Nếu bạn làm việc nhiều trong Microsoft Word, đương nhiên bạn muốn sắp xếp chính tả của mình theo thứ tự. Đặc biệt nếu bạn bắt đầu làm việc một cách chuyên nghiệp, ví dụ như khi còn là sinh viên hoặc khi viết thư xin việc, đây thực sự là điều bắt buộc. Trình kiểm tra chính tả tự động là hoàn hảo cho việc này. Chúng ta sẽ thảo luận về cách sử dụng nó để sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong bài viết này. Nó có vẻ không còn phù hợp nữa, nhưng thực tế là vậy!
Kiểm tra chính tả từ: có thể được sử dụng theo nhiều cách
Không có gì ngạc nhiên khi kết thúc bằng một tài liệu có (một số) lỗi ngôn ngữ: nó phổ biến hơn hầu hết mọi người nghĩ. May mắn thay có Phần mềm soạn thảo văn bản một trình kiểm tra chính tả miễn phí theo dõi trực tiếp khi bạn gõ (và có thể sửa lỗi ngay lập tức). Bạn cũng có thể sử dụng tính năng kiểm tra như một loại thám tử tích hợp để phát hiện các lỗi ngữ pháp và chính tả trong tệp của mình, chẳng hạn như sau đó. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách sử dụng tùy chọn lý tưởng này một cách hiệu quả, hiệu quả và nhanh chóng.
Tính năng kiểm tra chính tả thực sự có tác dụng gì?
Trình kiểm tra chính tả là một công cụ rất hữu ích, đặc biệt nếu, như đã đề cập trước đó, bạn cần cung cấp một tài liệu chuyên nghiệp. Mặc dù tôi luôn muốn ngồi tốt bất kể hoàn cảnh nào. Vì vậy, dù sao thì nó cũng không thiếu đối với tôi. Ngoài ra, việc kiểm tra thậm chí có thể chỉ ra ngữ pháp sai. Bây giờ tôi phải nói rằng chức năng này hoạt động tốt hơn về mặt chính tả so với ngữ pháp, tuy nhiên, nó vẫn có thể giúp ích ở đó.
Ví dụ
Giả sử tôi viết . Trình kiểm tra chính tả sẽ thay đổi thông tin này thành “Bạn có khỏe không, John?”. Khi bạn gõ, lỗi này sẽ được sửa bởi trình xử lý văn bản nổi tiếng. Tất nhiên là nó phải được kích hoạt. Tuy nhiên, rõ ràng có một số điều không ổn với những điều trên: tôi không chỉ sử dụng chữ ‘a’ quá nhiều mà cả tên và phần đầu câu đều phải bắt đầu bằng chữ in hoa. Những lỗi này một phần là do ngữ pháp! Nếu bạn bật trình kiểm tra ngữ pháp, Word cũng sẽ kiểm tra điều này cho bạn và sửa nó nếu cần.
Làm cách nào để bật trình kiểm tra chính tả và làm cách nào để sử dụng nó một cách hiệu quả?
Nghe có vẻ như là một sự bổ sung không cần thiết nếu bạn chắc chắn 100% về kiến thức chính tả và ngữ pháp của mình. Tuy nhiên, một chữ cái quá nhiều hoặc quá ít có thể xảy ra với bất kỳ ai, vì vậy nếu bạn thực sự muốn chắc chắn rằng mình đang đi đúng hướng: hãy sử dụng tính năng kiểm tra chính tả. Word sẽ gạch chân lỗi chính tả bằng đường lượn sóng màu đỏ và lỗi ngữ pháp bằng đường lượn sóng màu xanh lam. Nó cũng có các cụm từ đi kèm nếu có điều gì đó không đúng.
Kích hoạt (hoặc vô hiệu hóa)
- Mở tài liệu trong Microsoft Word (có thể là file trống mà bạn chưa khởi động)
- Bấm vào menu Tài liệu > Tùy chọn > Kiểm tra
- Chọn hộp kiểm Kiểm tra chính tả khi bạn gõ TRONG. Bạn cũng muốn kiểm tra ngữ pháp? Sau đó nhấn vào hộp kiểm Đánh dấu các lỗi ngữ pháp khi bạn gõ TRÊN. Tất nhiên là bạn chọn Kiểm tra ngữ pháp cùng lúc với chính tả nếu bạn muốn thực hiện việc này cùng nhau: rất tiện dụng!
Lưu ý: bạn có thể chọn bật hoặc tắt tính năng kiểm tra ngôn ngữ chỉ cho tài liệu bạn đang làm việc hoặc cho tất cả tài liệu mới. Sau đó chọn tùy chọn Ngoại lệ cho và đặt các hộp kiểm với Không chỉ ghi lỗi chính tả trong tài liệu này Và Chỉ ẩn các lỗi ngữ pháp trong tài liệu này bật hoặc tắt.
Làm thế nào tôi có thể áp dụng điều này tốt nhất? Một số khả năng
Tự mình làm điều đó
Đơn giản: ngay khi Word báo lỗi bằng gạch chân màu, bạn nhấp vào lỗi đó bằng nút chuột phải. Các tùy chọn hiện ra để bạn lựa chọn, bao gồm từ mà trình soạn thảo văn bản cho rằng bạn muốn gõ hoặc gợi ý ngữ pháp. Nếu bạn cố tình viết sai chính tả một từ, hãy chọn Thêm vào từ điển. Nó sẽ không còn bị coi là sai ở phần sau.
Quét toàn bộ tài liệu của bạn để tìm lỗi ngôn ngữ
Sẵn sàng và vẫn đang kiểm tra để chắc chắn? Không có gì.
Microsoft 365
- Nhấn Microsoft 365 TRÊN F7 (Trình chỉnh sửa mở ra) hoặc Trình chỉnh sửa trong tab Trang chủ và tệp của bạn sẽ được xem xét giúp bạn.
- Chọn một kiểu chỉnh sửa hoặc sàng lọc, chẳng hạn như Ngữ pháp hoặc chính tả, sau đó sử dụng các mũi tên ở đầu cửa sổ để cuộn qua từng số phát hành thuộc loại đó. Tại đây bạn có thể thực hiện các điều chỉnh và nếu không thích gợi ý của Word, hãy chọn ‘Bỏ qua một lần‘ hoặc ‘Không kiểm tra vấn đề này‘.
Trong văn phòng 2016 – 2021 làm như dưới đây
- TRONG Văn phòng 2016 – 2021 bấm vào tab Kiểm tra trên > Kiểm tra tài liệu hoặc bạn đi qua Thực đơn > Tài liệu > Tùy chọn > Kiểm tra > Kiểm tra lại
Sau đó, Trình chỉnh sửa sẽ hiển thị các vấn đề về ngữ pháp và chính tả theo danh mục. Nhấp vào danh mục để giải quyết hoặc bỏ qua những vấn đề này
Bây giờ bạn có một tài liệu hoàn hảo! Tất cả đã sẵn sàng để cho thế giới thấy. Được thôi, phải không?
