Thẻ điểm cân bằng CNTT: không chỉ là một công cụ đo lường

Thẻ điểm cân bằng được Kaplan và Norton giới thiệu ở cấp công ty vào năm 1992. Tuy nhiên, khái niệm thẻ điểm cân bằng cũng có thể được áp dụng rất tốt cho CNTT và các quy trình của nó. Các cơ quan như Gartner và IDC đã quảng bá phương pháp hay nhất này trong nhiều năm. Trong thực tế, nhiều thẻ điểm cân bằng CNTT hóa ra lại là những chữ cái chết. Thường là do cách tiếp cận quá tham vọng hoặc thiếu kiến ​​thức chuyên sâu trong nội bộ tổ chức. Các khái niệm cơ bản của thẻ điểm cân bằng là gì và bạn có thể áp dụng nó trong môi trường CNTT của mình như thế nào?

Ý tưởng
Thẻ điểm cân bằng ban đầu được phát triển ở cấp công ty. Ý tưởng cơ bản là việc đánh giá một công ty không nên giới hạn ở các thước đo hiệu quả tài chính truyền thống mà cần được bổ sung bằng các thước đo hoạt động liên quan đến sự hài lòng của khách hàng, quy trình nội bộ và năng lực đổi mới của công ty.

Kết quả đạt được trong những khía cạnh bổ sung này là cơ sở cho kết quả tài chính trong tương lai của tổ chức. Các công ty phải chuyển từng quan điểm trong số bốn quan điểm thành các nhiệm vụ, mục tiêu và thước đo tương ứng để đánh giá tình hình hiện tại. Những đánh giá này cần được lặp lại và đánh giá định kỳ.

Ứng dụng CNTT
Khái niệm thẻ điểm cân bằng có thể dễ dàng áp dụng cho bộ phận CNTT và các quy trình của nó. Nếu chúng ta điều chỉnh bốn khía cạnh, có tính đến tính độc đáo của bộ phận CNTT với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ nội bộ, chúng ta sẽ đạt được một thẻ điểm cân bằng CNTT chung. Đóng góp của doanh nghiệp đề cập đến giá trị được tạo ra cho tổ chức thông qua đầu tư vào CNTT.

Lấy người dùng làm trung tâm đề cập đến sự đánh giá về CNTT của người dùng. Hoạt động xuất sắc xem xét các quy trình CNTT được sử dụng để phát triển và cung cấp ứng dụng. Cuối cùng, định hướng tương lai tập trung vào con người và nguồn lực công nghệ cần thiết để cung cấp các dịch vụ cần thiết. Các sứ mệnh phải được chuyển đổi thành mục tiêu và tiêu chí đo lường tương ứng.

Nếu các số liệu này được đo lường và theo dõi thường xuyên thì thẻ điểm cân bằng CNTT có thể hoạt động như một công cụ đo lường rất mạnh mẽ. Xét cho cùng, thẻ điểm cân bằng CNTT thể hiện một cách rất cô đọng cách bộ phận CNTT thực hiện trong bốn lĩnh vực, cả tài chính và phi tài chính.

Đo và gửi
Thẻ điểm cân bằng không chỉ là công cụ đo lường mà còn là công cụ quản lý hữu hiệu. Mối quan hệ nhân quả là cần thiết cho việc này. Để xác định các mối quan hệ nhân quả này, chúng ta cần phân biệt giữa hai loại số liệu: thước đo kết quả và yếu tố thúc đẩy hiệu suất. Các thước đo kết quả (tương đương với các chỉ số mục tiêu chính của COBIT) đề cập đến những gì cần đạt được và do đó thể hiện các mục tiêu.

Các yếu tố thúc đẩy hiệu suất (tương đương với các chỉ số hiệu suất chính của COBIT) được định hướng theo quy trình và tập trung nhiều hơn vào cách đạt được mục tiêu. Điều quan trọng là phải kết hợp tốt cả hai loại số liệu. Bằng cách này, thẻ điểm có thể ghi lại cách thức đạt được các mục tiêu nhất định.

