Microsoft SharePoint là phần mềm thiết yếu để cộng tác về nội dung, tài liệu và công việc. Tuy nhiên, nếu bạn muốn khám phá điều gì đó tốt hơn SharePoint, bạn có thể thử các lựa chọn thay thế SharePoint sau ngay bây giờ.
SharePoint nhanh chóng trở thành một kênh cộng tác nội dung và công việc. Lúc đầu, các công ty lớn chỉ sử dụng SharePoint vì họ có đủ khả năng chi trả chi phí đăng ký SharePoint Classic hoặc Office 365.
Tuy nhiên, việc áp dụng đám mây và sự bùng nổ của SaaS đã thay đổi đáng kể hệ sinh thái. Ngày nay, mọi công ty dù nhỏ hay lớn đều có thể mua được các ứng dụng cho công việc và quản lý nội dung. Kết quả là SharePoint không còn là ứng dụng cộng tác nội dung hoặc mạng nội bộ duy nhất nữa.
Dưới đây là các lựa chọn thay thế phổ biến cho SharePoint nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý nội dung đám mây tốt hơn cùng với nền tảng cộng tác.
Tại sao bạn nên khám phá các lựa chọn thay thế SharePoint?
Lý do chính để tìm kiếm một giải pháp thay thế cho SharePoint là sự chú trọng của Microsoft vào SharePoint hiện đại và khả năng ngừng hoạt động của các phiên bản cổ điển của SharePoint 2013, 2016 và 2019 👋. Theo một cuộc thảo luận trên Microsoft Learn, điều này có thể xảy ra sau năm 2026. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm.
Tuy nhiên, nếu Microsoft ngừng sử dụng phiên bản cổ điển của SharePoint, nó sẽ không cập nhật hoặc cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Nếu nhóm CNTT nội bộ của bạn là chuyên gia về SharePoint, bạn vẫn có thể sử dụng nó sau khi dự kiến ngừng hoạt động vào năm 2026.
Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên bắt đầu tìm kiếm một công cụ chia sẻ tài liệu và cộng tác nhóm thay thế. Ngoài ra, với nhiều thời gian hơn để lựa chọn, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn vì phần mềm cuối cùng sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là đối với những người làm việc ở xa.
Các lý do khác để có được giải pháp thay thế SharePoint
# 1. Bạn cần các chuyên gia hoặc đại lý SharePoint để thiết lập mạng nội bộ SharePoint, hệ thống quản lý nội dung và giao diện cộng tác cho công cụ này. Nó có giá 💵!
#2. SharePoint có sẵn dưới dạng công cụ miễn phí với các gói đăng ký Microsoft 365 Business Basic và tốt hơn. Nhưng ngay cả kế hoạch cơ bản này cũng tốn tiền 6 USD/người dùng/tháng và hóa đơn của Microsoft hàng năm ở mức này. Vì vậy, nếu bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc có ngân sách hạn hẹp cho các ứng dụng kinh doanh, bạn có thể muốn có được một giải pháp không tốn kém.
#3. Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản mà mọi nhân viên đều có thể sử dụng mà không cần phải trải qua quá trình học tập lâu dài mà SharePoint thực sự yêu cầu.
#4. Điều hướng các phiên bản cổ điển và hiện đại của SharePoint lại là một nhiệm vụ khó khăn. Tôi đã thấy mọi người thực sự ghi chú trên các vị trí tài liệu, danh sách, cài đặt, thư viện, v.v. của SharePoint.
#5. Mặc dù Microsoft đã thực hiện rất tốt việc nâng cấp SharePoint cổ điển lên SharePoint hiện đại dựa trên đám mây nhưng nó vẫn có những trục trặc trong giao diện người dùng. Đôi khi một số nút, bảng trên cùng hoặc logo công ty sẽ không xuất hiện cho đến khi bạn làm mới trang vài lần.
#6. Dường như có rất nhiều tùy chỉnh, nhưng chúng bị hạn chế rất nhiều trong ranh giới riêng của Microsoft. Vì vậy, nếu bạn cần một ứng dụng cộng tác nội dung độc đáo với tính năng tự động hóa phức tạp, SharePoint có thể không phải là lựa chọn phù hợp.
