Hợp đồng của bạn không cần phải được ký bằng tay để có tính ràng buộc về mặt pháp lý – bạn có thể ký tài liệu bằng kỹ thuật số và tiết kiệm thời gian, tiền bạc cũng như rắc rối bằng cách sử dụng Zoho Sign.
Trong thế giới ngày nay, nơi tài liệu giấy đang dần trở nên lỗi thời thì việc chuyển sang chữ ký số là điều hợp lý. Chữ ký số không chỉ nhanh hơn, tiện lợi hơn mà còn thân thiện với môi trường.
Mặc dù trên thị trường có rất nhiều phần mềm chữ ký số khác nhau nhưng bạn nên chọn giải pháp đáng tin cậy như Zoho Sign, vừa mạnh mẽ vừa có giá cả phải chăng.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một kỹ thuật xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu, phần mềm hoặc tin nhắn kỹ thuật số. Nó sử dụng mật mã để bảo vệ tài liệu khỏi bị giả mạo và giả mạo. Chữ ký số được coi là ràng buộc về mặt pháp lý ở nhiều quốc gia, bao gồm cả Hoa Kỳ.
Tại sao bạn cần chữ ký số?
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Xử lý thủ công tài liệu để lấy chữ ký bao gồm chỉnh sửa, in, quét và gửi chúng cho các bên khác. Có thể mất đến vài tuần để lấy lại chúng sau khi ký. Chữ ký số tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách loại bỏ các tác vụ này.
Hiệu quả và an toàn
Chữ ký số có chức năng như một sự thay thế an toàn cho chữ ký giấy truyền thống. Bạn không cần phải in, quét hoặc gửi tài liệu vật lý cho các bên khác. Điều này cũng làm giảm nguy cơ bị làm giả.
khả dụng
Đối với tất cả các loại tài liệu từ xa và toàn cầu, chữ ký số rất thuận tiện. Nó giúp các bên ký tài liệu một cách an toàn từ mọi nơi và do đó làm tăng hiệu quả kinh doanh.
Hình ảnh công ty tốt hơn
Việc sử dụng giấy chữ ký tài liệu cũng có tác động tới môi trường. Với chữ ký số, bạn có thể giảm thiểu điều đó và tạo ấn tượng thân thiện với môi trường trong thế giới kinh doanh.
Giá trị pháp lý
Ở nhiều quốc gia, chữ ký số có giá trị pháp lý cũng như chữ ký viết tay. Cho dù đó là hợp đồng, thỏa thuận, giao dịch điện tử hay bất kỳ tài liệu pháp lý nào khác, chữ ký số đều đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của nó, khiến nó được coi là ràng buộc về mặt pháp lý trước tòa.
trung thực
Chữ ký số cũng hữu ích trong việc duy trì tính toàn vẹn của tài liệu kỹ thuật số. Nó sử dụng thuật toán mã hóa để tạo ra một giá trị băm duy nhất. Nếu ai đó sửa đổi tài liệu này, một giá trị băm khác sẽ xuất hiện làm bằng chứng về việc sửa đổi tài liệu.
Tự động hóa quy trình làm việc
Chữ ký giấy yêu cầu phối hợp và theo dõi thủ công để đảm bảo tài liệu được ký chính xác và bảo vệ bí mật dữ liệu. Hơn nữa, có khả năng xảy ra sự chậm trễ, sai sót và vi phạm chính sách trong chữ ký viết tay.
Chuyển sang chữ ký điện tử có nghĩa là chuyển sang quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa và tự động, nhất quán và không có lỗi.
Zoho Sign có thể trợ giúp chữ ký số của bạn như thế nào
Nếu bạn vẫn dựa vào phương pháp ký tài liệu kinh doanh truyền thống bằng bút và giấy thì đã đến lúc chọn Zoho Sign. Phần mềm này giúp bạn dễ dàng ký và quản lý tài liệu kinh doanh một cách an toàn từ mọi nơi trên thế giới chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Ứng dụng chữ ký số hoàn chỉnh này giúp loại bỏ quá trình ký tài liệu thủ công rườm rà. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể có được các tài liệu có giá trị pháp lý và chống giả mạo mà không thể thay đổi sau khi đã ký. Ngoài ra, phần mềm này cho phép bạn xác minh danh tính của người ký và ký tài liệu từ mọi nơi với sự tuân thủ pháp luật tối đa.
Bây giờ chúng ta hãy xem các tính năng quan trọng nhất của Zoho Sign.
Dễ dàng ký và gửi
Zoho Sign triển khai cách tiếp cận hợp lý để ký và gửi tài liệu cho chữ ký số. Bạn có thể dễ dàng tải tài liệu lên, thêm người nhận và đặt trường biểu mẫu cho họ trước khi gửi. Để ký, hãy mở liên kết được gửi trong email, nhập mã xác minh nếu được yêu cầu và ký vào tài liệu.
Quản lý tài liệu liền mạch
Quản lý tài liệu trên nền tảng này cũng không gặp rắc rối. Nó cho phép bạn kiểm tra trạng thái của tài liệu và thực hiện các hành động tiếp theo dựa trên nó. Ngoài ra, Zoho Sign có thể được sử dụng để tạo các bản kiểm tra đầy đủ. Nó cung cấp toàn bộ lịch sử các hành động được thực hiện trên một tài liệu và chứng chỉ thực thi cho các tài liệu không có nhiệm vụ đang chờ xử lý.
