Khái niệm làm việc từ xa đã phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Các công ty đang ấp ủ ý tưởng khai thác nguồn nhân tài toàn cầu và giúp nhân viên của họ linh hoạt hơn trong cách làm việc.
Nhưng như tất cả chúng ta đều đồng ý, việc quản lý các nhóm từ xa không phải là điều dễ dàng! Nó mang đến những thách thức riêng có thể hạn chế năng suất và sự hợp tác.
Vì vậy, hãy nói về những thách thức mà các công ty gặp phải khi quản lý một nhóm từ xa và cách vượt qua chúng bằng các giải pháp phần mềm khác nhau. Sẵn sàng? Vì vậy, hãy đi!
Không có sự giám sát hoặc theo dõi
Thật khó phải không? Trong cấu hình văn phòng truyền thống, người quản lý có thể theo dõi chặt chẽ tiến độ của nhóm và giải quyết mọi vấn đề một cách liên tục. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, mức độ giám sát này thường biến mất.
Ngoài ra, những người làm việc từ xa của bạn có thể gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian một cách hiệu quả, dẫn đến sự chậm trễ và nhầm lẫn. Nếu không có một quy trình giám sát và theo dõi có cấu trúc, những hiểu lầm và thách thức trong giao tiếp sẽ leo thang, ảnh hưởng đến chất lượng và tính kịp thời của các sản phẩm bàn giao.
Giải pháp: Phần mềm hỗ trợ hàng tuần
Để giải quyết thách thức này, các công ty có thể tận dụng công nghệ và tạo ra một môi trường ảo thúc đẩy việc đăng ký và cập nhật trạng thái thường xuyên. Triển khai phần mềm độc lập hàng tuần như Geekbot. Công cụ này được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và cộng tác có cấu trúc giữa các thành viên trong nhóm từ xa.
Các tính năng chính:
- Geekbot cho phép các thành viên trong nhóm cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần về nhiệm vụ, thành tích và trở ngại. Những cập nhật này có thể được gửi qua giao diện thân thiện với người dùng.
- Người quản lý có thể thiết lập các câu hỏi tùy chỉnh để thu thập thông tin cụ thể từ các thành viên trong nhóm trong mỗi cuộc họp. Đảm bảo các bản cập nhật phù hợp với mục tiêu và ưu tiên của nhóm.
- Các thành viên trong nhóm có thể gửi thông tin cập nhật theo ý mình, có tính đến các múi giờ và lịch làm việc khác nhau. Cách tiếp cận không đồng bộ này khuyến khích sự tham gia mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của từng cá nhân.
Geekbot biên soạn các bản cập nhật đã gửi và trình bày chúng ở định dạng có thể truy cập được. Nhờ đó, người quản lý có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ nhiệm vụ, thành tích và thách thức trong toàn nhóm.
Đặt mục tiêu
Đặt mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được là một vấn đề lớn. Đối với các tổ chức ở xa, những hiểu lầm và mơ hồ có thể cản trở việc thiết lập và theo dõi các mục tiêu. Bạn muốn tìm cách giữ mọi người cùng quan điểm, phải không?
Tuy nhiên, các đội ở xa thường phải đối mặt với những thách thức để đạt được điều này. Trong môi trường văn phòng truyền thống, các mục tiêu của dự án có thể được tạo điều kiện và theo dõi thông qua các cuộc gặp mặt trực tiếp, tín hiệu trực quan và tương tác trực tiếp thường xuyên.
Trong khi đó, các nhóm từ xa phải dựa vào các công cụ giao tiếp kỹ thuật số để gửi báo cáo hiệu suất hoặc truyền đạt các mục tiêu của dự án, điều này đôi khi có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc thiếu rõ ràng.
Giải pháp: Phần mềm theo dõi KPI
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm theo dõi chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đặt mục tiêu tối ưu. Hãy dùng thử Công cụ theo dõi KPI của Peopleforce PeoplePerform! Nó cung cấp một nền tảng toàn diện để xác định, giám sát và quản lý các mục tiêu cũng như số liệu hiệu suất trong môi trường làm việc từ xa.
Các tính năng chính:
- Sử dụng phần mềm này, người quản lý có thể xác định các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được. Những mục tiêu này có thể bao gồm từ mục tiêu hiệu suất cá nhân đến mục tiêu chung của nhóm hoặc phòng ban.
- Phần mềm đảm bảo sự liên kết giữa các mục tiêu với sứ mệnh và tầm nhìn chung của công ty. Nó giúp tạo ra ý thức về mục đích và phương hướng cho các thành viên trong nhóm ở xa.