#7Hiệu suất của .SharePoint được thúc đẩy bởi Power Automate, một kỹ năng hàng đầu nữa. Các lựa chọn thay thế SharePoint sử dụng phương pháp If-This-Then-That (IFTTT) không dễ học và triển khai.
Các tính năng cần xem xét khi lựa chọn một giải pháp thay thế
Trước khi bạn mua bất kỳ giải pháp thay thế SharePoint nào, hãy đảm bảo công cụ cộng tác tài liệu của bạn bao gồm sự kết hợp của các tính năng sau:
# 1. Cộng tác dễ dàng trong ứng dụng với khả năng truy cập dựa trên vai trò vào tài liệu, tệp, quy trình công việc, dự án, v.v.
#2. Liên kết được chia sẻ để cộng tác nội bộ và bên ngoài.
#3. Các liên kết công khai tới không gian làm việc, trang tổng quan và chế độ xem không yêu cầu tài khoản trong cùng một công cụ cộng tác nội dung.
#4. Không có hoặc tích hợp rất ít mã với các ứng dụng kinh doanh khác nhau của bên thứ ba để mở rộng chức năng của hệ thống quản lý nội dung.
#5. Công cụ này phải có sẵn các mẫu quản lý công việc và nội dung.
#6. Ứng dụng không được cứng nhắc nhưng phải đủ linh hoạt để cho phép người dùng tạo thư viện nội dung tùy chỉnh, tự động hóa quy trình làm việc và bảng thiết kế.
#7. Cần có các tùy chọn để tìm kiếm nội dung dựa trên siêu dữ liệu.
#8. Nếu công cụ này cho phép bạn tạo nền tảng kiến thức thì đó sẽ là một điểm cộng nữa.
Bây giờ bạn biết mình cần một giải pháp thay thế cho SharePoint, hãy xem bên dưới một số ứng dụng cộng tác nội dung và công việc thậm chí còn hoạt động tốt hơn.
Các tính năng sản phẩm đáng chú ýConfluenceSản phẩm cộng tác, Tài liệu, Giải pháp thay thế làm việc từ xa.Google WorkspaceBộ không gian làm việc toàn diện dành cho doanh nghiệp với nhiều ứng dụng.Ứng dụng MangoThay thế SharePoint giá cả phải chăng bằng các tính năng dùng ngay.BoxĐồng tác giả, các trường hợp sử dụng rộng rãi, bảo mật.Nước ép hữu íchXây dựng cơ sở kiến thức và tích hợp với dịch vụ khách hàng. Nền tảng thành công của nhân viên dựa trên Đám mây đẩy với mạng nội bộ thân thiện với người dùng. Nền tảng cơ sở kiến thức tự phục vụ trực tuyến Document360. Nền tảng mạng nội bộ, cộng tác và giao tiếp kinh doanh tại nơi làm việc. CHỈ CÓ VĂN PHÒNG Bộ ứng dụng văn phòng cộng tác với khả năng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực.
kẻ chạy trốn
Confluence là phần mềm tài liệu và cộng tác nội dung của Atlassian. Nó đóng vai trò thay thế cho SharePoint, cung cấp cho các nhóm thông minh một tùy chọn làm việc từ xa dễ dàng. Nó tập trung vào việc tạo và quản lý nội dung.
Điều này giúp bạn dễ dàng tạo và sắp xếp tài liệu, ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án, mã phần mềm, sơ đồ thiết kế, v.v. trong Confluence.
Hơn nữa, Confluence rất dễ sử dụng nên nhân viên có thể sử dụng nó trên thiết bị di động và máy tính để bàn mà không cần phải tìm hiểu nhiều.
Ứng dụng quản lý nội dung dựa trên đám mây cho phép cộng tác theo thời gian thực, giúp các nhóm dễ dàng chỉnh sửa và đánh giá nội dung cùng nhau. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng truy cập các trang, bảng và không gian được chia sẻ công khai, cũng như các ứng dụng web mà không cần tạo tài khoản.
