Môi trường kinh doanh ngày nay phát triển nhanh đến mức các công ty cần những công nghệ hiện đại để cải thiện tốc độ và trình độ, hợp lý hóa quy trình thực hiện đơn hàng và giảm chi phí.
Phần mềm quản lý đơn hàng cấp doanh nghiệp (OMS) có những lợi ích cốt lõi như quản lý đơn hàng được tối ưu hóa, hiển thị hàng tồn kho, tự động hóa và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Tuy nhiên, OMS trở nên thú vị khi bạn không phải mất công tìm kiếm nhiều bảng tính để có được thông tin chính xác. Hướng dẫn toàn diện này giới thiệu một số công cụ tốt nhất để quản lý và theo dõi đơn hàng.
Phần mềm quản lý đơn hàng là gì?
Trước khi hiểu OMS, chúng ta nên biết quy trình. Quản lý đơn hàng là một hoạt động kinh doanh bao gồm việc nắm bắt, theo dõi và thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. OMS bắt đầu khi khách hàng đặt hàng và kết thúc khi nhận được gói hàng.
Hệ thống quản lý đơn hàng là phần mềm máy tính được các doanh nghiệp sử dụng để tạo thuận lợi cho việc nhập và xử lý đơn hàng. Một đơn hàng hoàn hảo có nghĩa là đạt được các yêu cầu kỹ thuật của khách hàng trong khi vẫn đáp ứng được các yêu cầu đó và giao hàng theo các điều khoản đã thỏa thuận.
OMS nhằm mục đích tự động hóa và tăng tốc quá trình thực hiện đơn hàng, giảm thời gian trong chu trình đặt hàng đến thanh toán đồng thời nâng cao hiệu quả của quy trình đặt hàng cho các nhà bán buôn và nhà cung cấp.
Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng có thể nhập và chuyển đổi báo giá hoặc đơn đặt hàng, đánh dấu khoảng không quảng cáo của họ, kiểm tra các hóa đơn trước đây để khám phá xu hướng, xác nhận tùy chọn vận chuyển và sửa đổi giá chỉ bằng một lần vuốt.
Các hệ thống quản lý đơn hàng hiện đại được thiết kế với nhiều chức năng đa dạng, bao gồm các tính năng tích hợp như phần mềm thanh toán, quản lý đăng ký hoặc phần mềm CRM.
Tuy nhiên, sản phẩm chính xác mà bạn nhận được sẽ phụ thuộc vào dịch vụ bạn quan tâm và vai trò bạn muốn đảm nhận. Nói chung, một sản phẩm đủ điều kiện cho OMS nếu nó có thể:
- Cung cấp lượng hàng tồn kho và tình trạng sẵn có của hàng hóa trong thời gian thực
- Thực hiện đơn hàng dễ dàng hơn bằng cách nhập và chuyển đổi báo giá hoặc đơn hàng
- Tự động đánh giá các ưu tiên vận chuyển, bao gồm hãng vận chuyển và mức giá hoặc tùy chọn bảo hiểm của họ
- Theo dõi đơn hàng để thu tiền, lập hóa đơn giao hàng
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng mạnh mẽ
Mọi doanh nghiệp xứng đáng với tên tuổi của mình đều cần một OMS hiệu quả và đáng tin cậy để duy trì lợi thế cạnh tranh và hoạt động ở mức độ mà thị trường ngày nay yêu cầu.
Việc triển khai các giải pháp quản lý đơn hàng mang lại nhiều lợi ích khác nhau cho các công ty hoạt động trong một thị trường ngày càng trở nên kỹ thuật số. Một số lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng bao gồm:
# 1. Giảm chi phí tồn kho
OMS tự động hóa các quy trình và đơn giản hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, nghĩa là người dùng có thể dễ dàng di chuyển hàng tồn kho từ địa điểm này sang địa điểm khác bằng các bước quét để bổ sung đơn giản.
Người dùng chỉ cần đặt quy tắc để tự động hóa đơn hàng trong quá trình đóng gói bằng cách chỉ định các yếu tố kích hoạt như trọng lượng và giá trị, các tùy chọn giao hàng, v.v., khiến các quy trình thủ công và thời gian dài dành cho chúng không còn phù hợp nữa.
