1. Két sắt kỹ thuật số cho các tài liệu quan trọng của bạn
Trước tiên, điều đầu tiên: Kho tiền kỹ thuật số (CFN) là gì? Đây là một không gian lưu trữ trực tuyến đảm bảo mức độ bảo mật cao cho tất cả các tài liệu cá nhân nhất của bạn. Két sắt điện tử rất thiết thực cho những cá nhân muốn tập trung các tài liệu hành chính của họ trên một nền tảng duy nhất (thông báo thuế, hóa đơn, hợp đồng, v.v.).
Két sắt kỹ thuật số cũng thích hợp cho các công ty muốn thiết lập việc phân phối tự động tài liệu nhân sự cho tất cả nhân viên của họ, chẳng hạn như phiếu lương mỗi tháng.
2. Các nền tảng để thiết lập một GED hiệu quả
Để lưu trữ tất cả các tệp của bạn một cách an toàn, bạn cũng có thể chọn EDM (Quản lý tài liệu điện tử). GED hướng đến các công ty hoặc tổ chức trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số hoàn toàn, những người muốn phi vật chất hóa tất cả các tài liệu hành chính của họ và thiết lập một kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn thực sự cho cấu trúc của họ.
Các giải pháp chuyên biệt trong EDM giúp bạn có thể: số hóa và phân loại tài liệu, thiết lập lập chỉ mục tệp thông minh, xác định quyền truy cập theo nhóm người dùng, sử dụng mô hình quy trình làm việc để tự động hóa các quy trình chính như xử lý hóa đơn hoặc tích hợp nhân viên mới chẳng hạn.
3. Các giải pháp trực tuyến để lưu trữ tất cả các tệp của bạn
Các giải pháp lưu trữ tệp cho phép bạn lưu nhiều tệp: tài liệu, ảnh, video, v.v. Với các công cụ trực tuyến này, bạn có thể sắp xếp các tệp của mình thành các thư mục và thư mục con một cách an toàn. Bạn cũng có thể chia sẻ chúng với các địa chỉ liên hệ của mình, đồng thời kiểm soát các thông số chia sẻ (bạn có thể ủy quyền hoặc không cho phép một người thêm hoặc xóa tệp).
Trong số các giải pháp được biết đến nhiều nhất, chúng tôi tìm thấy: Google Drive, iCloud, OneDrive hoặc Dropbox. Điều này có thể khác nhau tùy thuộc vào các công cụ: dung lượng lưu trữ (bao nhiêu GB hoặc TB có sẵn để lưu trữ các tệp của bạn), các tính năng cộng tác hoặc thậm chí tùy chỉnh các thư mục.
Phần thưởng: các công cụ để lưu và bảo mật mật khẩu của bạn
Bạn chưa có trình quản lý mật khẩu? Đã đến lúc phải hành động. Ưu điểm đầu tiên: bạn không cần phải nhớ tất cả mật khẩu của mình hoặc viết chúng trên một post-it, chúng đã được công cụ lưu lại. Ưu điểm thứ hai: người quản lý sẽ cung cấp cho bạn các mật khẩu “mạnh” để tăng cường bảo mật cho tài khoản, dữ liệu của bạn và gián tiếp, các tài liệu của bạn được lưu trữ trực tuyến như tệp đính kèm trong email hoặc ảnh trong giải pháp lưu trữ của bạn. Tóm lại, để đảm bảo an toàn cho tài liệu của bạn, đã đến lúc chấm dứt những mật khẩu dễ bị tấn công như: azerty hoặc 123456!
