Bạn có thể đặt thông báo vắng mặt trong Outlook. Điều này làm cho người gửi biết rõ rằng bạn đang tạm thời vắng mặt.
Một tin nhắn vắng mặt giúp người khác biết rằng e-mail của bạn hiện không được đọc và sẽ không có phản hồi nào trong khoảng thời gian vắng mặt này.
Nó cũng giúp ích cho bạn một cách gián tiếp. Bằng cách thiết lập thông báo vắng mặt, sẽ có ít email liên quan đến phản hồi của bạn được gửi hơn. Do đó, nó cũng có thể làm giảm lượng email theo dõi vì mọi người biết rằng bạn đang tạm thời vắng mặt. Hầu hết mọi người gửi tin nhắn vắng mặt khi họ đi nghỉ, bị ốm hoặc có một ngày nghỉ.
Bài viết này hướng dẫn bạn cách thiết lập thông báo vắng mặt thông qua Outlook.
Thiết lập tin nhắn vắng mặt trong Microsoft Outlook
Mở ứng dụng email Outlook. Nhấp vào “Tệp” trong ruy-băng.
Trong menu bên trái, trước tiên hãy nhấp vào “Thông tin” và sau đó nhấp vào nút “Trả lời tự động”.
Để gửi trả lời tự động, hãy bật tùy chọn “gửi trả lời tự động”.
Sau đó, bạn có thể chỉ định ngày bắt đầu, ngày và ngày kết thúc, bao gồm cả thời gian gửi tin nhắn vắng mặt bằng cách chọn tùy chọn “chỉ gửi trong khoảng thời gian này”.
Theo mặc định, chỉ có một tin nhắn vắng mặt được gửi tới mỗi người gửi.
Trong trường “trả lời tự động”, bạn có thể định dạng tin nhắn e-mail mà người nhận sẽ nhận được dưới dạng tin nhắn vắng mặt.
Ngoài tin nhắn vắng mặt tự động tiêu chuẩn, bạn cũng có thể áp dụng các quy tắc cho tin nhắn này. Đây là những hành động chỉ được thực hiện nếu người gửi đáp ứng các quy tắc được xác định trước.
Ví dụ: bạn có thể đặt tin nhắn vắng mặt chỉ được gửi đến một người gửi cụ thể hoặc chỉ gửi trực tiếp cho bạn (không có CC hoặc BCC). Bạn cũng có thể đặt tin nhắn chỉ được gửi nếu chủ đề hoặc văn bản chứa một tin nhắn cụ thể.
Nếu bạn đã thiết lập chính xác thông báo vắng mặt, bạn sẽ thấy thông báo ở đầu Outlook “Trả lời tự động đang được gửi cho tài khoản này”.
Khi bạn quay lại hoặc nếu bạn quay lại sớm hơn, bạn có thể tắt tin nhắn vắng mặt bằng cách nhấp vào nút “tắt”.
Tôi hy vọng đã thông báo cho bạn điều này. Cảm ơn bạn đã đọc!
