bộ hoạt động và tìm ra các điểm nghẽn.
#3. Phân tích quy trình kinh doanh
Bây giờ bạn cần phân tích các điểm yếu để tìm ra vấn đề có thể khắc phục. Bạn có thể đặt những câu hỏi liên quan đến những người phụ trách để nhận được câu trả lời.
#4. Thiết kế lại quy trình
Ở giai đoạn này, bạn cần thiết kế lại quy trình để làm cho nó tốt hơn. Sử dụng phương pháp thích hợp nhất để loại bỏ các vấn đề đã được xác định và hợp lý hóa các quy trình.
#5. Nhận tài nguyên
Để hợp lý hóa bất kỳ quy trình kinh doanh nào, các công ty cần đảm bảo các nguồn lực cần thiết. Điều này có thể là mua phần mềm, phần cứng hoặc nhân lực mới. Nhận được sự chấp thuận của quản lý cho tất cả những điều này.
#6. Kiểm tra quy trình mới
Trước khi áp dụng hệ thống BPI trong tổ chức của bạn, thử nghiệm là một quy trình bắt buộc. Kiểm tra từng bước trong quy trình làm việc của bạn để không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng. Nếu bạn cần thay đổi, đây là bước để thực hiện điều đó.
#7. Thực hiện phương pháp
Sau khi được ban quản lý thử nghiệm và phê duyệt thành công, đã đến lúc triển khai phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh. Bạn có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ và mở rộng phạm vi của mình để có kết quả tốt hơn.
#8. Xem xét và tinh chỉnh
Công việc của bạn không kết thúc ở giai đoạn thực hiện. Bạn cần liên tục theo dõi xem các phương pháp mới có cải thiện quy trình của bạn hay không. Đôi khi việc sàng lọc có thể cần thiết và nên được thực hiện tương ứng.
Các phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh
Tùy thuộc vào quy trình kinh doanh và ngành nghề của bạn, bạn có thể chọn các phương pháp sau cho BPI.
# 1. Phương pháp nhanh nhẹn
Phương pháp này giải phóng dự án khỏi thời hạn nghiêm ngặt và cho phép lặp lại nhiều lần hơn. Dựa trên phản hồi của nhóm và khách hàng, Agile cho phép bạn khắc phục các vấn đề nổi bật. Nó cũng cải thiện sự giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các bên.
#2. sản xuất tinh gọn
Mục đích của phương pháp này là loại bỏ lãng phí và do đó giảm chi phí. Ngoài ngành sản xuất, các công ty khác cũng có thể thực hiện các nguyên tắc cơ bản của nó. Ở đây, các nhóm cần hiểu nhận thức của người mua để loại bỏ sự lãng phí và dư thừa.
#3. Sáu Sigma
Cách tiếp cận phổ biến này có thể giảm bớt sự biến động và sai sót bằng cách tận dụng dữ liệu và số liệu thống kê trong khi tối đa hóa giá trị. Six Sigma tập trung vào việc sử dụng DMAIC và DMADV để hợp lý hóa quy trình và tăng ROI.
#4. Quản lý chất lượng tổng thể (TQM)
Các công ty sử dụng phương pháp này cần phải huy động toàn bộ đội ngũ của mình để cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nó mang đến cho nhân viên một môi trường làm việc và văn hóa nơi kinh nghiệm được coi trọng và khuyến khích chia sẻ mục tiêu kinh doanh chung.
#5. Lý thuyết ràng buộc
Phương pháp Lý thuyết về các ràng buộc được sử dụng rộng rãi ở bất cứ nơi nào có nhu cầu cải tiến ngay lập tức. Anh ta có thể xác định những điểm nghẽn trong quy trình và cải thiện chúng cho đến khi chúng được loại bỏ.
#6. Kaizen
Phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh này tập trung vào thực hành Lean và Agile. Nó sửa đổi một chút công việc và văn hóa doanh nghiệp của bạn để cải thiện chất lượng và hiệu quả của quy trình.