- Các thành viên trong nhóm từ xa có thể truy cập các mục tiêu cá nhân của họ và theo dõi tiến trình của họ trong thời gian thực. Sự minh bạch này thúc đẩy trách nhiệm giải trình và cho phép nhân viên nắm quyền sở hữu các nhiệm vụ của mình.
- Các bên liên quan có thể hiểu rõ hơn về tiến độ của các mục tiêu và chỉ số hiệu suất khác nhau. Với cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này, các nhà quản lý có thể đảm bảo đưa ra quyết định sáng suốt.
PeoplePerform của Peopleforce tạo báo cáo và bảng thông tin tự động hiển thị trạng thái của mục tiêu và cung cấp bản trình bày trực quan về xu hướng hiệu suất theo thời gian.
Đo lường hiệu suất
Bây giờ bạn đang đo lường năng suất khi nhóm của bạn trải rộng khắp thế giới? Không phải là một miếng bánh. Người giám sát có thể quan sát và tương tác với các thành viên trong nhóm tại văn phòng thực tế, giúp dễ dàng đo lường năng suất. Nhưng trong môi trường làm việc từ xa, việc giám sát hiệu suất trở nên phức tạp hơn.
Nếu không có các công cụ và chiến lược đo lường hiệu quả, các nhóm làm việc từ xa phải đối mặt với thách thức trong việc theo dõi chính xác tiến độ của mình, dẫn đến khả năng hoạt động kém hiệu quả, trễ thời hạn và giảm năng suất. Đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm từ xa sử dụng thời gian và nguồn lực của họ một cách hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công của dự án.
Giải pháp: Phần mềm giám sát nhân viên
Các công ty từ xa có thể triển khai phần mềm giám sát nhân viên để đo lường năng suất của từng nhân viên. Insightful là một giải pháp đáng tin cậy trong lĩnh vực này. Nó cung cấp các công cụ để theo dõi và phân tích hoạt động của nhân viên, việc sử dụng thời gian và hoàn thành nhiệm vụ trong khi vẫn duy trì quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu của người dùng.
Các tính năng chính:
- Phần mềm theo dõi nhân viên chuyên sâu cho phép các thành viên trong nhóm ghi lại giờ làm việc và giờ nghỉ, cung cấp khả năng hiển thị về việc phân bổ thời gian của họ cho các nhiệm vụ và dự án khác nhau.
- Phần mềm theo dõi các ứng dụng và trang web mà nhân viên sử dụng trong giờ làm việc, cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động của họ.
- Nó cung cấp các tính năng chụp ảnh màn hình theo các khoảng thời gian ngẫu nhiên, cung cấp cho người quản lý cái nhìn tổng quan trực quan về hệ thống làm việc của nhân viên.
- Nhân viên có thể ghi lại nhiệm vụ của mình và cập nhật tiến độ trong phần mềm, giúp người quản lý có thể xem được trạng thái dự án theo thời gian thực.
Phần mềm giám sát nhân viên chuyên sâu tạo ra các báo cáo tóm tắt mô hình làm việc của từng cá nhân, thời gian dành cho nhiệm vụ và năng suất tổng thể. Những báo cáo này có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất và cải tiến của quy trình.
Phân phối nhiệm vụ
Phân bổ nhiệm vụ hiệu quả là nền tảng để quản lý dự án thành công và càng trở nên quan trọng hơn khi nhóm của bạn làm việc từ xa. Các nhóm từ xa thường bao gồm các thành viên trải dài trên các địa điểm, nền văn hóa và thói quen làm việc khác nhau. Do đó, việc đảm bảo rằng các nhiệm vụ được giao, theo dõi và thực hiện liền mạch có thể là một thách thức khó khăn.
Nếu không có cách tiếp cận có cấu trúc để phân bổ nhiệm vụ, các nhóm làm việc từ xa có nguy cơ bị hiểu sai thông tin, nỗ lực trùng lặp, trễ thời hạn và kém hiệu quả tổng thể của dự án. Do đó, điều quan trọng là phải thiết lập một hệ thống đáng tin cậy tạo điều kiện cho việc phân bổ nhiệm vụ, hợp tác rõ ràng và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
Giải pháp: phần mềm quản lý công việc
Các tổ chức từ xa có thể triển khai phần mềm quản lý tác vụ để giải quyết vấn đề này. Một giải pháp vững chắc như vậy là monday.com, cung cấp một nền tảng toàn diện để tổ chức, phân công và theo dõi nhiệm vụ từ xa.
