Sự bùng nổ nhanh chóng của chuyển đổi kỹ thuật số đã tạo ra nhiều công nghệ, một trong số đó là Tự động hóa quy trình thông minh (IPA).
Nó ra đời từ nhu cầu cấp thiết của các công ty phải đối mặt với các điều kiện kinh tế vĩ mô cản trở lợi nhuận trong các lĩnh vực khác nhau.
Nhiều công ty đang tìm kiếm công nghệ hiệu quả giúp họ tối ưu hóa và tăng tốc quy trình kinh doanh.
Đây là nơi IPA giúp đỡ. Khả năng tự động hóa của nó đã khiến nó trở thành một phần thiết yếu trong các mô hình và nhiệm vụ hoạt động của nhiều tổ chức.
Ngoài việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, IPA còn có thể giúp giảm thời gian xử lý và tăng ROI.
Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về IPA và hiểu tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp.
IPA là gì?
Tự động hóa quy trình thông minh (IPA) là sự hội tụ của các công nghệ hiện đại phối hợp với nhau để tạo ra khả năng tự động hóa nhằm tự động hóa các quy trình kỹ thuật số khác nhau.
Khi tự động hóa tiếp quản nhiều quy trình kinh doanh, IPA đã trở thành một khía cạnh quan trọng của thế giới hiện đại đang thay đổi nhanh chóng. Về cơ bản, IPA là một tập hợp các công nghệ và ứng dụng được triển khai trong quy trình kinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động, giá trị kinh doanh và phản hồi truy vấn.
Nó kết hợp các công nghệ như tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), học máy (ML), tự động hóa quy trình kỹ thuật số (DPA), thị giác máy tính, tự động hóa nhận thức và trí tuệ nhân tạo (AI).
Bằng cách kết hợp ML và AI với các công nghệ khác, các công ty có thể sử dụng công cụ hoặc phần mềm IPA để tạo ra một quy trình kinh doanh thông minh có thể tự động suy nghĩ, học hỏi và thích ứng để cải thiện hiệu suất. Theo thời gian, nó không ngừng phát triển, để tự động hóa có thể được nâng lên một tầm cao mới.
Sự kết hợp công nghệ này được thiết kế để giúp mọi người tự động hóa các công việc thường ngày và lặp đi lặp lại, đồng thời tạo ra một môi trường hoạt động hiệu quả. Ngoài ra, nó còn được sử dụng để cải thiện trải nghiệm của khách hàng, đơn giản hóa quá trình tương tác và tạo ra các giải pháp hiệu quả trong thời gian ngắn hơn.
Ngày nay, IPA đã thâm nhập vào nhiều ngành công nghiệp khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau và một trong những hình thức phổ biến nhất là chatbot cho phép tương tác với khách hàng.
Lợi ích của việc sử dụng IPA
Tự động hóa quy trình thông minh (IPA), được sử dụng trong các công ty hiện đại, có thể mang lại cho họ nhiều lợi ích. Một số trong số đó là:
Giảm thời gian làm việc
IPA có thể tự động hóa nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn nhiều công sức trong doanh nghiệp của bạn, giúp giảm thời gian xử lý. Theo McKinsey’s, việc triển khai IPA đã giúp các tổ chức không chỉ giảm 50% thời gian xử lý mà còn giảm hơn một nửa các công việc thủ công.
Sự tham gia của nhân viên nhiều hơn
Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong hầu hết các tổ chức khiến nhân viên cảm thấy nhàm chán, điều này cuối cùng dẫn đến ít gắn kết hơn. Việc sử dụng các công cụ IPA có thể dễ dàng tự động hóa nhiều nhiệm vụ sẽ làm tăng sự gắn kết của nhân viên. Lý do là thay vì dành thời gian cho công việc nhàm chán, họ có thể tập trung vào những nhiệm vụ thú vị, phù hợp hơn.
Tỷ lệ lỗi thấp hơn
Bạn sẽ không tin được, nhưng trong hầu hết các tổ chức có khoảng 1-5% lỗi trong dữ liệu kinh doanh trừ khi họ thực hiện nỗ lực phi thường.
Ngoài ra, việc tham khảo cũng khá khó khăn vì nhân viên phải nhập thủ công rất nhiều dữ liệu. Việc triển khai IPA giúp tăng độ chính xác của dữ liệu và giảm tỷ lệ quyết định sai và bỏ lỡ cơ hội.
Cái nhìn sâu sắc hơn về quá trình
Các công cụ IPA cho phép triển khai nhanh chóng và hiệu quả các quy trình khác nhau, cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về các quy trình. Bạn sẽ nhận được báo cáo và dữ liệu có giá trị để giúp phát hiện mọi điểm nghẽn và xử lý chúng ngay lập tức.
