Lập bản đồ dòng giá trị giúp tách biệt, truyền đạt và định lượng giá trị so với lãng phí trong hoạt động kinh doanh. Hãy đọc tiếp để tìm các công cụ lưu đồ VSM đáng tin cậy bên dưới.
Bán hàng và vận hành là hai yếu tố quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi bạn nhận được đơn đặt hàng, bạn sẽ tìm nguồn nguyên liệu thô và đưa chúng vào một chu trình hoạt động kinh doanh để phát triển sản phẩm đã đặt hàng. Khi sản phẩm đã sẵn sàng, bạn giao nó cho khách hàng để đổi lấy doanh thu.
Từ bán hàng đến vận hành và sau đó thực hiện đơn hàng, các công ty cần định lượng chất thải và tăng thêm giá trị cho quy trình. Việc định lượng này rất quan trọng để hợp lý hóa quy trình kinh doanh trong các lần lặp tiếp theo, tăng lợi nhuận và giảm chi phí. Ở đây có bản đồ dòng giá trị hoặc thực hành VSM.
Đọc tiếp để tìm hiểu những kiến thức cơ bản về VSM và một số công cụ bạn có thể sử dụng mà không cần phải mất nhiều thời gian tìm hiểu.
Ánh xạ luồng giá trị (VSM) là gì?
Lập bản đồ dòng giá trị, hay VSM, là một kỹ thuật lưu đồ để minh họa, khám phá và cải tiến các bước cần thiết để sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Các chuyên gia quản lý kinh doanh coi VSM là một phần quan trọng của phương pháp Kinh doanh Tinh gọn.
VSM trực quan hóa luồng thông tin và các bước xử lý từ nguồn đến điểm phân phối, tức là đại lý hoặc người dùng cuối. Giống như các loại sơ đồ khác, VSM sử dụng một số ký hiệu được tiêu chuẩn hóa và được quốc tế chấp nhận để biểu thị các hoạt động quy trình khác nhau cùng với các luồng thông tin.
VSM xem xét quy trình kinh doanh từ quan điểm giá trị gia tăng. Bất cứ điều gì trong quá trình kinh doanh không tạo ra doanh thu đều là lãng phí. Vì vậy, sơ đồ VSM được nghiên cứu và phát triển cẩn thận sẽ cho thấy bao nhiêu tiền bạc và thời gian sẽ bị lãng phí cũng như giá trị gia tăng. Từ đó, bạn có thể giảm số lượng công đoạn lãng phí và giá trị gia tăng sẽ tăng lên do bạn giảm thiểu lãng phí.
Ánh xạ luồng giá trị (VSM) hoạt động như thế nào?
Theo phương pháp Kinh doanh Tinh gọn, VSM giúp định lượng tất cả các bước và số giờ lao động cần thiết để phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm từ mã số hoặc nguyên liệu thô. Tất cả các bước trung gian đều được xem xét về mặt giá trị gia tăng và chất thải.
Ví dụ: nếu bạn vẫn giữ hàng tồn kho trên nền tảng Thương mại điện tử của mình thì điều này được coi là lãng phí trong VSM. Ngược lại, khi bạn lấy hàng từ bên thứ ba và giao hàng ngay cho khách hàng, điều đó sẽ tăng thêm giá trị cho doanh số bán hàng và hoạt động kinh doanh Thương mại điện tử của bạn.
Mục tiêu chính của kỹ thuật lưu đồ này là tạo ra lộ trình trạng thái trong tương lai về mức lãng phí tối thiểu và giá trị gia tăng tối đa. Ngoài ra, bạn sẽ tìm thấy ý tưởng để triển khai với sơ đồ VSM.
Ký hiệu ánh xạ dòng giá trị (VSM)
1. Ký hiệu quy trình trong VSM
- Biểu tượng nhà máy cho khách hàng và nhà cung cấp
- Thư mục tệp để gắn thẻ quy trình
- Một thư mục tệp chưa được đóng hộp cho một quy trình được chia sẻ
- Các trường xếp chồng đại diện cho một trường dữ liệu
2. Ký hiệu vật chất trong bản đồ dòng giá trị
- Hình tam giác dọc thể hiện hàng tồn kho
- Mũi tên tiến chỉ lô hàng
- Biểu tượng xe tải vận chuyển hàng đi
3. Ký hiệu thông tin trong VSM
- Mũi tên sét biểu thị thông tin điện tử
- Nút radio tải xuống tuần tự
4. Ký hiệu chung trong ánh xạ dòng giá trị
- Hộp trò chuyện hoặc hộp tin nhắn phong phú cho vụ nổ Kaizen
- Một hộp đơn giản cho các thông tin hữu ích khác
- Một vòng tròn được đánh số với hình bán nguyệt gốc biểu thị toán tử quy trình
Cách thực hiện ánh xạ luồng giá trị (VSM)
- Xác định các vấn đề của khách hàng mà bạn muốn giải quyết. Điều này sẽ tự động giảm lãng phí và tăng giá trị gia tăng.
