Công nghệ đã thay đổi cách các doanh nghiệp và nhân viên làm việc trên khắp thế giới.
Nhiều công nghệ mới như điện thoại thông minh, SaaS, máy tính xách tay, máy tính bảng, v.v. đang thúc đẩy việc làm kỹ thuật số và làm việc từ xa. Họ đóng một vai trò to lớn trong việc chuyển đổi kỹ thuật số, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.
VDR hay Phòng dữ liệu ảo là một trong những yếu tố của cuộc cách mạng công nghệ này. Phòng dữ liệu ảo đã thay đổi hoàn toàn cách thức giao dịch của doanh nghiệp. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ thảo luận về VDR, lợi ích, cách sử dụng của chúng và một số nhà cung cấp VDR.
VDR hoặc Phòng dữ liệu ảo là gì?
Phòng dữ liệu ảo là không gian hoặc kho lưu trữ trực tuyến nơi các tổ chức lưu trữ dữ liệu và tệp nhạy cảm. Họ sử dụng VDR khi thực hiện các giao dịch tài chính hoặc khi giao dịch với bên thứ ba.
VDR là dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép bạn chia sẻ thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm với đối tác, khách hàng, v.v.
Phòng dữ liệu ảo sử dụng các phương thức mã hóa mạnh giúp việc lưu trữ dữ liệu khá đáng tin cậy và an toàn. VDR mã hóa dữ liệu trước khi chuyển nó lên đám mây.
Họ cũng cho phép bạn chọn từ nhiều cài đặt quyền và hạn chế tài liệu. Điều này ngăn chặn việc sao chép, chia sẻ hoặc in dữ liệu mà không được phép.
Sử dụng phòng dữ liệu ảo
VDR cung cấp chỗ cho sự thẩm định cần thiết khi hoàn tất giao dịch kinh doanh. Các giao dịch này liên quan đến các tài liệu và tập tin có kích thước lớn và số lượng lớn hơn.
Hầu hết các tài liệu này đều được bảo mật và chứa dữ liệu rất nhạy cảm. VDR cung cấp cho tất cả các bên quan tâm một phương thức đáng tin cậy để trao đổi và xem tài liệu trong quá trình đàm phán.
Để các công ty duy trì mối quan hệ kinh doanh, cần phải truyền dữ liệu và ký kết hợp đồng thường xuyên. Phòng dữ liệu ảo đảm bảo rằng các thỏa thuận này được lưu trữ và cung cấp khi cần thiết.
Chúng hoạt động như một điểm truy cập tập trung cho các luật sư, cơ quan quản lý nội bộ và bên ngoài, kế toán viên và các bên khác. Hệ thống trung tâm như vậy làm giảm nguy cơ chậm trễ và sai sót. Nó cũng mang lại sự minh bạch trong giao tiếp.
Lợi ích của phòng dữ liệu ảo
Phòng dữ liệu ảo là giải pháp hoàn hảo cho mọi tổ chức. Nó có thể giúp các công ty hợp lý hóa quá trình chia sẻ tài liệu và làm cho nó hiệu quả hơn nhiều. Họ cung cấp một loạt các lợi ích, một số trong đó bao gồm:
- Chia sẻ hiệu quả và an toàn các tài liệu và thông tin kinh doanh quan trọng và riêng tư.
- Cung cấp sự bảo vệ thông tin của tổ chức của bạn.
- Quản lý dữ liệu và tài liệu an toàn và bảo mật.
- Có sẵn cho nhiều bên cùng một lúc.
- Có thể chuyển một lượng lớn dữ liệu.
- Hỗ trợ cho các thiết bị di động.
- Chức năng tìm kiếm tốt có sẵn.
Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các trường hợp sử dụng phòng dữ liệu ảo.
Các trường hợp sử dụng cho phòng dữ liệu ảo
Phòng dữ liệu ảo được áp dụng trong mọi lĩnh vực liên quan đến huy động vốn, giao dịch tài chính và giao dịch kinh doanh. Chúng ta hãy xem xét một số ứng dụng chính của VDR.
Công nghệ
VDR là một giải pháp rất hữu ích cho ngành công nghệ. Chúng cho phép các tổ chức công nghệ lớn nhất chia sẻ dữ liệu và thông tin giữa các nhóm và phổ biến chúng trên khắp thế giới.
