Cho thuê hệ thống kế toán đám mây giúp bạn quản lý, đặt chỗ và bảo mật dữ liệu tài chính của mình với hiệu quả, tiết kiệm chi phí và khả năng mở rộng tốt hơn.
Vấn đề là cách các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) quản lý tài chính của họ đã thay đổi mạnh mẽ trong những năm qua. Phần lớn sự thay đổi này là do thanh toán trên nền tảng đám mây.
Kế toán đám mây không chỉ giúp các công ty thoát khỏi hệ thống kế toán cũ và lạc hậu mà còn có thể giải quyết nhiều khó khăn tài chính liên quan đến các phương pháp truyền thống.
Hiện nay, nhiều công ty đang dần tích hợp kế toán đám mây để thu được lợi ích tối đa và hợp lý hóa hệ thống tài chính của mình.
Nó sẽ giúp bạn quản lý mọi thứ trực tuyến, bao gồm tất cả các khía cạnh tài chính mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường giải quyết.
Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về kế toán đám mây và những lợi ích của nó đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Kế toán đám mây là gì?
Cloud Accounting là dịch vụ kế toán trực tuyến giúp bạn truy cập và quản lý mọi hoạt động tài chính của mình một cách trực tuyến. Thay vì phần mềm kế toán trên máy tính, bạn sẽ có phần mềm trên nền tảng đám mây.
Kế toán đám mây về cơ bản là một chương trình Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) được cung cấp dưới dạng mô hình đăng ký và bạn chỉ cần trả phí đăng ký hàng tháng. Phần mềm này tương tự như bất kỳ phần mềm kế toán truyền thống phổ biến nào được sử dụng trên máy tính để quản lý tài chính.
Nhờ đó, bạn sẽ không gặp khó khăn khi làm sổ sách kế toán hay gặp khó khăn trong quá trình sau chuyển đổi. Sự khác biệt duy nhất so với hệ thống truyền thống là hệ thống thanh toán trên đám mây được lưu trữ trên một máy chủ từ xa và bạn có thể dễ dàng truy cập chúng từ bất kỳ trình duyệt web nào.
Do đó, nó giúp bạn thoát khỏi rắc rối khi cài đặt chúng trên mọi máy tính cho nhân viên của mình và nguy cơ mất dữ liệu trong trường hợp bị lỗi. Kế toán đám mây cung cấp tính linh hoạt và bảo mật cao hơn vì thông tin kế toán được lưu trữ trên đám mây và có thể được truy cập từ mọi nơi.
Ngoài ra, nó còn giúp tạo ra lực lượng lao động phân tán; Nhân viên của bạn sẽ cần có Internet để làm việc trên cùng một phần mềm như những người khác.
Lợi ích của kế toán đám mây
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng kế toán dựa trên đám mây vì nó giúp họ giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến kế toán truyền thống. Dưới đây là một số lợi ích của thanh toán trên nền tảng đám mây:
# 1. Khả năng tiếp cận dễ dàng
Cái hay của kế toán đám mây là bạn có thể truy cập tất cả tài chính của công ty mình từ mọi nơi trên thế giới, chỉ cần qua internet. Đây là một trong những đặc quyền lớn nhất vì bạn và nhóm của bạn sẽ không bị giới hạn máy tính để truy cập hồ sơ tài chính của bạn.
Điều tuyệt vời nhất là phần mềm kế toán đám mây được thiết kế dành cho nhân viên phân tán và làm việc từ xa. Nhờ quyền truy cập được chia sẻ, mỗi nhân viên có thể truy cập thông tin được yêu cầu bất cứ lúc nào mà không cần mở máy tính văn phòng.
Khả năng truy cập dễ dàng cũng đảm bảo môi trường làm việc linh hoạt và bạn sẽ không phải chỉ dựa vào một thiết bị để làm việc.
#2. Khả năng sinh lời
Thanh toán trên nền tảng đám mây có thể mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ mô hình đăng ký của nó. Để sử dụng phần mềm, bạn chỉ cần trả một số tiền tiêu chuẩn mỗi tháng và giá sẽ thay đổi tùy thuộc vào các tính năng bổ sung và số lượng truy cập.
