Sự thành công của một công ty phụ thuộc vào khách hàng và khách hàng của nó. Chỉ với phần mềm trợ giúp hiệu quả, bạn mới có thể chắc chắn rằng các vấn đề của họ sẽ được giải quyết kịp thời.
Tất cả các loại hình doanh nghiệp lấy khách hàng làm trung tâm đều cần phần mềm trợ giúp để khách hàng có thể dễ dàng liên hệ với họ và tìm giải pháp cho các vấn đề cũng như thắc mắc của họ.
Đối với một công ty mới, bộ phận trợ giúp mạnh mẽ có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi. Đối với các công ty có lượng khách hàng ngày càng tăng hoặc khổng lồ, dịch vụ khách hàng tinh tế là điều tối quan trọng.
Để tạo giải pháp hỗ trợ cho tổ chức của bạn, các ứng dụng nguồn mở và đáng tin cậy như Hesk có thể là lựa chọn phù hợp. Trước khi tìm hiểu xem phần mềm này có thể giúp ích cho bạn như thế nào, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao bạn nên sử dụng giải pháp hỗ trợ.
Tại sao bạn cần phần mềm Help Desk
- Với sự trợ giúp của phần mềm trợ giúp, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý mọi vấn đề của khách hàng với hệ thống lập yêu cầu và nhân viên hỗ trợ khách hàng phù hợp.
- Phần mềm Help Desk với dịch vụ khách hàng đa kênh giúp bạn xử lý các truy vấn từ tất cả các kênh kỹ thuật số ở một nơi.
- Các giải pháp bộ phận trợ giúp đi kèm với hệ thống yêu cầu để không có vấn đề nào bị bỏ qua và khách hàng có được giải pháp nhanh chóng cho vấn đề của họ.
- Hỗ trợ khách hàng bao gồm nhiều công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian như gửi tin nhắn xác nhận, phân công yêu cầu, phân công nhân sự phù hợp để giải đáp thắc mắc, v.v. Phần mềm Help Desk tự động hóa các công việc đó và tăng tốc quá trình dịch vụ khách hàng.
- Nó cũng có thể tạo điều kiện thuận lợi cho hệ thống phản hồi về nền tảng kiến thức và hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý hỗ trợ.
- Những ứng dụng này cho phép các công ty đưa ra các giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của họ.
- Doanh nghiệp có thể tạo các câu trả lời đặt trước cho các truy vấn phổ biến của khách hàng. Điều này cho phép khách hàng có được trải nghiệm tốt hơn khi liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng.
- Bằng cách sử dụng phần mềm bộ phận trợ giúp, bạn có thể nhận được các báo cáo và phân tích sâu sắc về hiệu suất của nhóm hỗ trợ. Bằng cách này, bạn có thể hiểu được điểm yếu của mình và khắc phục chúng.
Như bạn có thể thấy ở trên, việc sử dụng phần mềm hỗ trợ có rất nhiều lợi ích. Vì vậy, nếu bạn vẫn đang dựa vào các đường dẫn email dài để trả lời các câu hỏi của khách hàng, đã đến lúc bạn nên bỏ đi và chọn giải pháp hỗ trợ do Hesk cung cấp.
Làm thế nào Hesk có thể đưa ra giải pháp phù hợp
Đối với nhiều công ty, một trong những mối quan tâm chính khi thiết lập giải pháp hỗ trợ kinh doanh là chi phí. Là một giải pháp nguồn mở, Hesk cho phép họ sử dụng hỗ trợ kỹ thuật miễn phí trên trang web của mình.
Tất cả những gì bạn cần làm là lưu trữ trên máy chủ của riêng bạn và Hesk đã sẵn sàng hoạt động. Hơn nữa, các công ty cũng có thể sử dụng Hesk để trả lời các truy vấn nội bộ thông qua cơ sở kiến thức.