Các tính năng chính:
- Phần mềm quản lý tác vụ monday.com cung cấp nền tảng lưu trữ tập trung cho tất cả các nhiệm vụ, dự án và thông tin liên quan của bạn. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào các bản cập nhật và phân công nhiệm vụ mới nhất.
- Phần mềm cho phép người quản lý tạo quy trình công việc có thể tùy chỉnh phản ánh các yêu cầu và quy trình riêng của nhóm. Hợp lý hóa việc phân bổ nhiệm vụ và đảm bảo tính nhất quán.
- Người quản lý cũng có thể phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm và đặt ra thời hạn rõ ràng. Người được giao nhận được thông báo và cập nhật để giúp họ thực hiện nhiệm vụ của mình.
- monday.com bao gồm các công cụ cộng tác như chia sẻ tệp, nhận xét và tích hợp đa nền tảng để thúc đẩy giao tiếp liền mạch giữa các thành viên trong nhóm.
- Nhân viên có thể cập nhật trạng thái nhiệm vụ của mình, đánh dấu chúng là đang tiến hành hoặc đã hoàn thành và cung cấp các cập nhật liên quan. Nhờ khả năng hiển thị theo thời gian thực này, mọi người đều biết được tiến độ của nhiệm vụ.
monday.com cung cấp bảng điều khiển trực quan hiển thị rõ ràng trạng thái dự án, nhiệm vụ đang chờ xử lý và thời hạn sắp tới. Sự thể hiện trực quan này giúp theo dõi và ra quyết định.
Giao tiếp không phù hợp
Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của làm việc nhóm thành công và càng trở nên quan trọng hơn trong môi trường từ xa. Nếu không có sự tương tác trực tiếp và những cuộc trò chuyện thông thường, các nhóm làm việc từ xa thường gặp khó khăn.
Những hiểu lầm, thiếu rõ ràng trong các cuộc họp trực tuyến, lỗ hổng thông tin rất dễ nảy sinh dẫn đến chậm trễ, sai sót, giảm sự gắn kết trong nhóm. Từ việc bỏ lỡ cập nhật dự án đến những kỳ vọng không rõ ràng và cảm giác bị cô lập giữa các thành viên trong nhóm, điều này có thể gây ra khoảng cách trong giao tiếp. Đáp ứng thử thách này để đảm bảo nhóm từ xa của bạn có thể cộng tác, chia sẻ thông tin và mang lại kết quả tốt nhất.
Giải pháp: Phần mềm họp ghi chú tự động
Phần mềm họp có tính năng ghi chú tự động là giải pháp dễ dàng nhất cho khoảng trống này. Otter.ai là một công cụ như vậy. Nó lưu và ghi lại các cuộc họp, đảm bảo rằng các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng được ghi lại chính xác.
Các tính năng chính:
- Các cuộc họp của Otter.ai được ghi lại theo thời gian thực, tạo ra một bản ghi văn bản về toàn bộ cuộc trò chuyện. Bản ghi này ghi lại những gì bạn nói để bạn có thể sử dụng nó sau này.
- Văn bản được chép lại có thể tìm kiếm được, cho phép người dùng tìm các chủ đề, từ khóa hoặc quyết định cụ thể được đưa ra trong cuộc họp. Tính năng này giúp bạn dễ dàng truy xuất thông tin liên quan một cách nhanh chóng.
- Các cuộc họp được ghi lại có thể được chia sẻ với các thành viên trong nhóm không thể tham dự, giúp mọi người luôn cập nhật và liên kết.
Otter.ai xác định những người phát biểu khác nhau và ghi nhận những đóng góp của họ vào bản ghi âm, cho phép người dùng theo dõi ai đã nói những gì trong cuộc họp.
Thảo luận/cuộc họp đặc biệt
Các cuộc thảo luận tự phát và các cuộc họp đặc biệt đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết vấn đề, động não và ra quyết định trong nhóm. Tại văn phòng thực tế, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tụ tập để thảo luận tự phát, chia sẻ ý tưởng và giải quyết các vấn đề cấp bách. Tuy nhiên, trong một môi trường xa xôi, việc thiếu khoảng cách vật lý sẽ tạo ra nguy cơ mất đi những thông tin quan trọng.