Với phần mềm kế toán truyền thống, bạn sẽ phải trả một khoản chi phí trả trước đáng kể. Hơn nữa, bạn sẽ phải chi nhiều tiền hơn cho phần cứng để chạy phần mềm này một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, kế toán đám mây giải quyết được vấn đề này và giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn phần mềm kế toán và lập kế hoạch phù hợp với ngân sách của mình.
#3. Tiết kiệm thời gian
Bằng cách tích hợp kế toán đám mây vào doanh nghiệp, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian so với phần mềm truyền thống. Tất cả thông tin tài chính của bạn như bán hàng, giao dịch, mua hàng và thu nhập sẽ được tự động cập nhật từ tài khoản của bạn vào sổ sách.
Bạn không cần phải nhập thủ công tất cả thông tin kế toán hoặc chi phí của mình vào Excel, tài liệu thủ công và các tác vụ lặp đi lặp lại khác. Bằng cách này, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tập trung hơn vào các mục tiêu trong tương lai của mình.
#4. Khả năng mở rộng
Với hồ sơ tài chính thủ công và các chương trình rườm rà, các doanh nghiệp nhỏ khó có thể tăng hoặc giảm quy mô. Tuy nhiên, kế toán đám mây giải quyết vấn đề này bằng cách điều chỉnh và điều chỉnh các dịch vụ theo nhu cầu của bạn.
Vì vậy, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ không phải tốn nhiều chi phí cho việc hỗ trợ nhiều người dùng hơn hoặc tích hợp các tính năng bổ sung để đáp ứng khối lượng công việc ngày càng tăng của mình.
Khả năng mở rộng dễ dàng với phần mềm SaaS vì bạn không phải chi thêm tiền cho máy chủ và phần cứng.
#5. Người dùng thân thiện
Bạn có thể là một doanh nhân giỏi nhưng có thể bạn chưa hiểu rõ về kế toán và làm việc trong lĩnh vực tài chính. Vì vậy, hầu hết các hệ thống phần mềm kế toán đám mây đều thân thiện với người dùng nên bất kỳ ai cũng có thể sử dụng mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Các chương trình SaaS này cùng hệ thống trực quan và thiết kế liền mạch của chúng có thể khiến mọi thứ trở nên dễ dàng. Điều quan trọng là bạn sẽ không phải lo lắng về việc nhập sai bất kỳ dữ liệu nào khi xuất dữ liệu tài chính sang phần mềm của mình vì công việc này được tự động hóa. Kế toán đám mây giảm thiểu mọi sự không phù hợp, dư thừa và các mối lo ngại tài chính khác, đồng thời giúp việc kế toán trở nên đơn giản hơn.
#6. Nó làm cho hệ thống thông minh và có tổ chức
Phần mềm kế toán đám mây được biết đến với việc tự động hóa các hoạt động kinh doanh và giúp công ty trở nên thông minh và có tổ chức. Phần mềm này tổ chức hợp lý tất cả dữ liệu tài chính của bạn và sắp xếp nó theo cách mà bạn và nhóm của bạn có thể dễ dàng truy cập.
Không giống như cách tiếp cận truyền thống, bạn sẽ không phải phụ thuộc một phần vào thông tin trên giấy và điều này sẽ giúp tổ chức văn phòng của bạn vì mọi thứ đều có sẵn trên đám mây. Cho dù đó là thông tin về bán hàng, giao dịch hay mua hàng, mọi thứ sẽ được cập nhật tự động trên máy chủ và được phản ánh trong phần mềm.
#7. Bảo vệ mở rộng
Sau khi chuyển cấu trúc doanh nghiệp của bạn sang kế toán đám mây, bạn sẽ nhận được bảo mật bổ sung cho tất cả dữ liệu tài chính của mình. Các hệ thống phần mềm này được trang bị nhiều tính năng bảo mật khác nhau như mã hóa tại nguồn, xác thực đa yếu tố, sao lưu tự động, thanh toán an toàn và nhiều tính năng khác.
Không giống như phần mềm truyền thống, phần mềm đám mây ít bị xâm phạm dữ liệu và tấn công của hacker hơn, giúp dữ liệu tài chính của bạn được bảo vệ đầy đủ. Hơn nữa, phần mềm này luôn được cập nhật các bản vá bảo mật mới nhất và các tiêu chuẩn bảo mật của ngành, giúp bạn an toàn trước các mối đe dọa bảo mật.
