Thời gian là điều cốt yếu, đặc biệt là khi viết. Viết các từ và đoạn văn lặp đi lặp lại có thể mất nhiều thời gian, lãng phí những phút quý giá.
Cho dù bạn đang viết những lời đề nghị lặp đi lặp lại hay trả lời cùng một truy vấn nhiều lần, một nhiệm vụ lặp đi lặp lại chẳng là gì ngoài việc lãng phí thời gian mà lẽ ra bạn có thể đầu tư vào những nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, có một giải pháp sẽ giúp bạn tiết kiệm được vài giờ quý báu và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Các công nghệ như công cụ mở rộng văn bản có thể giúp giảm bớt sự nhàm chán của các công việc lặp đi lặp lại.
Với trình mở rộng văn bản, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc mà vẫn đảm bảo kiểm soát chất lượng.
Bạn muốn biết thêm?
Hãy đi sâu vào chủ đề!
Trình mở rộng văn bản là gì?
Text Expander là một công cụ năng suất được thiết kế để giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng. Nó tự động tạo ra các đoạn văn bản được xác định trước để đáp lại các từ hoặc cụm từ “kích hoạt” nhất định.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng trình mở rộng văn bản để tự động hoàn thành dữ liệu của mình hoặc thêm nhanh một vài câu có nội dung thường dùng vào tài liệu; gõ “giới thiệu” sẽ yêu cầu công cụ đưa ra phần giới thiệu của bạn.
Bạn có thể sử dụng sức mạnh của trình mở rộng văn bản để tự động hóa các tác vụ thông thường và trần tục như sao chép và dán chữ ký email cũng như viết email dịch vụ khách hàng dài dòng, v.v. Trình mở rộng văn bản cũng có lợi ích là duy trì giọng điệu chuyên nghiệp và hợp lý hóa quy trình viết của bạn.
Do đó, trình mở rộng văn bản mang lại sự tiện lợi và tốc độ cần thiết để tối đa hóa năng suất và hiệu quả.
Lợi ích của việc sử dụng trình mở rộng văn bản
Trình mở rộng văn bản cuối cùng có thể giúp bạn.
Tiết kiệm thời gian
Trình mở rộng văn bản cho phép bạn ghi lại các lần gõ phím và tự động hóa các cụm từ phổ biến, được sử dụng thường xuyên, giúp tăng hiệu quả và năng suất. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu khi bạn phải gõ cùng một thông tin mỗi ngày một cách vô tâm.
Ví dụ: bạn có thể lập trình trình mở rộng văn bản với từ viết tắt “CR” để nó tự động nhập thông tin liên hệ đầy đủ của bạn mỗi khi bạn nhập từ viết tắt đó.
Giải quyết thắc mắc nhanh hơn
Trình mở rộng văn bản có thể giúp hợp lý hóa quy trình phản hồi các câu hỏi của khách hàng bằng các mẫu phản hồi. Nó cho phép bạn trả lời nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu của khách hàng.
Trình mở rộng văn bản lưu trữ các cụm từ và từ phổ biến trong cơ sở dữ liệu dễ truy cập và cho phép các công ty đảm bảo rằng nhu cầu của khách hàng được đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả.
Cải thiện chất lượng và độ chính xác
Phần mềm mở rộng văn bản cho phép người dùng gán các từ, cụm từ và mẫu email thường dùng vào các phím tắt, giảm thời gian gõ và lỗi.
Nó đảm bảo tính chính xác trong công việc của bạn và ngăn ngừa tất cả các loại lỗi khi gõ một cụm từ bằng tay, bao gồm cả lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. Với ít thời gian dành cho việc viết tay hơn, các chuyên gia có thể tập trung năng lượng vào các hoạt động quan trọng hơn, có giá trị hơn.
Năng suất cao hơn
Tự động hóa quá trình tạo văn bản giống hệt hoặc lặp đi lặp lại giúp loại bỏ việc gõ phím tẻ nhạt. Nó cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Trình mở rộng văn bản không chỉ lưu trữ các cụm từ và đoạn văn để bạn sử dụng, nó thậm chí còn có thể ghi nhớ chi tiết đăng nhập của bạn và giảm thời gian nhập khi điền vào biểu mẫu trên web. Bằng cách này, bạn sẽ không phải nhập cùng một thông tin nhiều lần.
Cá nhân hóa
Công cụ mở rộng văn bản không có ở đó để khiến khách hàng của bạn có cảm giác như văn bản được viết bởi bot. Họ thâm nhập vào sự linh hoạt của việc tùy chỉnh văn bản với một chút cá nhân hóa.