Phát triển doanh nghiệp
Chiến lược của công ty liên quan đến việc sử dụng nhiều mảng dữ liệu. Việc sử dụng VDR giúp xác định các xu hướng dữ liệu không được chú ý.
Ngân hàng đầu tư
Ngành ngân hàng đầu tư sử dụng rất nhiều phòng dữ liệu ảo. Các quy trình như huy động vốn, IPO và M&A đòi hỏi phải trao đổi dữ liệu lớn, khiến VDR trở nên cần thiết.
Lĩnh vực pháp luật
Ngành pháp luật gắn liền với một lượng lớn tài liệu. Tuy nhiên, giấy tờ này đang chuyển thành tài liệu điện tử. Vì vậy, các phòng dữ liệu ảo để lưu trữ, truy xuất và chia sẻ văn bản pháp luật đã ra đời trong ngành này.
Công ty kế toán
VDR giúp các tổ chức kế toán và kiểm toán chia sẻ tài khoản và báo cáo kiểm toán của họ với khách hàng thông qua một nền tảng an toàn.
Tài sản
Ngành bất động sản gắn liền với rất nhiều thủ tục, giấy tờ trao đổi. VDR giúp bạn lưu trữ và quản lý các tài liệu này mà không gặp bất kỳ rủi ro nào.
Ảo so với phòng dữ liệu vật lý
Trước đây, trước sự phát triển của công nghệ số, các phòng dữ liệu vật lý đã được sử dụng. Chúng được sử dụng để lưu trữ các tài liệu quan trọng, tài liệu sở hữu trí tuệ và hơn thế nữa. Các phòng dữ liệu vật lý là những địa điểm thực tế.
Nhưng hiện nay, với sự phát triển của công nghệ số, các tài liệu ảo hay điện tử đã thay thế tài liệu vật lý. Kết quả là các phòng dữ liệu ảo đã thay thế các phòng dữ liệu vật lý. Phòng dữ liệu ảo có nhiều ưu điểm so với phòng dữ liệu vật lý. Chúng ta hãy làm quen với một số:
# 1. Chênh lệch chi phí
Phòng dữ liệu vật lý yêu cầu thuê địa điểm và bảo mật thích hợp để bảo vệ tài liệu. Điều này có nghĩa là có những chi phí rất lớn liên quan đến việc thuê, bảo trì, an ninh, v.v.
Mặt khác, phòng dữ liệu ảo là giải pháp đám mây cung cấp khả năng lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ một cách an toàn. Phòng dữ liệu ảo có lợi hơn nhiều so với phòng dữ liệu vật lý.
#2. Thời gian tải xuống
Trong các phòng dữ liệu vật lý, bạn có thể tưởng tượng việc sàng lọc hàng đống tài liệu sẽ khó khăn như thế nào. Bạn sẽ cần hàng giờ để làm việc đó ngay cả khi nó được tổ chức hoàn hảo.
So với điều đó, VDR cho phép bạn thực hiện việc đó một cách trơn tru và chỉ trong vài giây. Bất kỳ ai có quyền truy cập tài liệu đều có thể tìm kiếm và truy xuất dữ liệu ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi.
#3. Hiệu quả
VDR giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và do đó cải thiện quy trình kinh doanh. Bởi vì nó cho phép hồ sơ đến tay nhiều nhà thầu trong thời gian gần như ngắn.
Nhưng khi chúng ta nói về các phòng dữ liệu vật lý, những người đấu giá phải lên lịch gặp mặt để được vào phòng. Vì vậy, mức hiệu suất sẽ thấp.
#4. Thông tin liên lạc bí mật
VDR cho phép liên lạc bí mật và riêng tư giữa các bên. Bạn có thể trả lời các câu hỏi cụ thể từ một tổ chức khác mà không cho phép bất kỳ ai truy cập thông tin của bạn. Bạn có thể cấp cho bất kỳ ai quyền xem tài liệu của bạn hoặc hơn thế nữa.
#5. Theo dõi
VDR cho phép dễ dàng theo dõi lượt xem tài liệu. Đồng thời, điều này là không thể trong các phòng dữ liệu vật lý. Bạn không thể kiểm soát ai xem tài liệu nào. Tuy nhiên, phòng dữ liệu ảo cho phép bạn xem có bao nhiêu người đã xem tệp của bạn. Bạn nhận được báo cáo hàng ngày về nó, giúp việc theo dõi trở nên thuận tiện.
