Bảng tính rất phổ biến: mọi người sử dụng chúng hàng ngày để theo dõi khoảng không quảng cáo, lập ngân sách, theo dõi dữ liệu và hàng triệu thứ khác. Và, trong khi Microsoft Excel đã là bảng tính phổ biến trong nhiều năm, có những lựa chọn thay thế (miễn phí) khác mà bạn có thể thích hơn.
Dù lý do sử dụng bảng tính của bạn là gì đi chăng nữa, thì rất có thể bạn đã sử dụng Microsoft Excel ở một thời điểm nào đó. Và, mặc dù phần mềm có nhiều khả năng xử lý bất cứ thứ gì bạn ném vào nó (ngay cả các mẫu đan của bà nội và kế hoạch xây dựng Minecraft của em trai bạn), Excel lại đắt tiền và thậm chí còn thiếu một vài tính năng giúp nó có thể sử dụng được nhiều hơn. Rất may, có rất nhiều lựa chọn thay thế miễn phí có sẵn, nhiều trong số đó rất mạnh mẽ và dễ sử dụng.
Những gì cần tìm trong một Microsoft Excel Thay thế
Phần mềm bảng tính miễn phí phải mạnh mẽ như các tùy chọn trả phí và được cung cấp với tất cả các công cụ bạn cần để lập bảng tính của mình. Dưới đây là những tính năng quan trọng nhất mà phần mềm bảng tính tốt nên cung cấp và tại sao chúng lại quan trọng:
- Giao diện trực quan: Bảng tính được thiết kế để xử lý các tác vụ phức tạp, nhưng điều đó không có nghĩa là bản thân phần mềm đó phải phức tạp hoặc khó sử dụng. Các lựa chọn thay thế Excel tốt nhất có giao diện hiện đại rõ ràng và tổ chức công cụ thông minh, đồng thời được tích hợp sẵn kho công thức, hàm và mẫu tích hợp sẵn. Phần mềm cũng nên có hỗ trợ đa nền tảng, vì vậy bạn có thể truy cập chúng ở bất cứ đâu.
- Hỗ trợ cộng tác trực tiếp: Nếu nhóm của bạn cần làm việc cùng nhau thông qua một bảng tính, thì điều bắt buộc là phần mềm phải hỗ trợ cộng tác đồng thời. Tương tự như vậy, chương trình cũng có thể theo dõi ai thực hiện thay đổi khi nào và cho phép bạn khóa các ô riêng lẻ (hoặc toàn bộ tài liệu) để không có thay đổi không mong muốn nào có thể được thực hiện. Nó cũng sẽ cho phép bạn đặt bảng tính là chỉ đọc và bật các quyền khác cho người dùng.
- Các chức năng và công thức mạnh mẽ: Cho dù bạn đang theo dõi hàng tồn kho, xử lý kế toán cho bộ phận của mình hoặc tạo biểu đồ từ dữ liệu cho bản trình bày sắp tới, phần mềm bảng tính của bạn phải sẵn sàng có nhiều công thức. Các tùy chọn cơ bản cho phép toán đơn giản được đưa ra, nhưng nếu bạn cần một cái gì đó nâng cao hơn như các hàm thống kê hoặc logic, hoặc khả năng tạo một hàm tùy chỉnh, phần mềm cũng sẽ có thể xử lý chúng.
- Hình ảnh động: Không phải việc nhìn vào hàng nghìn ô văn bản và con số không phải là điều thú vị, nhưng các biểu đồ và đồ thị dễ nhìn hơn một chút. Hình ảnh cho phép bạn xem dữ liệu trong nháy mắt và là mục cần phải có cho các bản trình bày. Các lựa chọn thay thế Microsoft Excel tốt hỗ trợ các biểu đồ và đồ thị động cập nhật theo thời gian thực giống như dữ liệu của bạn và sẽ cho phép tùy chỉnh sâu rộng để bạn có thể làm cho hình ảnh của mình trông và hoạt động chính xác theo cách bạn cần.
- Các tính năng tiên tiến: Hầu hết mọi người có lẽ sẽ không bao giờ bận tâm đến các tính năng nâng cao có trong hầu hết các phần mềm bảng tính như macro tùy chỉnh, bộ lọc, bảng tổng hợp, định dạng có điều kiện hoặc khả năng tính toán và phân tích các tập dữ liệu lớn. Tuy nhiên, thật tuyệt khi biết rằng những tính năng đó có ở đó khi bạn cần và nếu bạn cần.
