Khi một nhân viên xin nghỉ, điều này thường có thể dẫn đến những lo ngại về việc điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh tổng thể. Tuy nhiên, với hệ thống quản lý ngày nghỉ phép tiên tiến, việc lo lắng về sự phức tạp của việc theo dõi ngày nghỉ phép đã không còn nữa.
Những giải pháp đổi mới này được thiết kế để giải quyết tình trạng nhân viên vắng mặt, cho phép các công ty tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Nhân viên có thể dễ dàng gửi yêu cầu nghỉ phép thông qua hệ thống trực tuyến trực quan, loại bỏ nhu cầu về tài liệu tốn thời gian hoặc các quy trình thủ công khó hiểu. Vì nhân viên cũng theo dõi thời gian nên điều quan trọng là họ phải dành ít thời gian nhất có thể để báo cáo nhiệm vụ để họ có thể làm việc hiệu quả hơn.
Trong bài đăng này, chúng tôi đã thu thập các lựa chọn tốt nhất về hệ thống quản lý nghỉ phép để giúp bạn hợp lý hóa và luôn cập nhật thông tin về sự vắng mặt của nhân viên. Nhưng trước tiên, hãy dành chút thời gian để hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý nghỉ phép.
Lợi ích của hệ thống quản lý nghỉ phép
Các tổ chức nên lựa chọn hệ thống quản lý nghỉ phép để hợp lý hóa và tự động hóa việc quản lý yêu cầu nghỉ phép của nhân viên và theo dõi thời gian nghỉ phép của họ. Nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ phép thông qua cổng thông tin tập trung này và ban quản lý có thể xem xét, chấp nhận hoặc từ chối chúng.
Dưới đây là những lý do chính để sử dụng các hệ thống này và những lợi ích mà chúng mang lại:
- Hiệu quả và tự động hóa: Hệ thống quản lý nghỉ phép tự động hóa quy trình phê duyệt, giúp giảm gánh nặng hành chính và giải phóng thời gian của nhân viên và nhân sự.
- Trải nghiệm nhân viên tốt hơn: Với giao diện thân thiện với người dùng, nhân viên có thể dễ dàng nộp đơn xin nghỉ phép, kiểm tra thời gian nghỉ phép còn lại và theo dõi tiến trình yêu cầu của họ.
- Tăng độ chính xác và trách nhiệm giải trình: Hệ thống tự động giảm khả năng xảy ra lỗi và loại bỏ các phép tính thủ công, đảm bảo rằng các phép tính nghỉ phép và dồn tích là chính xác để tăng năng suất.
- Tích hợp với hệ thống tính lương và nhân sự: Nhiều hệ thống quản lý nghỉ phép tích hợp liền mạch với bảng lương, cho phép bạn tự động cập nhật thông tin nghỉ phép. Điều này dẫn đến việc quản lý công việc tốt hơn của nhân viên nhân sự.
- Có thể mở rộng và tùy chỉnh: Hệ thống quản lý nghỉ phép có thể được sửa đổi để phù hợp với các chính sách nghỉ phép và quy trình phê duyệt duy nhất.
Các tính năng cần xem xét khi chọn hệ thống quản lý nghỉ phép
Dưới đây là các tính năng chính cần tìm trong hệ thống quản lý nghỉ phép:
- Bảng điều khiển dựa trên đám mây: Dành cho những người quản lý có thể truy cập và xem các số liệu liên quan đến nghỉ phép từ nền tảng dựa trên đám mây.
- Cổng thông tin tự phục vụ: Nhân viên có thể dễ dàng nộp đơn xin nghỉ phép và theo dõi trạng thái yêu cầu của họ. Không cần phải tiếp cận người quản lý hoặc gửi email xin nghỉ phép.
- Quy trình phê duyệt có thể định cấu hình kèm theo thông báo: Để thiết lập các loại nghỉ phép và quy trình công việc dựa trên hệ thống phân cấp bộ phận.
- Theo dõi chấm công dựa trên web: Các giải pháp quản lý nghỉ phép có thể kết nối liền mạch với hệ thống quản lý chấm công dựa trên web. Cũng có thể tích hợp với các thiết bị sinh trắc học hoặc truy cập vào thẻ chìa khóa.
Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ làm sáng tỏ những nhà cung cấp đã lọt vào danh sách các ứng dụng quản lý nghỉ phép tốt nhất nhờ các tính năng đáng tin cậy của chúng.
trackabi
Trackabi là một phần mềm được đánh giá cao để theo dõi thời gian, giám sát nhân viên, lập kế hoạch nghỉ phép và báo cáo thời gian làm việc hiệu quả. Một trong những tính năng nổi bật của Trackabi là cách tiếp cận đổi mới đối với trò chơi hóa, trong đó người dùng được khuyến khích đáp ứng các mục tiêu cụ thể do người quản lý của họ đặt ra, đạt được thành tích và điểm nghiệp trong quá trình này.
Đặc trưng:
- Ngày nghỉ của nhân viên có thể được đưa vào bảng chấm công để quản lý tính đầy đủ của dữ liệu dễ dàng hơn.
- Bảng chấm công có thể được chỉnh sửa giống như bảng tính Excel với nhiều tùy chọn tùy chỉnh khác nhau.
- Thành tích và điểm nghiệp được thiết kế để tăng động lực và sự gắn kết của nhân viên.
- Báo cáo thời gian có thể được tạo từ bảng chấm công dựa trên cài đặt do người dùng xác định.
- Bảng điều khiển trên không hiển thị số ngày vắng mặt của nhân viên và cảnh báo về các báo cáo về thời gian vắng mặt.
Trackabi cung cấp bộ đếm thời gian dành riêng cho nền tảng Windows, Linux và macOS. Bộ đếm thời gian này tự động ghi lại thời gian làm việc của người dùng, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công.
Ngày nghỉ lễ
Thiết kế trực quan của Ngày nghỉ phép giúp mọi người dễ dàng điều hướng và sử dụng các tính năng của nó. Đó là lựa chọn tốt nhất để quản lý thời gian giải trí hiệu quả với các tùy chọn có thể tùy chỉnh và kết nối lịch liền mạch.
Đặc trưng:
- Cung cấp một trình bày trực quan năng động về trạng thái và lịch trình kỳ nghỉ.
- Cho phép nhân viên nhanh chóng xem số dư kỳ nghỉ còn lại của họ và kiểm tra số ngày nghỉ có sẵn.
- Hợp lý hóa quy trình gửi yêu cầu nghỉ phép và nhận được sự chấp thuận theo cách thân thiện với người dùng.
- Nó hỗ trợ nhiều chính sách nghỉ phép khác nhau và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng công ty.
- Tạo báo cáo thường xuyên để theo dõi hoạt động trong kỳ nghỉ và phân tích xu hướng.
Ngày nghỉ phép tích hợp hoàn hảo với các công cụ quen thuộc như Excel, Lịch Google và Outlook. Ngoài ra, nó hỗ trợ tích hợp với Slack, tăng khả năng tương thích với quy trình công việc hiện có. Người dùng có thể kết nối Ngày nghỉ phép với tài khoản Zapier trả phí để có nhiều khả năng tích hợp hơn nữa.
Rời khỏi bảng
Leave Board là hệ thống quản lý thời gian nghỉ dựa trên đám mây, thân thiện với người dùng, hoàn toàn tự động và cho phép người dùng dễ dàng truy cập và trực quan hóa giới hạn thời gian nghỉ được chỉ định của họ. Nhờ giao diện đơn giản và trực quan, nhân viên có thể thuận tiện đặt trước thời gian rảnh mong muốn.
Đặc trưng:
- Nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ phép bằng các biểu mẫu trực tuyến thuận tiện.
- Cung cấp bảng điều khiển nhân sự cho phép nhân viên nhân sự xem và quản lý thông tin liên quan đến nghỉ phép một cách hiệu quả.
- Nó mang đến sự linh hoạt trong việc phân bổ ngày nghỉ, cho phép các tổ chức tùy chỉnh chính sách nghỉ phép dựa trên yêu cầu cụ thể của họ.
