Bạn không có thời gian chờ đợi khách hàng? Hợp lý hóa nhiệm vụ xử lý cuộc gọi của bạn với các dịch vụ lễ tân ảo.
Dịch vụ lễ tân ảo là cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí lao động và tăng năng suất của công ty. Các dịch vụ này sẽ giúp bạn giải phóng thời gian và tập trung giải quyết các vấn đề kinh doanh quan trọng khác.
Bài viết này sẽ giúp bạn tìm các dịch vụ lễ tân ảo tốt nhất để trả lời các cuộc gọi ngay cả khi bạn không có mặt.
Hãy đi sâu vào chi tiết hơn.
Dịch vụ lễ tân ảo là gì?
Các cuộc gọi điện thoại là điều cần thiết để giải đáp thắc mắc và hợp lý hóa quy trình tạo khách hàng tiềm năng cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Trả lời và xử lý các cuộc gọi dịch vụ khách hàng là rất quan trọng và không thể tránh khỏi ngay cả khi bạn đang bận điều hành doanh nghiệp của mình.
Theo truyền thống, các công ty lớn có ngân sách lớn thuê nhân viên tiếp tân toàn thời gian để xử lý các cuộc gọi đến và dịch vụ khách hàng. Nhưng một nhân viên tiếp tân trong nhà trở thành chi phí chung cho các doanh nghiệp nhỏ có số lượng thành viên hạn chế.
Đây là lúc các dịch vụ lễ tân ảo ra đời.
Dịch vụ lễ tân ảo cung cấp nhân viên lễ tân trực tiếp để chào đón người gọi và hiểu lý do cuộc gọi của họ. Sau khi phân tích thông tin được cung cấp, các cuộc gọi này được chuyển đến các thành viên nhóm thích hợp, do đó cải thiện sự tương tác của khách hàng với công ty.
Nói chung, các dịch vụ này cung cấp hỗ trợ trực tiếp 24/77 cho các cuộc gọi đến và tin nhắn văn bản. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng sẽ không có cuộc gọi nào của khách hàng bị bỏ lỡ.
Tại sao thuê một nhân viên tiếp tân ảo?
Thuê một lễ tân ảo là một vấn đề chủ quan. Nó phụ thuộc vào việc bạn cần một thành viên nhóm nội bộ hay bạn có thể thuê ngoài công việc.
Mặc dù các công ty lớn có thể có một đội ngũ lễ tân chuyên dụng, nhưng điều này không đúng với các chủ doanh nghiệp nhỏ và các công ty mới thành lập. Để giảm chi phí hoạt động, các doanh nghiệp nhỏ nên lựa chọn dịch vụ lễ tân ảo.
Với ý nghĩ đó, chúng ta hãy xem xét một số lợi ích của việc thuê dịch vụ lễ tân ảo:
- Thêm tính chuyên nghiệp: Chào mừng các cuộc gọi đến từ khách hàng bằng lời chào được ghi âm chuyên nghiệp có tác động lâu dài đến doanh nghiệp của bạn. Nó tạo ra một cảm giác tự tin rằng họ không phải đối phó với một người mới.
- Hiệu quả về chi phí: Nhân viên tiếp tân ảo rẻ hơn và không có thời gian khóa. Bạn có thể kích hoạt và thiết lập dịch vụ trả lời cuộc gọi để giải quyết các thắc mắc của khách hàng.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Nhân viên lễ tân chuyên nghiệp được đào tạo để xử lý hiệu quả các cuộc gọi và yêu cầu của khách hàng. Họ có kinh nghiệm xử lý các tình huống khác nhau và giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
- Có thể tùy chỉnh: Dịch vụ lễ tân ảo cho phép bạn thay đổi các quy tắc chuyển tiếp cuộc gọi, chào mừng và các chi tiết khác của giao tiếp kinh doanh.
- Sẵn có: Nhân viên tiếp tân trong nhà chỉ có thể trả lời các cuộc gọi đến trong giờ làm việc. Ngược lại, lễ tân ảo có thể hoạt động cả ngày, hàng ngày và cung cấp cho khách hàng dịch vụ trả lời cuộc gọi trực tiếp 24/77.
- Tích hợp: Tích hợp dịch vụ lễ tân ảo với các công cụ giao tiếp kinh doanh như Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams, v.v.
