Có rất ít dạng phần mềm xuất hiện ở mọi công ty. Phần mềm kế toán thuộc thể loại này. Nhưng thoạt nhìn là con số bắt buộc đối với bộ phận kế toán của bạn, hóa ra lại là một thị trường năng động. Chúng tôi liệt kê sáu xu hướng trong phần mềm kế toán và xem chúng có thể làm gì cho công ty của bạn.
Theo nhiều cách, thị trường phần mềm kế toán là một thị trường có khá nhiều thứ để mua. Ở thị trường Bỉ vẫn còn nhiều cầu thủ hơn bạn có thể đếm trên đôi tay của mình. Và điều đó hoàn toàn khác biệt so với các gói kế toán chuyên biệt dành cho các ngành nghề, lĩnh vực cụ thể.
Có rất nhiều sự lựa chọn, đặc biệt nếu bạn so sánh điều đó với thị trường phần mềm văn phòng và hệ điều hành, nơi mà với Microsoft, thực tế chỉ có một bên đưa ra quyết định.
So với thị trường, một công ty và bộ phận tài chính của nó thường miễn cưỡng thay đổi nhà cung cấp phần mềm. Hơn nữa, mọi người không phải lúc nào cũng nhận thức được những đổi mới mà các nhà cung cấp khác có thể đưa ra. Nhưng đối với những người không còn nhìn thấy gỗ để tìm cây thì có thể có một tin vui. Điều này đưa chúng ta thẳng đến xu hướng đầu tiên.
xu hướng 1: Cuộc đấu súng ở bãi quây kế toán
Trong khoảng ba năm nay, thị trường kế toán đã trở thành chiến trường của hàng loạt vụ thâu tóm. Danh sách dài. Cubic, từng là một trong những công ty dẫn đầu thị trường, đã được Dutch Exact mua lại, công ty này sau này cũng tiếp quản Solid Data. Phần mềm Bob của Bỉ kết thúc tại Sage, ban đầu được gọi là Sage Bob, nhưng bây giờ chỉ sống với cái tên Sage. Đơn vị 4 Agresso tiếp quản Coda và sau đó là C-Logic.
Trận chiến do đó sẽ tiếp tục trong một thời gian, mặc dù không ai biết tương lai sẽ như thế nào. Những tên tuổi lớn trong ngành như Exact hay Unit 4 Agresso có thể tiếp quản một số đối thủ nhỏ hơn. Mặc dù tất nhiên họ cũng có thể hợp lực hoặc – ai biết được – bị chiếm lấy chính mình.
Mặc dù cơn bão hiện đã lắng xuống phần nào nhưng quá trình hợp nhất dường như vẫn chưa kết thúc. Els Verlinde của C-Logic cho biết: “Việc hợp nhất hơn nữa trên thị trường là điều không thể tránh khỏi. “Việc phát triển và hỗ trợ các ứng dụng ngày càng trở nên phức tạp và những thách thức kỹ thuật ngày càng gia tăng.
Những người chơi nhỏ hơn sẽ ngày càng khó trả lời tất cả. Năng lực tài chính cho những phát triển mới là điều cần thiết.”
Dịch lỏng lẻo:
Dù kế toán là một môn học “trưởng thành” nhưng thế giới đó cũng không đứng yên. Bạn thực sự có thể tự hỏi liệu những người chơi nhỏ có tiếp tục tạo ra đủ nguồn lực để mở rộng phạm vi của họ hay để đáp ứng hơn nữa với những phát triển mới hay không.
Nhưng mặt khác, liệu một người chơi lớn hơn có mang lại nhiều đảm bảo hơn cho bạn với tư cách là một công ty hay không vẫn chưa chắc chắn. Bởi có lẽ sự chú ý của ông đối với thị trường Bỉ đang giảm dần, hoặc bản thân ông có thể trở thành mục tiêu bị thâu tóm.
xu hướng 2: Cơ quan lập pháp đang chuyển sang kỹ thuật số
Các nhà lập pháp đã bước vào thời đại kỹ thuật số và bạn hẳn đã biết điều đó. Các tờ khai điện tử như VAT và việc lập báo cáo tài chính hàng năm hiện là một phần dịch vụ của các nhà cung cấp phần mềm.