Bằng cách tạo giải pháp hỗ trợ của riêng bạn với Hesk, bạn có thể thêm chức năng cần thiết vào đó. Ví dụ: nó cho phép bạn tạo cơ sở kiến thức với câu trả lời cho tất cả các câu hỏi thường gặp. Nếu khách hàng không tìm được câu trả lời cho câu hỏi của mình, họ có thể gửi câu hỏi để tạo yêu cầu hỗ trợ.
Với tư cách là quản trị viên, bạn muốn có toàn quyền kiểm soát quyền truy cập và hoạt động của nhân viên hỗ trợ của mình. Hesk cho phép bạn phân loại, lọc và ưu tiên các yêu cầu cũng như theo dõi thời gian dành cho mỗi yêu cầu. Ngoài việc thiết lập tài khoản nhân viên, nó cho phép bạn có được cái nhìn tổng quan về chức năng của họ và cung cấp cho họ quyền truy cập cần thiết.
Phần mềm Bộ phận trợ giúp được tạo bằng Hesk cũng cho phép bạn truy cập tất cả thông tin cần thiết từ một nơi. Phần mềm đơn giản hóa có nhiều tính năng khác như mẫu yêu cầu, câu trả lời soạn trước, thêm ghi chú, đính kèm tệp vào yêu cầu, thêm trường dữ liệu tùy chỉnh, sửa đổi trạng thái yêu cầu, v.v.
Hàm Hessian
Hệ thống hỗ trợ tập trung
Với hệ thống tập trung đáp ứng mọi yêu cầu hỗ trợ của bạn, Hesk là một giải pháp tuyệt vời. Nó cho phép bạn theo dõi và quản lý các yêu cầu nhận được qua biểu mẫu, email và cuộc gọi điện thoại từ một nơi.
Dịch vụ tự trợ giúp
Bạn không muốn mọi khách hàng đều lôi kéo nhân viên hỗ trợ vào những câu hỏi đơn giản nhất. Nhờ đó, Hesk cho phép bạn tạo nền tảng kiến thức với câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp nhất. Bạn cũng có thể tạo các phần riêng biệt cho Câu hỏi thường gặp và hướng dẫn sử dụng để người dùng có thể tìm giải pháp cho các vấn đề cơ bản của mình.
Quản lý truy vấn
Hesk cung cấp một số tính năng hữu ích để quản lý tốt hơn các yêu cầu của khách hàng. Nó cho phép bạn phân loại các yêu cầu, xác định mức độ khẩn cấp của chúng và kiểm tra trạng thái hiện tại của yêu cầu.
Giao tiếp liền mạch
Để tránh liên lạc liên tục với khách hàng và cải thiện trải nghiệm nền tảng của họ, phần mềm bộ phận trợ giúp nên thu thập thông tin trước cuộc gọi và đưa ra các phản hồi ban đầu soạn sẵn. Tất cả các tính năng này đều có sẵn trong Hesk.
Dễ sử dụng
Hesk là một nền tảng đơn giản hóa và phần mềm nhẹ dễ quản lý. Hơn nữa, không có đường cong học tập dốc nên bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.
Tính năng bổ sung
Ngoài những điều trên, còn có các biện pháp ngăn chặn SPAM, xếp hạng phản hồi, hỗ trợ đa ngôn ngữ và báo cáo phạm vi ngày ưu tiên.
Cách định cấu hình phần mềm Bộ phận trợ giúp bằng Hesk
Thiết lập ứng dụng dịch vụ khách hàng với Hesk khá dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo các bước sau:
1. Đầu tiên bạn cần tải xuống và cài đặt phần mềm Hesk. Người dùng gói miễn phí cần cài đặt nó trên máy chủ của riêng họ. Hoặc bạn có thể chọn Hesk Cloud để cài đặt ngay trên máy chủ từ xa.
