Trong hầu hết các tổ chức, mọi người chịu trách nhiệm chuyển tập tin cho nhau. Đôi khi, họ phải chuyển những tập tin lớn hoặc những tập tin nhạy cảm, cần được quan tâm và chăm sóc nhiều hơn. Nếu được quản lý không đúng cách, quá trình này có thể chậm, không đáng tin cậy và tệ nhất là không an toàn.
Vậy bạn có thể thực hiện những bước nào để cải thiện việc truyền tập tin trong tổ chức của bạn?
Các vấn đề với việc truyền tệp
Nói chung, chúng tôi gặp phải một số vấn đề lớn khi truyền tệp:
- Dễ sử dụng. Trước tiên, bạn cần có một hệ thống có thể truy cập và dễ sử dụng. Hầu hết mọi người trong tổ chức của bạn sẽ cần gửi tệp vào lúc này hay lúc khác, cho dù họ đang gửi hợp đồng để khách hàng ký hay đang chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp. Nếu nền tảng trực quan, mọi người sẽ có thể sử dụng nó một cách hiệu quả – và tránh được rủi ro về vấn đề bảo mật trong quá trình này. Ngoài ra, nếu bạn đang chia sẻ tệp với khách hàng, bạn cần đảm bảo hệ thống của bạn có thể truy cập và trực quan như nhau đối với họ.
- Tốc độ truyền tải. Tốc độ truyền tải cũng được tính. Với một chiếc USB 3.0 Hải cảngbạn có thể chuyển tối đa 5 Gigabit trên giây (Gbps), nhưng nếu bạn đang tải tệp lên nền tảng đám mây thì sao? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đang gửi một liên kết cho ai đó? Nếu bạn làm việc trong một ngành mà mỗi phút đều có giá trị, bạn cần chuyển tệp càng nhanh càng tốt.
- An ninh và sự riêng tư. Giữ an toàn cho các tập tin của bạn là điều bắt buộc. Bạn có thể làm việc trong một ngành mà về mặt pháp lý, bạn được yêu cầu phải tuân theo các giao thức bảo mật và quyền riêng tư nhất định. Ngay cả khi không phải như vậy, bạn vẫn muốn áp dụng các biện pháp kiểm soát bảo mật chặt chẽ.
- Tính linh hoạt. Bạn có thể sử dụng cùng một hệ thống để chuyển tất cả các loại tệp sang cả danh bạ bên trong và bên ngoài không? Bạn có thể sử dụng hệ thống này để làm gì khác? Nó có tích hợp với nền tảng quản lý dự án hoặc truyền thông của bạn không?
- Quản lý tập tin lớn. Bạn và khách hàng của bạn có thể gặp sự cố khi truyền các tệp lớn hơn. Ví dụ: trong Gmail, có một giới hạn kích thước nghiêm ngặt là 25 MB cho các tệp đính kèm. Bạn có sẵn kế hoạch để xử lý những tệp lớn này không? Bạn có thể tìm ra cách để chuyển chúng một cách hiệu quả?
- hiệu quả chi phí. Có nhiều nền tảng có sẵn để giúp bạn lưu trữ, sắp xếp, quản lý và truyền tệp – nhưng không phải tất cả chúng đều có giá hợp lý. Bạn cần những hệ thống và chiến lược hoạt động hiệu quả về mặt chi phí nếu muốn thành công.
Chúng ta có thể thực hiện những bước nào để giải quyết những vấn đề này?
Cách cải thiện việc truyền tệp
Những chiến lược này có thể giúp bạn cải thiện việc truyền tệp trong tổ chức của mình:
- Đầu tư vào nền tảng chuyển tập tin phù hợp. Mọi thứ bắt đầu bằng việc có sẵn nền tảng truyền tệp phù hợp. Phần mềm truyền tệp phù hợp sẽ cho phép bạn tải lên, lưu trữ, quản lý, sắp xếp và truyền tệp trong tổ chức của mình một cách thuận tiện – cho dù bạn đang truyền tệp cho đồng nghiệp hay khách hàng bên ngoài. Nền tảng tốt cũng sẽ có tất cả các tính năng bảo mật mà bạn cần, sự tích hợp mà bạn muốn và mức chi phí mà bạn có thể chi trả hợp lý.
- Sử dụng các biện pháp an ninh bổ sung. Khi có thể, hãy cố gắng tận dụng các tính năng bảo mật tùy chọn cho các tài liệu nhạy cảm. Ví dụ: nếu bạn đang chuyển các tệp nhạy cảm, hãy đầu tư vào xác thực hai yếu tố hoặc mật khẩu bổ sung để đảm bảo chỉ đúng người nhận mới có thể nhìn thấy nó.
- Chính thức hóa và ghi lại các giao thức bảo mật truyền tệp. Đảm bảo bạn viết ra các quy trình chính xác để tải lên và truyền tệp. Các thành viên trong nhóm của bạn phải bắt đầu chuyển tập tin với khách hàng như thế nào?
- Thu nhỏ hoặc quản lý hiệu quả các tập tin lớn. Bạn làm gì với các tập tin lớn? Trong một số trường hợp, bạn có thể thu nhỏ kích thước của những tệp này để lưu trữ và truyền tải hiệu quả hơn; ví dụ: bạn có thể nén một số tệp mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của chúng. Nếu bạn không thể thu nhỏ tệp (chẳng hạn như nếu bạn cần giữ lại hình ảnh có kích thước đầy đủ, độ phân giải cao), hãy cân nhắc nâng cấp nền tảng truyền tệp của mình để xử lý các kiểu truyền này.
- Đào tạo nhân viên của bạn. Dành thời gian đào tạo nhân viên của bạn về tất cả các giao thức truyền tệp – đặc biệt là những giao thức liên quan đến bảo mật. Bạn có thể xác nhận rằng mỗi thành viên trong nhóm biết đúng quy trình tải lên và truyền tệp không? Họ có biết tầm quan trọng của việc bảo mật tài khoản của mình bằng mật khẩu mạnh không? Họ có khả năng chuyển và quản lý tệp một cách an toàn mà vẫn tuân thủ không?
- Cập nhật theo phản xạ. Hệ thống truyền tệp của bạn sẽ không bị trì trệ. Khi chúng tôi thấy việc triển khai các công nghệ mới và tiêu chuẩn mới cũng như khi bạn thu thập phản hồi từ bên trong tổ chức của mình, bạn nên chuẩn bị cập nhật quy trình làm việc và phương pháp tiếp cận của mình.
Truyền tệp không nhất thiết phải tốn kém, phức tạp hoặc có rủi ro bảo mật cố hữu. Sẽ mất thời gian để nghiên cứu, điều tra và thử nhiều nền tảng và hệ thống chia sẻ tệp, nhưng khi bạn có quy trình làm việc tốt hơn, tổ chức của bạn sẽ hoạt động trơn tru hơn nhiều.
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Một số bài viết của chúng tôi bao gồm các liên kết liên kết. Nếu bạn mua thứ gì đó thông qua một trong những liên kết này, APS Blog có thể kiếm được hoa hồng liên kết. Tìm hiểu về Chính sách tiết lộ của chúng tôi.