Bạn sẽ có thể chỉnh sửa và thêm thông tin vào văn bản giống hệt được tạo bởi trình mở rộng văn bản. Nó cho phép bạn cá nhân hóa thông điệp của mình và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.
Tiếng nói thống nhất của thương hiệu
Nhờ trình mở rộng văn bản, các công ty có thể cung cấp thông điệp thương hiệu nhất quán cho khách hàng. Khi bạn tích hợp tiếng nói thương hiệu của mình với thông điệp, công cụ sẽ tự động bắt kịp nó.
Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng thông điệp thương hiệu của bạn nhất quán với tất cả khách hàng.
Làm thế nào để chọn trình mở rộng văn bản tốt nhất?
Có rất nhiều công cụ mở rộng văn bản có sẵn trên thị trường. Mặc dù một số có thể trông thân thiện với ngân sách nhất, nhưng một số khác có thể làm bạn hài lòng với những giao dịch chắc chắn. Vì vậy bạn rất dễ nhầm lẫn và thắc mắc làm thế nào để chọn được thiết bị mở rộng văn bản tốt nhất!
Dưới đây là một số lời khuyên để giúp bạn bắt đầu:
Xem xét nhu cầu của bạn
Trước tiên, hãy quyết định loại đoạn văn bản nào bạn muốn trình mở rộng văn bản đưa vào. Nó có thể bao gồm định dạng văn bản, mẫu tài liệu hoặc phím tắt tùy chỉnh. Bạn thường gõ những loại từ, cụm từ hoặc ký hiệu nào? Trình mở rộng văn bản mà bạn đang cân nhắc có cung cấp tính năng này không? Tìm những người đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn.
Kiểm tra trình mở rộng văn bản
Sau khi bạn có danh sách các trình mở rộng văn bản tiềm năng, hãy dùng thử từng trình mở rộng văn bản. Kiểm tra mức độ dễ sử dụng của phần mềm, liệu có bản dùng thử miễn phí hay không hoặc liệu bạn có thể truy cập các đánh giá của khách hàng hay không. Điều quan trọng là phải đánh giá khả năng sử dụng của trình mở rộng văn bản và đảm bảo rằng giao diện đơn giản và dễ điều hướng.
Khám phá các tùy chọn tùy chỉnh
Bạn có muốn thiết lập các phím tắt tùy chỉnh? Nếu yêu cầu của bạn cũng bao gồm điều này, hãy tìm các trình mở rộng văn bản cho phép bạn tạo và chỉnh sửa các phím tắt. Điều này sẽ tăng khả năng sử dụng tổng thể của công cụ mở rộng văn bản.
Đảm bảo tính tương thích
Xem xét liệu thiết bị mở rộng có thể được sử dụng trong các nền tảng và ứng dụng mà bạn sử dụng thường xuyên nhất hay không.
Ví dụ: bạn có thể cần sử dụng nó với các chương trình như Microsoft Office, Google Docs, Outlook hoặc trình duyệt web. Điều này sẽ giúp bạn không phải chuyển đổi thiết bị hoặc thiết bị mở rộng văn bản khi nâng cấp lên hệ điều hành hoặc phần cứng mới.
Nghiên cứu độ tin cậy
Đảm bảo rằng trình mở rộng văn bản bạn đang xem là đáng tin cậy và chính xác. Dành thời gian để đọc đánh giá của khách hàng hoặc liên hệ trực tiếp với công ty nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào để tránh những bất tiện trong tương lai.
Việc xem xét những điểm này sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn và tìm ra trình mở rộng văn bản hoàn hảo cho nhu cầu của bạn.
Bây giờ chúng ta hãy xem các công cụ mở rộng văn bản tốt nhất để giúp bạn gõ nhanh hơn.
Công cụ thay thế văn bản
Tiện ích thay thế văn bản là một tính năng nội bộ tiện lợi của máy Mac cung cấp cho người dùng một cách hợp lý để nhập văn bản nhanh hơn và ít lần nhấn phím hơn.
Bạn có thể xác định văn bản hoặc cụm từ và liên kết chúng với các phím tắt. Nó sẽ giúp bạn tạo các đoạn văn bản dài, phức tạp một cách nhanh chóng và chính xác chỉ bằng vài lần nhấn phím.
Ví dụ: gõ “myaddr” có thể tự động nhập địa chỉ đầy đủ. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh các phím tắt để nhập chữ ký hoặc thậm chí là một khuôn mặt cười cụ thể.
Bạn cũng có thể sử dụng Công cụ thay thế văn bản để sửa các lỗi đánh máy phổ biến. Việc gõ một vài chữ cái có thể dẫn đến cụm từ dự định được hiển thị thay vì các lỗi thông thường.
