OKRs (mục tiêu và kết quả then chốt) giúp nhân viên phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của công ty.
Việc đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được sẽ giúp các nhóm và cá nhân tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên.
Cái hay của các mẫu OKR được xác định rõ ràng là chúng mang lại sự tiến bộ có ý nghĩa cho nhân viên và giúp họ có động lực.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số nền tảng phần mềm phổ biến cung cấp mẫu OKR để bắt đầu theo dõi mục tiêu
OKR là gì?
OKR là viết tắt của mục tiêu và kết quả then chốt. Cung cấp một môi trường trực quan và hợp tác, nơi các nhóm có thể động não, ưu tiên và theo dõi tiến trình OkR của họ theo cách hợp tác và trực quan
Nói cách khác, chính cơ cấu là động cơ thúc đẩy tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Quá trình này tăng năng suất bằng cách cho phép mọi người tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất của họ mà không bỏ qua các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp.
OKR đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh doanh bằng cách cải thiện sự tập trung của công ty và hướng dẫn cải tiến liên tục theo đúng hướng. Trước khi chúng ta tiếp tục và hiểu tại sao OKR lại cần thiết cho doanh nghiệp.
Tại sao OKR lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Việc thiết lập và đạt được OKR có thể mang lại lợi ích cho các cá nhân, nhóm và tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích cần xem xét:
Thiết lập mục tiêu: OKR là một cách tuyệt vời để chuẩn hóa quy trình thiết lập mục tiêu cho toàn bộ nhóm hoặc công ty của bạn.
Thúc đẩy sự tương tác: Đo lường hiệu suất của các thành viên trong nhóm của bạn bằng các tính năng như theo dõi tiến độ, đăng ký hàng tuần và đánh giá hiệu suất. Hệ thống cho phép bạn khen thưởng những người thực hiện đồng thời đào tạo những người thực hiện kém hơn.
Theo dõi hiệu suất: Giúp bạn xác định thông tin chính mà mỗi thành viên trong nhóm nên đưa vào, chẳng hạn như tiến trình và trạng thái dự án. Nhận thông tin chi tiết theo thời gian thực về cách nhóm của bạn đang tiến tới các sáng kiến quan trọng.
Khả năng thích ứng: OKR hỗ trợ phương pháp linh hoạt. Họ đào tạo các thành viên trong nhóm để thích ứng với quy trình làm việc linh hoạt và ứng phó với những hoàn cảnh thay đổi nhanh chóng, đồng thời cho phép các nhóm cộng tác.
Phát triển: Bằng cách thiết lập và xem xét OKR rõ ràng, tổ chức có thể học hỏi từ những sai lầm và cải thiện kỹ năng đặt mục tiêu của mình.
Ngoài ra, việc có OKR mang lại sự rõ ràng và tập trung hơn, đồng thời thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu nhanh hơn. Nó thúc đẩy văn hóa trách nhiệm giúp gắn kết mục tiêu của mọi người với mục tiêu của công ty.
Làm cách nào để tạo mẫu OKR?
Tạo OKR từ đầu bao gồm việc tuân theo một chuỗi các bước theo định dạng có cấu trúc. Bạn có thể tạo bảng tính, tài liệu Word hoặc thiết kế đồ họa trực quan dưới dạng định dạng mẫu OKR.
Bắt đầu bằng cách viết các mục tiêu ưu tiên vào mẫu phù hợp với tầm nhìn của công ty bạn. Sau đó xác định các kết quả chính cho thấy bạn đang tiến gần hơn đến mục tiêu của mình. Đặt mục tiêu có thể đo lường được và đo lường được để theo dõi tốt hơn.
Bây giờ là lúc chia sẻ bảng tính/tài liệu OKR với các trưởng nhóm và thành viên. Hãy tham khảo ý kiến của họ để tinh chỉnh và cải thiện OKR dựa trên những hiểu biết sâu sắc, đề xuất và phản hồi của họ.
Định kỳ xem xét các mục tiêu và theo dõi tiến độ của người quản lý và các thành viên trong nhóm. Cập nhật OKR để đáp ứng các yêu cầu thay đổi và luôn phù hợp với các mục tiêu cấp cao hơn.
