Với Microsoft Excel, bạn có thể làm được điều kỳ diệu với bảng tính của mình. Điều này đặc biệt đúng khi làm việc với các tính toán tài chính nhiều năm. Để sắp xếp mớ hỗn độn các hàng, cột và hàng nghìn ô, bạn có thể sử dụng các tùy chọn "Phác thảo" của Excel. Điều này cho phép bạn tạo các nhóm dữ liệu logic cùng với các chữ số phụ và tổng số có liên quan.
Tất nhiên, tại một số điểm, có thể chứng minh rằng số lượng quá mức của các dòng tổng phụ đang làm mất đi phân tích tài chính của bạn. Nhưng loại bỏ chúng một cách thủ công vừa mệt mỏi vừa có thể phá vỡ tính toàn vẹn của bảng tính. Đừng lo lắng, Excel cũng có một giải pháp cho điều đó.
Xóa các chữ số phụ khỏi bảng tính tiêu chuẩn
Cho dù bạn chỉ đơn giản muốn xóa các hàng tổng phụ khỏi bảng tính hoặc sắp xếp lại toàn bộ trang tính, quá trình về cơ bản là như nhau. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Mở bảng tính Excel mà bạn muốn chỉnh sửa.
- Nhấp vào tab "Dữ liệu".
- Trong phần "Đường viền" của menu trên cùng, nhấp vào "Tổng phụ".
- Nhấp vào "Xóa tất cả" trong menu "Tổng phụ".
- Điều này sẽ nhóm tất cả thông tin trong bảng tính và loại bỏ hiệu quả bất kỳ hàng tổng phụ nào bạn có thể có ở đó.
Nếu bạn không muốn xóa các chữ số phụ, nhưng muốn xóa tất cả các nhóm để tổ chức thêm dữ liệu của mình, hãy làm như sau:
- Nhấp vào tab "Dữ liệu".
- Trong phần "Đường viền", nhấp vào menu thả xuống "Ungroup".
- Bây giờ bấm vào tùy chọn "Xóa phác thảo" để xóa tất cả các nhóm cho bảng tính đó.
Xóa các khoản tiền phụ khỏi các bảng trụ
Nếu bạn làm việc với các bảng trụ trong Excel, bạn không cần tạo bảng mới chỉ để xóa tổng phụ. Bạn có thể làm điều này mà không cần loại bỏ toàn bộ bảng trụ.
- Mở tệp Excel có chứa bảng trụ của bạn.
- Bây giờ chọn một ô trong một trong các hàng hoặc cột của bảng.
- Điều này cho phép bạn truy cập vào menu "Công cụ PivotTable". Nó sẽ xuất hiện trong menu trên cùng, bên cạnh tab "Xem" và sẽ chứa hai tab: "Phân tích" và "Thiết kế". Trong các phiên bản cũ hơn của Excel (Excel 2013 trở về trước), bạn thấy các tab "Tùy chọn" và "Thiết kế" không có tiêu đề "Công cụ PivotTable" phía trên chúng.
- Nhấp vào tab "Phân tích". Đối với các phiên bản Excel cũ hơn, nhấp vào tab "Tùy chọn".
- Nhấp vào "Cài đặt trường" trong phần "Trường hoạt động".
- Trong menu "Cài đặt trường", nhấp vào tab "Tổng phụ & Bộ lọc".
- Trong phần "Tổng phụ", chọn "Không".
- Bây giờ bấm vào "OK" để xác nhận thay đổi.
Lưu ý rằng nếu có một trường trong bảng trụ của bạn có chứa một số tính toán, bạn sẽ không thể xóa các chữ số phụ.
Thêm các khoản tiền phụ vào bảng tính của bạn
Hy vọng rằng bạn đã thành công trong việc loại bỏ các chữ số phụ bằng cách sử dụng các hướng dẫn từ hai phần trước. Khi bạn hoàn tất việc sắp xếp lại dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể muốn thêm một bộ chữ số phụ mới. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Mở bảng tính nơi bạn muốn thêm chữ số phụ.
- Sắp xếp toàn bộ trang tính theo cột chứa dữ liệu bạn muốn số phụ trên đó.
- Bây giờ bấm vào tab "Dữ liệu" từ menu trên cùng.
- Nhấp vào "Tổng phụ" trong phần "Đề cương" để mở menu tương ứng.
- Trong menu thả xuống "Đối với mỗi thay đổi trong", hãy chọn cột chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng cho các chữ số phụ.
- Sau đó, bạn phải chọn thao tác mà các chữ số phụ sẽ tính toán. Chọn một trong các tùy chọn khả dụng từ menu thả xuống "Sử dụng tính năng". Một số hoạt động phổ biến nhất là tổng, đếm và trung bình.
- Trong trường "Thêm chữ số phụ", chọn cột nơi bạn muốn các chữ số phụ xuất hiện. Thông thường, đó là cùng một cột mà bạn thực hiện các chữ số phụ cho, như được xác định trong các bước 5.
- Bạn có thể để các tùy chọn "Thay thế các chữ số phụ hiện tại" và "Tóm tắt bên dưới dữ liệu" được tô sáng.
- Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, nhấp vào "OK" để xác nhận thay đổi.
Sau khi nhấp vào OK, bạn sẽ thấy rằng các hàng trong bảng tính hiện được sắp xếp theo nhóm. Mỗi nhóm hiển thị một hàng mới chứa tổng phụ cho nhóm đó.
Sử dụng các cấp để tổ chức dữ liệu của bạn
Khi bạn thêm các chữ số phụ, bạn sẽ thấy một cột mới giữa các số hàng và cạnh trái của cửa sổ Excel. Trên cùng của cột này là các số một, hai và ba. Chúng đại diện cho các cấp nhóm của dữ liệu của bạn.
Khi bạn nhấp vào số ba, bạn sẽ có thể thấy toàn bộ tập dữ liệu với mỗi hàng, hàng tổng phụ và tổng số hàng. Nếu bạn nhấp vào số hai, dữ liệu sẽ thu gọn để chỉ hiển thị tổng số hàng và tổng số hàng. Nhấp vào số một và bạn sẽ chỉ thấy tổng số hàng.
Khi bạn mở rộng mọi thứ bằng cách nhấp vào số ba, bạn có các ký tự "-" và "+" trong cột cấp. Sử dụng chúng để tự thu gọn và mở rộng từng nhóm.
Nhờ tính năng này, Excel cho phép bạn ẩn một số phần nhất định trong bảng tính của mình khỏi chế độ xem. Điều này hữu ích khi có một số dữ liệu không cần thiết cho công việc của bạn ngay bây giờ. Tất nhiên, bạn luôn có thể nhớ nó bằng cách nhấp vào dấu "+".
Tổng số phụ được loại bỏ!
Nhờ các công cụ mạnh mẽ của Excel, giờ đây bạn biết cách tránh các công việc thủ công không cần thiết khi xóa tổng phụ. Khi bạn đã sắp xếp lại tất cả dữ liệu, chỉ cần nhấp vào một số tùy chọn Excel để thêm phụ đề. Đừng quên sử dụng các cấp độ để tối ưu hóa cách bạn xem dữ liệu của mình.
Bạn đã quản lý để xóa các hàng tổng phụ khỏi bảng tính của mình chưa? Bạn có nghĩ rằng đây là một lựa chọn tốt hơn so với loại bỏ thủ công? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong các ý kiến dưới đây.