Trình mở rộng văn bản
Cho dù bạn là một cá nhân đang tìm kiếm năng suất tăng lên hay một doanh nghiệp yêu cầu giải pháp mở rộng văn bản toàn diện, TextExpander có thể giúp đưa việc viết và tạo tài liệu lên một tầm cao mới.
TextExpander nhận biết cú pháp và cấu trúc ngôn ngữ và có thể tự động hoàn thành các từ phổ biến nhất trong bất kỳ ngôn ngữ nào. Ngoài ra, nó có thể được mở rộng hơn nữa với nhiều plugin khác nhau, chẳng hạn như chèn URL, hình ảnh và lịch.
Bạn có thể sử dụng TextExpander cho hệ thống macOS, Windows, iOS và Chrome. Đây là một công cụ trả phí có giá khởi điểm chỉ 3$33 mỗi tháng cho mỗi đầu người. Họ cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí để người dùng xem đây có phải là bản dùng thử không!
Hoạt động trên:
các cửa sổ
Hệ điều hành Mac
Máy đánh máy
Bạn có mệt mỏi khi phải mất hàng giờ để gõ đi gõ lại cùng một thông tin không? Máy đánh chữ ở đây để cứu thế giới! Công cụ mở rộng văn bản tuyệt vời này được thiết kế để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
Với Typinator, bạn có thể nhập những đoạn văn bản dài chỉ bằng một vài lần nhấn phím và không phải lặp lại văn bản tẻ nhạt. Với công nghệ tiên tiến và các tính năng mở rộng, công cụ tự động hóa Typinator là một công cụ mạnh mẽ để các doanh nghiệp và nhóm tự động hóa giao tiếp, luôn ngăn nắp, tiết kiệm thời gian và giúp bạn nghỉ ngơi!
Nó có sẵn cho Mac OSX 10.6 hoặc mới hơn. Giấy phép của họ có giá 25 euro hoặc 28 USD mỗi người. Họ không cung cấp bất kỳ đăng ký hàng tháng nào.
Người đánh máy tên lửa
Rocket Typist là một trình mở rộng văn bản mạnh mẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với các tính năng như mẫu tiết kiệm thời gian và các chức năng macro mạnh mẽ.
Giao diện thân thiện với người dùng giúp bạn dễ dàng mở rộng văn bản và nhờ các tùy chọn tùy chỉnh, bạn có thể tùy chỉnh ứng dụng theo nhu cầu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Rocket Typist có trình giữ chỗ tích hợp cho phép bạn nhanh chóng chèn nội dung tùy chỉnh vào văn bản mở rộng. Với công cụ này, bạn có thể đặt các mục như ngày, giờ hiện tại và các ký tự được chọn ngẫu nhiên vào phần giữ chỗ.
Rocket Typist có sẵn cho Mac và cung cấp miễn phí một số tính năng cơ bản tốt nhất. Họ cũng mở rộng gói Pro trả phí bắt đầu bằng 90,99 USD mỗi tháng.
người Tây Ban Nha
Espanso là một công cụ mở rộng văn bản mã nguồn mở, miễn phí và tiên tiến dành cho macOS, Linux và Windows. Nó cung cấp một loạt các tính năng để cho phép người dùng mở rộng văn bản bằng văn bản một cách hiệu quả.
Với Espanso, người dùng có thể tăng hiệu quả gõ và tiết kiệm thời gian quý báu mà vẫn làm việc hiệu quả. Trình mở rộng văn bản dễ sử dụng đi kèm với tất cả các tính năng cần thiết như được mô tả ở trên và không mất phí hàng tháng.
Chính sách thay thế của Espanso cho phép người dùng tạo các phím tắt nâng cao để mở rộng văn bản và mã. Sử dụng phím tắt và macro, người dùng có thể tạo tập lệnh và chạy chúng trực tiếp từ trình mở rộng văn bản.
Nó cung cấp ba gói trả phí bắt đầu từ 90,99 USD mỗi tháng.
Hoạt động trên:
các cửa sổ
Linux
Hệ điều hành Mac
Nhập It4Me
TypeIt4Me là một công cụ mở rộng văn bản mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng mở rộng các đoạn văn bản thường dùng hoặc tạo lối tắt cho các từ, cụm từ và toàn bộ đoạn văn chỉ bằng một vài lần nhấn phím.
Với TypeIt4Me, bạn có thể nhập các đoạn văn bản dài hơn một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu. Công cụ này hỗ trợ các thao tác kéo và thả và có khả năng tùy chỉnh cao theo nhu cầu viết cụ thể của bạn.
TypeIt4Me có sẵn cho macOS và Windows. Phần mềm không cung cấp gói thuê bao hàng tháng. Bạn có thể mua hàng một lần với giá 19,99 USD.
