Gmail là nhà cung cấp dịch vụ email được nhiều người sử dụng. Nó miễn phí, tích hợp tốt với các sản phẩm khác của Google và cung cấp các tùy chọn SSO cho nhiều dịch vụ khác nhau trên Internet để cho phép truy cập nhanh chóng và dễ dàng.
Nếu bạn đang đọc nội dung này thì rất có thể Gmail là cốt lõi trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Và mặc dù nó có một số tính năng hữu ích, có thể giúp bạn thực hiện nhiều thao tác khác nhau, nhưng nó vẫn không thể thực hiện được nhiều việc. Ví dụ: không có cách nào dễ dàng trong Gmail để ký tài liệu.
Đây là lúc các tiện ích bổ sung của Gmail xuất hiện; họ mở rộng chức năng của nền tảng để làm cho nó hữu ích hơn nữa. Hãy cùng tìm hiểu thêm về các tiện ích bổ sung của Gmail và xem một số tiện ích bổ sung tốt nhất có thể mang lại lợi ích cho bạn trong quá trình sử dụng hàng ngày.
Tiện ích bổ sung của Gmail là gì? Chúng có giống với Tiện ích mở rộng của Gmail không?
Tiện ích bổ sung của Gmail là những chương trình nhỏ giúp nâng cao chức năng của Gmail. Họ có thể giúp bạn thực hiện nhiều tác vụ khác nhau, như ký tài liệu, nén/giải nén tệp và quản lý việc cần làm của bạn, cùng nhiều tác vụ khác—mà bản chất không thể thực hiện được—ngay từ Gmail.
Do đó, bạn không cần phải chuyển qua lại giữa Gmail và các ứng dụng khác để hoàn thành công việc. Các tiện ích bổ sung có sẵn trên Google Workspace Marketplace và chúng khá dễ cài đặt và sử dụng.
Điều quan trọng cần lưu ý là tiện ích bổ sung của Gmail không giống với tiện ích mở rộng của Gmail. Các tiện ích mở rộng có sẵn trên Cửa hàng Chrome trực tuyến và được cài đặt trực tiếp trong trình duyệt. Trong khi đó, các tiện ích bổ sung sẽ cài đặt trực tiếp trong không gian làm việc của bạn và theo ngữ cảnh, nghĩa là chúng thường xuất hiện dựa trên nội dung email bạn đã mở trên màn hình. Bạn sẽ gặp nhiều bài viết sử dụng Tiện ích bổ sung Gmail và Tiện ích mở rộng Gmail thay thế cho nhau, nhưng giờ đây bạn đã biết sự khác biệt.
Làm cách nào để cài đặt tiện ích bổ sung của Gmail?
Việc cài đặt tiện ích bổ sung của Gmail rất dễ dàng và bạn có thể thực hiện việc này bằng các bước sau:
- Đi đến Thị trường Google Workspace.
- Nhấp vào hộp tìm kiếm ở trên cùng và nhập tên tiện ích mở rộng để tra cứu.
- Nhấn vào Tất cả bộ lọc bên dưới thanh tìm kiếm và đánh dấu vào hộp kiểm cho Gmail.
- Bấm vào tiện ích bổ sung bạn muốn cài đặt từ kết quả.
- Nhấn vào Cài đặt cái nút.
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn khi được nhắc và chấp nhận quyền.
Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung, hãy làm mới trang và tiện ích bổ sung này sẽ xuất hiện trong thanh bên ở cạnh phải màn hình. Bạn có thể nhấn vào tiện ích bổ sung để xem tất cả các hành động có sẵn. Hoặc bạn cũng có thể mở email và nếu tiện ích bổ sung đó có thể áp dụng được thì nó sẽ tự động hiển thị các hành động khả dụng.
Tiện ích bổ sung Gmail tốt nhất bạn phải bắt đầu sử dụng
Dưới đây là danh sách tất cả các tiện ích bổ sung của Gmail mà bạn nên thêm vào không gian làm việc của mình để cải thiện năng suất.
- Theo dõi thư và trộn thư cho Gmail
- đánh dấuđánh dấu
- Asana cho Gmail
- Evernote
- Dropbox
- Phóng
- tài liệuký
- DocHub dành cho Gmail
- Slack cho Gmail
- Trình giải nén ZIP
- Dịch chuyên nghiệp
Theo dõi thư và trộn thư cho Gmail: Tiện ích mở rộng hộp thư đến của Gmail
Nếu tất cả thông tin liên lạc của bạn diễn ra qua email, Theo dõi thư và trộn thư cho Gmail là một trong những tiện ích bổ sung đầu tiên bạn phải thêm vào không gian làm việc của mình. Nó cho phép bạn theo dõi và tìm hiểu xem/khi nào người nhận đã mở email của bạn. Ngoài ra, tiện ích bổ sung này thậm chí còn gửi cho bạn các thông báo tiếp theo về trạng thái của nó để giúp bạn cập nhật.
