Nó có thể không phải là đỉnh cao của việc xử lý văn bản hoặc thu hút được sự chú ý như MS Word, nhưng không còn nghi ngờ gì nữa, chỉ cần lấy những từ cũ hay ra và chia sẻ chúng, Google Docs là một trình xử lý văn bản tuyệt vời. Bạn có thể sử dụng nó trên PC, điện thoại hoặc máy tính bảng mà không có cảm giác như thể bạn đang di chuyển từ thành phố kỹ thuật số này sang thành phố kỹ thuật số khác. Tuy nhiên, vì nó không nổi tiếng như các trình xử lý văn bản khác nên không nhiều người biết rằng trình xử lý văn bản trực tuyến của Google có một số thủ thuật thú vị được tích hợp trong phần mềm kỹ thuật số có thể giúp việc viết thậm chí còn dễ dàng hơn.
Lời khuyên về Google Documents dành cho người viết
Vì vậy, nếu bạn sử dụng Google Tài liệu cho phần lớn bài viết của mình thì đây là một số thao tác chạm và nhấn phím cần ghi nhớ. Chúng chắc chắn sẽ làm cho quá trình viết trên trình xử lý văn bản của Google thuận tiện hơn rất nhiều và không yêu cầu tải xuống hoặc tiện ích bổ sung:
1. Số từ luôn hiển thị
Yêu họ hay ghét họ, số từ là một phần thiết yếu trong cuộc đời của mỗi nhà văn. Giống như mọi trình xử lý văn bản tự tôn, Google Docs có tùy chọn đếm từ tiện dụng (nó có trong Công cụ, trong trường hợp bạn chưa biết). Tuy nhiên, việc chuyển sang Công cụ bất cứ khi nào bạn muốn kiểm tra số từ có thể hơi mệt mỏi – vâng, có một phím tắt cho nó (“Ctrl+Shift+C” và “Command + Shift + C” trên máy Mac).
May mắn thay, Google Docs có một tính năng sẽ luôn hiển thị số từ ở một góc đẹp trong tài liệu của bạn. Chỉ cần đi tới Công cụ, chọn “Đếm từ” và đánh dấu vào ô phía trước “Hiển thị số lượng trong khi nhập”. Bạn sẽ nhận được một hộp gọn gàng ở góc bên trái, hộp này sẽ luôn hiển thị số từ ngay cả khi bạn gõ – bạn cũng có thể đánh dấu một phần văn bản để xem số từ cụ thể của nó. Nhấn vào hộp và bạn cũng sẽ nhận được số trang và số ký tự. Nó rất tiện lợi, mặc dù chúng tôi mong muốn có một cách để ước hoặc thay đổi kích thước hộp – đôi khi nó chỉ nhô vào bản sao.
2. Bắt đầu một trang mới siêu nhanh
Bạn muốn bắt đầu một tài liệu hoặc bảng tính mới? Quá trình bình thường là đi đến https://docs.google.com/ trên trình duyệt của bạn, sau đó chọn một mẫu hoặc chỉ cần nhấn nút dấu cộng lớn để bắt đầu với một tài liệu hoặc trang tính trống. Điều đó không quá khó khăn. Vâng, chỉ cần đi https://docs.new hoặc https://sheets.new thậm chí còn đơn giản hơn – nó sẽ mở ngay một tài liệu hoặc bảng tính trống. Tuyệt vời cho những lúc bạn chỉ muốn tiếp tục viết con đường.
3. Tìm kiếm trên web…trong tài liệu của bạn!
Bạn cần nghiên cứu điều gì đó khi làm việc trên Google Docs? Vâng, hãy đến với Google cũ. Nghe có vẻ đơn giản? Đúng vậy, nhưng điều đó có nghĩa là phải mở một tab khác trên trình duyệt của bạn. Và dù sao thì chúng ta cũng thường mở quá nhiều tab – mạng xã hội, tin tức, thư và…đừng hỏi (thậm chí Google Docs cũng chạy trong một tab). May mắn thay, bạn có thể tìm kiếm và xem kết quả ngay trong tài liệu Google của mình.
Chỉ cần đánh dấu từ bạn muốn tìm kiếm, nhấp chuột phải và chọn tùy chọn “khám phá”. Bạn sẽ nhận được kết quả trong một bảng điều khiển đẹp mắt ở bên phải, với các tab dành cho tìm kiếm hình ảnh và tìm kiếm trong Google Drive của riêng bạn. Xin lưu ý, nhấp vào bất kỳ kết quả nào sẽ mở ra một tab khác, tuy nhiên, nói chung, bạn sẽ có ít tab hơn để lo lắng. Ngoài ra còn có một phím tắt nhưng liên quan đến bốn phím; khi chúng tôi kiểm tra lần cuối – một cú nhấp chuột phải có vẻ dễ dàng hơn.
Liên quan: Cách so sánh hai tài liệu trên Google Docs
4. Dán văn bản trừ định dạng
Một vấn đề đau đầu đối với nhiều người viết là lấy văn bản từ một nguồn và sau đó dán nó vào tài liệu của họ (ý chúng tôi là hợp pháp và có ghi công), và đó là bởi vì, vì văn bản đến từ một nơi khác nên nó đi kèm với văn bản của riêng nó. phông chữ, cỡ chữ, khoảng cách đoạn văn, v.v. Về cơ bản, bạn sẽ có văn bản mà bạn phải định dạng lại toàn bộ để nó phù hợp với tài liệu của riêng bạn.