Nó cung cấp một loạt các tích hợp với các công cụ phổ biến khác, làm tăng tính linh hoạt của nó. Các tích hợp phổ biến bao gồm Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams, v.v.
Ngoài quản lý nội dung và công việc, Confluence hỗ trợ kiểm soát phiên bản, theo dõi mọi thay đổi và sửa đổi. Do đó, nếu sau khi chỉnh sửa, bạn nhận thấy bất kỳ nội dung nào ở trạng thái không đạt yêu cầu, bạn có thể ngay lập tức hoàn nguyên về cấu hình tốt đã biết gần đây nhất.
Định giá hợp lưu: Bắt đầu lúc 50,75 USD/người dùng/tháng | Một gói miễn phí cũng có sẵn
Đọc thêm: Hợp lưu vs. Điểm chia sẻ
Google Workspace
Google Workspace là một bộ không gian làm việc toàn diện dành cho doanh nghiệp, cung cấp danh sách ứng dụng phong phú để bạn có thể dễ dàng thực hiện các dự án kỹ thuật và sáng tạo.
Các ứng dụng hàng đầu mà bạn thường sử dụng để tạo, chia sẻ và lưu trữ nội dung bao gồm Gmail, Meet, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search và Apps Script.
Để mở rộng chức năng của gói đăng ký Google Workspace, bạn có thể mua Voice, phần cứng Meet và AppSheet. AppSheet là sản phẩm mới nhất của Google cho phép bạn tạo các ứng dụng web có thể chia sẻ nội bộ và bên ngoài mà không cần học cách viết mã.
Để quản lý và bảo mật nơi làm việc, người quản lý doanh nghiệp hoặc quản trị viên CNTT có thể bắt đầu sử dụng các ứng dụng của Google như Quản trị viên, Điểm cuối, Thông tin chi tiết về công việc và Vault.
Hầu như tất cả các ứng dụng của Google cho phép bạn tạo văn bản, hình ảnh, trang web, slide, v.v. cũng đi kèm hệ thống kiểm soát phiên bản. Vì vậy bạn có thể khôi phục lại nội dung cũ nếu cần.
Giá của Google Workspace: Bắt đầu từ 6 USD/người dùng/tháng/thanh toán hàng năm | Gói miễn phí có sẵn
Cũng đọc: Google Workspace Personal: Mọi thứ bạn cần biết
Ứng dụng xoài
Mango Apps là sự thay thế rẻ tiền cho SharePoint. Nó cung cấp hầu hết các tính năng có sẵn trong SharePoint.
Ví dụ: có các trang mạng nội bộ, cơ sở kiến thức, cổng thông tin liên lạc với nhân viên, hệ thống học tập và phát triển nhân viên (LMS), cổng phản hồi của nhân viên, trang web tương tác trên toàn tổ chức, cộng đồng khách hàng doanh nghiệp và cổng thông tin tự phục vụ của khách hàng.
Đây chỉ là những chức năng được làm sẵn. Bằng cách sử dụng các kỹ năng sáng tạo và kỹ thuật của riêng bạn cũng như các công cụ MangoApps như Workflows, Wiki, To Do List, Task Management, Project Workspaces, Pages và API mở, bạn có thể tạo vô số quy trình làm việc tùy chỉnh trong công cụ mà không phải trả thêm phí.
Bạn và nhân viên của mình có thể bắt đầu đồng tạo các dự án chức năng và thư viện nội dung trong MangoApps trong vòng vài giờ sau khi đăng ký công cụ. Nó có thời gian học tập rất ngắn so với SharePoint.
Giá MangoApps: Bắt đầu từ $12/người dùng/tháng | Có bản dùng thử miễn phí 14 ngày
Hộp
BoX là đám mây nội dung dành cho tất cả các loại hình doanh nghiệp đang muốn cộng tác tạo nội dung bằng bảng trắng kỹ thuật số như Box Canvas. Bạn cũng có thể tạo quy trình phê duyệt và đổi nội dung bằng Box Relay, một công cụ tự động hóa quy trình làm việc.
Box đã chứng minh các trường hợp sử dụng rất thành công trong các lĩnh vực công nghiệp như tài chính, khoa học đời sống, chính phủ, chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, phi lợi nhuận, truyền thông, giải trí, giáo dục và dịch vụ chuyên nghiệp.