Nếu không có chương trình nghị sự có cấu trúc cho các cuộc họp đột xuất, các nhóm làm việc từ xa sẽ gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề khẩn cấp một cách nhanh chóng. Đó là lý do tại sao cần trang bị cho các thành viên nhóm từ xa những công cụ cho phép họ giao tiếp và cộng tác một cách tự nhiên, giống như trường hợp văn phòng thực tế.
Giải pháp: ứng dụng nhắn tin tức thời
Việc sử dụng các ứng dụng nhắn tin tức thời luôn có lợi khi tiến hành các cuộc họp đặc biệt ở môi trường từ xa. Loose là một trong những chương trình được sử dụng nhiều nhất trong thể loại này. Nền tảng này được sử dụng rộng rãi để liên lạc và cộng tác theo thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm.
Các tính năng chính:
- Slack cung cấp nền tảng để các thành viên trong nhóm giao tiếp trong thời gian thực thông qua tin nhắn văn bản.
- Người dùng có thể tạo các kênh hoặc nhóm dành riêng cho các chủ đề, dự án hoặc phòng ban cụ thể. Bằng cách này, các cuộc thảo luận có cấu trúc và có mục tiêu được tổ chức, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các cuộc trò chuyện phù hợp sau này.
- Các thành viên trong nhóm có thể gửi tin nhắn trực tiếp đến các cá nhân hoặc nhóm nhỏ, hỗ trợ các cuộc thảo luận trực tiếp hoặc nhóm nhỏ mà không cần các cuộc họp chính thức.
- Nó cho phép bạn chia sẻ tệp, tài liệu và hình ảnh trực tiếp trong nền tảng, cải thiện sự cộng tác và chia sẻ thông tin.
Slack tích hợp với các công cụ và nền tảng khác, cho phép bạn chuyển đổi liền mạch từ các cuộc thảo luận sang hành động hoặc nhiệm vụ.
Vấn đề về lịch trình
Phối hợp thời gian biểu ở các múi giờ khác nhau – chắc chắn là một câu đố. Lập kế hoạch không đúng cách có thể dẫn đến bỏ lỡ các cuộc họp, trì hoãn lịch trình dự án và khó sắp xếp các thành viên trong nhóm tham gia các cuộc thảo luận quan trọng.
Ngoài ra, làm việc từ xa thường có nghĩa là các thành viên trong nhóm có lịch trình linh hoạt, gây khó khăn cho việc tìm kiếm các cơ hội chồng chéo để cộng tác. Các nhóm từ xa phải đối mặt với những thách thức trong việc thu hút tất cả thành viên tham gia vào các cuộc họp và thảo luận, dẫn đến khoảng cách trong giao tiếp và kém hiệu quả.
Giải pháp: một công cụ lập kế hoạch
Một công cụ lập lịch chuyên dụng sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách đề xuất khung thời gian tốt nhất cho các cuộc họp. Calendar.com là một công cụ tương tự giúp hợp lý hóa quy trình lên lịch các cuộc hẹn, cuộc họp và các hoạt động cộng tác khác.
Các tính năng chính:
- Cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ tình trạng sẵn sàng của họ, bao gồm giờ làm việc, giờ nghỉ và thời gian họp ưa thích. Thông tin này giúp bạn tìm được các khoảng thời gian phù hợp.
- Công cụ này có thể tự động đề xuất các khoảng thời gian rảnh dựa trên tình trạng sẵn sàng của tất cả người tham gia, giúp giảm nhu cầu liên lạc hai chiều.
- Nó cung cấp khả năng chuyển đổi múi giờ tự động, giúp điều phối các cuộc họp giữa các thành viên trong nhóm ở các khu vực khác nhau trên thế giới dễ dàng hơn.
- Người dùng có thể gửi lời mời đến những người tham dự kèm theo thời gian, ngày tháng và chương trình nghị sự được đề xuất cho cuộc họp. Người tham gia có thể xác nhận tính khả dụng của họ và nhận lời mời từ lịch.
- Tích hợp với các nền tảng lịch như Lịch Google, Outlook, v.v., đảm bảo các sự kiện đã lên lịch được thêm chính xác vào lịch của người tham dự.
Calendar.com có thể gửi lời nhắc tự động tới người tham dự trước các cuộc hẹn đã lên lịch, giảm nguy cơ bỏ lỡ các cuộc hẹn.
Đo chiều cao
Đo lường sự tăng trưởng và hiệu suất là rất quan trọng để các công ty theo dõi tiến độ, giảm thiểu rủi ro và đưa ra quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, việc đo lường sự tăng trưởng có thể đặt ra những thách thức đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa. Các phương pháp đo lường hiệu suất truyền thống, chẳng hạn như đánh giá tại chỗ, có thể ít khả thi hơn đối với các nhóm ở xa.