- Ghi lại những điểm khó khăn của người dùng dưới cột bằng các ghi chú dán.
- Tạo một nhóm gồm các bên liên quan của dự án có kinh nghiệm, những người có thể động não toàn bộ quá trình và đưa ra ý tưởng để giải quyết vấn đề.
- Giới hạn lưu đồ VSM ở một quy trình cụ thể mà khi sửa đổi sẽ giảm thiểu hoặc loại bỏ các vấn đề của khách hàng. Không phải lúc nào cũng cần lập kế hoạch cho toàn bộ quá trình.
- Thu thập dữ liệu quy trình kinh doanh và đặt nó vào các ký hiệu thích hợp trong công cụ hoặc trình chỉnh sửa VSM.
- Đánh giá bản đồ quy trình hiện tại từ mọi khía cạnh để xác định chính xác tất cả các bước tạo ra giá trị gia tăng và lãng phí.
- Tạo bản đồ trạng thái trong tương lai bằng cách giảm lãng phí về mặt toán học mà không ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
- Phê duyệt hoặc nhận được sự chấp thuận từ chủ sở hữu quy trình hoặc khách hàng để thực hiện các thay đổi.
Sau khi tìm hiểu những kiến thức cơ bản về quy trình lập bản đồ dòng giá trị, dưới đây là các công cụ bạn có thể sử dụng để tạo bản đồ dòng giá trị chuyên nghiệp cho bất kỳ doanh nghiệp nào:
một cách sáng tạo
VSM của Creately giúp bạn xác định liền mạch các bước không tăng thêm giá trị hoặc bị lãng phí trong quy trình kinh doanh hiện tại của bạn. Khi bạn có thể hình dung giá trị gia tăng và nỗ lực lãng phí trên bảng điều khiển dễ nhìn, bạn có thể thực hiện các bước để giảm lãng phí. Khi bạn giảm lượng rác thải, giá trị gia tăng sẽ tự động tăng lên.
Các tính năng đáng chú ý của công cụ ánh xạ luồng giá trị Creately bao gồm:
- Khi tạo bản đồ luồng giá trị, các nhóm đảm trách nhiều nhiệm vụ có thể tham gia vào quy trình VSM cộng tác, từ xa với thông tin đầu vào theo thời gian thực từ tất cả các thành viên trong nhóm.
- Bạn không cần phải sử dụng một mẫu cho các kịch bản VSM khác nhau. Chỉ cần chọn mẫu phù hợp từ bộ sưu tập mẫu Creatly VSM khổng lồ.
- Nếu VSM của bạn dành cho việc lập bản đồ quy trình phức tạp, thì Creatly sẽ hỗ trợ bạn. Thư viện hình dạng của nó chứa nhiều hình dạng quy trình VSM được các chuyên gia VSM trên toàn thế giới sử dụng.
- Kéo và thả các hoạt động để tạo bản đồ luồng giá trị kinh doanh và chuyên nghiệp.
Vẽ thông minh
Các công cụ chỉnh sửa SmartDraw VSM giúp bạn dễ dàng đặt bản đồ quy trình, dòng thời gian tương ứng và luồng thông tin tổng thể vào sơ đồ VSM tiêu chuẩn. Trong quá trình này, các chuyên gia và nhà quản lý của VSM sử dụng các ký hiệu chuyên dụng. SmartDraw có một thư viện phong phú gồm các biểu tượng này với những lời giải thích hữu ích.
Vì vậy, bạn có thể chỉ cần kéo và thả các hình dạng vào khung vẽ sơ đồ để tạo VSM ngay lập tức. Hầu hết các hình dạng đều bao gồm chú thích văn bản tiêu chuẩn ngành cho lưu đồ VSM. Do đó, ít phải gõ thủ công hơn. Bạn có thể sử dụng thời gian tiết kiệm được khi lập bản đồ dòng giá trị để động não nhằm tăng thêm giá trị.
Cung cấp một loạt các tùy chọn chia sẻ VSM. Ví dụ: bạn có thể tạo liên kết trực tiếp và chia sẻ liên kết đó với đồng nghiệp. Sau đó, những người được mời có thể tham gia trực tuyến để góp phần cải thiện bản đồ dòng giá trị. Các tùy chọn xuất VSM khác bao gồm Visio, PDF, SVG, JPG, v.v.