#8. Phần mở rộng phạm vi
Lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng kế toán đám mây là vì nó giúp họ mở rộng phạm vi tiếp cận và cải thiện khả năng giao tiếp giữa các thành viên vì mọi người đều có quyền truy cập vào dữ liệu theo thời gian thực.
Nó còn giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa kế toán viên và các thành viên trong nhóm và tìm cách đạt được mục tiêu. Nó cũng cho phép bạn tích hợp nhiều công cụ khác nhau trong phần mềm, chẳng hạn như CRM, quản lý máy chiếu, v.v.
#9. Duy trì tính cạnh tranh
Khi kế toán đám mây tự động hóa nhiều nhiệm vụ, bạn có thời gian tập trung vào phát triển doanh nghiệp của mình và chú ý đến những thứ khác.
Ngoài ra, nó cho phép bạn đầu tư tiền và nguồn lực vào nhiều nhiệm vụ khác nhau, điều này sẽ giúp tổ chức cạnh tranh với những tổ chức khác. Bởi vì nó hợp lý hóa nhiều nhiệm vụ, giúp phát triển công ty và vượt trội so với đối thủ.
Các tính năng cần tìm trong phần mềm kế toán đám mây
Khi quyết định tích hợp phần mềm kế toán đám mây vào hệ sinh thái kinh doanh của mình, bạn cần thận trọng về việc mình chọn phần mềm nào. Dưới đây là một số tính năng cần cân nhắc khi lựa chọn:
# 1. Người dùng thân thiện
Phần mềm thân thiện với người dùng sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Ngoài nhân viên kế toán của bạn, phần mềm sẽ được các thành viên khác trong nhóm sử dụng, đó là lý do tại sao việc có một nền tảng dễ hiểu và dễ sử dụng cho họ là rất quan trọng.
#2. Tích hợp với các công cụ khác
Khi phát triển doanh nghiệp của mình, bạn cần tích hợp các công cụ tài chính khác để hợp lý hóa công việc và quản lý khối lượng công việc. Vì vậy hãy chọn phần mềm giúp bạn tích hợp hầu hết các công cụ cần thiết cho công việc của mình.
#3. Sự sẵn có của các ứng dụng di động
Chọn phần mềm kế toán đám mây cung cấp ứng dụng di động để truy cập dễ dàng.
Việc có ứng dụng di động cho phần mềm của bạn sẽ tăng tính dễ sử dụng vì bạn có thể truy cập bất kỳ bản cập nhật nào chỉ bằng một cú chạm. Bạn không cần phải mở máy tính xách tay và đăng nhập vào tài khoản của mình qua trình duyệt để kiểm tra cập nhật chi tiêu của mình.
#4. Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực
Phần mềm không chỉ cấp quyền truy cập vào kho đã đặt hàng mà còn cấp quyền truy cập theo thời gian thực vào lượng hàng còn lại trong kho.
Truy cập theo thời gian thực là rất quan trọng vì bạn có thể ước tính doanh số bán hàng tiếp theo của mình và dự trữ tương ứng. Nó tiết kiệm rất nhiều tài nguyên của công ty bạn và giúp hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho của bạn.
#5. Hỗ trợ kỹ thuật
Rất ít người tính đến điều này, nhưng việc có phần mềm được hỗ trợ kỹ thuật tốt sẽ đóng vai trò tốt trong việc duy trì quy trình làm việc của bạn.
Khi có chuyên gia kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ, bạn sẽ không phải lo lắng về bất kỳ trục trặc hoặc vấn đề nào bạn gặp phải trong giờ làm việc. Hỗ trợ kỹ thuật phải có sẵn 24 giờ một ngày, 7 ngày trong tuần, vì vậy bất kỳ người dùng nào gặp sự cố đều có thể nhận được hướng dẫn của chuyên gia để giải quyết vấn đề ngay lập tức.
Bây giờ hãy nói về phần mềm thanh toán đám mây phổ biến mà bạn có thể chọn cho tổ chức của mình.
Sách mới
Khi nói đến phần mềm kế toán đám mây, bạn không thể tiếp tục mà không xem xét FreshBooks. Đây là một phần mềm kế toán phổ biến được thiết kế dành cho những người làm việc tự do và các doanh nghiệp vừa và nhỏ để đáp ứng các yêu cầu tài chính của họ. Nó cũng phù hợp với các loại hình công nghiệp khác có nguồn lực đáng kể để phát triển kinh doanh.