Ví dụ: từ lâu họ đã hỗ trợ trao đổi dữ liệu điện tử với cái gọi là định dạng XML cho ứng dụng InterVAT và định dạng XBRL mới để nộp tài khoản hàng năm cho Ngân hàng Quốc gia. Nhiều yêu cầu pháp lý mới đã tăng cường số hóa, điều này có thể có hoặc không ảnh hưởng trực tiếp đến gói kế toán của bạn.
Els Verlinde của C-Logic cho biết: “Các tuyên bố chính thức không còn được gửi trên giấy nữa mà chỉ được gửi dưới dạng điện tử”. “Khi một nhà thiết kế phần mềm thường chú ý nhiều đến việc in trên giấy, anh ta nên chuyển trọng tâm kiến thức của mình sang các giao thức dựa trên XML, với mục đích tiêu chuẩn hóa việc trao đổi dữ liệu.”
Đối với một công ty, điều quan trọng là người tạo ra chương trình kế toán phải kết hợp những thay đổi theo yêu cầu của pháp luật vào chương trình càng nhanh càng tốt. Do đó, chế độ cập nhật ngày càng tăng một cách có hệ thống. Câu hỏi đặt ra là bên nào giỏi nhất trong việc này. Đây là nơi nền tảng và cách tiếp cận của họ phát huy tác dụng.
Ví dụ, với tư cách là một chuyên gia về thuế, một người có thể là người đầu tiên biết về những thay đổi trong luật hoặc hướng dẫn mới. Mặc dù các nhà cung cấp phần mềm khác có thể giàu vốn hơn hoặc đơn giản là năng động hơn.
xu hướng 3: Và bạn số hóa cùng với nó
Số hóa là xu hướng quan trọng trong bộ phận kế toán. Mark Sprengers của Wings Software cho biết: “Chúng tôi thấy các gói kế toán đang phát triển từ các gói có đầu vào thủ công sang các gói có dữ liệu đầu vào điện tử hoàn toàn”.
“Các gói sẽ phải nhận dạng đầu vào điện tử từ các định dạng khác nhau, chẳng hạn như các tiêu chuẩn XML khác nhau cho Certipost, Zoomit và các định dạng khác. Ngoài ra, ngay từ đầu, chắc chắn phải có khả năng xử lý hóa đơn ở dạng PDF cũng như hóa đơn giấy có thể quét được. Các giao dịch tài chính đã có thể được xử lý hoàn toàn bằng điện tử với mức đầu vào thủ công tối thiểu,” ông tóm tắt.
Dịch lỏng lẻo:
Số hóa không chỉ là xu hướng vì nhà lập pháp cho phép điều đó. Nó xuất hiện ở các công ty vì nó khiến họ làm việc hiệu quả hơn, kể cả ở cấp độ bộ phận tài chính. Tài liệu cũng có thể được lưu trữ tập trung và lấy từ bất cứ đâu. Nhưng vì điều này, dự án xoay quanh phần mềm kế toán nhanh chóng có xu hướng quản lý tài liệu: quản lý và bảo mật tài liệu kỹ thuật số.
xu hướng 4: Hóa đơn điện tử đã được nới lỏng
Việc tập trung vào hóa đơn điện tử cũng bắt nguồn từ luật sửa đổi. Cho đến năm 2006, các công ty vẫn phải lưu trữ các hoá đơn đến trên cùng một phương tiện mà chúng được nhận. Điều đó không còn đúng nữa với hiệu lực hồi tố ngày nay.
Vào đầu năm nay, nhà lập pháp cũng cho phép các công ty gửi hóa đơn qua e-mail. Pierre De Preter của Winbooks cho biết: “Luật pháp đã được nới lỏng đáng kể với điều này”. “Điều này sẽ khuyến khích các công ty chuyển sang hóa đơn điện tử,” ông nói.
