Chương trình mua hàng chính thức của công ty bạn yêu cầu mẫu đơn đặt hàng hiệu quả và hấp dẫn về mặt hình ảnh, phản ánh chính xác hình ảnh của tổ chức bạn.
Mặc dù việc sử dụng lại các biểu mẫu hiện có và thực hiện một số thay đổi có thể hữu ích nhưng mẫu đơn đặt hàng được thiết kế tốt là điều cần thiết để hợp lý hóa quy trình và đảm bảo đưa vào thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Việc tạo lại mẫu mới mỗi lần có thể tốn thời gian, vì vậy việc áp dụng mẫu đơn đặt hàng tiêu chuẩn là lý tưởng.
Nhưng trước khi đi sâu vào thiết kế mẫu, hãy quay lại tầm quan trọng của đơn đặt hàng đối với doanh nghiệp của bạn.
Đơn đặt hàng là gì và tầm quan trọng của chúng trong giao dịch kinh doanh?
Đơn đặt hàng là một tài liệu chính thức tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và thỏa thuận giữa người mua và người bán. Khi người bán chấp nhận đơn đặt hàng, mối quan hệ hợp đồng sẽ được tạo ra trong đó một bên đồng ý giao một số hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định và bên kia đồng ý thanh toán.
Tầm quan trọng của PO trong giao dịch thương mại như sau:
- Nó hoạt động như một cuộc điều tra về một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể và bao gồm các chi tiết cần thiết như loại mặt hàng, số lượng và giá cả đã thỏa thuận.
- Đơn đặt hàng chứa tên, logo, chi tiết liên hệ và chi tiết nhà cung cấp của người mua.
- Đặt ra các nguyên tắc, bao gồm ngày giao hàng, địa điểm, tần suất và các thông tin liên quan khác liên quan đến giao dịch. Mỗi đơn hàng được gán một số nhận dạng duy nhất, đảm bảo dễ dàng truy xuất nguồn gốc và tham khảo, đặc biệt trong trường hợp có tranh chấp.
- Ngoài ra, chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hành lưu giữ hồ sơ hiệu quả bằng cách đảm bảo truy xuất dữ liệu giao dịch có liên quan.
Nhìn chung, các đơn đặt hàng mang lại lợi ích chung cho người mua và nhà cung cấp bằng cách kích thích giao tiếp minh bạch và hợp lý hóa quy trình mua hàng.
Làm thế nào để chọn mẫu đơn hàng tốt nhất?
Dưới đây là một số khía cạnh bổ sung để giúp bạn chọn mẫu đơn đặt hàng phù hợp nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình:
- Dữ liệu liên quan: Chỉ được chứa thông tin đơn hàng có liên quan như số đơn hàng, chi tiết giao hàng, thông tin thanh toán, mô tả mặt hàng, số lượng và tổng giá.
- Thân thiện với người dùng: các lệnh hiệu quả nhất được đặc trưng bởi sự đơn giản và minh bạch. Một đơn hàng dễ hiểu sẽ giúp nhà cung cấp xử lý đơn hàng của bạn hiệu quả hơn.
- Tùy chọn tùy chỉnh: Hãy tìm một mẫu nơi bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh logo, CTA của công ty mình và bất kỳ chi tiết độc đáo nào theo yêu cầu của quy trình mua hàng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các mẫu đơn hàng có thể tải xuống khác nhau.
Dưới đây là một số tùy chọn đã biết để cung cấp mẫu đơn đặt hàng chất lượng cao:
Top42
Việc tích hợp Mẫu đơn hàng Vertex42 giúp tự động hóa quy trình bao gồm số mặt hàng và đơn giá khi tạo đơn hàng mới, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu theo cách thủ công mỗi lần.
Đặc trưng:
- Giải pháp kinh doanh hợp lý trong ngân sách của bạn.
- Các mẫu có thể tải xuống cho Excel, OpenOffice và Google Trang tính.
- Lưu một bản sao lưu cho từng nhà cung cấp quan trọng.
Khi phát triển một đơn hàng mới, bạn chỉ cần tìm tệp mẫu đơn hàng chính và sao chép nó, đặt cho tệp đã sao chép một cái tên có ý nghĩa theo định dạng ưa thích của bạn.