#2. Nhận đơn hàng nhanh hơn và chính xác hơn
OMS loại bỏ nhu cầu giám sát đơn hàng theo cách thủ công bằng cách cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực khi đơn hàng được vận chuyển. Các hệ thống dựa trên đám mây, cho phép người dùng theo dõi tiến trình của các đơn hàng chưa thanh toán của họ, do đó loại bỏ nhu cầu về khả năng lưu trữ vì họ có thể truy xuất thông tin từ mọi nơi, mọi lúc.
#3. Hoạt động kho được hợp lý hóa
OMS cung cấp cho người dùng khả năng hiển thị đầy đủ về kho và toàn bộ hàng tồn kho của họ, tạo ra một nền tảng dễ sử dụng, có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc và cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về tất cả các đơn đặt hàng và lô hàng.
Một số tính năng đáng chú ý của OMS bao gồm quét mã vạch di động, bản đồ dung lượng kho, theo dõi hàng tồn kho chi tiết và hỗ trợ nhiều kho.
#4. Loại bỏ giấy tờ
Chuyển sang phần mềm quản lý đơn hàng dựa trên đám mây mà người dùng có thể truy cập từ mọi nơi có truy cập internet đồng nghĩa với việc loại bỏ nhu cầu điền vào giấy tờ. Khi bạn số hóa tài liệu của mình, bạn làm việc dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và không gian cũng như giúp việc chuyển thông tin trở nên dễ dàng hơn.
Hơn nữa, không giống như các hệ thống giấy tờ thủ công, số hóa giúp loại bỏ khả năng mất tài liệu, do đó tăng cường tính bảo mật. Sử dụng OMS cũng có nghĩa là giảm hoặc loại bỏ các chi phí liên quan đến việc mua giấy, mực, máy in và bưu phí, ngoài thời gian nhân viên dành cho các công việc lặp đi lặp lại.
#5. Báo cáo và tài liệu tùy chỉnh
Hệ thống quản lý đơn hàng cho phép bạn tạo báo cáo toàn diện bằng các định dạng linh hoạt tương thích với các kênh thương mại điện tử hiện đại.
Khả năng tùy chỉnh báo cáo theo yêu cầu kinh doanh giúp bạn tự tin rằng chỉ những công cụ báo cáo nâng cao mới có thể tận dụng được, ngoài việc loại bỏ các quy trình gửi và nhận báo cáo truyền thống, lâu dài.
#6. Tránh hết hàng bằng cách cập nhật nguồn cấp dữ liệu của bạn
Quản lý hàng tồn kho kém là một trong những nguyên nhân chính khiến nhân viên căng thẳng, không hài lòng với khách hàng và mất lợi nhuận. Một OMS tốt có thể tích hợp mức tồn kho với các kênh thương mại điện tử nội bộ, có nghĩa là các kênh bán hàng luôn được cập nhật.
Nền tảng OMS có thể tích hợp thị trường và giỏ hàng, điều đó có nghĩa là người dùng có thể quản lý tất cả nền tảng thương mại điện tử của mình trên cùng một nền tảng.
#7. Thanh toán trực tiếp
Thanh toán và lập hóa đơn thủ công là một trong những công việc tẻ nhạt nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp và việc sử dụng OMS mang lại hệ thống lập hóa đơn và thanh toán rõ ràng và minh bạch.
Việc thanh toán và lập hoá đơn dễ dàng giúp chia nhỏ chi phí thực hiện, vận chuyển, đóng gói và lưu kho, cho phép đối tác hậu cần và thực hiện đơn hàng đồng thời loại bỏ nguy cơ nhập dữ liệu trùng lặp. Ngoài ra, phần mềm quản lý đơn hàng còn có thể tích hợp hệ thống kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hóa đơn xuất nhập khẩu không gặp rắc rối.
#8. Đơn giản hóa các đơn hàng phức tạp
Với hệ thống quản lý đơn hàng, không có đơn hàng nào phức tạp hơn vì OMS tốt nhất đi kèm với bảng điều khiển để giúp người dùng thực hiện các đơn hàng nâng cao nhất dựa trên các điều kiện hiện tại.
Hệ thống có thể đơn giản hóa đơn đặt hàng bằng cách thực hiện các tác vụ như tạo tin nhắn được cá nhân hóa, gắn nhãn các mặt hàng cụ thể theo kích thước hoặc vị trí địa lý hoặc lưu trữ đơn hàng để xem xét.