Biểu đồ sáng suốt
LucidChart VSM cho phép bạn tối ưu hóa và trực quan hóa quy trình kinh doanh của mình bằng cách sử dụng sơ đồ các thành phần và quy trình liên lạc. Các tính năng đáng chú ý đáng dùng thử của phần mềm LucidChart VSM được nêu dưới đây:
- Tự động hóa toàn bộ quy trình VSM bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện và liên kết dữ liệu với sơ đồ VSM.
- Các điểm dữ liệu được kết nối và các công thức toán học giúp bạn phân tích luồng giá trị quy trình của mình từ chế độ xem toàn cảnh.
- Người tạo có thể chia sẻ sơ đồ VSM với các thành viên dự án để nhận xét hoặc chỉnh sửa trực tiếp thông qua kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.
- Công cụ này có thể tạo biểu đồ từ dữ liệu kết hợp và tự động sửa đổi hình dạng khi số tăng hoặc giảm.
- Hệ thống kiểm soát phiên bản mạnh mẽ để theo dõi mọi thay đổi nhỏ hoặc lớn được thực hiện trong suốt vòng đời của sơ đồ VSM.
Mô hình trực quan
Visual Paradigm là một công cụ VSM dựa trên đám mây để tạo sơ đồ. Bạn không cần cài đặt bất kỳ ứng dụng nào để bắt đầu ánh xạ luồng giá trị. Ngoài ra, bạn có thể cộng tác hiệu quả và tiết kiệm chi phí với các bên liên quan trong dự án hoặc quy trình khi tạo hoặc cập nhật sơ đồ VSM trong Visual Paradigm. Vì không cần cài đặt nên bất kỳ ai cũng có thể nhận xét hoặc thêm nội dung để cải thiện sơ đồ VSM tổng thể.
Trình soạn thảo Visual Paradigm VSM đi kèm với tất cả các ký hiệu VSM tiêu chuẩn mà bạn sẽ thấy trên bất kỳ sơ đồ VSM cấp doanh nghiệp nào. Nó cũng bao gồm các hình dạng sáng tạo và chuyên nghiệp bổ sung để tăng thêm giá trị cho quy trình VSM của bạn.
Trải nghiệm người dùng đáng chú ý mà bạn có thể mong đợi từ ứng dụng VSM này như sau:
- Chỉnh sửa kéo và thả hoàn toàn, không cần mã hóa
- Nhúng đồ họa sơ đồ VSM vào các ứng dụng như MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, v.v. phục vụ nhu cầu kinh doanh.
- Xuất sơ đồ ở các định dạng trực quan độc lập như PDF, JPG, SVG, GIF, PNG, v.v.
EdrawMax
Nếu bạn đang tìm kiếm sơ đồ ánh xạ luồng giá trị đầy thông tin và dễ hiểu, bạn cũng có thể dùng thử EdrawMax. Công cụ lưu đồ trực tuyến này bao gồm một thư viện phong phú gồm các lưu đồ VSM cấp doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tạo lưu đồ của riêng mình từ đầu, bạn sẽ tìm thấy tất cả các ký hiệu bản đồ dòng giá trị tiêu chuẩn được các nhà quản lý VSM có kinh nghiệm sử dụng.
Cho dù bạn là nhà phát triển VSM có kinh nghiệm hay mới làm quen, việc sử dụng EdrawMax Online không quan trọng lắm. Các biểu tượng của nó khá dễ hiểu, cùng với các chi tiết về cách sử dụng ứng dụng.
Để chia sẻ từ xa, bạn có thể tạo các cấp độ truy cập khác nhau vào sơ đồ chia sẻ bằng cách sử dụng xác thực đám mây và quyền truy cập dựa trên vai trò. Bằng cách này, bạn có thể cho phép một số thành viên trong nhóm thêm nhiều nội dung hơn hoặc xem và nhận xét mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với sơ đồ VSM ban đầu.
Microsoft Visio
Nếu bạn sử dụng các công cụ Microsoft 365 cho mục đích kinh doanh hoặc cá nhân, bạn có thể sử dụng Visio để tạo lưu đồ VSM độc đáo. Tuy nhiên, có một nhược điểm khi bạn chuẩn bị sử dụng các công cụ ánh xạ dòng giá trị của Microsoft. Các biểu tượng và thành phần VSM trong Visio chỉ khả dụng với các đăng ký hoặc phiên bản Visio sau:
- Bản thiết kế Visio 2
- Visio Professional 2021
- Visio Professional 2019
- VisioProfessional 2016
- VisioProfessional 2013
- Visio Premium 2010
Trong Microsoft Visio, bạn phải tạo tất cả sơ đồ VSM từ đầu vì không có mẫu. Bạn có thể tìm thấy các ký hiệu và trình kết nối cần thiết trong khuôn tô Hình dạng Bản đồ Dòng Giá trị. Chỉ cần kéo và thả các mục vào khung vẽ Visio và chú thích chúng bằng hộp văn bản. Quá trình này tốn thời gian nếu không có mẫu.