- Hệ thống tự động phát hiện các yêu cầu nghỉ phép chồng chéo và tạo cảnh báo để ngăn chặn xung đột lịch trình.
- Thông tin chi tiết về việc theo dõi và nhật ký, bao gồm loại nghỉ phép, thời lượng và số dư còn lại.
Ngoài ra, Bảng Nghỉ phép còn duy trì một cơ sở dữ liệu nhân viên rộng lớn và một kho lưu trữ tập trung tất cả các hồ sơ vắng mặt. Cơ sở dữ liệu này là một hệ thống lưu trữ dữ liệu đáng tin cậy tạo ra những hiểu biết có giá trị về dữ liệu nhân sự.
Tất cả giờ
Tất cả các giờ được thiết kế để hợp lý hóa quy trình phê duyệt và theo dõi các yêu cầu nghỉ phép và vắng mặt. Khả năng tương thích của nó với nhiều thiết bị khác nhau cung cấp giải pháp thuận tiện cho các tổ chức thuộc mọi quy mô. Bằng cách thực hiện hệ thống này, thời gian và chi phí có thể giảm đáng kể.
Đặc trưng:
- Quản trị viên nhận được thông báo qua email về các yêu cầu mới.
- Nhân viên nhận được thông báo khi đơn đăng ký của họ được chấp thuận hoặc bị từ chối.
- Giải pháp nhân sự tự động bao gồm và tính toán tất cả những lần vắng mặt trong báo cáo tiền lương.
- Bạn có thể xuất báo cáo vắng mặt qua CSV hoặc Excel.
- Chế độ xem lịch cung cấp cho ban quản lý cái nhìn tổng quan về tất cả các lần vắng mặt.
Tất cả các giờ cho phép bạn điều chỉnh các hình thức vắng mặt theo yêu cầu của tổ chức của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng theo dõi và quản lý công việc từ xa, cung cấp khả năng theo dõi vắng mặt chính xác và toàn diện.
đội tươi
Được phát triển bởi Freshworks, Freshteam cung cấp các quy trình bật/tắt nhân viên liền mạch, hệ thống thông tin nhân viên mạnh mẽ, khả năng theo dõi mạnh mẽ và báo cáo nhân sự sâu sắc, tất cả đều được tích hợp với hệ thống quản lý nghỉ phép linh hoạt.
Đặc trưng
- Lịch nghỉ lễ tích hợp cho 18 quốc gia.
- Khả năng tạo lịch nghỉ lễ tùy chỉnh dựa trên khu vực của bạn.
- Linh hoạt điều chỉnh tuần làm việc phù hợp với thực tiễn công ty của bạn.
- Tích hợp liền mạch với Slack, cho phép nhân viên yêu cầu và quản lý các yêu cầu nghỉ phép trong ứng dụng.
- Lập bản đồ lịch nghỉ phép cụ thể và tuần làm việc theo các chính sách có liên quan.
- Sự sẵn có của ứng dụng di động dành cho nền tảng Android và iOS.
Hệ thống quản lý nghỉ phép của Freshteam cho phép bạn dễ dàng tùy chỉnh các loại thời gian nghỉ, có tính đến các chính sách cụ thể của khu vực hoặc công ty. Quản trị viên và nhân viên nhân sự có thể quản lý các yêu cầu và phê duyệt nghỉ phép một cách thuận tiện thông qua nền tảng web hoặc ứng dụng di động.
GreytHR
Với GreytHR, các công ty có thể dễ dàng nắm bắt và duy trì hồ sơ chấm công và ca làm việc chính xác của nhân viên. Nó cung cấp khả năng truy cập thuận tiện thông qua cổng tự phục vụ trực tuyến cho nhân viên hoặc ứng dụng di động. Phần mềm này cũng cung cấp giao diện trực quan để xem hồ sơ chấm công, định cấu hình cài đặt chính sách nghỉ phép và tích hợp liền mạch với phần mềm tính lương.
Đặc trưng:
- Quy tắc nghỉ phép có thể định cấu hình với hơn 50 tham số để thích ứng với nhu cầu cá nhân của nhân viên.
- Các chương trình và chính sách nghỉ phép phù hợp cho các nhóm nhân viên khác nhau trong tổ chức.