Hỗ trợ khách hàng được cải thiện
Bằng cách triển khai các công cụ IPA trong hoạt động kinh doanh của mình, bạn có thể chứng kiến trải nghiệm của khách hàng được cải thiện. Nó tự động hóa các nhiệm vụ để các yêu cầu của khách hàng được giải quyết nhanh chóng và chính xác. Với hầu hết các tương tác của khách hàng được tự động hóa, doanh nghiệp có thể mong đợi thấy sự gia tăng mức độ tương tác và lòng trung thành của khách hàng.
Tăng độ sắc nét
Vì các công cụ IPA có thể xử lý hầu hết các công việc thường xuyên và lặp đi lặp lại nên nhân viên sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, điều này sẽ giúp tăng năng suất của họ. Cuối cùng, điều này làm tăng hiệu quả hoạt động của công ty và dẫn đến lợi tức đầu tư tốt hơn.
Sử dụng AI và ML trong IPA
Trí tuệ nhân tạo và học máy đang có tác động rất lớn đến IPA, giúp mở rộng khả năng tự động hóa ngoài các nhiệm vụ văn phòng đơn thuần. Cả AI và ML đều đóng vai trò là trụ cột quan trọng của nền tảng IPA hiện đại.
Nền tảng IPA, khi được tích hợp với quy trình, sử dụng thuật toán ML để phân tích dữ liệu lịch sử và thời gian thực. Các công cụ IPA có thể tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu quả và kết quả tốt hơn. Những công cụ này có thể sử dụng ML để tự động phân công quy trình công việc dựa trên yêu cầu của vai trò và dự án.
Tương tự, AI cho phép nền tảng IPA hoạt động trên các tập hợp lớn dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc, đồng thời đánh giá chúng để tìm ra nhiều thông tin liên quan. Các công cụ IPA sử dụng thông tin này để phát hiện ý định, phát hiện sự bất thường về cơ sở hạ tầng, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và các quy trình khác.
Hơn nữa, bằng cách sử dụng tất cả các tài nguyên này, IPA có thể giúp tạo chatbot để tương tác với khách hàng, tìm hiểu ý định của họ và phản hồi tương ứng. Sử dụng bộ mô hình có sẵn, AI còn hỗ trợ các công cụ IPA trong việc giải quyết các vấn đề của khách hàng mà không cần sự can thiệp của con người.
ML và AI đã giúp IPA vượt xa việc chỉ tự động hóa các nhiệm vụ hiện có và kết hợp các công nghệ hiện đại như học sâu để tạo ra các quy trình mới. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình, tăng hiệu quả kinh doanh và đảm bảo lợi tức đầu tư tốt hơn.
Các công nghệ liên quan đến IPA
Tự động hóa quy trình thông minh (IPA) sử dụng nhiều công nghệ để tự động hóa quy trình kinh doanh. Đó là:
- Trí tuệ nhân tạo (AI): Một trong những yếu tố quan trọng nhất của IPA là trí tuệ nhân tạo. Nó giúp người dùng tạo ra nền tảng kiến thức và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Đối với IPA, AI đóng vai trò là bộ não đưa ra quyết định trung tâm, cho phép người dùng tùy chỉnh các quy trình và đạt được kết quả tốt nhất.
- Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA): Cùng với AI, RPA cũng đóng vai trò là một phần thiết yếu của IPA giúp nắm bắt và thực hiện các quy trình lặp đi lặp lại trong hoạt động kinh doanh bằng robot phần mềm. Nó còn được gọi là robot phần mềm, giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ dựa trên quy tắc bằng cách khai thác sức mạnh của trí tuệ nhân tạo và học máy.
- Học máy (ML): IPA sử dụng thuật toán ML để phân tích các tập dữ liệu cũ và hiện tại nhằm dự đoán kết quả đầu ra mới và thực hiện các điều chỉnh phù hợp. Bằng cách này, máy móc có thể học hỏi từ các quy trình kinh doanh cũ và thích ứng với các tiêu chuẩn ngành hiện tại để hoạt động tốt hơn.
- NLP: Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) cũng là một phần của AI mà IPA sử dụng để hiểu ngôn ngữ, diễn giải và thể hiện chúng dưới dạng văn bản. Với thông tin được diễn giải, NLP giúp bạn tương tác với chatbot, tạo email và làm nhiều việc khác
- Tự động hóa quy trình kỹ thuật số (DPA): Tự động hóa quy trình kỹ thuật số bao gồm nhiều công cụ mạnh mẽ khác nhau hỗ trợ IPA bằng cách giúp IPA tự động hóa hoặc tự động hóa một phần các tác vụ. Ông đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện việc quản lý dữ liệu. Ứng dụng đặt xe và mua sắm là những ví dụ điển hình của DPA.