Mẫu OKR là gì?
Mẫu OKR là các mẫu được tạo sẵn được sử dụng bởi các tổ chức mới bắt đầu sử dụng OKR. Đó là hướng dẫn có thể sử dụng lại giúp bạn quyết định mục tiêu của nhóm bạn là gì và kết quả chính mà bạn muốn đạt được.
Bằng cách tạo mẫu OKR đơn giản, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi và hiển thị OKR của mình. Nó giúp thống nhất quá trình thiết lập mục tiêu và đóng vai trò là chuẩn mực cho các thành viên trong nhóm. Các mẫu OKR cũng đơn giản hóa quá trình theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu của công ty ở một nơi.
Có sẵn một mẫu giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công việc văn phòng. Thay vì bắt đầu lại từ đầu mỗi quý, bạn chỉ cần sao chép mẫu và điền vào các trường được xác định trước. Sau khi điền tất cả thông tin chi tiết, bạn có thể chia sẻ mục tiêu của mình với các bên liên quan của công ty và cho họ thấy thành tích của bạn trong thời gian thực.
Các mẫu OKR không chỉ dễ chỉnh sửa mà còn có thể được sửa đổi khi mức độ ưu tiên thay đổi. Bạn có thể đính kèm các tài liệu như bảng tính, biểu đồ, bản trình bày, hình ảnh và video vào OKR của mình.
Hãy cùng xem một số công cụ mẫu OKR tốt nhất mà chúng tôi có thể sử dụng để lập chiến lược cho các khu kinh doanh của bạn theo hướng phương pháp linh hoạt hơn.
Atlassian
Atlassian là một công ty phần mềm tạo ra nền tảng để quản lý các quy trình phát triển phần mềm. Nó được các công ty sử dụng để quản lý dự án và cộng tác với nhóm của họ.
Atlassian còn được biết đến với các công cụ phát triển phần mềm như Jira, Confluence, Bitbucket và Trello.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo trang Confluence cho từng mục tiêu. Tại đây, bạn có thể bao gồm mục tiêu, kết quả chính và các chi tiết khác về mục tiêu của mình. Sau đó nhúng bảng Jira hoặc Trello vào trang web Confluence của bạn để theo dõi tiến trình của bạn.
Truyền đạt OKR đến các nhóm của bạn bằng cách giao cho họ các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ phù hợp với các kết quả chính. Sử dụng trang Confluence của bạn để theo dõi tiến trình của bạn và chia sẻ nó với đồng đội của bạn.
Tấm thông minh
Smartsheet là nền tảng quản lý dự án dựa trên đám mây cho phép các tổ chức và nhóm cộng tác trong các hoạt động của dự án. Trong số các tính năng của nó có chế độ xem trang tổng quan, quy trình công việc, báo cáo và công cụ lập lịch.
Là một nền tảng lập kế hoạch và lập lịch dự án, nó cung cấp nhiều mẫu OKR để xác định rõ ràng mục tiêu và theo dõi tiến độ. Các mẫu có sẵn ở dạng Excel, Word, PDF và Google Trang tính để dễ dàng tùy chỉnh và chia sẻ với các nhóm.
Smartsheet phân loại các mẫu dựa trên các giai đoạn khác nhau của dự án. Ví dụ: nó bắt đầu bằng mẫu tài liệu nơi bạn có thể thêm khung thời gian, mục tiêu và các kết quả chính liên quan. Sau đó là mẫu theo dõi OKR để theo dõi tiến độ và xác định vai trò của các thành viên trong nhóm.
Sau khi xác định được mục tiêu, bạn sẽ cần sử dụng các mẫu báo cáo và đánh giá để phân tích kết quả mục tiêu, tiến độ hiện tại và điểm đạt được. Các mẫu Smartsheet này là điểm khởi đầu tuyệt vời nếu bạn chỉ mới học OKR.
Miro
Miro là một công cụ cộng tác trực quan để các nhóm từ xa làm việc cùng nhau để giải quyết các công việc hàng ngày. Đây là bảng trắng ảo miễn phí, dễ sử dụng với nhiều tính năng, bao gồm ghi chú dán, biểu tượng cảm xúc, hình dạng và tính năng biểu quyết ẩn danh ghi lại phản ứng của mọi người.
