Các trường hợp khẩn cấp không mong muốn có thể phát sinh khiến bạn phải hủy cuộc họp Zoom của mình. Đừng bỏ mặc những người tham gia khác trong bóng tối – hãy cho họ biết bạn không thể tham gia. Đây là cách hủy cuộc họp Zoom.
Cách hủy cuộc họp Zoom
Mở ứng dụng Thu phóng và chọn tab “Cuộc họp”.
Các cuộc hẹn sắp tới của bạn sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên trái. Chọn một trong những bạn muốn hủy bỏ.
Các tùy chọn cuộc họp đã chọn của bạn sẽ xuất hiện ở bên phải. Tại đây, chọn nút “Xóa”.
Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện cho bạn biết rằng bạn có thể khôi phục cuộc họp trong 7 ngày kể từ trang “Đã xóa gần đây”.
Hãy tiếp tục và nhấp vào nút “Có” để xác nhận việc xóa.
Cuộc họp Zoom bây giờ sẽ bị hủy.
Nhãn hủy Đại hội
Bây giờ hãy nói về nghi thức thích hợp để hủy bỏ các cuộc hẹn. Bất kể bạn đang ở cấp bậc nào trong công ty, thời gian của mọi người đều có giá trị và quan trọng như nhau và nên được đối xử như vậy. Một câu đơn giản “Xin lỗi, tôi không thể làm được. Hãy hủy bỏ.” phút cuối cùng được coi là cực kỳ thiếu suy nghĩ – chưa kể mọi người sẽ mất niềm tin vào độ tin cậy của bạn.
Trả lời yêu cầu lời mời
Tất cả các hệ thống lịch phổ biến đều cung cấp ít nhất ba phương thức phản hồi sau: Chấp nhận, Từ chối hoặc Dự kiến. Việc trả lời những lời mời này rất quan trọng, không chỉ để bạn có thể theo dõi lịch biểu của chính mình mà còn để những người khác có thể biết ai có thể/không thể tham dự cuộc họp và chuẩn bị cuộc họp cho phù hợp.
Đây là khi bạn nên trả lời với từng:
Chấp nhận: Chỉ trả lời nếu bạn chắc chắn 100% rằng bạn sẽ có thể tham dự cuộc họp. Lần duy nhất bạn có thể hủy là nếu có trường hợp khẩn cấp thực sự. Mọi người sẽ hiểu.
Từ chối: Trả lời bằng tin nhắn này nếu bạn chắc chắn rằng mình sẽ không thể tham dự cuộc họp. Hãy chắc chắn để lại một ghi chú nêu rõ lý do tại sao bạn sẽ không thể tham dự. Nếu bạn cần tham dự cuộc họp này, vui lòng gửi cho người tổ chức ngày có sẵn và hỏi xem ngày đó có thể được lên lịch lại hay không.
Dự kiến: Nếu bạn hoàn toàn chắc chắn mình có thể làm được, bạn vẫn nên trả lời Dự kiến. Thông báo cho người tổ chức về xung đột tiềm tàng và đảm bảo cập nhật nó ngay khi bạn có thể. Câu trả lời ban đầu luôn yêu cầu theo dõi.
Thông báo cho mọi người trong trường hợp khẩn cấp
Bất kỳ người quản lý giỏi nào cũng sẽ hiểu rằng đôi khi cuộc sống xảy ra. Khi điều đó xảy ra, tốt nhất bạn nên cho mọi người biết càng sớm càng tốt, đặc biệt nếu bạn là một trong những người tham gia chính trong cuộc họp. Mặc dù việc lên lịch lại đột ngột vẫn có thể gây bất tiện, nhưng không có vấn đề gì. Một lần nữa, cuộc sống đôi khi xảy ra.
Điều này không phải lúc nào cũng khả thi, nhưng bạn nên cố gắng thông báo cho người tổ chức ít nhất 24 giờ về việc hủy bỏ đột ngột. Hãy chắc chắn gửi một lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao bạn đột nhiên cần hủy để họ biết đó là lý do chính đáng.
Cập nhật trạng thái lịch của bạn – ngay cả trước khi bạn nhận được lời mời
Nếu bạn biết mình sẽ bận vào một thời điểm nhất định trên lịch của mình, hãy chặn thời gian đó. Đóng cửa vào Thứ Tư từ 2 đến 5 giờ chiều vì bạn biết rằng bạn phải chở Bà đi khám bệnh sẽ khiến bạn không thể giải thích với người tổ chức cuộc họp tại sao bạn không thể chấp nhận lời mời họp ngay từ đầu. Khi đó họ sẽ thấy trên lịch của bạn rằng bạn đang bận.
Nếu bạn đã chấp nhận lời mời họp nhưng đã xảy ra sự cố, hãy cập nhật trạng thái của bạn trong yêu cầu. Như chúng tôi đã nói trước đây, nếu bạn thay đổi trạng thái của mình từ Chấp nhận sang Dự kiến, hãy cho người khác biết lý do.
Nói chung, chỉ cần thể hiện sự tôn trọng nhiều nhất có thể.