Các thước đo kết quả như năng suất của nhà phát triển (ví dụ: được đo bằng điểm chức năng trên mỗi người mỗi tháng) mà không có yếu tố thúc đẩy hiệu suất tương ứng như đào tạo nhân viên CNTT (ví dụ: được đo bằng số ngày đào tạo mỗi người mỗi năm), không nói các mục tiêu có thể đạt được như thế nào.

Ngoài ra, những yếu tố thúc đẩy hiệu quả hoạt động không có thước đo kết quả được xác định rõ ràng có thể dẫn đến đầu tư mà không thực sự đo lường liệu chiến lược dự định có hiệu quả hay không. Để làm rõ thông qua thẻ điểm cân bằng về cách CNTT có thể mang lại giá trị cho tổ chức, những mối quan hệ này phải được xác định trong toàn bộ thẻ điểm.

Việc tăng cường đào tạo và giáo dục cho các nhà phát triển sẽ dẫn đến ít lỗi ứng dụng hơn, từ đó sẽ có tác động tích cực đến sự hài lòng của người dùng, cuối cùng dẫn đến sự đóng góp của công ty tăng lên. Cách thứ hai để nắm bắt cách CNTT có thể mang lại giá trị cho tổ chức thông qua thẻ điểm cân bằng CNTT là thông qua một loạt các thẻ điểm.

Một tổ chức có thể phát triển thẻ điểm cân bằng CNTT mang tính chiến lược chung cho toàn bộ bộ phận CNTT. Tuy nhiên, thẻ điểm ở cấp độ thấp hơn cũng có thể được phát triển, ví dụ như dành riêng cho bộ phận phát triển CNTT và bộ phận sản xuất CNTT. Sau đó, kết quả đạt được trong các thẻ điểm này sẽ được phản ánh trong thẻ điểm cân bằng CNTT chiến lược bằng cách tổng hợp các số liệu trở lên hoặc đơn giản là lặp lại giống hệt nhau.

Một lần nữa, mối quan hệ nhân quả được thiết lập giữa các số liệu, lần này không phải trong một thẻ điểm mà giữa các thẻ điểm. Ngoài ra, để thiết lập mối quan hệ với tổ chức, thẻ điểm cân bằng CNTT chiến lược có thể được liên kết với thẻ điểm cân bằng kinh doanh theo cách tương tự.
Luyện tập
Giá trị của thẻ điểm cân bằng CNTT trong thực tế là gì? Viện Quản trị CNTT (ITGI) tuyên truyền phương pháp hay nhất này bằng những lời sau: ‘Sử dụng thẻ điểm cân bằng CNTT là một trong những phương tiện hiệu quả nhất để hỗ trợ hội đồng quản trị và ban điều hành đạt được sự liên kết giữa CNTT và kinh doanh.’ Một cuộc khảo sát gần đây của ITGI cho thấy hơn 30% các nhà quản lý CNTT sử dụng thẻ điểm cân bằng CNTT làm công cụ đo lường và quản lý CNTT. 35 phần trăm sử dụng phương pháp được phát triển nội bộ.

Trong nhiều trường hợp, các phương pháp độc quyền này chủ yếu dựa trên các khái niệm về thẻ điểm cân bằng (thường do các chuyên gia tư vấn bên ngoài giới thiệu). Để triển khai thành công thẻ điểm cân bằng CNTT, cũng như khi áp dụng bất kỳ phương pháp luận nào, điều quan trọng là phải có đủ sự hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao.

Một số loại ‘bậc thầy’ ở cấp phù hợp trong tổ chức là điều quan trọng để đảm bảo sự tham gia cần thiết. Điều quan trọng nữa là các nhân viên tham gia vào việc phát triển hoặc duy trì thẻ điểm cân bằng CNTT phải hiểu rất rõ về các khái niệm cơ bản và có thể áp dụng chúng.

Một số yếu tố thành công quan trọng để triển khai BSC CNTT thành công

Kế hoạch chung từng bước để triển khai thẻ điểm cân bằng CNTT