Truyền thông hợp nhất (UC) là tập hợp các công nghệ nhằm tích hợp tất cả các kênh liên lạc trong một tổ chức – điện thoại, email và trò chuyện.
Ngày nay, các công ty ngày càng được tổ chức ảo hơn và mọi người làm việc di động hơn. Vào thời điểm các công ty phải cộng tác nhiều hơn, cả với các đối tác thảo luận nội bộ và bên ngoài, và khi năng suất là điều tối quan trọng thì việc giao tiếp hiệu quả không phải là điều xa xỉ không cần thiết. Truyền thông hợp nhất thường là một câu trả lời tốt cho điều đó.
Các bộ phận là gì?
Mặc dù UC thay đổi tùy theo nhà cung cấp nhưng hầu hết các nhà phân tích đều đồng ý rằng ứng dụng UC phải bao gồm ít nhất ba trong số bốn miền được liệt kê bên dưới.
– Điện thoại và lưu lượng thoại: Miền này bao gồm cả điện thoại cố định và di động, cũng như khả năng thực hiện cuộc gọi với PC bằng cách sử dụng cái gọi là điện thoại mềm. Bạn cũng có thể chọn một số cho cả điện thoại cố định và điện thoại di động của mình.
– Nhắn tin: Miền này bao gồm email, đây là hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến hiện nay. Thư thoại cũng được bao gồm.
– Hiện diện và nhắn tin tức thời: Chức năng như vậy có nghĩa là người dùng hiển thị tình trạng sẵn sàng của chính mình và cho biết thời điểm và thông qua kênh liên lạc nào họ muốn được liên lạc. Ví dụ: một người nào đó đang họp có thể cho biết rằng anh ta muốn nhận e-mail chứ không phải điện thoại.
– Hội nghị: Khả năng gặp gỡ hoặc thảo luận về kinh doanh ảo. Điều này bao gồm các hội nghị âm thanh riêng biệt cũng như hội nghị video và hội nghị web.
Ai cung cấp thông tin liên lạc hợp nhất?
Có rất nhiều nhà sản xuất, mặc dù chúng ta có thể phân biệt đại khái hai nhóm chính: những công ty CNTT như Microsoft và các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông truyền thống như Siemens hay Alcatel.
Đối với các công ty sản xuất thiết bị điện thoại, viễn thông thường là điểm trung tâm trong công thức UC của họ. Một công ty như Microsoft, không có nguồn gốc từ điện thoại, bắt đầu từ phần mềm của mình để cộng tác và điện thoại thực sự là ưu tiên hàng đầu..
Truyền thông hợp nhất có phù hợp với công ty của bạn không?
Không phải mọi công ty hiện đang chờ đợi sự tích hợp đầy đủ các tài nguyên truyền thông và quản lý sự hiện diện liên quan của mình. Đôi khi họ sợ phải đầu tư thêm, nhưng đôi khi nó đơn giản là không phù hợp với tổ chức hoặc văn hóa doanh nghiệp.
Đôi khi có một ngưỡng tâm lý. Tại UC, điều không thể tránh khỏi là nhân viên cũng phải có thái độ minh bạch hơn đối với đồng nghiệp của mình về khả năng sẵn sàng và chẳng hạn như phải liên tục chỉ ra hoặc thông báo về khả năng sẵn sàng của họ.
Quy trình kinh doanh hỗ trợ giao tiếp là gì?
Với các quy trình kinh doanh hỗ trợ giao tiếp, mục đích là tích hợp giao tiếp vào các ứng dụng kinh doanh. Do đó, giao tiếp được đặt trong một bối cảnh nhất định. Ví dụ: hai đồng nghiệp có thể nhanh chóng trao đổi về một báo giá cụ thể khi sử dụng hệ thống CRM của họ.
Cách tiếp cận này khác với cách tiếp cận cổ điển tại UC. Ngày nay, giao tiếp thường vẫn tách biệt khỏi ứng dụng kinh doanh mà nhân viên đang làm việc. Nhưng nếu giao tiếp đó được tích hợp vào các ứng dụng như Salesforce, SAP hoặc Sharepoint, bạn có thể đưa giao tiếp đó đến gần hơn với quy trình kinh doanh.
Tích hợp điện thoại máy tính là gì?
Tích hợp điện thoại máy tính (CTI) là sự hợp tác giữa tổng đài điện thoại và mạng máy tính, theo đó hệ thống liên lạc được tích hợp vào mạng dữ liệu. Điều này cho phép bạn, trong số những thứ khác, quản lý các cuộc gọi điện thoại đến và đi qua máy tính.
Đối với một số công ty, việc tích hợp điện thoại máy tính là đủ, mà bạn có thể mô tả như một dạng UC đơn giản hơn mà không cần tích hợp quy mô lớn. Nói một cách cụ thể, điều này có nghĩa là bạn có thể gọi cho ai đó chẳng hạn bằng cách nhấp vào số điện thoại trong gói phần mềm Outlook của bạn.