Hoạt động trên:
các cửa sổ
Hệ điều hành Mac
Cụm từExpress
PhraseExpress là công cụ mở rộng văn bản mạnh mẽ dành cho người dùng Mac. Công cụ mạnh mẽ này cho phép người dùng Mac tiết kiệm thời gian bằng cách nhập các cụm từ dài, địa chỉ email và câu chỉ bằng một vài lần nhấn phím.
PhraseExpress cho phép bạn nhanh chóng điền vào các biểu mẫu, khảo sát, tài liệu, v.v. bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn. Lịch sử clipboard của nó là tất cả những gì bạn cần để theo dõi nội dung đã sao chép. Tính năng thống kê văn bản của nó giúp bạn theo dõi và đo lường mức năng suất của mình. Cung cấp số liệu thời gian thực về thời gian và số lượng ký tự được sử dụng.
PhraseExpress cung cấp gói trả phí với chi phí từ $96 đến $241. Gói này là gói mua một lần, sau đó không bị tính phí hàng tháng.
văn bản tự động JitBit
JitBit AutoText là một công cụ mở rộng văn bản nâng cao được thiết kế để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Với AutoText, bạn có thể tạo thư viện cụm từ tùy chỉnh để lưu trữ các cụm từ và từ được sử dụng thường xuyên, tự động định dạng văn bản theo kiểu và chèn các cụm từ động có chứa ngày, số, thông tin liên hệ và các phần giữ chỗ văn bản khác.
Người dùng cũng có thể tạo các mẫu tùy chỉnh và tự động hoàn thành biểu mẫu tin nhắn với các trường thả xuống, đơn giản hóa hơn nữa quy trình và giúp trải nghiệm của khách hàng trở nên mượt mà hơn. Bạn có thể làm việc hiệu quả hơn với ít lần nhấn phím hơn với AutoText.
Nó có sẵn cho hệ thống Windows miễn phí cho cá nhân sử dụng. Các doanh nghiệp có thể cân nhắc mua giấy phép kinh doanh trị giá 22,85 USD và đi kèm với bảo đảm hoàn lại tiền đầy đủ trong 14 ngày.
aText Tự động hóa văn bản
aText Text Automation có các tính năng mạnh mẽ giúp tối đa hóa năng suất của các công ty và nhóm. aText cho phép bạn tự động hóa các tác vụ và thông báo lặp đi lặp lại để đơn giản hóa các quy trình tẻ nhạt.
Cho dù bạn đang đơn giản hóa hoạt động liên lạc với khách hàng hay nhanh chóng gửi thông tin cập nhật trạng thái cho đồng nghiệp, công cụ tự động hóa này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Nền tảng này cho phép bạn tạo các tin nhắn và nội dung được cá nhân hóa, sau đó gửi chúng vào những ngày và giờ cụ thể, đảm bảo gửi kịp thời và tạo ra trải nghiệm nhất quán cho khách hàng.
aText Text Automation hỗ trợ cả hệ thống Windowscũng như macOS. Gói trả phí của họ bắt đầu lúc 40,99 USD.
Hoạt động trên:
các cửa sổ
Hệ điều hành Mac
Ứng dụng
Các công cụ mở rộng văn bản cho phép bạn nhanh chóng tạo nội dung có ý nghĩa và giữ cho thông điệp của bạn luôn hiệu quả. Đầu tư vào những công cụ như vậy có thể là chìa khóa để tiết kiệm thời gian và tiền bạc khi viết nội dung lặp đi lặp lại. Trước khi chọn bất kỳ công cụ mở rộng văn bản nào, bạn phải hiểu rõ các yêu cầu của mình và sau đó bắt tay vào khám phá!
Trình mở rộng văn bản có thể là một công cụ vô giá cho các công ty hoặc nhóm thuộc mọi quy mô. Khi được sử dụng đúng cách, nó có thể giúp hợp lý hóa các công việc hàng ngày và giảm thiểu thời gian tạo ra các câu trả lời soạn sẵn đồng thời cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Nếu đang sử dụng macOS, bạn có thể sử dụng công cụ tự động thay thế tích hợp sẵn. Giả sử bạn muốn chọn một công cụ của bên thứ ba. Trong trường hợp đó, TextExpander là lựa chọn tốt nhất vì nó có giao diện người dùng đơn giản và các tính năng như biến gợi ý thông minh, kiểm tra cập nhật dễ dàng, dấu phân cách và giao diện một chạm.
Bạn cũng có thể xem một số chatbot như ChatGPT có thể cung cấp thông tin và nói chuyện với bạn như người thật.