2. Sau khi cài đặt, bạn cần truy cập vào cổng quản trị để thực hiện các cấu hình cơ bản. Sau khi tạo hồ sơ và định cấu hình cài đặt cơ bản, bạn có thể chọn danh mục hỗ trợ, thêm nhân viên hỗ trợ, tạo cơ sở kiến thức và nhận câu trả lời soạn sẵn. Điều quan trọng nữa là phải xem qua danh sách kiểm tra an toàn của Hesk.
3. Nếu bạn muốn thực hiện các tác vụ khác bằng giải pháp, bạn cần thực hiện cấu hình nâng cao. Chúng bao gồm định cấu hình máy chủ để gửi email, chuyển đổi email của khách hàng thành yêu cầu, nhận thông báo về yêu cầu chưa thanh toán, đưa ra câu trả lời cho email ở định dạng được định dạng và thêm trường vào biểu mẫu gửi yêu cầu.
Các tình huống mà Hesk có thể hữu ích
- Bất kỳ công ty nào cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ muốn thiết lập cổng hỗ trợ với nền tảng kiến thức và hệ thống phiếu hỗ trợ đều có thể sử dụng Hesk.
- Các doanh nghiệp có nhóm CNTT chuyên trách có thể thiết lập bộ phận trợ giúp CNTT bằng Hesk. Bằng cách này, bất kỳ ai gặp sự cố về phần cứng đều có thể gửi phiếu hỗ trợ và nhóm CNTT có thể giúp họ với hướng dẫn thích hợp.
- Hesk cũng hữu ích cho đội bảo trì phức hợp của tòa nhà. Nó sẽ cho phép họ tiếp nhận và quản lý các vấn đề bảo trì tòa nhà và giải quyết chúng trên cơ sở ưu tiên.
Phiên bản Hessian
Bạn có thể chọn từ hai phiên bản phần mềm Hesk:
# 1. Hessian
Phiên bản Hesk miễn phí này cho phép bạn tự lưu trữ giải pháp trên máy chủ hỗ trợ PHP và MySQL. Nó không yêu cầu đăng ký và có thể được sử dụng miễn phí trên các trang web thương mại.
Tuy nhiên, phiên bản miễn phí đi kèm với liên kết “được cung cấp bởi” sẽ hiển thị cho khách hàng. Để xóa liên kết này và thêm giao diện chuyên nghiệp cho bộ phận trợ giúp của bạn, bạn có thể mua giấy phép Hesk với giá khởi điểm là 49,99 USD (một lần).
#2. đám mây Hessian
Đây là phiên bản SaaS của Hesk nơi phần mềm được lưu trữ từ xa. Đối với phiên bản này, Hesk xử lý việc lưu trữ và bảo trì. Người dùng Hesk Cloud cũng có thể truy cập các mô-đun thống kê, báo cáo và mức độ hài lòng bổ sung. Giá bắt đầu từ $ 29,99.
suy nghĩ cuối cùng
Ngày nay, các doanh nghiệp cần một ứng dụng hỗ trợ hiệu quả và chuyên nghiệp trên trang web của mình để trả lời các thắc mắc của khách hàng ngay lập tức và mang đến cho họ trải nghiệm tích cực khi sử dụng sản phẩm của mình.
Việc thiếu các tính năng cần thiết và chi phí cao là những yếu tố khiến nhiều công ty không thể lựa chọn giải pháp hỗ trợ. Sử dụng Hesk, bạn có thể thiết lập ứng dụng hỗ trợ nâng cao trên máy chủ của riêng bạn hoặc máy chủ từ xa.
Phần mềm được trang bị các tính năng cần thiết để quản lý phần mềm bộ phận trợ giúp nhằm mang lại trải nghiệm liền mạch cho cả khách hàng và người quản lý hỗ trợ. Là nguồn mở, Hesk có thể sử dụng miễn phí và thích ứng với mọi nhu cầu kinh doanh.
Bạn cũng có thể xem phần mềm máy tính từ xa tốt nhất và phần mềm trò chuyện tại nơi làm việc để tăng năng suất của mình.