Theo dõi thư & Trộn thư cho Gmail cũng hữu ích trong việc xác định thời điểm các liên kết trong email của bạn được nhấp vào. Nếu bạn đang gửi hóa đơn hoặc sơ yếu lý lịch cho ai đó, tính năng này có thể rất hữu ích, chưa kể nó còn hiệu quả như nhau đối với những người đang chạy bản tin hoặc chiến dịch tiếp thị qua email.
Ngoài ra, tiện ích bổ sung này còn giúp đơn giản hóa việc gửi email được cá nhân hóa. Để Mailtrack & Mail Merge hoạt động hiệu quả, bạn cũng phải cài đặt tiện ích mở rộng Mailtrack từ Chrome Web Store.
TickTick: Add-on quản lý tác vụ cho Gmail
đánh dấuđánh dấu là một ứng dụng quản lý công việc phổ biến. Và nó cũng cung cấp một tiện ích bổ sung của Gmail, có thể giúp bạn thực hiện các công việc hàng ngày một cách dễ dàng. Với tính năng này, bất cứ khi nào có thông báo nhiệm vụ/cuộc họp mới trong email, bạn sẽ thấy tùy chọn để thêm nó vào tài khoản TickTick của mình.
Sau khi bạn thực hiện việc này, TickTick sẽ gửi lời nhắc để nhắc nhở bạn về nhiệm vụ. Bạn cũng có thể xem những thứ khác trong chương trình làm việc của mình trong ngày trên lịch. Sau này, bạn có thể tiếp tục nhiệm vụ đó nếu được yêu cầu hoặc đánh dấu nó là hoàn thành khi hoàn thành.
Tất cả tác vụ bạn thêm vào hộp thư đến đều được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn và bạn có thể quản lý chúng từ bất kỳ thiết bị nào.
Tải xuống tiện ích bổ sung TickTick Gmail
Asana cho Gmail: Quản lý dự án dành cho nhóm
Quản lý công việc cá nhân của bạn là một chuyện và có thể dễ dàng quản lý được với TickTick. Tuy nhiên, đối với các công việc trong công việc, Asana hoạt động tốt hơn Và nếu đó là công cụ ưa thích tại nơi làm việc của bạn, bạn cần có tiện ích bổ sung Asana cho Gmail.
Asana dành cho Gmail cho phép bạn biến email thành các tác vụ có thể thực hiện được. Bạn có thể làm điều này để giao nhiệm vụ mới cho chính mình hoặc đồng đội và đặt ngày đến hạn để đảm bảo bạn không bỏ lỡ nhiệm vụ đó.
Tiện ích bổ sung này hoạt động độc đáo và quản lý để đồng bộ hóa các thay đổi do bạn hoặc bất kỳ ai trong nhóm của bạn thực hiện, do đó bạn không cần phải mở ứng dụng của nó một cách riêng biệt. Tương tự, bạn cũng có thể tìm kiếm nhiệm vụ và đánh dấu chúng là hoàn thành ngay từ không gian làm việc của Gmail.
Evernote: Tiện ích bổ sung của Gmail dành cho Note Đang lấy
Ghi chú cũng cần thiết như theo dõi các công việc hàng ngày của bạn. Evernote giúp việc này trở nên dễ dàng và cung cấp một tiện ích bổ sung của Gmail cho phép bạn đính kèm nhanh chóng và dễ dàng bất kỳ nội dung nào bạn nhận được trong email mà bạn cho rằng sau này có thể muốn xem lại vào sổ ghi chép Evernote của mình.
Sau khi thêm, bạn có thể thêm văn bản hoặc chèn hình ảnh vào ghi chú để có nội dung tốt hơn. Tương tự, bạn cũng có thể gắn thẻ ghi chú để giữ cho ghi chú được ngăn nắp.
Ngoài ra, giả sử bạn có một số gợi ý để trả lời email trong Evernote. Trong trường hợp đó, bạn có thể xem chúng trực tiếp trong không gian làm việc Gmail của mình trong khi soạn email để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng.
Tải xuống tiện ích Evernote cho Gmail
Dropbox: Quản lý tập tin dễ dàng
Nếu bạn dùng Dropboxbạn phải tích hợp Tiện ích bổ sung Dropbox dành cho Gmail vào không gian làm việc của bạn. Làm như vậy sẽ cho phép bạn lưu các tệp (ảnh, video, tài liệu, v.v.) bạn nhận được trong email trực tiếp vào tài khoản Dropbox của mình mà không cần rời khỏi Gmail.
