Nhờ đại dịch, hầu hết các nhân viên đang làm việc ảo. Xu hướng này sẽ tiếp tục duy trì ngay cả sau khi đại dịch kết thúc, vì cả công ty và nhân viên đều hiểu rằng đó là một môi trường làm việc tốt hơn. Điều đó cũng có nghĩa là các công cụ cộng tác trực tuyến trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Và nếu bạn muốn cộng tác với đồng nghiệp của mình trong các dự án, bạn cần một công cụ cộng tác tài liệu trực tuyến mạnh mẽ và an toàn. Chúng tôi đã thử nghiệm OnlyOffice cho cùng mục đích và tôi nghĩ đây là một trong những công cụ cộng tác tài liệu trực tuyến tốt nhất trên thị trường. Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cho bạn tất cả các tính năng tốt nhất của OnlyOffice Docs để giúp bạn hiểu điều gì khiến nó trở thành một công cụ cộng tác tài liệu trực tuyến an toàn.
Các tính năng chính
OnlyOffice là một giải pháp hoàn chỉnh cho mọi nhu cầu về tài liệu của bạn. Cho dù bạn muốn viết các báo cáo phức tạp, tạo các bản trình bày bắt mắt, hoặc hiển thị dữ liệu trong bảng và biểu đồ, OnlyOffice có thể xử lý mọi nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, trọng tâm của cuộc thảo luận của chúng tôi cho bài viết này sẽ là tính năng cộng tác trực tuyến an toàn và mạnh mẽ của nó.
OnlyOffice không phải là một dịch vụ tài liệu giới thiệu sự cộng tác như một suy nghĩ sau. Ngược lại, cộng tác là một trong những trụ cột sáng lập của dịch vụ này. Vì vậy, mọi thứ bạn có thể làm với OnlyOffice ở chế độ ngoại tuyến, bạn có thể thực hiện trực tuyến trong khi cộng tác với những người khác. Nó cung cấp cho bạn một hệ thống cộng tác mạnh mẽ có tất cả các tính năng mà bạn có thể yêu cầu từ một công cụ như vậy.
Trong phần này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số tính năng cộng tác chính của nó mà bạn có thể mong đợi từ dịch vụ này.
1. Quyền đối với tài liệu linh hoạt
Một trong những điều lớn nhất cần xem xét khi cộng tác với những người khác trên một tài liệu là lượng truy cập mà bạn muốn đồng nghiệp của mình có. Đôi khi bạn muốn đồng nghiệp có thể chỉnh sửa tài liệu, trong khi những lần khác, bạn có thể muốn họ theo dõi và đưa ra phản hồi.
Các quyền tài liệu linh hoạt của OnlyOffice cho phép bạn xử lý tất cả các trường hợp sử dụng này. Bạn có thể cấp quyền cho các tài liệu ở các chế độ xem xét, chỉnh sửa, chỉ nhận xét, điền biểu mẫu và chỉ xem. Bạn thậm chí có thể hạn chế các tùy chọn sao chép, tải xuống và in.
Ở phía bên kia của phổ, bạn có thể chọn chia sẻ tài liệu công khai để bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập. Như bạn có thể thấy, bạn có toàn quyền kiểm soát cách mọi người có thể tương tác với tài liệu của bạn.
2. Các chế độ đồng chỉnh sửa khác nhau
Khi bạn đang làm việc với những người dùng khác trong thời gian thực, OnlyOffice cung cấp hai chế độ đồng chỉnh sửa khác nhau. Đầu tiên là Chế độ nhanh, hiển thị tất cả các thay đổi ngay lập tức sau khi nhập. Thứ hai là chế độ Nghiêm ngặt, chỉ hiển thị các thay đổi khi người dùng lưu chúng.
Tôi thường sử dụng chế độ nhanh vì tôi muốn xem các thay đổi trong thời gian thực. Nhưng đối với một số tài liệu mà tôi không muốn bị quấy rầy bởi những thay đổi liên tục và chỉ muốn xem sản phẩm cuối cùng, thì chế độ Nghiêm ngặt hoạt động tốt. Nó cho phép tôi cộng tác trên một tài liệu mà không bị phân tâm không cần thiết.