- Quản lý quy trình kinh doanh (BPM): BPM là một công nghệ khác liên quan đến IPA giúp tự động hóa quy trình công việc kinh doanh để tăng tính nhất quán và linh hoạt. Ông đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện tương tác với khách hàng và hợp lý hóa quy trình kinh doanh để tăng hiệu quả.
- Thị giác máy tính: Thị giác máy tính, là một thành phần của IPA, cho phép người dùng phân tích và giải thích hình ảnh để hiểu rõ hơn về dữ liệu. IPA tích cực sử dụng máy tính không chỉ để thu thập dữ liệu nhằm cải thiện quy trình kinh doanh mà còn để hiểu những điểm bất thường trong cài đặt bảo mật.
IPA vs Nam Phi
Mặc dù tự động hóa quy trình thông minh và tự động hóa quy trình bằng robot trông giống nhau nhưng chúng khác nhau về nhiều mặt. Nhiều người thường nhầm lẫn giữa IPA và RPA, nhưng RPA đóng vai trò là một thành phần của bộ công cụ IPA.
Hãy so sánh IPA và Nam Phi.
Tự động hóa quy trình thông minh (IPA) Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) Tự động hóa quy trình thông minh là sự kết hợp của nhiều công nghệ AI khác nhau, bao gồm RPA, giúp quản lý và tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp. những công việc lặp đi lặp lại và thường xuyên trong kinh doanh. IPA chủ yếu được sử dụng để tối ưu hóa và tạo các quy trình mới giúp tăng ROI và hiệu quả kinh doanh. Mặt khác, RPA chủ yếu được sử dụng cho các tác vụ dựa trên quy tắc. IPA có khả năng xử lý các hoạt động phức tạp và hoạt động ra quyết định. RPA chỉ có thể xử lý các tác vụ do người dùng xác định và không thể đưa ra quyết định bằng cách học hỏi từ dữ liệu. Nó bao gồm nhiều công nghệ cải tiến mới như NLP, thị giác máy tính, BPM, trích xuất dữ liệu, v.v. Nó được phát triển từ ba công nghệ hàng đầu – AI, tự động hóa quy trình làm việc và quét màn hình.IPA yêu cầu nhiều kỹ năng lập trình và khoản đầu tư trả trước lớn. có thể được thực hiện với một chút lập trình và đầu tư. Nó có khả năng xử lý các loại định dạng dữ liệu khác nhau. Nó bị giới hạn bởi các định dạng dữ liệu cụ thể.
thách thức IPA
Giống như những người khác, việc triển khai tự động hóa quy trình thông minh cũng đi kèm với một số thách thức, chẳng hạn như:
- Không thể sử dụng IPA: Trong khi thế giới tự động hóa đang phát triển nhanh chóng, không phải công ty nào cũng biết cách tận dụng các cơ hội của tự động hóa quy trình thông minh. Nhiều tổ chức không biết làm thế nào họ có thể tích hợp chúng vào hoạt động của mình.
- Nền tảng kiến thức hạn chế: Tự động hóa quy trình thông minh yêu cầu nhiều ngôn ngữ lập trình để triển khai trong mô hình kinh doanh. Nếu nhân viên của bạn không có kiến thức này, việc tự động hóa hoặc quản lý các quy trình sẽ trở thành một thách thức lớn.
- Tốn thời gian: Việc thực hiện các dự án tự động hóa quy trình thông minh khá khó khăn vì tốn thời gian, ngoài việc yêu cầu nền tảng kiến thức tốt để tích hợp chúng đúng cách. Bạn sẽ cần đào tạo nhân viên của mình và thực hiện nhiều thử nghiệm trước khi có thể tối ưu hóa quy trình một cách hoàn hảo.
- Chống lại sự thay đổi: Một tỷ lệ lớn nhân viên trong các tổ chức không muốn triển khai IPA trong hoạt động kinh doanh. Trong khi ban lãnh đạo và quản lý công ty hỗ trợ ô tô, hầu hết nhân viên không hỗ trợ tích hợp IPA. Họ vẫn thích những cách thức và hệ thống cũ hơn.
- Chi phí triển khai: Việc triển khai IPA trong mô hình kinh doanh rất tốn kém và mỗi thành phần của IPA đều yêu cầu chi phí vốn lớn. Cho dù đó là bộ phận phần cứng, giám sát, quản lý, phần mềm hay đào tạo nhân viên, mỗi khía cạnh này đều cần một khoản đầu tư trả trước lớn. Bạn càng cố gắng thực hiện quy trình kinh doanh của mình hiệu quả thì việc vận hành chúng sẽ càng tốn kém.