Tương tự, nó cũng sẽ cung cấp cho bạn khả năng đính kèm tệp từ tài khoản Dropbox vào email của bạn. Khi bạn thực hiện việc này, Dropbox đảm bảo luôn trỏ liên kết đến phiên bản mới nhất của tệp trong tài khoản của bạn.
Tải xuống tiện ích bổ sung Dropbox cho Gmail
Thu phóng: Hội nghị truyền hình trong Gmail
Zoom cho Gmail là một tiện ích bổ sung Gmail mạnh mẽ dành cho các nhóm. Nó cho phép tổ chức hội nghị video nhanh chóng và cung cấp cho bạn khả năng chuyển cuộc trò chuyện đang diễn ra trong Gmail thành cuộc gọi video nhanh mà không cần phải mở tab mới hoặc ứng dụng Zoom.
Sử dụng Tiện ích Zoom dành cho Gmailbạn cũng có thể lên lịch cuộc họp, bắt đầu cuộc họp và xem các cuộc họp đã lên lịch/sắp tới ở một nơi và hành động tương ứng.
Tải xuống tiện ích Zoom cho Gmail
DocuSign: Đăng nhập điện tử trong Gmail
tài liệuký là một giải pháp thỏa thuận điện tử giúp đơn giản hóa các thỏa thuận ảo. Nó cung cấp các tiện ích bổ sung cho một số dịch vụ của Google, bao gồm Gmail, cho phép bạn thu thập chữ ký từ người khác hoặc ký thỏa thuận ngay từ không gian làm việc của Google.
Ngoài Gmail, DocuSign còn hoạt động với Drive và Docs. Vì vậy, bạn có thể chia sẻ các thỏa thuận của mình được lưu trữ ở một trong hai nơi và gửi chúng để thu thập chữ ký qua Gmail.
DocHub dành cho Gmail
Nếu công việc của bạn liên quan đến việc xử lý nhiều tài liệu PDF thì DocHub là tiện ích bổ sung Gmail phải có trong không gian làm việc của bạn. Với nó, bạn có thể mở bất kỳ tệp đính kèm nào trong email của mình và chỉnh sửa nó ngay lập tức mà không cần rời khỏi Gmail.
Các hành động được hỗ trợ bao gồm chèn văn bản, vẽ, tô sáng, nhận xét, chèn hình ảnh, v.v. Ngoài ra, bạn thậm chí còn có tùy chọn quản lý các trang trong tài liệu.
Tương tự như DocuSign, DocHub cũng có thể giúp bạn gửi tài liệu qua Gmail cho người khác để họ ký và ký vào những tài liệu nhận được trong email của bạn.
Cũng đọc: 10 lựa chọn thay thế Gmail tốt nhất
Slack cho Gmail
chùng xuống là nền tảng giao tiếp nhóm phổ biến nhất. Nếu bạn và nhóm của bạn sử dụng Slack tại nơi làm việc thì tiện ích bổ sung Slack cho Gmail có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm giao tiếp của bạn.
Ví dụ: nó có thể giúp bạn chia sẻ email/nội dung email với đồng đội của mình qua Slack từ trong Gmail, do đó bạn không cần phải chuyển qua lại giữa Gmail và Slack.
Ngoài ra, tiện ích bổ sung này còn hiển thị một số tùy chọn khác khi bạn gọi nó cho một email, tùy thuộc vào nội dung của nó, để giúp bạn giao tiếp và đa nhiệm tốt hơn.
Tải xuống tiện ích bổ sung Slack Gmail
Trình trích xuất ZIP: Hủy lưu trữ trong Gmail
Khi bạn nhận được tệp lưu trữ trong email của mình, bạn thường tải tệp đó xuống thiết bị của mình và hủy lưu trữ bằng công cụ hủy lưu trữ để xem nội dung của tệp. Mặc dù cách này hoạt động tốt nhưng nó bao gồm một số bước bổ sung.
Trình giải nén ZIP là một tiện ích bổ sung giải nén tệp dành cho Gmail giúp đơn giản hóa đáng kể quá trình này. Với nó, bất cứ khi nào bạn nhận được tệp lưu trữ trong email, bạn sẽ thấy lớp phủ yêu cầu bạn hủy lưu trữ tệp đó. Nhấp vào nó sẽ hủy lưu trữ tệp ZIP và hiển thị cho bạn nội dung của nó ngay trong Gmail.