Bạn sẽ có quyền truy cập vào vô số nghiên cứu và báo cáo từ FreshBooks, cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu sắc về thị trường và tình hình hiện tại. Phần mềm kế toán dựa trên đám mây này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nhiều tính năng bao gồm kế toán, ghi sổ, lập hóa đơn, khách hàng, ước tính, theo dõi quãng đường, báo cáo, báo giá, quản lý dự án, bảng lương, v.v.
Để giữ cho việc đăng ký phần mềm có giá cả phải chăng, thương hiệu này cũng đã phát triển bốn chương trình đăng ký khác nhau – Lite, Plus, Premium và Select.
Sách nhanh
Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp sản xuất, phi lợi nhuận, bán lẻ, nhà hàng, pháp lý hay bất kỳ doanh nghiệp chuyên nghiệp nào, QuickBooks có thể đơn giản hóa việc quản lý tài chính của bạn. Đây là một phần mềm kế toán đám mây nổi tiếng khác được các chủ doanh nghiệp sử dụng để giúp theo dõi thu nhập và tính thuế trước.
Ngoài ra, bạn có thể quản lý thương mại điện tử, hóa đơn, tạo báo cáo, quản lý dự án, được khấu trừ thuế và hơn thế nữa. QuickBooks cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào nhiều công cụ thiết thực như trình tạo hóa đơn, máy tính thời gian làm việc, máy tính bảng lương, mẫu báo cáo thu nhập, v.v. Bạn thậm chí có thể tích hợp chúng vào phần mềm để giảm bớt công việc thủ công.
Bạn nhận được bốn gói đăng ký – Simple Start, Essential, Plus và Advanced cho chương trình này, cùng với bản dùng thử miễn phí 30 ngày.
Hiền nhân
Một phần mềm thanh toán trên nền tảng đám mây phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ là Sage, phần mềm này đã được nhiều tổ chức hàng đầu xác nhận. Mặc dù chủ yếu nhắm đến các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ nhưng phần mềm có thể được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau như hóa chất, phân phối bán buôn, xây dựng, thực phẩm và đồ uống, v.v.
Không giống như những phần mềm khác, phần mềm kế toán cung cấp một số tính năng độc đáo như:
- Sage Intact để quản lý tài chính nâng cao
- Sage X3 để quản lý vận hành
- Sage tài sản cố định để theo dõi tài sản kinh doanh
Điều tuyệt vời của phần mềm này là trang tổng quan tương tác cho phép bạn kết hợp tất cả dữ liệu của mình và xây dựng trang tổng quan mới theo yêu cầu cũng như chỉnh sửa chúng từ 200 hình ảnh trực quan được tạo sẵn.
Photocopy
Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, là kế toán hay nhân viên kế toán, Xero là phần mềm kế toán bạn cần để đơn giản hóa công việc của mình. Xero là một chương trình kế toán dựa trên đám mây đầy đủ tính năng cho phép bạn sử dụng các tính năng như theo dõi máy chiếu, tính lương, đối chiếu ngân hàng và báo cáo chi phí để hoàn thành các nhiệm vụ tài chính của mình.
Ngoài ra, thương hiệu còn phát triển các tính năng giúp bạn có thể quản lý khách hàng và sổ cái, sắp xếp quy trình tuân thủ và thực hiện nhiều nhiệm vụ khác. Một trong những ưu điểm chính của Xero là khả năng tự động hóa nhiều tác vụ khác nhau và bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt.
Khi chọn mô hình đăng ký Xero, bạn sẽ có ba tùy chọn: Starter, Standard và Premium, trong đó tiêu chuẩn được coi là giá trị đồng tiền.
những từ cuối
Phần mềm kế toán đám mây là tương lai; ngay sau khi thấy được lợi ích của nó, tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ bắt đầu sử dụng nó. Đó là một khoản đầu tư thông minh vì bạn sẽ nhận được các lợi ích như hiệu quả về chi phí, khả năng mở rộng, thực thi nhiệm vụ hiệu quả, tính khả dụng, v.v.
Vì vậy, hãy thuê phần mềm kế toán đám mây cho doanh nghiệp của bạn và tự mình thu được lợi ích. Ngoài ra, hãy chọn phần mềm dựa trên tính năng, chi phí và các khía cạnh khác đã thảo luận ở trên.
Vậy thì hãy xem nền tảng khóa học kế toán trực tuyến dành cho mọi người.