Ngoài ra, làm việc từ xa đôi khi có thể dẫn đến thiếu hiểu biết sâu sắc về thành tích của cá nhân và nhóm, gây khó khăn cho việc đánh giá chính xác sự phát triển và hiệu suất. Việc không đo lường mức tăng trưởng dẫn đến việc theo dõi KPI không hiệu quả và phân tích xu hướng không chính xác, làm hạn chế năng suất của nhóm.
Giải pháp: Phần mềm phân tích kinh doanh và quy trình làm việc
Là một giải pháp, các công ty có thể triển khai bảng điều khiển toàn diện của công ty. Zoho Analytics là một trong những nền tảng tốt nhất để làm điều tương tự. Nó cho phép các tổ chức trực quan hóa và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Các tính năng chính:
- Nó cho phép các công ty tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, chẳng hạn như hệ thống tài chính, nền tảng bán hàng và công cụ quản lý dự án.
- Nền tảng này cung cấp nhiều tùy chọn trực quan hóa bao gồm biểu đồ, biểu đồ, bảng và trang tổng quan để làm cho dữ liệu phức tạp trở nên dễ hiểu và diễn giải.
- Các tổ chức có thể xác định và theo dõi các KPI tùy chỉnh phù hợp với mục tiêu phát triển của họ. Các KPI này có thể bao gồm các số liệu tài chính, hiệu suất hoạt động, sự hài lòng của khách hàng, v.v.
Zoho Analytics cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo dữ liệu tăng trưởng của bạn được cập nhật và có sẵn bất kỳ lúc nào.
Su thuc day nhan luc
Việc duy trì động lực cho các thành viên trong nhóm từ xa có thể khó khăn nhưng chương trình khen thưởng cho nhân viên thực sự có thể nâng cao tinh thần của bạn. Không giống như môi trường văn phòng truyền thống, những người làm việc từ xa có thể cảm thấy bị cô lập, mất kết nối và ít gắn kết hơn.
Điều này có thể ảnh hưởng đến tinh thần chung, sự hài lòng trong công việc và cuối cùng là năng suất của họ. Nếu không có chiến lược hiệu quả để tăng động lực, các công ty có thể phải đối mặt với những thách thức về năng suất giảm, chất lượng công việc thấp hơn và khó giữ chân nhân tài giỏi nhất.
Giải pháp: Chương trình khen thưởng nhân viên
Với huy hiệu, điểm và phần thưởng ảo có thể tùy chỉnh, thật dễ dàng để động viên nhân viên trong môi trường làm việc từ xa. Nektar HR là một nền tảng tiên tiến cho phép các tổ chức tạo và quản lý các sáng kiến khen thưởng và ghi nhận nhân viên.
Các tính năng chính:
- Nền tảng này cho phép các công ty tùy chỉnh phần thưởng mà họ đưa ra dựa trên văn hóa của tổ chức và sở thích của các thành viên nhóm từ xa.
- Nhân viên có thể ghi nhận và ăn mừng thành tích của mình bằng cách thúc đẩy môi trường nhóm tích cực và hỗ trợ.
- Người quản lý có thể sử dụng nền tảng này để khen thưởng những thành tích xuất sắc, làm gương cho các thành viên khác trong nhóm và nuôi dưỡng văn hóa đánh giá cao.
NectarHR thường cung cấp dữ liệu và thông tin chuyên sâu về xu hướng nhận biết, giúp các công ty hiểu được những hành vi và thành tích nào được các nhóm làm việc từ xa của họ đánh giá cao nhất.
Ứng dụng
Vì vậy, bạn đã hiểu nó! Chúng tôi đã đề cập đến những thách thức trong việc quản lý các nhóm từ xa và cách giải quyết chúng bằng các giải pháp phần mềm tuyệt vời. Từ quản lý nhiệm vụ đến giao tiếp và tạo động lực, các công cụ được liệt kê ở trên cung cấp cách tiếp cận toàn diện nhằm đảm bảo sự thành công của các nhóm làm việc từ xa trong môi trường làm việc năng động ngày nay. Hãy sử dụng những công cụ này và chinh phục môi trường làm việc từ xa như một chuyên gia! Cảm ơn bạn đã đọc; Cảm ơn!
Bạn cũng có thể xem các công cụ cộng tác tài liệu tốt nhất cho các nhóm từ xa.