Tải tiện ích ZIP Extractor cho Gmail
Dịch chuyên nghiệp
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, chúng tôi khuyên bạn nên tích hợp Tiện ích bổ sung Translate Pro vào không gian làm việc Gmail của bạn nếu bạn cần liên lạc với mọi người trên khắp thế giới. Nó hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ phổ biến, như tiếng Hà Lan, tiếng Đức, tiếng Nga và thậm chí cả tiếng Hindi, đồng thời cung cấp chức năng dán sao chép nhanh chóng để giúp bạn viết/trả lời email một cách dễ dàng.
Translate Pro sẽ ghi lại mười bản dịch gần đây nhất của bạn. Ngoài ra, nó cũng ghi nhớ các cài đặt dịch được sử dụng lần cuối của bạn, do đó bạn không phải thay đổi cài đặt mỗi lần cho cùng một bản dịch.
Tải xuống Translate Pro cho Gmail
Làm được nhiều việc hơn trong Gmail với các tiện ích bổ sung
Các tiện ích bổ sung của Gmail được liệt kê ở trên có thể giúp bạn trong quy trình làm việc hàng ngày và giúp bạn tiết kiệm thời gian. Một số tiện ích bổ sung này cũng có các lựa chọn thay thế, như chúng tôi đã đề cập một cách phù hợp, mà bạn có thể sử dụng thay thế nếu bạn đã là người dùng dịch vụ đó.
Ngoài ra, bạn cũng có thể khám phá Google Workspace Marketplace để khám phá thêm các tiện ích bổ sung của Gmail và tích hợp chúng vào không gian làm việc nhằm tăng năng suất của bạn.
Câu hỏi thường gặp về Tiện ích bổ sung của Gmail
Để xóa tiện ích bổ sung của Gmail, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Gmail và nhấp vào biểu tượng bánh răng nằm ở góc trên bên phải màn hình của bạn.
- Chọn “Xem tất cả cài đặt” từ menu thả xuống.
- Nhấp vào tab “Tiện ích bổ sung” nằm ở đầu màn hình.
- Cuộn xuống phần “Tiện ích bổ sung đã cài đặt”.
- Tìm tiện ích bổ sung bạn muốn xóa và nhấp vào menu ba chấm nằm ở bên phải tên tiện ích bổ sung.
- Chọn “Xóa” từ menu thả xuống.
- Xác nhận việc xóa bằng cách nhấp vào “OK” trong cửa sổ bật lên.
Tiện ích bổ sung sẽ bị xóa khỏi tài khoản Gmail của bạn.
Có, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung của Gmail trên thiết bị di động của mình. Tuy nhiên, tính khả dụng của các tiện ích bổ sung có thể phụ thuộc vào hệ điều hành và phiên bản ứng dụng Gmail bạn đang sử dụng.
Giống như bất kỳ phần mềm nào của bên thứ ba, có thể có những rủi ro bảo mật tiềm ẩn liên quan đến việc sử dụng tiện ích bổ sung của Gmail. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:
- Kiểm tra quyền: Nếu một tiện ích bổ sung yêu cầu quyền truy cập vào thông tin hoặc tính năng nhạy cảm mà tiện ích bổ sung đó không cần để hoạt động thì đó có thể là dấu hiệu cảnh báo.
- Sử dụng các nguồn đáng tin cậy: Chỉ cài đặt tiện ích bổ sung từ các nguồn đáng tin cậy, chẳng hạn như Google Workspace Marketplace hoặc các cửa hàng ứng dụng uy tín khác. Hãy thận trọng với các trang web hoặc nội dung tải xuống của bên thứ ba có thể chứa phần mềm độc hại hoặc các mối đe dọa bảo mật khác.
- Xóa các tiện ích bổ sung không được sử dụng: Nếu bạn không còn sử dụng một tiện ích bổ sung nữa, bạn nên xóa tiện ích bổ sung đó khỏi tài khoản của mình để giảm nguy cơ xảy ra bất kỳ lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn nào.
Tiện ích bổ sung của Gmail được thiết kế đặc biệt để hoạt động với nền tảng Gmail và có thể không tương thích với các ứng dụng email khác. Điều đó có nghĩa là, một số ứng dụng của bên thứ ba có thể có các tiện ích bổ sung hoặc tích hợp riêng có thể được sử dụng với các ứng dụng email khác. Ví dụ: một ứng dụng như Slack hoặc DocuSign có thể có tiện ích bổ sung Gmail hoạt động riêng với Gmail nhưng cũng có tích hợp với các ứng dụng email khách khác như Outlook hoặc Apple Thư.
