Vấn đề về năng suất của nhóm là vấn đề trọng tâm đối với các đại lý, họ thực sự phải tạo ra đủ lợi nhuận để các dự án có lãi. Nếu không có sự giám sát cẩn thận về thời gian và quản lý dự án, bạn có thể làm việc thua lỗ. Teamleader là phần mềm quản lý doanh nghiệp và CRM hoàn chỉnh, đặc biệt chuyên hỗ trợ các đại lý. Corentin Gastel, cố vấn chiến lược tại Teamleader, giải mã cho chúng tôi các phương pháp hay nhất để nâng cao năng suất của các nhóm đại lý.
Các cơ quan thường xuyên gặp vấn đề về năng suất của nhóm. Chính xác nó là cái gì?
Năng suất của các nhóm trong một đại lý là mối quan hệ giữa dịch vụ sản phẩm và các nguồn lực được triển khai để có được nó. Nó thực sự là về việc tối ưu hóa các nguồn lực nội bộ thông qua việc phân bổ chính xác chúng cho các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trong một khoảng thời gian chính xác.
Nhiều yếu tố hữu hình ít nhiều ảnh hưởng đến năng suất của một nhóm trong cơ quan. Khác nhau, từ việc lập kế hoạch tổng thể của các nhóm, đến khối lượng công việc và hiệu suất cá nhân, thông qua bí quyết tích lũy của nhóm nội bộ. Cơ quan có thể khó có được tầm nhìn rõ ràng về mối quan hệ giữa từng yếu tố này nếu không có công cụ quản lý hiệu quả.
Tại sao đây là một chủ đề đặc biệt quan trọng đối với các cơ quan?
Vì một số lý do: trước hết là vì chủ đề này gắn trực tiếp với mô hình kinh doanh của một đại lý. Điều này dựa trên việc bán “thời gian của con người”, tức là thời gian để kiếm tiền. Một nhóm làm việc quá kém hiệu quả sẽ gây ra chi phí nội bộ quá cao cho cơ quan nếu năng lực của họ không được khai thác đúng cách.
Thứ hai, việc nghiên cứu năng suất của mỗi người giúp đảm bảo rằng khối lượng công việc được “làm trơn tru” một cách hiệu quả trên tất cả các nhóm. Điều này có thể ngăn chặn tình trạng quá tải của một nhóm có thể gây bất lợi cho nhóm khác. Tuy nhiên, cũng có thể dự đoán tốt hơn các nguồn lực, năng lực và việc tuyển dụng sẽ được lên kế hoạch.
Lợi ích trước mắt của việc nâng cao năng suất nhóm là gì?
Có rất nhiều lợi ích khi làm việc và tối ưu hóa năng suất của nhóm. Đầu tiên trong số này là nâng cao hiệu quả trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Một khách hàng đạt được kết quả mong đợi trong thời hạn đã định là một khách hàng hạnh phúc! Tối ưu hóa hoạt động sản xuất của bạn cũng có nghĩa là có thể đáp ứng và giành được nhiều cuộc gọi thầu hơn, trên thực tế là tăng thu nhập của đại lý.
Cuối cùng, một yếu tố quan trọng cần tính đến là sự thoải mái của nhân viên. Tối ưu hóa năng suất của họ cũng có nghĩa là điều chỉnh công việc phù hợp với hồ sơ và năng lực thực tế của họ. Một nhóm thoải mái và cân bằng trong việc quản lý nhiệm vụ của mình là một nhóm hiệu quả… Và sáng tạo!
Teamleader Orbit là một giải pháp dành riêng cho năng suất của đại lý. Tại sao và làm thế nào giải pháp này cho phép họ hoạt động hiệu quả hơn?
Nền tảng cho phép người quản lý đánh giá rất nhanh khối lượng công việc của từng nhân viên. Bằng cách này, họ có thể thấy số giờ được phân bổ cho năng suất nội bộ cũng như cho hoạt động sản xuất của khách hàng. Nhờ dữ liệu này, họ có thể tối ưu hóa tốt hơn việc lập kế hoạch của toàn đội. Ngoài ra, với việc tập trung tất cả thông tin liên quan đến từng dự án vào trong công cụ, nhân viên sẽ tiết kiệm được thời gian quý báu để có thể sử dụng hiệu quả cho khách hàng. Tất cả là nhờ vào cấu trúc thông tin rõ ràng hơn và dễ tiếp cận hơn với mọi người, cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt và hợp lý hơn.
Đây có phải là mô hình có thể áp dụng cho tất cả các công ty hay chỉ phù hợp với các đại lý?
Không, không thể trùng lặp với tất cả các công ty, mỗi lĩnh vực hoạt động đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, nên nghiên cứu tính đặc thù trước khi có thể hội nhập. Quỹ đạo trưởng nhóm là một giải pháp được thiết kế và điều chỉnh cho các doanh nghiệp dịch vụ. Do đó, nó lý tưởng cho các cơ quan, công ty tư vấn, kiến trúc sư, một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, v.v.
Với sự xuất hiện của công việc kết hợp (làm việc từ xa + gặp mặt trực tiếp), những công cụ cộng tác này có trở nên cần thiết không?
Cách làm việc mới của chúng tôi rõ ràng đã thúc đẩy các công ty chuyển sang sử dụng các công cụ cộng tác mới. Ngày nay, dường như không thể tưởng tượng được một cơ quan lại không có những hệ thống như vậy. Những công cụ này cũng là những công cụ tăng tốc kinh doanh thực sự, tạo nên những lợi thế cạnh tranh không thể phủ nhận. Trong một thị trường mà mọi thứ đang diễn ra rất nhanh, điều cần thiết là phải trang bị cho mình những công cụ mạnh mẽ để cung cấp những hiểu biết cần thiết cho việc ra quyết định.