Phòng thí nghiệm stencil
Mẫu đơn đặt hàng của templateLab cho phép doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ mua hàng chính xác, giảm thiểu sai sót có thể dẫn đến tổn thất tài chính. Doanh nghiệp có thể tránh nhầm lẫn giữa các nhà cung cấp bằng cách sử dụng mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng, tránh định giá quá cao và đảm bảo đặt hàng đúng số lượng.
Đặc trưng:
- Một số ID duy nhất được gán cho mỗi đơn đặt hàng để dễ dàng theo dõi.
- Một phần đặc biệt mô tả các điều kiện.
- Một nơi để tính thuế, cũng như bất kỳ khoản giảm giá và khuyến mãi nào.
Điều cần thiết là điền vào mẫu đơn đặt hàng với các giá trị được xác định trước cho từng trường để đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa các sự cố tiềm ẩn. Điều cần thiết là điền vào mẫu đơn đặt hàng với các giá trị được xác định trước cho từng trường để đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa các sự cố tiềm ẩn.
chất nitro
nitro cung cấp mẫu đặt hàng hoàn hảo cho các công ty mua phụ tùng quy mô lớn để tạo ra sản phẩm hoặc hàng hóa để bán lại.
Đặc trưng:
- Vui lòng cung cấp thông tin chi tiết về công ty của bạn để đảm bảo vận chuyển suôn sẻ.
- Ghi rõ mặt hàng và số lượng cần đặt để tránh nhầm lẫn.
- Tạo cơ hội đề cập đến bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào, chẳng hạn như bảo hiểm vận chuyển hoặc hướng dẫn vận hành đặc biệt.
Mẫu này cho phép các công ty nhanh chóng tạo nhiều đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp khác nhau trong khi vẫn duy trì định dạng cơ bản nhất quán. Điều này giúp loại bỏ việc tạo mẫu mới cho mỗi đơn hàng, đảm bảo quy trình mua hàng dễ dàng và kịp thời.
Trang chủ hóa đơn
Trang chủ hóa đơn cung cấp bộ sưu tập đa dạng gồm hơn 100 mẫu đơn đặt hàng, để lại ấn tượng lâu dài cho khách hàng về tính chuyên nghiệp và đẳng cấp. Với các mẫu cơ bản thân thiện với người dùng, bạn có thể dễ dàng tạo đơn hàng và gửi email trong vài giây.
Đặc trưng:
- Hơn 100 mẫu hấp dẫn và logo khác nhau để bạn lựa chọn.
- Không có biểu tượng “Hóa đơn chính” nào được thêm vào đơn đặt hàng đã tạo.
- Không gian ký tự không giới hạn cho nội dung PO linh hoạt.
- Tự động lưu lại mọi thông tin để tạo PO nhanh chóng.
Đối với những người cần thông tin toàn diện hơn về hóa đơn của mình, Invoice Home cũng cung cấp mẫu đơn đặt hàng nâng cao chi tiết để phù hợp với các yêu cầu kinh doanh khác nhau.
kho hàng Zoho
Zoho Inventory là một công cụ hiệu quả cao để lưu trữ thông tin giao dịch. Người dùng có thể dễ dàng tải xuống bảng tính tích hợp, nhập các chi tiết liên quan và in ngoại tuyến một cách thuận tiện bằng cách sử dụng mẫu đặt hàng.
Đặc trưng:
- Tạo ra một dấu vết giấy tờ toàn diện về các hoạt động mua hàng.
- Lưu hồ sơ mua hàng trên thiết bị để truy cập trong tương lai.
- Phân tích dữ liệu để có những hiểu biết quan trọng, chẳng hạn như khoảng thời gian đặt hàng thường xuyên.
Ngoài ra, nền tảng này còn duy trì một cơ sở dữ liệu rộng lớn về tất cả các đơn đặt hàng, cho phép người dùng tiến hành phân tích chuyên sâu cho các mục đích trong tương lai.
Excel thật dễ dàng
Mẫu đơn đặt hàng Excel rất đơn giản, cho phép người mua chỉ định chính xác những mặt hàng hoặc dịch vụ nào họ muốn mua từ công ty của người bán.