- Hỗ trợ không giới hạn các loại hình nghỉ phép và giao dịch nhằm đáp ứng các yêu cầu khác nhau của nhân viên.
- Hồ sơ, báo cáo đầy đủ, chi tiết tuân thủ quy định của nhà nước.
- Tạo lịch nghỉ phép tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu đa dạng của lực lượng lao động của bạn.
Sử dụng GreytHR, các tổ chức có thể hợp lý hóa việc tính toán bảng lương của mình và đảm bảo xử lý bảng lương trơn tru và hiệu quả.
Hiền nhân
Sage là một hệ thống cộng tác dựa trên lịch cho phép hiển thị liền mạch tình trạng sẵn sàng của đồng nghiệp của bạn cho tất cả người dùng. Nó đơn giản hóa việc gửi và chấp nhận yêu cầu đồng thời cung cấp khả năng báo cáo mạnh mẽ.
Mỗi nhân viên nhận được quyền truy cập vào tài khoản của mình, nhờ đó họ có thể theo dõi những ngày nghỉ còn lại và trạng thái hồ sơ của mình.
Đặc trưng:
- Dữ liệu lịch dùng chung có sẵn cho nhiều người dùng trên mọi thiết bị.
- Nhân viên có thể truy cập vào tài khoản của mình để yêu cầu thời gian nghỉ và truy cập thông tin quan trọng của công ty.
- Người quản lý có thể phê duyệt thời gian nghỉ qua email, ứng dụng di động Sage HR hoặc Slack.
- Báo cáo tự động được gửi trực tiếp đến kế toán của bạn.
- Nhanh chóng và dễ dàng tạo báo cáo thời gian nghỉ chính xác.
Sage có sẵn thông qua cả ứng dụng web và thiết bị di động. Điều đáng chú ý là nó tích hợp hoàn toàn với Slack, cho phép người dùng chấp nhận yêu cầu nghỉ phép trực tiếp trên nền tảng Slack.
Ngày làm việc
Phần mềm quản lý sự vắng mặt trong ngày làm việc cung cấp một hệ thống liền mạch để quản lý các yêu cầu về thời gian nghỉ và nghỉ phép cũng như theo dõi số dư và các khoản dồn tích. Giải pháp toàn diện này tích hợp liền mạch với các chức năng về thời gian, nhân sự và tính lương để hợp lý hóa toàn bộ quy trình.
Đặc trưng:
- Có sẵn một cái nhìn tổng quan toàn diện về việc nhân viên sử dụng các kế hoạch vắng mặt khác nhau.
- Người quản lý tuyến đầu có thể tối ưu hóa nhiệm vụ quản lý nghỉ phép bằng cách sử dụng lịch trình ngày làm việc và tối ưu hóa công việc.
- Các công cụ có sẵn để hỗ trợ phát triển nhân viên, khen thưởng nhân viên và tham gia vào việc lập kế hoạch nghề nghiệp.
- Việc theo dõi thời gian được đơn giản hóa bằng cách cho phép đầu vào và đầu ra đồng hồ.
- Báo cáo và phân tích có sẵn để theo dõi hiệu suất của nhân viên.
Với Workday, nhân viên có thể yêu cầu thời gian nghỉ một cách thuận tiện và truy cập số dư PTO của họ thông qua nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như tương tác với Trợ lý Ngày làm việc hoặc nhắn tin qua Slack.
Thời gian rảnh trên mây
Time Off Cloud là giải pháp quản lý nghỉ phép nhân viên hàng đầu cung cấp hệ thống quản lý nghỉ phép, theo dõi và nghỉ phép PTO tự động. Phần mềm loại bỏ sự cần thiết của các biểu mẫu giấy lỗi thời, bảng tính thủ công và các phép tính tốn thời gian, đơn giản hóa quy trình chỉ bằng vài cú nhấp chuột đơn giản.
Đặc trưng:
- Quy trình phê duyệt nghỉ phép được tự động hóa để xử lý hiệu quả.
- Các khoản dồn tích và số dư được tính toán tự động.
