PDF hoặc Định dạng Tài liệu Di động là định dạng tệp cho phép bạn trình bày các tài liệu có văn bản, hình ảnh và đa phương tiện với người khác. Trên thực tế, đây là một trong những định dạng tệp được chấp nhận rộng rãi, được sử dụng để chia sẻ tài liệu, có thể được tạo và truy cập độc lập với nền tảng. Vì vậy, bạn có thể tạo tệp PDF trên một hệ điều hành và truy cập nó trên hệ điều hành khác — mà không cần phải lo lắng về thiết bị và hệ điều hành bạn đang sử dụng.
Trong tình hình hiện tại trên toàn thế giới, nơi có nhiều người đang làm việc tại nhà, PDF là lựa chọn hiển nhiên để chia sẻ tài liệu một cách thuận tiện trên internet. Tuy nhiên, vì các tệp PDF này được truyền qua internet nên có một số rủi ro và lo ngại liên quan đến tính bảo mật của chúng. Chủ yếu là vì khi bạn chia sẻ một tệp PDF mở, không được mã hóa, bất kỳ ai cũng có thể truy cập nó một cách tự do. Không chỉ vậy, nếu quyền không bị hạn chế, bất kỳ ai cũng có thể thay đổi tệp PDF và in.
Một trong những cách tốt nhất để tránh gặp phải những vấn đề như vậy là bảo vệ bằng mật khẩu (mã hóa) các tệp PDF của bạn trước khi gửi chúng đi. Và bất cứ khi nào có thể, hãy hạn chế quyền để ngăn chặn những gì người ta có thể làm với tệp PDF của bạn nếu chúng vô tình mở khóa (giải mã) nó.
Để giúp bạn trong quá trình này, chúng tôi đã tập hợp một hướng dẫn về cách bảo vệ bằng mật khẩu tệp PDF trên máy Mac của bạn. Vì vậy, bạn có thể bảo mật các tệp PDF của mình trước khi chia sẻ chúng. Trong trường hợp bạn là một Windows người dùng, chúng tôi có hướng dẫn riêng về cách bảo vệ mật khẩu cho tệp PDF trên Windows.
Cách bảo vệ mật khẩu tệp PDF trên máy Mac
Nếu bạn đang sử dụng macOS, bạn có ba cách cơ bản để bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu. Các phương pháp này liên quan đến việc sử dụng hai ứng dụng gốc – Xem trước và Trang, và một chức năng gốc – In.
Phương pháp I – Bảo vệ bằng mật khẩu PDF bằng cách sử dụng Bản xem trước
Xem trước là một ứng dụng tích hợp sẵn trên macOS và bạn có thể sử dụng nó để bảo vệ mật khẩu tệp PDF hiện có của mình.
Các bước:
1. Mở Xem trước và chọn Tệp từ menu.
2. Tiếp theo, duyệt qua các tệp của bạn để tìm tệp muốn mã hóa và nhấp vào Mở.
3. Khi tệp (PDF) được tải, hãy truy cập Tệp > Xuất.
4. Trên màn hình tiếp theo, nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Định dạng và lựa chọn PDF.
5. Bây giờ, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh Mã hóa và thêm mật khẩu của bạn hai lần. Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng một mật khẩu mạnh.
6. Cuối cùng, nhấp vào Cứu để áp dụng những thay đổi.
Phương pháp II – Mật khẩu bảo vệ PDF bằng Trang
Mặc dù phương pháp Xem trước hoạt động hoàn toàn tốt với các tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu, nhưng trong những trường hợp bạn đang làm việc trên một tài liệu và muốn chuyển đổi nó thành PDF và mã hóa nó, việc sử dụng Pages sẽ giúp bạn tiết kiệm được một vài bước.
Các bước:
1. Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu trong Pages, hãy lưu nó và đi tới Tệp > Xuất đến và chọn PDF.
2. Trong cửa sổ Xuất Tài liệu của bạn, chọn tab PDF và chọn hộp kiểm bên cạnh Yêu cầu mật khẩu để mở.
3. Bây giờ, hãy nhập mật khẩu của bạn hai lần và thêm gợi ý mật khẩu – để tham khảo nếu bạn quên mật khẩu.
4. Bấm vào Kế tiếpvà trên màn hình tiếp theo, hãy chọn vị trí để lưu tệp và nhấp vào Xuất khẩu.
Phương pháp III – Mật khẩu bảo vệ tệp PDF bằng cách in
Cuối cùng, ngoài việc sử dụng Xem trước và Trang, bạn cũng có thể sử dụng chức năng In trên macOS để bảo vệ các tệp PDF bằng mật khẩu trên máy Mac của mình. Một trong những lợi thế của việc đi theo con đường này là bạn cũng có thể quản lý quyền truy cập đối với các tệp PDF của mình. Bằng cách đó, bạn có thể hạn chế người khác sao chép nội dung, thực hiện thay đổi và in tài liệu.