Các tính năng cần tìm ở một phần mềm quản lý đơn hàng
Do hệ thống OMS được thiết kế để cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình thực hiện kinh doanh của mình như nhận hàng, tồn kho, khả năng giao hàng và báo cáo khả năng hiển thị, nên một số tính năng cần tìm bao gồm:
✅ Quy trình bán hàng tự động: Cần tự động hóa việc theo dõi tất cả các khía cạnh của trạng thái bán hàng, thanh toán và giao hàng.
✅ Kiểm soát tồn kho: Khả năng tự động kiểm soát lượng tồn kho và đặt hàng lại khi hết hàng.
✅ Quản lý quan hệ khách hàng: Quản lý toàn bộ hành trình của khách hàng từ khi tạo ra đến khi giữ chân.
✅ Tự động hóa bán hàng: Nó có thể tự động hóa việc đặt hàng sản phẩm, xử lý thanh toán và giao tiếp với khách hàng.
✅ Vận chuyển và Nhận hàng: Cung cấp khả năng hiển thị về các biên lai và lô hàng đồng thời cung cấp thông tin cập nhật và cảnh báo theo thời gian thực về các vấn đề mới nổi.
✅ Theo dõi tài liệu: Nó có thể theo dõi tất cả các tài liệu trải qua toàn bộ quá trình sản xuất và bán hàng.
✅ Báo cáo nâng cao: Khả năng phân tích báo cáo hiệu suất về khách hàng, đơn đặt hàng hoặc kênh bán hàng và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
✅ Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Sự sẵn có của các ứng dụng dành cho thiết bị di động có nghĩa là bạn có thể truy cập OMS khi đang di chuyển.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất.
Zoho
Được coi là một trong những hệ thống quản lý đơn hàng toàn diện nhất hiện nay, Zoho cung cấp nhiều tính năng bao gồm xử lý thanh toán, theo dõi lô hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý hóa đơn, theo dõi lô và số sê-ri, quản lý nhiều kho và tự động hóa.
Zoho cũng giúp người dùng tạo đơn hàng trả lại, đơn đặt hàng và dịch vụ vận chuyển, cùng nhiều tính năng khác.
Người dùng mới có thể tận dụng buổi đào tạo và giới thiệu công ty miễn phí kéo dài hai giờ, bao gồm các bản demo được thiết kế riêng dựa trên từng công ty và quy trình làm việc.
Phù hợp nhất cho các doanh nghiệp mới nổi và đang phát triển, OMS bao gồm nhiều gói trả phí khác nhau bắt đầu từ $59/tháng nhưng được lập hóa đơn hàng năm lên tới 1.500 đơn đặt hàng/tháng và $329/tháng nhưng được lập hóa đơn hàng năm lên tới 25.000 đơn đặt hàng. Ngoài ra, còn có gói miễn phí dành cho người dùng xử lý dưới 50 đơn hàng mỗi tháng.
Lực lượng bán hàng
Lực lượng bán hàng OMS có tất cả các tính năng cơ bản của hệ thống quản lý đơn hàng. Vì dựa trên đám mây nên nó có thể triển khai tất cả các sản phẩm đám mây của mình một cách hiệu quả.
Trong số các quy trình phổ biến, công cụ này giúp tự động hóa việc xử lý đơn hàng thủ công, đồng bộ hóa việc kiểm soát hàng tồn kho và quản lý lịch trình vận chuyển cũng như các đơn hàng đã đặt.
Hơn nữa, Salesforce OMS có thể theo dõi đơn hàng trực tuyến, hợp lý hóa việc thực hiện đơn hàng, ngăn chặn các vấn đề hết hàng, cung cấp báo cáo phân tích để hỗ trợ ra quyết định và chuyển đơn hàng đến trung tâm xử lý đơn hàng hoặc kho hàng gần nhất.
Rộng rãi
Với OMS mở rộng, bạn có thể hợp nhất dữ liệu phụ trợ từ các đơn đặt hàng, điểm bán hàng và hàng tồn kho để bán trực tiếp từ mọi nơi, từ một địa điểm, ngoài việc tự động hóa tất cả các nhiệm vụ sử dụng nhiều lao động và nhận dữ liệu có thể thực hiện được.
Người dùng Extensiv có thể tích hợp nhiều kênh bán hàng và nhà cung cấp dịch vụ khác nhau như Magento, BigC Commerce, Shopify, eBay, USPS, DHL e-Commerce, Sears, Newegg, FedEx và UPS Mail, v.v.