Do luật sửa đổi, nhiều nhà cung cấp đã coi hóa đơn điện tử là một vai trò nổi bật trong các dịch vụ của họ trong những năm gần đây. Mặc dù cách giải thích đôi khi muốn khác nhau. Hóa đơn bán hàng không chỉ được gửi điện tử qua các định dạng BMF100+ hay Zoom-it phổ biến mà một phần nhờ luật sửa đổi đầu năm nay, đơn giản hơn là qua e-mail ở định dạng PDF.
Đối với hóa đơn đến, một số nhà cung cấp xây dựng mô-đun quét mà khách hàng có thể sử dụng để số hóa hóa đơn giấy và từ đó xây dựng kho lưu trữ điện tử. Sau đó, kế toán sẽ tạo liên kết giữa kế toán và chứng từ gốc để nhân viên có thể truy cập bất cứ lúc nào.
Một số hoạt động với chương trình quét, ở dạng đơn giản nhất, đăng ký và lưu trữ hình ảnh của hóa đơn. Ngoài ra còn có phần mềm chuyển hoá đơn sang dạng số mà phần mềm kế toán nhận diện và xử lý được. Những người khác chọn lập hóa đơn điện tử ‘thực’ và tự động đặt hóa đơn đến, chẳng hạn như qua Isabel và Zoom-IT.
Dịch nhẹ nhàng:
Hóa đơn điện tử là một lĩnh vực sẽ tiếp tục phát triển trong những năm tới. Việc tuyên bố rằng mọi người sẽ chỉ nhận hoặc gửi hóa đơn điện tử rõ ràng là quá cường điệu. Pierre De Preter nhận ra: “Ngày nay, chỉ có 3% hóa đơn là điện tử, vì vậy phiên bản giấy vẫn còn vài năm nữa mới thành công”.
“Do đó, các công ty sẽ sớm phải đối mặt với hai dòng hóa đơn: giấy và kỹ thuật số. Và người dùng sẽ mong muốn những lợi ích tương tự từ giấy cũng như từ điện tử.”
Tuy nhiên, tốt hơn là bạn nên tính đến một số điểm chú ý. Ví dụ, việc quét tài liệu giấy đã được cải thiện rất nhiều nhưng không phải lúc nào nó cũng chạy trơn tru. Nhân tiện, nhà sản xuất của bạn có tính phí cho mỗi hóa đơn được quét không và mức phí là bao nhiêu? Và chương trình kế toán của bạn có thể xử lý tất cả các định dạng kỹ thuật số đó hay bạn cần một đối tác dịch chúng cho bạn?
xu hướng 5: Từ kế toán đến ERP
Các nhà sản xuất phần mềm kế toán cố gắng phân biệt mình với các đối thủ cạnh tranh bằng những cách khác. Hầu hết tất cả đều cung cấp các mô-đun bổ sung ngoài các chương trình kế toán thực tế: lập hóa đơn, quản lý kho hàng, phân tích tài chính, quản lý tài liệu, sản xuất, đăng ký thời gian và quản lý chương trình làm việc.
Trong một số trường hợp, người ta gần như có thể nói đến một đề nghị ERP. Mặc dù thường vẫn có rất nhiều sự khác biệt, đặc biệt là về mặt giá cả, với các giải pháp ERP đã được thiết lập của các bên như SAP.
Do đó, một số người tự gọi mình là nhà cung cấp giải pháp tài chính hoặc quản lý SME và không còn là nhà sản xuất phần mềm kế toán nữa. Thị trường rõ ràng đang hướng tới các giải pháp hoàn thiện hơn kết hợp chức năng kế toán, quản lý thương mại và CRM để quản lý quan hệ khách hàng.
Robert Koelman của Afas Bỉ cho biết: “Cách tiếp cận như vậy cũng cần thiết”. “Ở Bỉ có khá nhiều giải pháp về đảo đang xuất hiện. Gần đây tôi đã làm việc tại một công ty có cài đặt 27 ứng dụng riêng biệt,” anh nói. Tuy nhiên, theo ông, nhiều công ty đang rút lui khỏi cách làm này. “Việc duy trì rất khó khăn, tốn thời gian và không có định hướng cho tương lai. Hơn nữa, giao diện của tất cả các giải pháp đó đều khác nhau, điều này cũng không gây hứng thú cho nhân viên của bạn.”