Bây giờ bạn đã biết những lợi ích của việc thuê nhân viên tiếp tân ảo, hãy bắt đầu với danh sách của chúng tôi.
lễ tânHQ
ReceptionHQ là công ty hàng đầu thế giới dành cho các doanh nghiệp nhỏ muốn làm việc hiệu quả hơn nhưng vẫn có nhân viên toàn thời gian trong nhóm của họ. Các dịch vụ lễ tân ảo của họ bao gồm trả lời và xử lý các cuộc gọi đến, email và tin nhắn 24/7. Họ cũng có thể xử lý các cuộc gọi đi và các tác vụ khác như lên lịch cuộc hẹn và gửi lời nhắc.
ReceptionHQ xử lý hầu hết các cuộc gọi công việc ở Hoa Kỳ trong giờ cao điểm. Họ cung cấp dịch vụ song ngữ mà không có bất kỳ thỏa thuận khóa nào, vì vậy bạn có thể bắt đầu dùng thử không rủi ro trên 7-các dịch vụ trong ngày.
Yodel.io
Yodel.io là một công ty tiếp tân ảo đã tồn tại hơn 15 năm nên họ biết họ đang làm gì. Bạn có thể chọn trợ lý IVR hoàn toàn tự động hoặc nhân viên tiếp tân từ xa để xử lý các cuộc gọi của mình. Một số tính năng đáng chú ý của Yodel bao gồm hệ thống thoại IVR thông minh, lọc cuộc gọi và tích hợp với các công cụ giao tiếp như Hubspot, Zendesk, Intercom và Slack.
Họ cung cấp bản dùng thử miễn phí không có hợp đồng. Nhưng nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ của họ sau thời gian dùng thử, họ có các gói khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
con châu chấu
Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ lễ tân ảo cho phép bạn sử dụng một số điện thoại riêng và trả lời các cuộc gọi từ mọi nơi trên thế giới, thì Grasshopper là một lựa chọn tuyệt vời. Nó cũng cung cấp một số điện thoại ảo để trả lời các cuộc gọi đến trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn. Bằng cách này, số của bạn sẽ được giữ ở chế độ riêng tư và bạn có thể tập trung vào công việc kinh doanh của mình mà không bị gián đoạn.
dịch vụ bắt đầu 7Dùng thử miễn phí 1 ngày, không yêu cầu hợp đồng, vì vậy nếu nó không hoạt động, không có ràng buộc nào.
lễ tân của tôi
MyReceptionist cung cấp dịch vụ lễ tân và lễ tân ảo để đảm bảo hoạt động kinh doanh 24/7 với mức giá thấp hơn so với thuê nhân viên lễ tân tại chỗ. Bạn nhận được tất cả các lợi ích của nhân viên tiếp tân cá nhân để giúp bạn quản lý các cuộc gọi đến, lên lịch các cuộc hẹn hoặc đặt lịch hẹn và đặt chuyến đi mà không gặp phải bất kỳ rắc rối nào bạn có thể gặp phải khi thuê nhân viên nội bộ.
MyReceptionist cung cấp nhiều gói khác nhau tùy thuộc vào lượng thời gian mỗi tuần hoặc mỗi tháng bạn cần trợ giúp xử lý các cuộc gọi từ khách hàng trong công ty của mình.
hồng ngọc
Lễ tân Ruby cung cấp dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn bằng cách khai thác sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lý các cuộc gọi đến cho các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Họ có thể trả lời các câu hỏi về doanh nghiệp của bạn trong thời gian thực, trả lời khách hàng thay mặt cho doanh nghiệp của bạn và thậm chí lên lịch các cuộc hẹn cho bạn.
Với Ruby, bạn có một ứng dụng di động chuyên dụng để kiểm tra các hoạt động liên quan đến xử lý cuộc gọi và tin nhắn văn bản nhận được từ khách hàng. Bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa lịch trình hàng ngày của mình với tích hợp lịch Ruby.
đối thoại
Conversational là dịch vụ lễ tân ảo dành cho các doanh nghiệp cần lễ tân ảo đầy đủ dịch vụ hoặc những doanh nghiệp có nhiều địa điểm và cần ai đó quản lý các cuộc gọi đến từ khắp nơi trên thế giới.
Với Conversational, bạn có ba thành phần chính: quản lý lễ tân, định tuyến cuộc gọi và quản lý thư thoại (ví dụ: thiết lập máy trả lời tự động), cũng như lên lịch cuộc họp trực tuyến và nền tảng tiếp thị qua email.