Bạn có thể áp dụng các tính năng cộng tác và quản lý nội dung của Box cho các bộ phận như nhân sự, pháp lý, bán hàng, tiếp thị, tài chính, v.v.
Box tập trung vào an ninh mạng và quyền riêng tư dữ liệu, đó là lý do tại sao nó có hồ sơ tuân thủ lưu giữ dữ liệu y tế và chính phủ uy tín. Box Content Cloud được chứng nhận tuân thủ các quy định quốc tế như Xác thực GxP, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS, v.v.
Giá hộp: Bắt đầu từ $20/người dùng/tháng | Gói miễn phí có sẵn
nước trái cây hữu ích
Nước ép hữu ích giúp bạn xây dựng nền tảng kiến thức trực tuyến tích hợp liền mạch với phần mềm hỗ trợ khách hàng như Freshdesk.
Bộ phần mềm cơ sở kiến thức được xây dựng trên các tính năng như tạo và định dạng nội dung, báo cáo và phân tích, tùy chỉnh trang web cơ sở kiến thức, hộp tìm kiếm giống Google và tích hợp rộng rãi với các ứng dụng kinh doanh.
Công cụ soạn thảo của nó bao gồm nhiều tùy chọn chỉnh sửa và chú thích văn bản khác nhau như định dạng văn bản, hình ảnh, video, phản hồi tương tác, v.v. Bạn có thể thiết lập logic phụ trợ trong cơ sở kiến thức để cổng thông tin có thể hiển thị các bài viết trợ giúp hoặc các bước khắc phục sự cố dựa trên thông tin đầu vào của người dùng.
Bạn cũng có thể cộng tác trên nội dung cơ sở kiến thức theo thời gian thực trong công cụ chỉnh sửa bằng cách chia sẻ liên kết với những người chỉnh sửa hoặc người sáng tạo khác. Chưa kể còn có một hệ thống kiểm soát phiên bản đáng tin cậy để khôi phục nội dung đã xóa. Cổng cơ sở kiến thức cũng có thể được tùy chỉnh theo thông lệ SEO để người dùng có thể tìm thấy các bài viết trợ giúp của bạn trong tìm kiếm của Google.
Giá Helpjuice: Bắt đầu ở mức tối thiểu $30/người dùng/tháng 4 người dùng | Có bản dùng thử miễn phí 14 ngày
Xô
Push là nền tảng thành công của nhân viên dựa trên đám mây, nơi mọi thành viên trong tổ chức đều có thể sử dụng môi trường mạng nội bộ thân thiện với người dùng. Trong khi nhiều người có thể coi SharePoint là một giải pháp phức tạp thì Jostle có giao diện đơn giản, dễ tiếp cận, hợp lý và hấp dẫn về mặt hình ảnh.
Các tính năng của nó như nguồn cấp tin tức, công cụ nhận dạng nhân viên và diễn đàn thảo luận giúp nhân viên xây dựng ý thức cộng đồng thông qua giao tiếp. Nhân viên cũng có thể chia sẻ ý tưởng và kết nối với đồng nghiệp bằng các tính năng mạng xã hội của ứng dụng này.
Sử dụng sơ đồ tổ chức và thư mục nhân viên, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và kết nối với cộng tác viên.
Bạn cũng có thể tích hợp Jostle với Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube và WordPress.
Giá lộn xộn: Bắt đầu từ $75/người/tháng | Một gói miễn phí cũng có sẵn
tài liệu360
Document360 chủ yếu là một nền tảng nơi bạn có thể tạo cơ sở kiến thức trực tuyến tự phục vụ cho nhân viên của mình. Nó có thể được sử dụng để tạo SOP cho một số nhóm và tài liệu riêng cho khách hàng.
Bạn có thể tạo, sắp xếp và xuất bản các bài viết và tài liệu KB trên nền tảng thân thiện với người dùng và dễ tìm kiếm này. Ngay cả những người dùng mới làm quen cũng có thể viết và chỉnh sửa bài viết bằng các công cụ trực quan. Kiểm soát phiên bản Document360 có thể được sử dụng để theo dõi các thay đổi và quản lý lịch sử tài liệu.
