Một cách để so sánh hai tài liệu Google Docs là mở chúng trên hai trình duyệt riêng biệt windows, đặt chúng cạnh nhau và sàng lọc chúng để tìm ra điểm khác biệt. Tuy nhiên, như bạn có thể tưởng tượng, cách tiếp cận này hoạt động tốt đối với các tài liệu nhỏ và bạn sẽ sớm bắt đầu gặp khó khăn nếu sử dụng nó để so sánh các tài liệu dài hoặc những tài liệu có quá nhiều bản sửa đổi.
May mắn thay, Google có một tính năng trong Tài liệu để giúp bạn trong những tình huống như vậy. Nó được gọi là So sánh Tài liệu và cho phép bạn so sánh hai tài liệu Tài liệu để theo dõi những thay đổi được thực hiện đối với chúng theo thời gian và tên của người đã tạo ra chúng.
Hãy làm theo khi chúng tôi hướng dẫn bạn các bước sử dụng tính năng So sánh tài liệu để so sánh các tài liệu trong Google Docs.
Cách so sánh hai tài liệu trong Google Docs bằng cách sử dụng So sánh tài liệu
Tính năng So sánh Tài liệu của Google Docs hoạt động với hai tài liệu. Như vậy, bạn cần phải chọn hai tài liệu. Tài liệu đầu tiên bạn chọn đóng vai trò là tài liệu cơ sở, trong khi tài liệu thứ hai đóng vai trò là tài liệu tham khảo.
Hãy làm theo các bước sau để sử dụng So sánh tài liệu nhằm so sánh hai tài liệu Tài liệu:
- Đi đến Google Tài liệu và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Mở một trong những tài liệu bạn muốn so sánh. Đây sẽ là tài liệu cơ sở để bạn so sánh.
- Bấm vào Công cụ trên thanh công cụ Tài liệu và chọn So sánh tài liệu. Nếu nút chuyển sang màu xám, hãy đảm bảo cả hai tài liệu của bạn đều là tài liệu Google Documents.
- bên trong So sánh tài liệu hộp thoại, hãy chạm vào hộp chọn bên dưới Chọn tài liệu so sánh và chọn tài liệu khác, tức là tài liệu mà bạn muốn so sánh với tài liệu cơ sở mà bạn đã chọn trước đó.
- Bấm vào Sự khác biệt về thuộc tính vào hộp văn bản và nhập tên của người dùng sẽ được gắn nhãn là tác giả của các chỉnh sửa trong tệp so sánh mà bạn sắp tạo.
- Đánh So sánh.
Đợi vài giây để Google Docs xử lý cả hai tài liệu. Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy hộp thoại có nội dung So sánh đã sẵn sàng. Nhấp chuột Mở trong hộp này và một tài liệu so sánh mới sẽ mở trong tab trình duyệt mới có tiêu đề bắt đầu bằng “So sánh của”, theo sau là tên của cả hai tài liệu của bạn.
Trong báo cáo so sánh này, bạn sẽ thấy tất cả sự khác biệt giữa hai tài liệu được đánh dấu bằng màu hạt dẻ bằng cách sử dụng gạch ngang. Nhìn sang bên phải; sẽ có một thanh bên chứa tất cả các chỉnh sửa được thực hiện đối với tài liệu kể từ khi tạo.
Trên mỗi đề xuất, bạn sẽ thấy hai tùy chọn: Chấp nhận đề xuất Và Từ chối đề xuất. Nếu bạn thích một gợi ý chỉnh sửa, hãy nhấp vào Chấp nhận đề xuất bên cạnh nó và phần chỉnh sửa sẽ được áp dụng cho tài liệu của bạn. Mặt khác, nếu bạn cảm thấy đề xuất chỉnh sửa không đáng để thêm vào, hãy nhấn Từ chối đề xuất Để loại bỏ nó.
Ngoài ra, nếu bạn muốn nhận xét về một đề xuất, hãy nhấp vào gợi ý đó, nhập tin nhắn của bạn vào nhận xét và nhấn Hồi đáp. Hoặc để mời người khác xem đề xuất, chỉ cần gắn thẻ người dùng bằng cách nhập tên của họ, như thế này @tên tài khoảnva đanh Hồi đáp.
Dễ dàng xác định các thay đổi giữa các tài liệu bằng Công cụ so sánh Google Docs
Nếu bạn sử dụng Google Docs để viết bài luận, kịch bản và bài tập hoặc chỉ đơn giản là cộng tác với người khác, đôi khi bạn sẽ muốn so sánh hai tài liệu, có thể để kiểm tra sự khác biệt hoặc để xác định các bản sao.
Dù lý do là gì đi nữa, tính năng so sánh của Google Docs có thể hữu ích ở đây. Và bằng cách sử dụng nó một cách hiệu quả, bạn có thể dễ dàng so sánh hai tài liệu và theo dõi tất cả các thay đổi được thực hiện đối với tài liệu của mình theo thời gian một cách hiệu quả.