Phạm vi IPA trong tương lai
Tương lai của tự động hóa quy trình thông minh chắc chắn là rất tươi sáng khi ngày càng có nhiều tổ chức tìm cách kết hợp IPA vào hệ thống của họ. Tất cả các công nghệ đều phát triển nhảy vọt và cũng tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển tiếp theo của IPA, điều này cuối cùng sẽ giúp IPA mang lại kết quả và hiệu suất tốt hơn.
Hơn nữa, mối tương quan giữa kinh doanh và CNTT tăng lên gấp bội khi các tổ chức được hưởng lợi rất nhiều từ sự tăng trưởng này và có thể sử dụng nguồn lực của mình cho các nhiệm vụ nhận thức khác. Quan trọng nhất, nhờ tự động hóa, mối quan hệ với khách hàng cũng được cải thiện khi khách hàng quen với chatbot có thể giải quyết các thắc mắc của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mặc dù IPA vẫn là một phương pháp triển khai tốn kém và tốn thời gian nhưng việc áp dụng rộng rãi các công nghệ này và các giải pháp thay thế giá cả phải chăng chắc chắn sẽ làm giảm khoản đầu tư ban đầu trong tương lai.
Tài nguyên học tập trực tuyến IPA
Dưới đây là một số sách và khóa học giúp bạn hiểu sâu hơn về IPA.
# 1. Tự động hóa quy trình thông minh
Cuốn sách “Hướng dẫn hoàn chỉnh về tự động hóa quy trình thông minh” của Gerardus Blokdyk là một hướng dẫn được đánh giá cao bao gồm hầu hết mọi thứ bạn muốn biết về IPA. Đó là hướng dẫn dài 314 trang giúp bạn khám phá nhiều điều nếu bạn đang làm việc trên IPA.
Từ việc tìm hiểu về tự động hóa cơ bản, phương pháp RPA và hành trình IPA cho đến tìm hiểu sâu về cách hoạt động của các công cụ IPA, bạn sẽ có được kiến thức đầy đủ. Không giống như sách giáo khoa tiêu chuẩn, nó nêu bật nhiều thông tin cần thiết về IPA cùng với những thách thức và giải pháp cho những thách thức đó.
#2. Tự động hóa thông minh đơn giản hóa
Cuốn sách này của Debanjana Dasgupta có sẵn ở cả hai phiên bản Kindlevà Bìa mềm được thiết kế cho các nhà phát triển và chuyên gia kỹ thuật. Thông qua cuốn sách này, tác giả muốn hướng dẫn các chuyên gia áp dụng cách tiếp cận đơn giản và thực tế để tạo và sử dụng tự động hóa quy trình thông minh.
Nó có lợi cho các chuyên gia tùy chỉnh các công cụ IPA trong tổ chức của họ vì nó giải thích đầy đủ khái niệm cơ bản về tự động hóa thông minh và cách triển khai nó. Bạn cũng sẽ tìm hiểu về từng giai đoạn của thiết kế tự động hóa và cách bạn có thể áp dụng kiến thức này một cách hiệu quả.
#3. RPA và tự động hóa thông minh bằng Python
Được tạo bởi SeaportAI, Nam Phi và Smart Automation Sử dụng Python là khóa học được đánh giá cao trên Udemy và được nhiều chuyên gia sử dụng. Đây là một khóa học toàn diện bao gồm 3 giờ video theo yêu cầu, 17 tài nguyên và nhiệm vụ có thể tải xuống.
Nếu bạn làm việc với các công cụ IPA, điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn vì nó bao gồm RPA, lập trình Python, trích xuất dữ liệu từ bảng và nhiều khía cạnh khác. Nhiều tổ chức hàng đầu đánh giá cao khóa học này và cung cấp nó cho nhân viên của họ.
Ứng dụng
Tự động hóa quy trình thông minh (IPA) đã trở thành một phần cốt lõi của các mô hình kinh doanh thế hệ tiếp theo. Khi mọi người ngày càng đạt được nhiều tiến bộ hơn trong trí tuệ nhân tạo và học máy, điều này giúp IPA cải thiện theo thời gian, khiến nó trở nên hiệu quả và năng suất hơn.
Kết quả là nhiều tổ chức hàng đầu đã áp dụng nó trong các mục tiêu phát triển trong tương lai của họ. Họ đang dần nhận ra lợi ích của IPA trong hoạt động kinh doanh và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến tương lai của họ. Mặc dù IPA vẫn còn một chặng đường dài phía trước nhưng nó vẫn tiếp tục đóng vai trò là giải pháp hiệu quả cho tự động hóa kinh doanh thông minh.
Bạn cũng có thể khám phá các công cụ Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).