OMS dựa trên đám mây cung cấp tất cả các hoạt động cấp doanh nghiệp, bao gồm chỉ định kho, in nhãn vận chuyển, thực hiện đơn hàng đa kênh hoặc định tuyến đơn hàng từ một giao diện duy nhất.
Bạn có thể cải thiện khả năng kiểm soát chi tiêu, tạo doanh thu và các cải tiến hoạt động khác bằng cách sử dụng phân tích thời gian thực do Extensiv OMS cung cấp.
Aptos
Aptos OMS nổi tiếng với khả năng thống nhất các giải pháp thương mại, từ thực hiện đơn hàng đến quản lý đơn hàng. Các khả năng cốt lõi của hệ thống, đặc biệt dành cho các nhà bán lẻ, bao gồm tăng khối lượng đặt hàng thông qua cải thiện khả năng hiển thị đơn hàng, định tuyến đơn hàng và điều phối thực hiện đơn hàng tại cửa hàng cũng như cải thiện dịch vụ khách hàng.
Aptos cung cấp giải pháp dựa trên đám mây cho phép bạn tận dụng các mặt hàng tồn kho trong toàn doanh nghiệp của mình để ưu tiên các quyết định lấy khách hàng làm trung tâm, từ đó tăng lợi nhuận.
Trong số các tính năng chính của công cụ này là ứng dụng thực hiện đơn hàng tại cửa hàng trên thiết bị di động phù hợp với nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng với hàng tồn kho tại cửa hàng và nhận các giao dịch mua hàng trực tuyến tại cửa hàng cũng như các đơn đặt hàng liên cửa hàng hoặc gửi đi từ cửa hàng.
VTEX
VTEX OMS là một công cụ quản lý đơn hàng đa kênh chuyên thống nhất hầu như hàng tồn kho của công ty, từ đó tăng tính sẵn có của sản phẩm thông qua ứng dụng di động, mã thông báo, cửa hàng thực và cửa hàng ảo, cùng nhiều cửa hàng khác và cuối cùng tạo ra nhiều doanh số hơn.
Hơn nữa, VTEX tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra nhiều điểm thực hiện tại các cửa hàng chiến lược, giúp giao hàng suôn sẻ hơn và trải nghiệm mua sắm vượt trội cho khách hàng.
Khi nói đến tích hợp, VTEX OMS tích hợp hàng tồn kho từ tất cả hàng tồn kho của bạn để tạo ra một kệ vô tận cho khách hàng của bạn, từ đó tăng hiệu quả hoạt động thương mại và hậu cần của công ty bạn.
Kết quả là tính linh hoạt và hiệu quả về mặt thời gian tốt hơn cũng như việc phân phối tốt hơn từ các kênh bán hàng thực tế và trực tuyến vì khách hàng có thể dễ dàng xem hàng tồn kho của bạn trước khi mua.
Trạm tàu
Ship Station là một OMS được thiết kế đặc biệt dành cho người dùng yêu thích các công cụ đơn giản không có chuông và còi. Mặc dù chủ yếu được sử dụng để vận chuyển và thực hiện đơn hàng, ShipStation cung cấp các tính năng cho các giải pháp quản lý đơn hàng và hàng tồn kho cơ bản.
Một trong những tính năng chính của phần mềm này là khả năng nhập và quản lý đơn hàng, gửi thông tin theo dõi đến khách hàng và kênh bán hàng cũng như in nhãn.
Hơn nữa, bạn luôn có thể yêu cầu bản demo tùy chỉnh thông qua trang web của họ, đặc biệt cho dù bạn là người mới tham gia kinh doanh hay người lâu năm cần được làm rõ.
Các gói giá OMS bắt đầu từ 90,99 USD mỗi tháng cho 50 lô hàng trở lên mỗi tháng đến 229,99 USD mỗi tháng cho tối đa 7.500 lượt tải mỗi tháng.
Kyte
Kyte OMS là một ứng dụng điểm bán hàng chuyên dụng có tích hợp hệ thống nhận đơn đặt hàng trên thiết bị di động. Nó cho phép người dùng tạo các danh mục kỹ thuật số mà họ có thể tích hợp với các nền tảng truyền thông xã hội hoặc gửi cho khách hàng. Mỗi khi có người đặt hàng, Kyte sẽ gửi thông báo đẩy tới điện thoại của người dùng để họ hoàn thành ngay lập tức.