Dòng chảyGió
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng và giá cả phải chăng để lập bản đồ luồng thông tin và mức tiêu thụ nguyên liệu trong quy trình kinh doanh của mình, bạn nên thử công cụ lưu đồ FlowBreeze VSM. Nó hoạt động như một phần bổ trợ Excel, mang lại khả năng ánh xạ dòng giá trị cho các bản cài đặt Excel độc lập trên PC Windows.
Công cụ này bao gồm hai mô-đun sau:
- Ngăn tác vụ Biểu tượng VSM hoạt động như một menu ruy-băng Excel bổ sung để tạo sơ đồ VSM từ đầu bằng cách kéo và thả các biểu tượng trong Excel.
- Trình tạo mẫu Bản đồ dòng giá trị giúp bạn nhanh chóng tạo sơ đồ VSM sẵn sàng cho doanh nghiệp bằng cách sử dụng các mẫu được định cấu hình sẵn.
Excel là nơi ưa thích của nhiều người quản lý dự án và cơ sở sản xuất để tạo sơ đồ VSM. Bởi vì Excel cung cấp cho bạn quyền truy cập theo thời gian thực vào dữ liệu quy trình kinh doanh mà bạn rút ra VSM.
Các mẫu VSM bạn có thể tải xuống
1. Mẫu ánh xạ luồng giá trị của Miro
Mẫu Miro VSM này giúp bạn phát triển VSM ngay từ đầu, lập kế hoạch cho bản đồ trạng thái trong tương lai và thực hiện các sửa đổi để tăng thêm giá trị cho quy trình kinh doanh của bạn. Mẫu sẽ tự động điền những ghi chú bạn cần, ví dụ:
- Cách xác định phạm vi quy trình VSM
- Trạng thái hiện tại của quy trình là gì
- Trạng thái tương lai của quá trình sẽ là gì
- Kế hoạch thực hiện nên như thế nào
Bạn có thể bắt đầu sử dụng mẫu bằng cách tạo tài khoản Miro miễn phí. Sau đó tải xuống mẫu dưới dạng bản nháp sau khi thêm nhiều nội dung hơn vào mẫu bằng công cụ chỉnh sửa bảng trắng Miro.
2. Mẫu ánh xạ luồng giá trị miễn phí từ FigJam
Nếu bạn đang quản lý một dự án phần mềm hoặc một quy trình kinh doanh thông thường, bạn có thể dùng thử mẫu VSM đơn giản này từ FigJam. Nó miễn phí cho doanh nghiệp và sử dụng cá nhân. Bạn có thể tạo tài khoản Figma hoặc FigJam miễn phí với Google hoặc các email khác để truy cập tính năng sao chép mẫu.
Mẫu sơ đồ FigJam VSM chứa các phần sau:
- Phạm vi
- Tình trạng hiện tại
- Tương lai
- Lập kế hoạch triển khai của bạn
Mỗi phần chứa các ghi chú dán sẵn có thể được sửa đổi tùy theo dự án đang được quản lý. Nếu bạn cần thêm ghi chú dán, bạn có thể thêm nhiều hơn. Sau khi lập bản đồ hoàn tất, bạn có thể hoàn thiện kế hoạch thực hiện để cải thiện kết quả cuối cùng của dự án.
Bản tóm tắt
Trong phương pháp Kinh doanh tinh gọn, lập bản đồ dòng giá trị là công cụ cơ bản để đánh giá giá trị và sự lãng phí trong quy trình kinh doanh. Các ngành khác nhau sử dụng các phiên bản khác nhau của VSM để thực hiện đánh giá ban đầu về quy trình dòng giá trị và sau đó giảm thiểu tổn thất theo dòng thời gian. Việc tạo sơ đồ VSM chuyên nghiệp đòi hỏi phải thực hành nhiều và có kiến thức về sơ đồ.
Nhưng bạn có thể làm điều đó trong thời gian ngắn hơn bằng cách sử dụng các công cụ và mẫu VSM được đề cập ở trên trong bài viết này.
Tiếp theo: Giải thích sơ đồ lược đồ dịch vụ [+ 5 Resources].