Ngoài các mẫu bảng, Miro còn cung cấp các mẫu OKR miễn phí để thiết lập mục tiêu kinh doanh. Việc sử dụng các mẫu này sẽ hợp lý hóa quy trình thiết lập mục tiêu, cải thiện khả năng hiển thị và thúc đẩy sự tuân thủ trong toàn nhóm và tổ chức của bạn. Các mẫu này có thể tùy chỉnh và được sử dụng để xác định mục tiêu, sản phẩm chính và kế hoạch hành động.
Để truy cập các mẫu Miro, hãy truy cập Thư viện mẫu Miro và chọn mẫu OKR từ thư viện mẫu tích hợp sẵn. Sau khi hoàn tất mẫu của mình, bạn có thể bắt đầu tùy chỉnh mẫu bằng cách thêm mục tiêu, kết quả chính và các trường khác.
Bằng cách sử dụng tính năng định dạng trực quan của Miro, bạn có thể mã hóa màu các phần khác nhau của mẫu OKR để xem nhanh nhóm nào chịu trách nhiệm về kết quả chính. Nhìn chung, nó hoàn hảo cho việc cộng tác nhóm từ xa.
HubSpot
HubSpot là một trong những nền tảng phổ biến nhất cho các hoạt động tiếp thị nhằm truyền thông hiệu quả. Nó giống một nền tảng CRM kết nối các hoạt động email của bạn và phản hồi của khách hàng hơn. Hubspot được biết đến với hệ thống quản lý nội dung, trung tâm bán hàng, trung tâm dịch vụ, trang đích, mẫu và tùy chọn tạo khách hàng tiềm năng dễ sử dụng.
Giống như các mẫu tiếp thị khác, Hubspot cung cấp các mẫu OKR miễn phí mà bạn có thể tải xuống dưới dạng PDF, trang tính Excel hoặc Google Trang tính. Sử dụng mẫu OKR làm sẵn của Hubspot, bạn có thể thêm các mục tiêu liên quan đến kết quả chính của chúng sau vài phút.
asana
Asana là phần mềm quản lý dự án được các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi các nhiệm vụ và dự án của mình theo thời gian. Đó là một cách tuyệt vời để quản lý OKR và theo dõi tiến trình hướng tới mục tiêu của tổ chức bạn.
Tạo mẫu OKR trong Asana đề cập đến việc tạo mục tiêu. Khi sử dụng Mục tiêu Asana, bạn có thể xây dựng dự án, đặt các mốc quan trọng và điều chỉnh chúng cho phù hợp với các ưu tiên của tổ chức bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng việc tạo ra các mục tiêu của công ty và sau đó chuyển sang việc tạo ra các mục tiêu của nhóm.
Sau khi đặt mục tiêu, bạn có thể chia sẻ chúng với các bên liên quan và người quản lý. Trưởng nhóm có thể tùy chỉnh thêm mức độ ưu tiên bằng các bộ lọc, phân công thời gian và trạng thái theo dõi. Từng thành viên trong nhóm có thể xem lại mục tiêu của mình bằng cách đi tới tab “Mục tiêu của tôi” trong Asana.
trại mặt trăng
Mooncamp là một nền tảng OKR được xây dựng cho các nhóm linh hoạt và có định hướng mục tiêu. Bạn có thể tự động hóa quy trình công việc trên một hệ điều hành không gian làm việc duy nhất bằng cách giới thiệu các mục tiêu linh hoạt, kiểm tra hàng tuần, v.v.
Nếu trước đây bạn chưa từng sử dụng bất kỳ hệ thống OKR nào, bạn có thể bắt đầu sử dụng mẫu OKR Excel miễn phí của Mooncamp. Nó trực quan, dễ điền và có thể tùy chỉnh. Bất kể quy mô hay ngành nghề, nó đều được mọi công ty hoặc nhóm sử dụng.