3. Theo dõi các thay đổi
Nếu bạn muốn cộng tác trên các tài liệu trực tuyến, bạn cần một cách hiệu quả để theo dõi các thay đổi, để bạn biết ai đã làm gì. OnlyOffice là tuyệt vời trong việc này. Nó không chỉ cho phép bạn xem xét các thay đổi do đồng nghiệp của bạn thực hiện, nhưng nó cũng cho phép bạn chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi khi bạn thấy phù hợp. Vì vậy, nếu bạn không thích những gì đồng nghiệp của mình đã làm, bạn có thể từ chối các thay đổi để quay lại tài liệu ban đầu.
4. Lịch sử phiên bản
Một tính năng cộng tác trực tuyến quan trọng khác là lịch sử phiên bản. Lịch sử phiên bản là một tính năng quan trọng vì nó cho phép bạn theo dõi tài liệu của mình và cho phép bạn chuyển sang các phiên bản trước đây một cách dễ dàng. Giả sử bạn không hài lòng với hình thức hiện tại của tài liệu hoặc bạn xóa nhầm thông tin quan trọng. Bạn có thể sử dụng tính năng lịch sử phiên bản để khôi phục các phiên bản trước đây của tài liệu.
5. Giao tiếp tích hợp
OnlyOffice cũng có một tính năng giao tiếp tích hợp cho phép bạn dễ dàng giao tiếp với đồng nghiệp của mình. Tôi thấy tính năng này rất tiện lợi vì nó giữ cho công việc và liên lạc của tôi trong cùng một ứng dụng. Tôi không phải chuyển đổi ứng dụng để tìm bối cảnh cho công việc của mình. Bạn có thể gắn thẻ tác giả và để lại bình luận cho họ. Bạn thậm chí có thể sử dụng dịch vụ trò chuyện thời gian thực để thảo luận về các điểm trong khi làm việc trên tài liệu.
6. Tích hợp với các nền tảng kinh doanh phổ biến
OnlyOffice Docs cũng có thể kết nối với các nền tảng kinh doanh yêu thích của bạn với các trình kết nối sẵn sàng sử dụng. Bạn có thể tích hợp OnlyOffice với các dịch vụ như Alfresco Share, Confluence, HumHub, Liferay, Nextcloud, ownCloud, và hơn thế nữa.
Và đây không chỉ là những kết nối hời hợt. OnlyOffice đã xây dựng các liên kết sâu cho phép bạn chỉnh sửa và cộng tác an toàn trên các tài liệu có kích thước và độ phức tạp bất kỳ trong các nền tảng được đề cập ở trên. Và dịch vụ đã phát hành mã của nó dưới dạng mã nguồn mở trên GitHub, vì vậy bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra các lỗ hổng bảo mật.
7. Phòng riêng
Một tính năng độc đáo của OnlyOffice Docs giúp phân biệt nó với các dịch vụ cộng tác tài liệu trực tuyến khác là mã hóa end-to-end. Nếu bạn làm việc và cộng tác trên các tài liệu nhạy cảm, OnlyOffice là công cụ tốt nhất để sử dụng. Nó cung cấp mã hóa end-to-end của tài liệu, bảng tính và bản trình bày thông qua tính năng Phòng riêng.
Tất cả dữ liệu được mã hóa cục bộ trên máy chủ của bạn và chỉ dữ liệu được mã hóa mới đến máy chủ của chúng. Bất chấp mã hóa, bạn vẫn có quyền truy cập vào các tính năng cộng tác trực tuyến như nhập liệu theo thời gian thực, lịch sử tài liệu, trò chuyện và hơn thế nữa. Bạn không phải nhảy qua bất kỳ vòng bổ sung nào để làm cho nó hoạt động.