#7. Kanban
Kanban là một kỹ thuật xử lý công việc trực quan cho phép bạn xác định các vấn đề và loại bỏ các tắc nghẽn. Nhờ đó, bạn có thể tăng hiệu quả và theo dõi tiến độ sáng kiến của mình.
#8. Vừa kịp giờ
Phương pháp này lý tưởng cho các công ty sản xuất muốn giảm thiểu chi phí lưu kho bằng cách sản xuất hàng hóa khi cần thiết. Trong hầu hết các trường hợp, nó được sử dụng cùng với phương pháp Kanban để dự báo chính xác và tránh tình trạng dư thừa công suất.
#9. Lập bản đồ quy trình
Các công ty có thể phát triển kế hoạch cải tiến quy trình bằng cách sử dụng kỹ thuật trực quan hóa quy trình làm việc này. Bạn cũng có thể sử dụng nó để phát triển bản đồ cho các vai trò hoặc mục tiêu kinh doanh cụ thể.
#10. PDCA
Mô hình này có nghĩa là lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động. Là một phần của phương pháp Kaizen, nó giúp các tổ chức xác định các quy trình không hiệu quả.
Lợi ích của việc cải thiện quy trình kinh doanh
Sự linh hoạt trong kinh doanh
Bằng cách cải thiện quy trình kinh doanh, các công ty có thể có nhiều khả năng hơn trong việc đáp ứng các yêu cầu luôn thay đổi của khách hàng. Họ có thể phản ứng nhanh chóng với các yêu cầu và điều chỉnh thiết kế cho phù hợp.
Khả năng hiển thị tốt hơn về quy trình của bạn
Để triển khai BPI, các công ty cần trực quan hóa toàn bộ quy trình làm việc. Nó cho phép họ giám sát các quy trình kinh doanh và đo lường hiệu quả của từng giai đoạn.
Kinh tế💰
Mục đích của việc hợp lý hóa các quy trình kinh doanh là loại bỏ các nút thắt và sự kém hiệu quả. Vì nó cho phép bạn xác định và loại bỏ những chi phí không cần thiết nên tổng chi phí của bạn sẽ tự động giảm xuống.
Tăng năng suất
Để giữ cho quy trình của bạn luôn hiệu quả, BPI loại bỏ tất cả các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và không cần thiết khỏi quy trình làm việc của bạn. Nhờ đó, năng suất làm việc của nhân viên tăng lên gấp nhiều lần.
Tuân thủ và bảo mật
Thực hiện cải tiến quy trình kinh doanh có nghĩa là có một nơi làm việc được quản lý và điều tiết hợp lý. Vì vậy, các công ty này có thể tuân thủ các quy định và thực hiện các biện pháp bảo mật cần thiết.
Sự hài lòng của khách hàng và nhân viên
Mỗi quy trình ngẫu hứng sẽ tăng thêm giá trị cho khách hàng. Nhờ sự hài lòng của khách hàng, bạn có thể kinh doanh phát đạt. Nó cũng làm cho nhóm của bạn hoạt động hiệu quả và năng suất bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết.
Những thách thức trong việc cải thiện quy trình kinh doanh
# 1. Sự phản kháng của công nhân
Thách thức lớn nhất mà BPI phải đối mặt là sự phản kháng của người lao động. Hầu hết mọi người đều phản đối bất kỳ sự thay đổi nào và thích tiếp tục làm việc theo cách truyền thống. Vì vậy, công ty cần làm cho nhân viên hiểu được lợi ích của sự cải tiến này. Nếu không, sáng kiến sẽ thất bại hoàn toàn.
#2. Không có khả năng thiết lập mục tiêu
Trong quá trình này, lãnh đạo cần có mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, họ sẽ không thể có được bức tranh toàn cảnh về hướng đi của công ty. Mặc dù các mục tiêu sẽ cho bạn biết nên đầu tư thời gian và nguồn lực vào đâu, nhưng việc thiếu chúng sẽ gây khó khăn cho việc cải thiện quy trình kinh doanh của bạn.