Ngoài ra, người dùng OMS cũng có thể sử dụng nền tảng để lập bản đồ hoạt động của mình hoặc tạo các trạng thái như “đang chuẩn bị”, “đã xác nhận” hoặc “sẵn sàng giao hàng” cho mỗi đơn hàng.
Bảng điều khiển đơn hàng của công cụ được thiết kế để giúp người dùng theo dõi tất cả đơn hàng của họ trên một màn hình với nhiều bộ lọc nhằm giúp bạn tạo thông tin chi tiết về hoạt động theo dõi của mình. Kyte lý tưởng cho các doanh nghiệp như nhà hàng cần POS di động để bán trực tiếp cho khách hàng.
phố đặt hàng
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý đơn hàng trực tuyến nhanh chóng và dễ sử dụng, hãy biến đơn hàng ul thành định mệnh của bạn. Nền tảng này được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý đơn hàng từ tất cả các nền tảng bán hàng trực tuyến của người dùng ở một nơi vì nó tích hợp WooC Commerce, Magento, Shopify, BigC Commerce, cùng nhiều nền tảng khác Amazon và Etsy.
Orderhive có đầy đủ các tính năng tuyệt vời bao gồm theo dõi bán hàng – bạn có thể xem tổng doanh thu từ tất cả các kênh bán hàng, quản lý hàng tồn kho của mình – dễ dàng theo dõi nhà cung cấp và cập nhật chúng tự động hoặc thiết lập tự động sắp xếp lại để kích hoạt ngay khi mức tồn kho của bạn đạt đến một ngưỡng xác định trước.
Giao dịch QuickBooks
QuickBooks Commerce là một OMS đa kênh, đầy đủ tính năng được thiết kế để giúp các doanh nghiệp trực tuyến tập hợp các điểm bán hàng, quản lý hàng tồn kho, tự động hóa tiếp thị, quản lý quan hệ khách hàng và nhiều hơn thế nữa ở một nơi. Điều thú vị nhất là công cụ này có thể dễ dàng thiết lập và chạy trong vài giờ.
QuickBooks Commerce cung cấp một ứng dụng di động trực quan cung cấp cho người dùng khả năng quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ khi đang di chuyển và trên nhiều thiết bị.
Nhờ công cụ này, bạn có thể quản lý các đơn hàng hiện có và tạo đơn hàng mới, số hóa đơn hoặc lịch sử bán hàng đầy đủ của từng khách hàng và sản phẩm họ đã mua.
Kibo
Kibo OMS là một nền tảng quản lý đơn hàng dựa trên đám mây hiện đại nếu bạn muốn tự động hóa quy trình kinh doanh của mình vì nó hỗ trợ những việc như hiển thị hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và điều phối thực hiện.
Kibo OMS tiếp tục phát triển khả năng quản lý đơn hàng phân tán (DOM) để giúp người bán dễ dàng thiết lập các đơn hàng phức tạp hoặc tổng hợp nhà cung cấp với tốc độ cao và chi phí tối thiểu.
Các tính năng chính của Kibo bao gồm thông báo qua email, in nhãn, giao diện kéo và thả, quản lý danh mục và theo dõi xu hướng, cùng nhiều tính năng khác.
Ngoài ra, công cụ này cho phép người giám sát cung cấp cho khách hàng nhiều phương thức vận chuyển hoặc sử dụng trình chỉnh sửa WYSIWYG tích hợp để quản lý nội dung trang web và tùy chỉnh thông số kỹ thuật của khách hàng theo sở thích của họ. Công cụ này cũng cung cấp tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba.
những từ cuối
Chúng tôi đã nghiên cứu một số giải pháp quản lý đơn hàng và vì mỗi giải pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng nên bạn muốn chọn một giải pháp giúp bạn tự động hóa các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại.
Sau khi xem xét các tính năng được cung cấp bởi mỗi tính năng, ứng viên tốt nhất của bạn phải là tính năng được thiết kế cho hệ sinh thái kinh doanh cụ thể của bạn, cho dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay lớn, sau khi phân tích nhu cầu của bạn.
Sau đó hãy xem hướng dẫn đầy đủ về thương mại điện tử.