Giải pháp thay thế Excel dựa trên đám mây tốt nhất: Google Trang tính
Google Trang tính (Miễn phí) đã trở nên nổi tiếng với tên gọi Microsoft Excel. Người dùng Google đã có quyền truy cập vào ứng dụng này, cộng với khả năng tích hợp với các sản phẩm khác của Google (như Google Biểu mẫu và Google Data Studio) giúp bạn dễ dàng đi đúng hướng trong khi làm việc với các dự án của mình. Trang tính cũng lưu mọi thứ bạn tạo vào Đám mây, vì vậy bạn sẽ có quyền truy cập vào bảng tính của mình từ mọi thiết bị máy tính để bàn, iOS hoặc Android.
Phần mềm này rất dễ điều hướng và sử dụng với vẻ ngoài gọn gàng và tối giản. Hỗ trợ cộng tác đồng thời là rất tốt cho các nhóm và thậm chí nó còn có một khu vực trò chuyện nhóm tích hợp trong đó mọi người trong nhóm của bạn có thể nói về tài liệu khi họ làm việc. Bạn có thể nhận xét về các ô và đặt quyền của người dùng cụ thể cho các ô riêng lẻ hoặc toàn bộ tài liệu. Phần Trợ giúp Trang tính mạnh mẽ cũng sẵn sàng trợ giúp trong trường hợp bạn có thắc mắc.
Trang tính có rất nhiều công thức tích hợp, cũng như nhiều bảng tổng hợp, tùy chọn định dạng có điều kiện và mẫu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Nó chứa các biểu đồ và đồ thị có thể tùy chỉnh mạnh mẽ để trực quan hóa dữ liệu của bạn, cập nhật động như dữ liệu của bạn. Google Trang tính cũng lưu trữ tài liệu chi tiết về các thay đổi và hỗ trợ lập phiên bản.
Tốt nhất cho Apple Người dùng: Apple iWork Numbers
ApplePhiên bản của Excel, iWork Numbers (Miễn phí), khả dụng cho bất kỳ ai có tài khoản iCloud (bao gồm cả người dùng PC), nhưng ứng dụng dành cho thiết bị di động chỉ khả dụng cho người dùng iOS (xin lỗi, Android). Tất nhiên, các con số hỗ trợ Apple bút chì, vì vậy nếu đang làm việc từ iPad, bạn có thể ghi chú và vẽ sơ đồ theo cách thủ công. Ứng dụng này cũng hỗ trợ cộng tác trong thời gian thực, hiển thị cho bạn các chỉnh sửa trong thời gian thực và cho phép bạn lưu và xuất tài liệu dưới dạng tệp Excel nếu bạn cần làm việc với bất kỳ ai sử dụng Excel. Nếu bạn cần bảo mật một tài liệu quan trọng trong Numbers, bạn có thể khóa tài liệu đó bằng mật khẩu, Touch ID hoặc Face ID.
Trong Applecủa dạng tối giản thực sự, mặc định của Numbers là một trang tính trắng thay vì lưới (như Excel và các lựa chọn thay thế của nó cung cấp), và các tính năng của nó rất thưa thớt và được đại diện tối thiểu. Bạn có thể dễ dàng thêm biểu đồ, bảng và nội dung khác nếu cần hoặc chọn một mẫu để bắt đầu. Numbers có hơn 700 hình dạng có thể tùy chỉnh mà bạn có thể tùy chỉnh để trực quan hóa dữ liệu, cũng như nhiều tùy chọn để điều chỉnh cách phông chữ, bảng và đường viền ô trông. Các công cụ của ứng dụng có thể xử lý các chức năng và công thức phức tạp, đồng thời tính năng Danh mục thông minh cung cấp cách tổ chức bảng và tóm tắt để hiểu sâu hơn về dữ liệu của bạn.
Giải pháp thay thế Excel nguồn mở tốt nhất: LibreOffice Calc
Calc (Miễn phí), một phần của LibreOffice, là một chương trình bảng tính mạnh mẽ dành cho Windows, người dùng macOS và Linux. Mặc dù phần mềm không có vẻ đẹp và flash như các lựa chọn thay thế khác, nhưng nó có nguồn mở, nghĩa là bạn có quyền truy cập vào nhiều chức năng hơn và tự do tùy chỉnh mọi thứ. Nếu bạn không muốn bắt đầu với một tài liệu trống, hãy chọn một mẫu miễn phí để làm việc.
LibreOffice Calc có hỗ trợ riêng cho các tệp Excel. Bạn cũng có thể tùy chỉnh giao diện của nó để nó chỉ hiển thị cho bạn các công cụ và tính năng bạn muốn làm việc và các phím tắt tiện dụng giúp bạn dễ dàng điều hướng nhanh chóng giao diện của nó. Trình hướng dẫn tích hợp sẵn của phần mềm giúp bạn tạo hình ảnh trực quan từ dữ liệu của mình và sử dụng các tính năng nâng cao khác, giúp người dùng mới và người dùng lâu năm dễ sử dụng.