Bạn cũng có thể sử dụng các dịch vụ hội thoại trên các hệ thống điện thoại hiện có như Microsoft Lync hoặc Cisco Jabber.
Sức mạnh của phản ứng
AnswerForce là một nhân viên tiếp tân ảo đầy đủ tính năng cho phép bạn quản lý các cuộc gọi đến của mình bằng các dịch vụ lễ tân 24/77. Nó cung cấp nhiều tính năng bao gồm bảng điều khiển có thể tùy chỉnh nơi bạn có thể xem và quản lý các cuộc gọi đến của mình từ một nơi.
Bạn cũng có thể tích hợp AnswerForce với hệ thống IVR như IVRX hoặc Intercom nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn cách người gọi được chào đón khi họ gọi đến văn phòng công ty hoặc trên điện thoại di động của họ.
Trả lờiCuộc gọi
AnswerConnect là công ty điện thoại hoạt động từ năm 2001, cung cấp dịch vụ lễ tân ảo. Cô là thành viên của Better Business Bureau, Hiệp hội Phụ nữ Chuyên nghiệp Quốc gia, v.v.
Bạn có thể chọn từ hai loại nhân viên lễ tân ảo: trò chuyện trực tiếp và nhắn tin nhanh (IM). AnswerConnect mang lại lợi thế cho người dùng vì bạn có thể chọn đúng loại dựa trên nhu cầu cụ thể của mình.
Cho dù bạn là chủ lao động, chủ doanh nghiệp hay người cần trợ giúp trả lời cuộc gọi, AnswerConnect có thể được điều chỉnh theo yêu cầu của bạn.
AIDS
Helpware là một dịch vụ lễ tân ảo dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cung cấp một loạt các dịch vụ bao gồm lên lịch cuộc họp, chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại và hỗ trợ email.
Phần mềm trợ giúp là một dịch vụ lễ tân ảo trực tuyến cho phép bạn quản lý các cuộc gọi đến từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể thiết lập trả lời tự động dựa trên nhu cầu của người gọi (chẳng hạn như thiết lập cuộc hẹn) hoặc thêm các tính năng như máy trả lời tự động ghi chú trong các cuộc họp với khách hàng tiềm năng để bạn không phải tự mình thực hiện.
Abby
Abby là một dịch vụ lễ tân ảo do Zendesk cung cấp, có thể được sử dụng để quản lý các cuộc gọi đến, email và trò chuyện. Bạn có thể thiết lập phản hồi tự động cho các câu hỏi của khách hàng về đơn đặt hàng hoặc thời gian giao hàng.
Với Abby, bạn sẽ nhận được thông báo khi có khách hàng mới đăng ký nhận bản tin của bạn và bạn cũng có thể gửi lời cảm ơn đến những khách hàng đã cung cấp phản hồi về trải nghiệm của họ.
TiềnBút
Moneypenny là nhà cung cấp dịch vụ điện thoại 24/77 có trụ sở tại Anh và Mỹ từ năm 2000. Bạn có quyền tự do chọn những cá nhân tận tâm từ nhóm của họ và Moneypenny sẽ đào tạo họ cách trả lời các cuộc gọi của công ty và cung cấp hỗ trợ trò chuyện trực tiếp, chuyển cuộc gọi, tích hợp CRM và lịch.
Bạn có thể cập nhật tính khả dụng của mình trên cổng thông tin của họ để nhận các cuộc gọi đã lên lịch cũng như kiểm tra lịch sử cuộc gọi và tin nhắn gần đây của bạn chỉ bằng một cú chạm ngón tay.
lưu ý cuối cùng
Hãy tóm tắt rằng chúng ta đang nói về việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng của bạn.
Đặt âm điệu phù hợp khi bắt đầu mọi cuộc trò chuyện là rất quan trọng, nếu không, khách hàng có thể cảm thấy như họ đã bị tự động hóa bởi một hệ thống thậm chí không nhớ tên của họ.
Chọn bất kỳ công ty nào từ danh sách nhân viên tiếp tân ảo ở trên là đủ để làm cho doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn và hợp lý hóa quy trình yêu cầu.
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu thêm về cách các dịch vụ lễ tân ảo có thể giúp bạn tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của mình mà không phải lo lắng về cách mọi thứ được xử lý ở hậu trường.
Đừng quên xem danh sách các giải pháp trợ giúp CNTT tốt nhất của chúng tôi để giảm thiểu tác động của các sự cố đối với hoạt động kinh doanh của bạn.