Tất nhiên, có một công cụ bút vẽ siêu tiện dụng cho phép bạn sao chép định dạng, nhưng cách đơn giản hơn nhiều là chỉ cần nhấn “Ctrl+Shift+V” (“Command + Shift + V” trên máy Mac) trong khi dán (hoặc chọn “Dán không định dạng” từ Chỉnh sửa) khi dán nội dung. Nó sẽ loại bỏ nội dung sao chép của tất cả các định dạng. Hãy xem các phím tắt Google Docs phổ biến khác trong bài đăng này.
5. Thêm một số phông chữ khác
Đừng bao giờ đánh giá một cuốn sách bằng bìa của nó. Và đừng bao giờ đánh giá Google Docs bằng số lượng phông chữ bạn nhìn thấy trong danh sách thả xuống bên dưới hộp phông chữ trên thanh công cụ phía trên tài liệu của bạn. Chỉ cần nhấn vào hộp và tùy chọn đầu tiên bạn sẽ thấy là “Phông chữ khác”. Hãy chọn nó và sẵn sàng đón nhận một đợt lũ phông chữ. Chỉ cần chọn phông chữ bạn muốn và bạn sẽ thấy chúng trong danh sách thả xuống vào lần truy cập tiếp theo.
6. Thay đổi kích thước văn bản một cách nhanh chóng, sử dụng dấu câu!
Thay đổi kích thước phông chữ đủ dễ dàng trong Google Docs. Có một ô ghi cỡ chữ ngay cạnh ô tên phông chữ, hai bên có dấu cộng và dấu trừ. Bạn có thể nhập kích thước phông chữ bạn muốn ngay trong hộp hoặc nhấn dấu cộng hoặc dấu trừ cho đến khi phông chữ có vẻ vừa phải. Hoặc bạn có thể làm cho việc bóp quả táo trở nên dễ dàng hơn nữa bằng cách chọn văn bản có kích thước phông chữ bạn muốn thay đổi, giữ “Ctrl+Shift” (“Command + Shift” trên máy Mac), sau đó nhấn vào dấu chấm ( dấu chấm) để tăng kích thước phông chữ. Để giảm cỡ chữ, bạn cũng làm tương tự, chỉ nhấn vào phím dấu phẩy thay vì dấu chấm!
7. Có được một cái nhìn rõ ràng
Đúng, Google Docs không hề lộn xộn như MS Word, nhưng đôi khi bạn chỉ muốn có rất nhiều không gian màn hình và không có menu nào chặn chế độ xem tài liệu của bạn. Chà, tất cả những gì bạn cần làm là vào Xem và chọn “Toàn màn hình” để biến tài liệu Google của bạn ở chế độ toàn màn hình (ít nhất là đối với trình duyệt). Hãy thư giãn, bạn có thể mang lại những thanh công cụ chướng mắt đó bất cứ khi nào bạn muốn – chỉ cần nhấn Escape.
Nếu bạn muốn giữ lại ít nhất một số tùy chọn định dạng, chỉ cần nhấn vào mũi tên hướng lên ở góc trên cùng bên phải. Thao tác này sẽ loại bỏ thanh menu nhưng vẫn cung cấp cho bạn các tùy chọn định dạng cơ bản. Để lấy lại các menu, chỉ cần nhấn vào mũi tên tương tự, mũi tên này sẽ hướng xuống dưới.
8. Dùng từ điển đó
Bạn muốn biết ý nghĩa của một từ? Chỉ cần nhấn “Ctrl+Shift+Y” và bạn sẽ có một từ điển tiện dụng mở ra trên bảng ở bên cạnh. Một lần nữa, nó cực kỳ tiện dụng và không cần phải mở thêm bất kỳ tab nào hiện có trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể đánh dấu từ có nghĩa mà bạn muốn biết và chỉ cần chọn tùy chọn “Xác định”.
9. Trên thực tế, hãy tạo từ điển của riêng bạn
Từ điển thì tốt, nhưng chúng được viết bởi… à, những người khác. Những người này có thể là chuyên gia, nhưng họ có thể không biết một số từ mà bạn và bạn bè của bạn sử dụng (như “whatzitthingummy” hoặc “skwunchy”) hoặc các từ trong các ngôn ngữ khác. Chà, bạn có thể đảm bảo rằng từ điển bao gồm chúng bằng cách chỉ cần nhấp chuột phải vào chúng và chọn tùy chọn “Thêm vào từ điển”. Vậy đấy – từ điển Google Documents của bạn có hương vị riêng và cũng sẽ đảm bảo rằng bạn không mắc lỗi chính tả khi sử dụng từ của chính mình (điều đó có thể xảy ra!). Chán nản với một từ? Nhấp chuột phải vào nó và chọn tùy chọn “Xóa khỏi từ điển cá nhân”.
10. Không thể tìm thấy tùy chọn menu? Nhận trợ giúp dễ dàng
Bạn muốn có một tính năng trên Google Docs và không biết nó ở đâu (vâng, nó ít lộn xộn hơn MS Word, nhưng vẫn có rất nhiều menu ngoài kia)? Chà, bạn có thể nhấp vào các menu khác nhau và chạy con trỏ chuột qua các biểu tượng để tìm hiểu và lãng phí nhiều thời gian và phát điên vì nhầm lẫn hoặc bạn có thể chỉ cần nhấn “Alt + /” (“Option + /” trên máy Mac).
Bạn sẽ nhận được hộp “Tìm kiếm trong menu” siêu tiện dụng và bạn có thể nhập tùy chọn bạn đang tìm kiếm vào đó – nó sẽ xuất hiện và bạn chỉ cần chọn nó để thực hiện. Cực kỳ tuyệt vời phải không? Bạn cũng có thể đến đó bằng cách nhấn vào tùy chọn Trợ giúp – tùy chọn “Tìm kiếm Menu” sẽ ở đầu menu.