Calc có một công cụ gọn gàng được gọi là DataPilot cho phép bạn nhập dữ liệu thô từ cơ sở dữ liệu bên ngoài và thao tác với nó trong bảng tính của riêng bạn. Bạn cũng có thể tạo biểu đồ và đồ thị động hiển thị dữ liệu cập nhật trong thời gian thực. Phần mềm cung cấp định dạng ô linh hoạt và các tùy chọn tùy chỉnh mạnh mẽ cho văn bản, ô và biểu đồ. Ngoài ra, cộng tác nhiều người dùng trong Calc cũng có thể thực hiện được, nhưng tính năng này không mạnh mẽ như ở bất kỳ giải pháp thay thế nào khác.
Gần nhất với Microsoft Excel: Bảng tính WPS Office
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Excel vẫn có giao diện và hoạt động giống như Excel, thì Bảng tính WPS Office (Miễn phí) là lựa chọn để lựa chọn. Ngoài việc có bố cục tương tự như Excel, WPS cũng tương thích với các tệp XLS, XLSX và CSV, vì vậy bạn có thể nhập tệp từ (hoặc xuất sang) Microsoft Excel mà không gặp vấn đề gì. WPS Office khả dụng trên Windows, macOS, Linux, iOS, Android và trên web (nhưng chỉ trên toàn bộ bộ phần mềm); nếu bạn chỉ muốn truy cập vào Bảng tính, bạn vẫn bị mắc kẹt với toàn bộ bộ phần mềm, bao gồm cả trình xử lý văn bản.
WPS có giao diện hiện đại đẹp mắt, dễ sử dụng. Nó hỗ trợ các thay đổi và nhận xét theo dõi, cũng như cộng tác nhiều người dùng với người dùng WPS và Microsoft Office, và nó có hơn 50 phím tắt để điều hướng dễ dàng hơn. Phần mềm hỗ trợ bảng tổng hợp nâng cao, chứa hơn 100 công thức bạn có thể sử dụng với dữ liệu của mình và có tính năng phân tích giả sử mà bạn có thể sử dụng để tìm giải pháp cho các vấn đề phức tạp nặng về dữ liệu. Trả tiền để nâng cấp lên gói Premium ($ 29,99 / năm) loại bỏ quảng cáo, mang lại cho bạn bộ nhớ đám mây và cho phép bạn truy cập chương trình trên tối đa chín thiết bị (thay vì ba thiết bị trên gói miễn phí).
Tốt nhất cho phân tích dữ liệu nghiêm trọng: Zoho Office Sheet
Zoho Office Sheet (Miễn phí) là phần mềm bảng tính tuyệt vời vì nhiều lý do, trong đó đầu tiên là công cụ phân tích dữ liệu được hỗ trợ bởi AI, Zia, phân tích dữ liệu của bạn và cung cấp thông tin chi tiết để giúp bạn hiểu rõ hơn về nó. Zia loại bỏ các giá trị không nhất quán và trùng lặp, đồng thời tự động hóa bảng tổng hợp và biểu đồ mà sau đó bạn có thể thêm vào bảng tính của mình. Bạn cũng có thể “hỏi” công cụ các câu hỏi về dữ liệu của mình hoặc phân tích dữ liệu đã nói với một số bộ lọc nhất định và nó sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.
Zoho cũng không thiếu các tính năng khác, chẳng hạn như cộng tác trong thời gian thực cho tối đa 25 người dùng hoặc bảng trò chuyện nơi người dùng có thể thảo luận về tài liệu. Công cụ theo dõi kiểm tra cho phép bạn xem ai đã thực hiện một thay đổi cụ thể đối với tài liệu và Zoho sao lưu mọi tài liệu bằng các bản sao lưu phiên bản mặc định, do đó bạn sẽ không phải lo lắng về việc mất dữ liệu. Bạn có thể khóa toàn bộ tài liệu hoặc chỉ một số ô nhất định bằng mật khẩu, đặt quyền đọc và chỉnh sửa, đồng thời xuất bản một phần hoặc toàn bộ bảng tính của mình lên web.
Ứng dụng hỗ trợ hơn 350 chức năng, ngoài các chức năng nâng cao như bảng tổng hợp và định dạng có điều kiện. Nó có thể tự động hóa các tác vụ nhất định, tạo xác thực để nhập dữ liệu, thu thập dữ liệu với các biểu mẫu và nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài như trang web, nguồn cấp RSS hoặc tệp bên ngoài. Ứng dụng này cũng cho phép bạn tạo các chức năng tùy chỉnh và ghi macro. Zoho dựa trên đám mây và có thể được truy cập ở mọi nơi.