#3. Điều chỉnh thời gian⏲️
Để mọi thứ có thể thành công, bạn cần cho nó một chút thời gian. Nhiều công ty nhận thấy việc cải tiến quy trình là không thể do hoạt động hàng ngày của họ. Tuy nhiên, thường có thể hợp lý hóa quy trình công việc và chỉ định một người thực hiện quy trình. Tuy nhiên, các công ty thậm chí có thể thuê một nhà thầu hoặc người làm việc tự do để phân tích quy trình.
#4. Giới thiệu các công nghệ mới
Hầu hết các cải tiến quy trình kinh doanh đều yêu cầu phải tạm biệt các ứng dụng cũ và áp dụng các công nghệ mới. Hầu hết các công ty thấy điều này rất khó khăn. Ngoài việc tốn kém, bạn cũng cần cho nhân viên của mình làm quen với các công nghệ tiên tiến.
Phương pháp giáo dục
Nguyên tắc cơ bản của cải tiến quy trình kinh doanh: Udemy
Khóa học Nguyên tắc cơ bản về cải tiến quy trình kinh doanh này dạy cho bạn khuôn khổ và các bước cần thiết cho BPI. Việc điều chỉnh các quy trình kinh doanh phù hợp với mục tiêu và tìm ra các giải pháp thiết thực để cải tiến cũng được đưa vào khóa học này.
Bạn cũng có thể tìm hiểu cách sử dụng nhiều công cụ khác nhau để tạo quy trình kinh doanh mới và kỹ thuật đo lường mục tiêu từ tài nguyên này.
Cải thiện quy trình kinh doanh hiệu quả: Udemy
Khóa học Cải thiện quy trình kinh doanh hiệu quả này dạy cho bạn tác động của việc cải tiến quy trình kinh doanh để bạn có thể thiết kế lại quy trình tổ chức của mình.
Khóa học này dạy cách phát triển mô hình BPI, triển khai nó trong một dự án và đo lường tiến độ. Bao gồm 2,5 giờ video theo yêu cầu và chứng chỉ sau khi hoàn thành khóa học.
Cải tiến quy trình kinh doanh
Cuốn sách cải tiến quy trình kinh doanh này cho bạn biết cách triển khai các kỹ thuật cải tiến chất lượng trong ngành dịch vụ.
Nó cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu BPI ngay lập tức. Từ tài nguyên này, bạn cũng có thể tìm hiểu cách xây dựng và đào tạo các nhóm về BPI, đơn giản hóa quy trình, giảm thời gian và theo dõi tiến độ.
Một bộ công cụ để cải thiện quy trình kinh doanh
Cuốn sách Bộ công cụ cải tiến quy trình kinh doanh này sẽ cung cấp những hiểu biết thực tế và toàn diện về việc xây dựng một hệ thống BPI gắn kết.
Nó thảo luận về mô hình BPI sử dụng phép đo hiệu suất và giới thiệu các công cụ liên quan. Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu cách sử dụng các công cụ này và lấy mẫu để triển khai.
những từ cuối
Nếu không cải thiện quy trình kinh doanh thì không thể duy trì được sự cạnh tranh. Nó cho phép bạn khám phá những điểm yếu và sự kém hiệu quả của mình, từ đó bạn có thể thực hiện các phương pháp mới để cải thiện chúng.
Ở đây chúng ta đã thảo luận về cách thế giới đang cải thiện quy trình kinh doanh, cùng với một số khóa học và sách hữu ích để tìm hiểu về nó. Khi bạn đã biết đủ, hãy bắt đầu thực hiện những cải tiến cần thiết để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.
Bạn cũng có thể tìm hiểu về phần mềm quản lý quy trình kinh doanh.