8. Các tính năng khác
OnlyOffice Docs đã nhận được một bản cập nhật lớn với phiên bản của nó 6.0 phát hành vào tháng 10 năm 2020. Bạn nhận được rất nhiều tính năng mới trong bảng tính OnlyOffice cùng với một số cải tiến năng suất trong trình chỉnh sửa trực tuyến OnlyOffice. Bây giờ bạn có thể sử dụng bảng tính để tạo bảng tổng hợp, sử dụng định dạng có điều kiện, sử dụng máy cắt cho các bảng được định dạng của bạn, loại bỏ các bản sao bằng một cú nhấp chuột và làm được nhiều hơn thế.
Các cải tiến khác bao gồm kéo và thả hỗ trợ cho các giá trị, liên kết nội bộ, thuộc tính ô mới, tìm kiếm nhanh các chức năng, cải thiện trải nghiệm sao chép và dán, macro tự động, v.v. Bản cập nhật này được theo sau bởi một phiên bản mới 6.1 cập nhật vào tháng 12 mang đến nhiều tính năng mới hơn.
Có một chế độ xem trang tính mới chỉ thay đổi chế độ xem dữ liệu của bạn mà không ảnh hưởng đến quan điểm của các cộng tác viên của bạn. Đây là một tính năng được hoan nghênh vì nó cho phép nhiều người dùng làm việc trên cùng một trang tính một cách tự do. Ngoài ra, giờ đây bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa dữ liệu biểu đồ, thêm ghi chú cuối và tài liệu tham khảo, đồng thời sử dụng tính năng đếm dòng trong tài liệu, trong số nhiều thứ khác.
Giá cả và tính sẵn có
Bạn có thể sử dụng OnlyOffice Docs như một bộ phần mềm trực tuyến hoặc tải xuống và sử dụng các ứng dụng gốc trên máy của bạn. Các ứng dụng có sẵn cho tất cả các hệ điều hành máy tính để bàn và điện thoại di động phổ biến. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng nó trên Windows, thiết bị macOS, Linux, Android và iOS. Điều này làm cho OnlyOffice trở thành một trong những công cụ cộng tác tài liệu trực tuyến linh hoạt nhất trên thị trường khi nói đến khả năng tương thích với nền tảng.
OnlyOffice Docs cũng có sẵn như một phần của Không gian làm việc, nơi cung cấp cho bạn quyền truy cập vào một bộ ứng dụng để quản lý nhóm và cộng tác hiệu quả. Là một phần của không gian làm việc, ngoài OnlyOffice Docs, bạn còn có OnlyOffice Groups để quản lý các quy trình kinh doanh, OnlyOffice Mail để xử lý email và OnlyOffice Talk để giao tiếp với các thành viên trong nhóm của bạn.
Một điều tốt nữa về OnlyOffice là nó cho phép bạn sử dụng các dịch vụ của nó trên các máy chủ tự lưu trữ. Vì vậy, nếu bạn không muốn dữ liệu của mình trên máy chủ của họ, bạn có thể sử dụng tự lưu trữ. Ngoài ra còn có phiên bản cài đặt và cập nhật tự động bằng một cú nhấp chuột cho AWS.
Về giá cả, gói Home Server bắt đầu từ $ 149 (10 thành viên), trong khi giấy phép thương mại sẽ có giá $ 1200 cho 50 kết nối đồng thời. Ngoài ra còn có giá riêng cho các máy chủ phát triển. Và nếu bạn không hài lòng với giá cả được định hình sẵn, bạn có thể liên hệ với công ty để nhận báo giá tùy chỉnh.
Truy cập trang web OnlyOffice
Sử dụng tài liệu OnlyOffice để cộng tác tài liệu được mã hóa theo thời gian thực
Tôi đã sử dụng nhiều công cụ cộng tác tài liệu trực tuyến trong quá khứ. Không ứng dụng nào trong số đó có chiều rộng và chiều sâu của các tính năng mà OnlyOffice Docs cung cấp. Và khi bạn sử dụng các tính năng như mã hóa đầu cuối và trò chuyện tích hợp, bạn sẽ nhận được một giải pháp hoàn chỉnh cho tất cả các nhu cầu cộng tác tài liệu của mình. Bạn đang chờ đợi điều gì? Nhấp vào liên kết để kiểm tra nó.