Ngoài ra, bạn còn nhận được các tính năng như mẫu và nhãn hiệu có thể tùy chỉnh, phân tích và báo cáo tích hợp, hỗ trợ và tích hợp đa ngôn ngữ.
Giá Document360: Bắt đầu từ $149/dự án/tháng | Một gói miễn phí cũng có sẵn
Nơi làm việc
Workplace by Meta là một nền tảng cộng tác và giao tiếp kinh doanh đã trở thành một giải pháp thay thế phổ biến cho SharePoint với các tính năng như mạng nội bộ. Thư viện kiến thức của nó là nơi bạn có thể tạo, lưu trữ và chia sẻ các tệp của mình để người khác dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
Sử dụng thư viện này để chia sẻ tất cả các tài nguyên chính, bạn có thể quản lý quyền truy cập tệp để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm. Nó cũng cung cấp chức năng tìm kiếm cho phép bạn tìm thấy tệp bạn muốn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Một loạt các tích hợp bao gồm SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList, v.v. Nó cũng cung cấp các tính năng khác như nhóm, video trực tiếp, nguồn cấp tin tức, trung tâm bảo mật và thông tin chi tiết.
Đánh giá công việc: Bắt đầu bằng 4 USD/người/tháng
CHỈ VĂN PHÒNG
Nếu bạn là người khởi nghiệp và thấy đăng ký SharePoint đắt tiền thì bạn có thể CHỈ sử dụng VĂN PHÒNG. Bộ ứng dụng văn phòng cộng tác này cung cấp gói miễn phí dành cho người khởi nghiệp, nơi bạn có thể tạo, chỉnh sửa và quản lý nhiều loại tệp khác nhau như tài liệu, bảng tính và bản trình bày.
Trên nền tảng này, nhiều người dùng đang làm việc trên cùng một tài liệu trong thời gian thực và tất cả những thay đổi sẽ được hiển thị ngay lập tức cho tất cả người dùng.
Nó cũng có các tính năng quản lý tài liệu hữu ích như theo dõi lịch sử, kiểm soát phiên bản và nhận xét giúp người dùng dễ dàng sắp xếp và phân loại tệp.
Với khả năng tích hợp liền mạch với các dịch vụ lưu trữ đám mây như Box, Dropbox, OneDrive và Google Drive, bạn có thể dễ dàng lưu trữ và truy cập các tệp quan trọng của mình. Hỗ trợ tích hợp bổ sung bao gồm SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom và AWS.
Ngoài ra, ONLYOFFICE bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của tổ chức bạn bằng các tính năng bảo mật thông minh và cho phép quản trị viên quản lý quyền truy cập cho tất cả người dùng.
Giá CHỈ VĂN PHÒNG: bắt đầu từ 8 USD/người dùng/tháng
Ứng dụng
Giờ đây, hãy khám phá các ứng dụng cộng tác và làm việc tốt nhất có thể dễ dàng thay thế các thư viện nội dung và dự án SharePoint. Ngoài ra, tất cả các công cụ Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) này đều có các tùy chọn định giá có thể mở rộng, vì vậy bạn có thể bắt đầu với một khoản đầu tư nhỏ. Khi công việc của bạn tăng lên, bạn có thể mở rộng quy mô.
Nếu bạn không có công cụ quản lý nội dung, công việc và dự án và đang tìm kiếm một công cụ như vậy thì bạn nên xem qua một trong các lựa chọn thay thế SharePoint ở trên trước khi mua đăng ký Microsoft 365 đắt tiền.
Nếu đã có đăng ký Microsoft 365, bạn không cần phải di chuyển ngay sang bất kỳ lựa chọn thay thế nào từ Sharepoint, điều này sẽ khiến hoạt động kinh doanh của bạn bị đình trệ. Làm điều này theo thời gian để giữ cho quy trình làm việc kinh doanh của bạn trôi chảy.
Tiếp theo, CMS mã nguồn mở, đơn giản tốt nhất để phát triển ứng dụng.