Các bước:
1. Mở tệp PDF bạn muốn mã hóa trong Bản xem trước. Ngoài ra, nếu đó là tệp Trang (.pages), hãy mở tệp đó trong Trang.
2. Đi đến Tài liệu và chọn In. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh + p phím tắt để truy cập nhanh.
3. Trong cửa sổ In, nhấp vào nút thả xuống cho PDF và chọn Lưu dưới dạng PDF từ đó.
4. Bây giờ, trong cửa sổ tiếp theo, hãy nhấp vào Tùy chọn bảo mật.
5. Trên cửa sổ Tùy chọn bảo mật PDF, chọn hộp kiểm bên cạnh Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu và thêm mật khẩu của bạn. Ngoài ra, nếu bạn muốn giới hạn quyền truy cập để người khác không thể thực hiện thay đổi, sao chép nội dung hoặc in tài liệu, bạn có thể chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi tùy chọn trong hai tùy chọn và thêm mật khẩu. [This goes without saying, but make sure the two passwords are different.]
6. Đánh ĐƯỢC RỒIvà chọn Cứu.
Tất cả các phương pháp gốc được đề cập ở trên đều giúp bạn mã hóa (bảo vệ bằng mật khẩu) tệp PDF trên máy Mac, với phương pháp Trang sẽ cung cấp cho bạn khả năng đặt các hạn chế truy cập. Đối với hầu hết người dùng, những phương pháp này sẽ đáp ứng đủ nhu cầu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn việc bảo vệ các tệp PDF của mình và tăng cường bảo vệ an ninh, sử dụng ứng dụng của bên thứ ba là cách tốt nhất.
Bạn thấy đấy, tất cả các phương pháp gốc mà chúng tôi liệt kê trong hướng dẫn này đều bảo mật tệp PDF bằng mã hóa AES-128 bit. Mặc dù AES-128 là một tiêu chuẩn an toàn nhưng nó sử dụng ít vòng hơn AES-256, điều này khiến cho việc triển khai nó kém an toàn hơn so với mã hóa AES-256. Nhưng điều đó không có nghĩa là AES-128 không đủ năng lực vì nó có thể quản lý để bảo vệ các tệp PDF của bạn trong hầu hết các trường hợp sử dụng chung. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có kế hoạch bảo vệ các tệp PDF của mình bằng mã hóa AES-256 bit và muốn kiểm soát nhiều hơn các quyền truy cập PDF, bạn cần có ứng dụng/phần mềm của bên thứ ba. Một số phần mềm PDF bạn có thể sử dụng trên Mac bao gồm Adobe Acrobat X, Wondershare PDFelement và Gorilla PDF.
Hơn nữa, mật khẩu bạn thiết lập để mã hóa tệp chỉ bảo vệ tệp đó (ở một mức độ) khỏi bị truy cập trái phép và do đó, nếu bất kỳ ai sử dụng công cụ giải mã để mở khóa tệp PDF của bạn hoặc có quyền truy cập vào mật khẩu của bạn, thì họ có thể thay đổi và in tệp đó. PDF — nếu không có hạn chế nào được áp dụng. Để tránh điều này, những gì bạn có thể làm là đặt mật khẩu cấp phép, ngoài mật khẩu mở khóa, cho các tệp PDF nhạy cảm của bạn. Vì vậy, ngay cả khi ai đó mở được tệp PDF của bạn, họ cũng không thể sửa đổi hoặc in nội dung của nó.
Sử dụng bất kỳ phương pháp nào được đề cập ở trên, bạn sẽ có thể dễ dàng bảo vệ các tệp PDF bằng mật khẩu trên máy Mac. Tuy nhiên, theo ý kiến của chúng tôi, sử dụng phương pháp In là cách tốt nhất để bảo mật tệp PDF của bạn khỏi bị truy cập trái phép cũng như chỉnh sửa và in trái phép. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem các ứng dụng của bên thứ ba mà chúng tôi đã đề cập để có thêm quyền kiểm soát đối với quyền truy cập và hạn chế quyền truy cập vào tệp PDF của bạn. Điều đó nói lên rằng, đối với hầu hết người dùng, với trường hợp sử dụng trung bình, đầu ra của phương thức Xem trước và Trang mặc định cũng sẽ ổn.
Cuối cùng, nếu bạn cần xóa bảo vệ bằng mật khẩu (mã hóa) khỏi tệp PDF, tất cả những gì bạn phải làm là làm theo các bước 1-4 từ phương pháp 1và bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh Mã hóa và nhấn Lưu.