Bất chấp cách tiếp cận tích hợp này trên thị trường, các chương trình thường vẫn có thể được sử dụng riêng biệt. Ngoài chương trình kế toán thực tế, chẳng hạn, còn có gói hậu cần phù hợp với kế toán nhưng cũng chạy riêng.
Nhưng ngoài điều này ra, rõ ràng là các công ty muốn làm được nhiều việc hơn với phần mềm này hơn là chỉ ghi sổ kế toán. “Trong thời kỳ khủng hoảng, các doanh nghiệp nhỏ cũng muốn có cái nhìn rõ ràng và chính xác hơn bao giờ hết về hoạt động của mình. Câu trả lời cho những câu hỏi như: ai là khách hàng tốt nhất của tôi và khoản nợ thanh toán của tôi ở đâu”, Sophie Gelin, giám đốc tiếp thị tại Ciel cho biết.
Dịch lỏng lẻo:
Một giải pháp giống như bộ phần mềm có thể mang lại nhiều giá trị gia tăng: trao đổi dữ liệu liền mạch giữa các thành phần, tái sử dụng dữ liệu giống hệt nhau, giao diện giống nhau, chỉ có một địa chỉ để được hỗ trợ và giảm giá khi mua nhiều chương trình… Tuy nhiên, trước tiên bạn nên kiểm tra liệu bạn có thể sử dụng các chương trình bổ sung và chức năng của chúng cho mục đích kinh doanh hay không.
xu hướng 6: kế toán trên đám mây
Không chỉ số lượng người chơi hoặc phạm vi giải pháp của họ đóng vai trò quan trọng, hình thức trình bày phần mềm cũng thay đổi nhanh chóng. Ví dụ: cái gọi là Mô hình Phần mềm dưới dạng Dịch vụ hoặc SaaS, hay kế toán Internet, rõ ràng đã phát triển trong bốn năm qua.
Điều này liên quan đến việc ghi sổ từ xa, nơi các chương trình và dữ liệu của bạn được đặt ở đâu đó ‘trên đám mây’. Els Verlinde của C-Logic cho biết: “Điều cốt lõi là mọi người không còn làm việc ‘cố định’ trên mạng cục bộ nữa.
“Do đó, nhu cầu về các mô hình cấp cơ bản mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khách hàng của nhân viên kế toán và kế toán có thể hợp tác theo cách mô-đun cũng ngày càng tăng. Bạn có thể nhanh chóng kết nối qua internet và phân chia công việc ”.
Gần như mọi nhà cung cấp mà chúng tôi đã liên hệ cho bài viết này đều coi kế toán internet là một xu hướng chính và cung cấp nó. Ban đầu, những người kế toán và kế toán tỏ ra khá nghi ngờ và không thích ý tưởng dữ liệu công ty của họ bị đăng ký ở một nơi bên ngoài. Mặc dù mô hình hiện nay đã được chấp nhận nhiều hơn.
Stefaan Missiaen, giám đốc đơn vị kinh doanh tại Exact Online, một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực kế toán internet, cho biết: “Bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu bạn muốn, kế toán viên hoặc nhân viên kế toán của bạn có thể xem trực tuyến, bạn chắc chắn về chi phí và sẵn sàng sử dụng ngay lập tức”. “Vì vậy, lợi ích rất đa dạng. Đặc biệt đối với các công ty nhỏ hơn, thường có tối đa 20 nhân viên, đây là giải pháp hoàn hảo.”
Dịch lỏng lẻo:
Hiện nay, mọi nhà sản xuất phần mềm kế toán đều cung cấp phiên bản internet. Kế toán Internet thuận buồm xuôi gió, mặc dù con đường vẫn còn dài. Những khách hàng truyền thống hiện tại không dễ dàng chuyển sang kế toán internet và những người dùng mới cũng đang phần nào chần chừ.
Nghiên cứu mà Exact hoàn thành vào mùa hè năm ngoái cho thấy chỉ có 1/4 nhân viên kế toán làm việc thông qua công việc ghi sổ trực tuyến cho một hoặc nhiều khách hàng của họ. Trong khi đó, phần lớn họ giao tiếp với khách hàng qua internet.