- Lịch động hiển thị sự vắng mặt của nhân viên và ngày tương ứng.
- Các tùy chọn để thay đổi loại nghỉ phép bạn thực hiện cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn.
- Báo cáo tự động cung cấp kết quả theo thời gian thực và lưu trữ tập trung tất cả dữ liệu.
Dịch vụ Time Off Cloud, được các tổ chức trên toàn thế giới tin cậy, được các công ty thuộc mọi quy mô tại hơn 100 quốc gia sử dụng. Hệ thống quản lý nhóm này lưu trữ dữ liệu ở một vị trí tập trung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nghỉ phép và kết quả theo thời gian thực.
Chim hồng hạc
Flamingo cách mạng hóa hệ thống quản lý nghỉ phép trong tổ chức của bạn, đảm bảo trải nghiệm liền mạch. Ứng dụng web thân thiện với người dùng và tích hợp Slack trực quan giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian nghỉ được trả lương của nhóm mình.
Đặc trưng:
- Ứng dụng web cung cấp một lịch toàn diện tự động cập nhật để hiển thị các ngày lễ trong quá khứ, sắp tới và đang chờ xử lý của nhóm bạn.
- Nó cung cấp một kho lưu trữ tập trung các hồ sơ nghỉ phép của tất cả nhân viên.
- Nó tích hợp hệ thống với các ứng dụng lịch bên ngoài như Google Calendar, Outlook hay iCal.
- Truy cập phân tích thời gian thực, tỷ lệ vắng mặt và xung đột lịch trình tiềm ẩn.
- Tùy chỉnh cài đặt nhóm và quyền truy cập.
Tại Flamingo, yêu cầu nghỉ phép và quy trình phê duyệt diễn ra trực tiếp trong Slack, loại bỏ nhu cầu các thành viên nhóm và người quản lý rời khỏi nơi làm việc. Họ có thể dễ dàng gửi hoặc xem các yêu cầu nghỉ phép mà không bị gián đoạn.
hẹn giờ văn phòng
Office Hẹn giờ cung cấp miễn phí hệ thống quản lý nghỉ phép và lập kế hoạch nghỉ phép toàn diện. Nó cho phép xử lý hiệu quả các loại nghỉ phép khác nhau, thực hiện các chính sách nghỉ lễ khác nhau và lưu giữ lịch nghỉ lễ cho các dịp khác nhau.
Đặc trưng:
- Quản lý các loại nghỉ phép khác nhau và thực hiện các chính sách nghỉ phép tùy chỉnh.
- Dễ dàng cấu hình thời gian nghỉ phép và tích lũy.
- Cung cấp cho bạn khả năng kiểm soát lá bánh sandwich.
- Tích hợp phần mềm tính lương của bên thứ ba với các báo cáo hoặc dữ liệu về kỳ nghỉ/nghỉ phép.
- Xuất ở các định dạng như Excel và PDF.
Các tổ chức có thể triển khai hiệu quả các chiến lược quản lý giúp họ đi đúng hướng bằng cách sử dụng OfficeTimer Office Suite, bao gồm các tính năng như bảng chấm công và quản lý dự án, quản lý chấm công, quản lý chi phí và phần mềm thanh toán.
Tóm lại
Hệ thống quản lý nghỉ phép mang lại lợi ích đáng kể cho cả người sử dụng lao động và nhân viên. Theo quan điểm của người sử dụng lao động, các hệ thống này cải thiện việc quản lý yêu cầu nghỉ phép của nhân viên trong khi vẫn duy trì quyền riêng tư về dữ liệu.
Thay vì giải quyết sự phức tạp của việc tính toán chính sách làm thêm giờ thủ công và yêu cầu nhân sự khi lên lịch, hệ thống quản lý nghỉ phép cho phép người sử dụng lao động phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu dựa trên nhu cầu kinh doanh một cách hiệu quả.
Giờ đây, quy trình sa thải của công ty đã được đồng bộ hóa, đã đến lúc phải nỗ lực tăng năng suất. Hãy tham khảo bài viết này để biết phần mềm giám sát nhân viên tốt nhất giúp tăng hiệu quả công việc nhé!