Nhiều nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo cung cấp các tính năng tuyệt vời. Các tính năng khác nhau cho phép quản lý tài liệu và tập tin trực tuyến hiệu quả và hiệu quả.
Công cụ phòng dữ liệu ảo
Chúng ta hãy xem các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo tốt nhất mà bạn có thể xem xét.
iDeals
iDeals cung cấp một cách cộng tác và chia sẻ an toàn các tài liệu kinh doanh quan trọng. Cho phép bạn chuyển tập tin bằng cách kéo và thả dễ dàng. Bạn có thể tải lên hàng loạt tệp và tiết kiệm thời gian quý báu của mình.
Nó hỗ trợ hơn 25 định dạng tệp khác nhau và cho phép tích hợp với Explorer Windows. Các tùy chọn và bộ lọc tìm kiếm văn bản dễ dàng giúp việc tìm kiếm dữ liệu thuận tiện hơn nhiều.
Ansarada
Ansarada là phòng dữ liệu ảo thông minh, không chỉ cung cấp giải pháp lưu trữ và chia sẻ tệp. Nó tích hợp với các nền tảng khác, cho phép đồng bộ hóa hai chiều và cung cấp tính năng kéo và thả cho phép bạn nhanh chóng chuyển tài liệu và tệp.
Ansarada cho phép bạn theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động của mình. Nó được hỗ trợ bởi sức mạnh của AI để giúp tự động hóa báo cáo, dự đoán kết quả, v.v.
CapLinked
CapLinked cung cấp các giải pháp phòng dữ liệu ảo đơn giản và an toàn để các tổ chức lưu trữ tài liệu một cách an toàn. Cho phép bạn tải tài liệu lên ngay lập tức và hạn chế quyền truy cập bằng cách cấp quyền cho các bên được chọn.
Bạn có thể tải lên hàng loạt tệp, do đó tiết kiệm thời gian quý báu của bạn. Bảo mật cấp doanh nghiệp đảm bảo các tài liệu quan trọng của bạn luôn được an toàn và bảo vệ. CapLinked cung cấp phòng dữ liệu cho các dự án, tổ chức và doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngân sách.
OneHub
Cộng tác dễ dàng và liền mạch với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác một cách an toàn. Với OneHub, bạn có thể tự tin chia sẻ thông tin doanh nghiệp riêng tư.
Nó cho phép bạn nhanh chóng chuyển các tập tin bằng cách kéo và thả. Theo dõi hoạt động nâng cao cho phép bạn theo dõi mọi thứ trong phòng dữ liệu. Bạn có thể xem trước chất lượng cao cho hơn 30 loại tệp. Bạn có thể dễ dàng cải thiện sự cộng tác bằng cách phân công nhiệm vụ, cấp quyền, v.v.
Phòng dữ liệu này đi kèm với mã hóa cấp ngân hàng.
Hộp
Box cho phép quản lý an toàn các hoạt động đấu thầu, sáp nhập, mua lại và hợp đồng với mức độ bảo vệ cao nhất. Nó chứa hơn 1.400 tích hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình. Nó cho phép bạn cải thiện trải nghiệm người dùng bằng cách cho phép xem trước trong trình duyệt và truy cập trên thiết bị di động.
Các tính năng bảo mật nâng cao của nó ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo quyền truy cập an toàn vào tài liệu. Kiểm soát thư mục và quyền người dùng mạnh mẽ theo dõi các hoạt động đáng ngờ.
những từ cuối
Vậy là bạn thấy các phòng dữ liệu ảo quan trọng và hữu ích như thế nào khi chúng ta nói về tài liệu quan trọng. Mọi ngành liên quan đến hồ sơ và giao dịch điện tử đều cần phòng dữ liệu ảo an toàn để đảm bảo bảo mật tài liệu tối đa.
Bạn có thể xem xét bất kỳ nhà cung cấp VDR nào ở trên và tự tin tập trung vào công việc kinh doanh của mình.
Sau đó, bạn có thể kiểm tra phần mềm tự động hóa tài liệu để tiết kiệm thời gian làm việc.