Đặc trưng:
- Màu sắc và phông chữ có thể tùy chỉnh có sẵn.
- Mẫu đơn đặt hàng miễn phí trong Excel cũng có thể được xuất sang Word.
- Tương thích với nhiều chương trình văn phòng khác nhau, bao gồm cả Google Trang tính.
Bạn có thể theo dõi lịch sử mua hàng của mình một cách thuận tiện bằng cách điền chính xác mẫu này. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và có khả năng giảm chi phí bằng cách cho phép bạn hoặc cố vấn thuế của bạn hoàn thành biểu mẫu khai thuế một cách hiệu quả.
Tấm thông minh
Mẫu đơn đặt hàng Smartsheet cung cấp giải pháp tất cả trong một để theo dõi đơn hàng hiệu quả. Chứa các trường thông tin cơ bản như số đơn đặt hàng và khách hàng, chi tiết nhà cung cấp và thông tin vận chuyển.
Đặc trưng:
- Tự động tính toán tổng chi phí, bao gồm thuế và chi phí vận chuyển.
- Bạn có tùy chọn để bao gồm nhận xét hoặc hướng dẫn cho các nhiệm vụ cụ thể.
- Nó giúp tạo ra các bảng giá riêng cho các nhà cung cấp khác nhau.
Ngoài ra, bạn có thể nhập mã số ID, số lượng và giá thành của từng mặt hàng muốn đặt hàng. Điều này làm cho việc tạo đơn đặt hàng trở nên liền mạch và đảm bảo tính toán tài chính chính xác.
Skynova
Tạo đơn hàng chuyên nghiệp một cách dễ dàng với mẫu có thể tùy chỉnh của Skynova. Nhập tất cả các chi tiết có liên quan như số đơn đặt hàng và thuế bán hàng, thậm chí bao gồm cả logo công ty của bạn nếu có.
Đặc trưng:
- Gửi đơn đặt hàng trực tiếp tới khách hàng thông qua phần mềm.
- Nhận thông báo khi người nhận đánh giá đơn hàng.
- Cung cấp cho khách hàng của bạn các tùy chọn thanh toán thẻ tín dụng trực tuyến.
Khi hoàn tất, bạn có thể in, tải xuống dưới dạng PDF hoặc gửi trực tuyến một cách thuận tiện.
MẫuSwift
FormSwift đã phát triển các trường nhập liệu chính xác cho phép bạn dễ dàng nhập thông tin trực tiếp vào mẫu đơn đặt hàng của mình.
Đặc trưng:
- Nó tự động hóa hầu hết các nhiệm vụ nhập dữ liệu một cách hiệu quả.
- Tích hợp với các hệ thống hiện có như lập hóa đơn và bảng lương để tăng cường tích hợp.
- Truy cập thông tin thời gian thực về lịch sử bán hàng, yêu cầu của khách hàng và dữ liệu hàng tồn kho.
Ngoài ra, bạn có thể thuận tiện theo dõi trạng thái đơn hàng của mình. Cách tiếp cận này tăng tốc đáng kể quá trình so với tạo thủ công và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
Mẫu.Net
Chọn mẫu đơn đặt hàng từ Bản mẫu.Net và tạo biểu mẫu PO cho các giao dịch khác nhau bao gồm xây dựng, thời trang, bán lẻ, v.v. Bạn có thể cung cấp tất cả các chi tiết cần thiết hoặc sử dụng định dạng trống để điền vào.
Đặc trưng:
- Các biểu mẫu chất lượng cao có sẵn sẽ lưu giữ tất cả thông tin chi tiết của bạn.
- Nó ghi lại sự sẵn có của hàng hóa hoặc dịch vụ, thời hạn của hợp đồng, v.v.
- Việc tính toán đơn giá, số lượng và các thông số liên quan khác có thể được thực hiện một cách thuận tiện.
Sau khi thực hiện những thay đổi cần thiết, bạn có thể in tài liệu hoặc chia sẻ tài liệu qua email. Ngoài ra, bạn có thể tải xuống mẫu miễn phí và bắt đầu sử dụng ngay.
Hubspot
HubSpot cung cấp trình chỉnh sửa kéo và thả thân thiện với người dùng để nhanh chóng tạo và xuất bản các biểu mẫu đặt hàng. Ngoài ra, nó còn bao gồm trình soạn thảo Gutenberg WordPress, cho phép nhúng đơn đặt hàng đơn giản vào bài đăng.