Mẫu tài liệu có thể tái sử dụng
Tính năng mẫu trong Zoho Sign giúp bạn không phải tạo thỏa thuận mới từ đầu mỗi khi muốn sử dụng. Với tư cách là người dùng gói Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp, bạn có thể tạo các mẫu cho Thỏa thuận bán hàng, Thỏa thuận việc làm và Chính sách truyền thông xã hội mà bạn có thể sử dụng thường xuyên.
Sau khi tạo mẫu cho nhu cầu kinh doanh của mình, bạn có thể xem và chỉnh sửa các mẫu đó cho bất kỳ dịp đặc biệt nào, thay đổi quyền sở hữu, tạo SignForm (chỉ khả dụng cho quản trị viên tổ chức) và xóa mẫu. Các mẫu này sẽ vẫn còn trong tài khoản của bạn cho đến khi bạn xóa chúng theo cách thủ công.
Gửi hàng loạt tài liệu
Zoho Sign cho phép bạn gửi một hoặc nhiều tài liệu cho nhiều người nhận cùng lúc bằng tính năng gửi hàng loạt. Chỉ khả dụng với gói Doanh nghiệp, tính năng này rất hữu ích khi giám đốc nhân sự cần nhận được chính sách cập nhật có chữ ký của nhân viên trong tổ chức.
Hỗ trợ tích hợp AI mở
Nếu bạn có đăng ký Zoho Sign trả phí sử dụng trung tâm dữ liệu của Hoa Kỳ và khóa API OpenAI hợp lệ do người dùng tạo, bạn có thể sử dụng tích hợp ChatGPT và OpenAI thông qua trợ lý AI của Zoho Zia. Khi sử dụng tính năng tích hợp này, dữ liệu tài liệu của bạn sẽ được chia sẻ với Open AI và có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm cả việc lấy bản tóm tắt tài liệu.
AES và QES
Người dùng của tất cả các gói trả phí và trung tâm dữ liệu của Hoa Kỳ có thể nhận được chứng chỉ AES (Chữ ký điện tử nâng cao) cho chữ ký của họ thông qua TrustFactory có trụ sở tại Nam Phi. Người dùng cần đăng ký với TrustFactory và thiết lập tích hợp này để có được tính năng này.
Zoho Sign cũng hợp tác với Uanataca SA, nhà cung cấp dịch vụ xác minh danh tính có trụ sở tại EU. Với sự trợ giúp của nó, người dùng đăng ký Doanh nghiệp có thể ký tài liệu bằng QES (Chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn).
Ứng dụng di động Zoho Sign
Nếu đang di chuyển, bạn có thể cài đặt ứng dụng Zoho Sign Android hoặc iOS trên thiết bị di động của mình. Các ứng dụng này đều có hiệu quả như nhau trong việc ký, theo dõi và gửi tài liệu cũng như quản lý mẫu.
API dấu hiệu Zoho
Zoho Sign cũng cung cấp API để tích hợp chữ ký số vào bất kỳ ứng dụng nào. Bất kể yêu cầu dự án của bạn là gì, bạn có thể dễ dàng áp dụng các ví dụ mã bằng ngôn ngữ lập trình ưa thích của mình.
API linh hoạt và có thể mở rộng có thể được triển khai trong vài phút. Tất cả các tài liệu được ký bằng các API này đều được chấp nhận 100% trước tòa. Bạn nhận được mức độ bảo mật cao nhất với giao thức OAuth tiêu chuẩn ngành 2.0.
Tích hợp với các nền tảng tốt nhất
Có lẽ bạn sử dụng các công cụ kinh doanh và giao tiếp trong tổ chức của mình. Zoho Sign có thể được tích hợp với các ứng dụng phổ biến như Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents và Integromat.
Tạo báo cáo
Quản trị viên tổ chức có thể truy cập các báo cáo chi tiết do Zoho Sign tạo cho tất cả các tài liệu được ký và gửi bằng tài khoản của bạn. Bộ lọc danh mục cũng có sẵn cho loại tài liệu, trạng thái tài liệu (đã hoàn thành, bị thu hồi, bị từ chối, hết hạn), tính hợp lệ của tài liệu và lịch sử hoạt động.
Theo mặc định, nó tạo báo cáo trong 30 ngày qua; tuy nhiên, báo cáo hàng tuần và hàng tháng có thể được tạo. Bạn cũng có thể tải báo cáo xuống hệ thống cục bộ của mình ở định dạng tệp CSV.
Giá nhân vật Zoho
Người dùng đơn lẻ có thể chọn gói Zoho Sign miễn phí, cho phép họ ký năm tài liệu mỗi tháng. Nếu có nhiều yêu cầu hơn, bạn có thể chọn từ các gói Tiêu chuẩn, Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp, bắt đầu từ $10 mỗi người dùng mỗi tháng.
Zoho Sign có bản dùng thử miễn phí 14 ngày để bạn có thể dùng thử tất cả các tính năng của gói Enterprise. Nó thậm chí còn có gói API chữ ký số trả tiền cho mỗi lần sử dụng đơn giản và rõ ràng.
những từ cuối
Chữ ký số không chỉ mang lại sự thuận tiện cho việc ký tài liệu từ xa mà còn bổ sung thêm một lớp bảo mật chống giả mạo. Đây là một quy trình thân thiện với môi trường, không cần giấy tờ và có thể được theo dõi để theo dõi quá trình kiểm tra.
Zoho Sign là một ứng dụng chữ ký số giá cả phải chăng cho phép bạn tạo tài liệu và gửi cho người khác để ký nhanh. Các công ty lớn và nhỏ cũng như người dùng cá nhân có thể sử dụng phần mềm này để làm tài liệu pháp lý.
Các doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn các ứng dụng Zoho khác như Zoho Assist và Zoho Payroll.
