Không có gì xấu hổ và bực bội hơn việc nhận ra rằng bạn đã hoàn toàn quên mất một nhiệm vụ. Tuy nhiên, với một số mẹo thực tế và công cụ phù hợp, việc sắp xếp mọi công việc của bạn thật ngăn nắp chỉ là trò chơi của trẻ con.
Khi bạn có nhiều việc phải làm (có thể là việc nhà và/hoặc công việc chuyên môn), bạn sẽ rất căng thẳng khi không có khuôn khổ. Bạn quên nhiệm vụ, trễ thời hạn và hàng đêm bạn thao thức với suy nghĩ “hình như mình đã quên điều gì đó…” Trong hội thảo này, chúng tôi giúp bạn sắp xếp công việc của mình một cách gọn gàng để bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống của mình. Chúng tôi bắt đầu với một số điều nên làm và không nên làm chung trong việc tổ chức nhiệm vụ, sau đó áp dụng chúng vào thực tế với ứng dụng Todoist miễn phí.
Lời khuyên chung cho Todoist
Nó có vẻ đơn giản: bạn viết ra tất cả nhiệm vụ của mình và bạn có một danh sách nhiệm vụ. Đúng vậy, khi đó bạn có ‘một’ danh sách việc cần làm, nhưng hoàn toàn không phải là một danh sách việc cần làm hiệu quả. Danh sách việc cần làm có cấu trúc tạo ra cái nhìn tổng quan về các ưu tiên của bạn, để bạn biết nhiệm vụ nào xứng đáng được bạn tập trung hoàn toàn. Bạn cũng lập một danh sách việc cần làm tốt thông qua một thói quen nhất định. Một ý tưởng thông minh là xem lại chương trình làm việc của bạn mỗi tối và viết ra nhiệm vụ của bạn cho ngày hôm sau. Sau đó cũng chọn ra ba nhiệm vụ quan trọng nhất cho ngày hôm đó. Đó là những nhiệm vụ bạn sẽ làm đầu tiên. Khi bạn đã hoàn thành một trong những nhiệm vụ đó, bạn chọn một nhiệm vụ mới để thêm vào đầu của mình. 3 những ưu tiên. Vì thế bạn luôn phục vụ 3 có những ưu tiên.
Một mẹo khác là làm việc với các nhiệm vụ phụ. Vì vậy, đừng tạo nhiệm vụ “Xây nhà” mà hãy chia nhiệm vụ đó thành các nhiệm vụ phụ dễ quản lý: “Mua đất”, “Đặt gạch”, v.v. Cuối cùng, chúng tôi cũng mách bạn mẹo để thực hiện đồng thời các nhiệm vụ tương tự . Ví dụ: dành nửa giờ mỗi ngày để xử lý và trả lời tất cả email của bạn.
Bắt đầu với todoist
Mọi người đều có cách riêng để tạo ra một cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mình. Nhiều người chỉ cần sử dụng giấy nhớ hoặc sổ ghi chú để ghi lại nhiệm vụ của mình, nhưng việc sử dụng một công cụ chuyên dụng sẽ giúp bạn sắp xếp công việc của mình rất nhiều. Trong hội thảo này, chúng tôi sẽ sử dụng Todoist. Ứng dụng này cung cấp phiên bản trả phí, nhưng phiên bản miễn phí sẽ giúp bạn đi được một chặng đường dài. Todoist có sẵn cho tất cả các nền tảng (Mac, Windows, Android, iOS, v.v.). Tuy nhiên, để đơn giản hóa mọi việc, chúng tôi sử dụng phiên bản web. Vì vậy hãy đi tới https://todoist.com và chọn ở trên cùng bên phải Đăng ký. Đăng ký thông qua một trong những nền tảng có sẵn hoặc qua email. Sau đó, bạn có thể chọn một chủ đề. Bạn có thể điều chỉnh điều này bất cứ lúc nào. Sau khi đăng ký thành công bạn sẽ thấy bảng điều khiển.
Đây là cách bạn thêm dự án
Chúng tôi gọi danh sách trong Todoist là “Dự án”. Vì vậy, hãy thoải mái lập một số danh sách trước. Một số ví dụ: danh sách mua sắm, danh sách phim bạn vẫn muốn xem, danh sách nhiệm vụ ở trường, danh sách nhiệm vụ nghề nghiệp, danh sách công việc gia đình, v.v. Sẽ rất hữu ích khi bạn cũng có thể chia sẻ các dự án. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ dự án có tên “Danh sách tạp hóa” với các thành viên khác trong gia đình để họ cũng có thể thêm các mặt hàng. Điều hướng bằng chuột đến Dự án và nhấn biểu tượng dấu cộng để thêm dự án. Bạn ngay lập tức có cơ hội chọn màu và chọn xem bạn muốn một danh sách hay một bảng (tương tự như Trello). Nếu bạn muốn thêm một dự án con, hãy nhấp vào ba dấu chấm xuất hiện bên cạnh một dự án ở thanh bên trái. Sau đó chọn Thêm dự án bên dưới.
Làm cách nào để thêm nhiệm vụ trong Todoist?
Bây giờ bạn đã tạo được cấu trúc logic bằng cách tạo các dự án khác nhau, chúng ta có thể thêm nhiệm vụ vào các dự án đó. Thuận tiện nhất là trước tiên hãy chọn ở phía trên bên trái Sắp tới. Bằng cách đó, bạn sẽ mở ra một cái nhìn tổng quan theo trình tự thời gian của tất cả các ngày sắp tới. Bằng cách này, bạn có thể lập cấu trúc ngay lập tức nhiệm vụ nào bạn sẽ nhận khi nào. Chọn một ngày cụ thể Thêm nhiệm vụ. Một cửa sổ nhập sẽ mở ra nơi bạn có thể nhập tên tác vụ. Sử dụng thẻ bắt đầu bằng # theo sau là tên của một trong các dự án của bạn để phân loại ngay nhiệm vụ này trong dự án. Bạn cũng có thể nhấp vào lá cờ để ngay lập tức gán mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ của mình. Bằng cách đó, các nhiệm vụ cũng được đặt lên trên tất cả các nhiệm vụ khác của bạn để bạn không quên chúng. Nếu bạn muốn thêm nhiệm vụ phụ vào nhiệm vụ hiện có, hãy thực hiện việc này bằng cách nhấp vào nhiệm vụ đó. Một cửa sổ mới sẽ mở ra với thông tin chi tiết về nhiệm vụ này. Chọn tại Nhiệm vụ phụ vì Thêm nhiệm vụ phụ.