Đặc trưng:
- Có các trường đặc biệt để giảm giá, phí dịch vụ, thuế và chữ ký.
- Tùy chọn tải xuống có sẵn dưới dạng tệp PDF hoặc Excel.
- Nhập mã sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng số tiền sẽ được tính toán tự động.
Đối với những người thích sử dụng các công cụ tạo biểu mẫu đơn hàng của bên thứ ba, HubSpot cho phép bạn tích hợp với nhiều plugin tạo biểu mẫu khác nhau.
Billdu
Hãy dùng thử các mẫu đơn đặt hàng của Billdu để tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tìm kiếm vô số mẫu đơn hàng trực tuyến.
Đặc trưng:
- “Phần ghi chú” bổ sung để làm nổi bật bất kỳ thông tin quan trọng nào.
- Các biểu mẫu được cá nhân hóa cho các dự án cụ thể.
- Bao gồm nút “Thanh toán ngay” tùy chọn vào mẫu để thanh toán trực tuyến nhanh hơn.
Billdu có một bộ sưu tập các biểu mẫu miễn phí có thể tùy chỉnh, dễ dàng chỉnh sửa và tải xuống máy tính của bạn. Hãy chọn định dạng phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn và sử dụng mẫu ngay.
Chồng biểu mẫu
Dễ dàng đặt hàng và nhận thông tin cập nhật về giao dịch mua hàng của bạn với Stack of Forms. Tôn vinh các quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý nhằm hướng dẫn các đơn đặt hàng từ khâu đặt hàng đến khâu thực hiện và vận chuyển.
Đặc trưng:
- Trình tạo kéo và thả trực quan không cần kiến thức về mã hóa.
- Tùy chỉnh chủ đề cho phù hợp với thương hiệu của bạn.
- Các trường được tính toán tự động trong từng phần đơn hàng để tính toán chính xác.
Triển khai các quy trình cải tiến, tiết kiệm thời gian quý báu, giảm chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, hãy thử mẫu đơn hàng này ngay hôm nay!
Jotform
Đối với người bán, mẫu đơn đặt hàng JotformPurchase cung cấp giải pháp hợp lý để tăng hiệu quả đặt hàng của khách hàng.
Đặc trưng:
- Các biểu mẫu đã hoàn thành được lưu trữ an toàn trong hệ thống của họ.
- Cung cấp một kho lưu trữ tập trung và có tổ chức cho tất cả các đơn đặt hàng.
- Nhanh chóng sắp xếp tài liệu của bạn và loại bỏ sự lộn xộn.
Trình tạo biểu mẫu dễ sử dụng của Jotform cho phép bạn tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình, nhanh chóng kết hợp các sản phẩm, giá cả và logo công ty.
Hóa đơn2go
Có quyền truy cập vào các mẫu đơn hàng miễn phí, có thể tùy chỉnh và dễ dàng tạo đơn hàng cho công ty Faktura2go của bạn.
Đặc trưng:
- Tải xuống mẫu ở định dạng tệp ưa thích.
- Lưu mẫu đã hoàn thành trên máy tính của bạn hoặc trên đám mây.
- Dễ dàng in một bản cứng cho mục đích bưu chính.
Chỉ cần chọn một mẫu và cá nhân hóa nó với thông tin phù hợp. Tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình mua sắm với mẫu thân thiện với người dùng này.
những từ cuối
Việc áp dụng các mẫu đơn đặt hàng tốt nhất có thể cải thiện tổ chức, hiệu quả chi phí và độ chính xác. Đầu tư vào các mẫu này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát huy hết tiềm năng, tăng lợi nhuận và thành công.
Việc sử dụng mẫu phù hợp giúp bạn dễ dàng tạo đơn đặt hàng, ngay cả khi không có người quản lý quan hệ nhà cung cấp chuyên trách trong nhóm của bạn. Điều này đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu rủi ro hiểu lầm trong quá trình mua hàng.
Sau đó, hãy xem các trình tạo hóa đơn tốt nhất để chấp nhận thanh toán của khách hàng.