Bắt đầu bằng cách tải xuống mẫu Excel OKR và mở nó trong Microsoft Excel hoặc sử dụng phiên bản Google Trang tính. Chia sẻ quyền truy cập vào trang tính với đồng đội của bạn và nhấp vào tab ‘Bắt đầu’ để hướng dẫn bạn qua mẫu theo dõi OKR Mooncamp.
Trên tab thứ hai, bạn sẽ thấy bảng điều khiển OKR, bảng này lấy thông tin từ nhiều bảng nhóm khác nhau. Bạn cũng có thể theo dõi lượt đăng ký hàng tuần từ tab đăng ký. Cuối cùng, bạn có thể sắp xếp các mục tiêu và kết quả chính của mình vào các tab thích hợp cho nhóm của mình.
ngoài trời
Bức tranh tường là một nền tảng cộng tác trực quan để lập kế hoạch và chiến lược sản phẩm. Bạn có thể sử dụng nó để đưa các phương pháp như tư duy thiết kế và tính linh hoạt vào một định dạng hấp dẫn trực quan.
Với mẫu Bức tranh tường OKR, bạn có thể xác định mục tiêu và kết quả chính của mình cho hai phiên lập kế hoạch. Để truy cập mẫu Bức tranh tường OKR, bạn cần tạo tài khoản và đăng nhập vào ứng dụng Bức tranh tường. Sau đó tìm “Thư viện mẫu” để truy cập các mẫu.
Sau khi chọn mẫu OKR, hãy tùy chỉnh mẫu đó cho phù hợp với mục tiêu cụ thể của bạn. Bạn có thể thêm hộp văn bản, ghi chú dán, v.v. Cộng tác với các thành viên trong nhóm bằng cách mời họ chỉnh sửa mẫu và tham gia thảo luận về OKR.
Khi nhóm của bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, bạn có thể sử dụng hình ảnh Bức tranh tường như nhãn để biểu thị việc hoàn thành nhiệm vụ. Tiếp tục xem xét kết quả của nhóm bạn, thực hiện các điều chỉnh cần thiết và lặp lại các kết quả chính.
hình ảnh
Figma là một nền tảng tất cả trong một đang phát triển phổ biến để thiết kế, tạo mẫu, phát triển và tạo sơ đồ cho việc hoạch định chiến lược. Nó có giao diện trực quan và dễ sử dụng giúp bạn tạo nguyên mẫu cho bất kỳ dự án nào và chia sẻ chúng với nhóm của bạn mà không cần bất kỳ mã nào.
Với nền tảng FigJam của Figma, các nhóm tạo ra những sản phẩm tốt hơn bằng cách điều chỉnh các quyết định, xác định ý tưởng và thúc đẩy công việc. Từ việc bổ sung các ý tưởng động não đến tạo quy trình làm việc linh hoạt, nền tảng này cung cấp các tính năng để lập kế hoạch chiến lược tốt hơn.
Bạn nhận được vô số mẫu tạo sẵn để tạo quy trình công việc mà không cần bắt đầu lại từ đầu. Mẫu OKR của FigJam giúp bạn liệt kê các mục tiêu và kết quả chính cho nhóm sản phẩm của mình.
Để bắt đầu, hãy duyệt qua các mẫu OKR có sẵn của Figma và chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn. Sao chép mẫu và tùy chỉnh mẫu đó cho phù hợp với mục tiêu và kết quả chính của bạn. Mời các thành viên trong nhóm đóng góp vào cuộc thảo luận OKR và theo dõi tiến trình của họ bằng các dấu kiểm và thanh tiến trình.
Chiến lược tốt hơn trong tầm tay bạn
OKR được sử dụng bởi tất cả các ngành và bộ phận như CNTT, phát triển sản phẩm, tiếp thị, tài chính và nhân sự để cộng tác hiệu quả trong các dự án và đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng OKR khác với KPI.
Các mẫu OKR được tạo sẵn cho phép bạn đặt mục tiêu kinh doanh nhanh hơn mà không cần bất kỳ yêu cầu phần mềm phức tạp nào. Hệ thống OKR thúc đẩy sự hiểu biết chung về mục tiêu và khuyến khích cuộc trò chuyện cởi mở, dẫn đến làm việc nhóm tốt hơn.
