Bạn có công cụ quản lý dự án phù hợp không? Quản lý các dự án lớn cần rất nhiều nỗ lực để giữ cho thông tin được cập nhật và mọi người cùng thống nhất. Nếu bạn muốn quản lý và giám sát hiệu quả dự án của mình, Airtable là một nền tảng tuyệt vời để xem xét.
Airtable là một nền tảng cực kỳ giàu tính năng và thân thiện với người dùng, kết hợp sự phức tạp của các công cụ quản lý dự án với sự đơn giản của bảng tính. Đây là cách bạn có thể bắt đầu sử dụng Airtable để quản lý dự án hiệu quả.
Bước chân 1: Cấu hình cơ sở
Trong Airtable, bạn có thể có các không gian làm việc riêng biệt cho các dự án khác nhau và nhiều cơ sở dữ liệu trong mỗi không gian làm việc. Cơ sở dữ liệu trong Airtable được gọi là Cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu trong không gian làm việc cũng có thể được liên kết với nhau để đơn giản hóa dữ liệu trong mỗi cơ sở dữ liệu.
Dưới đây là cách thiết lập Airtable:
Nếu bạn đang sử dụng Airtable lần đầu tiên, công cụ này sẽ cung cấp hướng dẫn tuyệt vời để giúp bạn thiết lập cơ sở đầu tiên của mình.
Bước chân 2: Tạo và tùy chỉnh chế độ xem
Airtable đã thực sự cách mạng hóa việc dễ dàng xem dữ liệu. Xem các cấu hình như lưới, lịch, thư viện, biểu mẫu, Kanban, v.v. cung cấp những cách độc đáo để tương tác với dữ liệu của bạn. Airtable cho phép bạn tạo tối đa 1000 lượt xem trên mỗi bàn.
Dưới đây là cách định cấu hình chế độ xem Airtable:
Bước chân 3: Thêm và quản lý cộng tác viên
Trên Airtable, bạn có thể thêm thành viên nhóm/đồng nghiệp vào toàn bộ không gian làm việc cũng như các cơ sở riêng lẻ. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người làm việc trong dự án đều ở trên cùng một trang, có cái nhìn tổng quan rõ ràng về thông tin chung, nhiệm vụ, lịch trình, v.v.
Dưới đây là cách thêm cộng tác viên vào không gian làm việc của Airtable:
Dưới đây là cách thêm cộng tác viên vào Airtable:
Sau khi thêm cộng tác viên của mình, bạn có thể nhấp lại vào Chia sẻ để xem danh sách cộng tác viên của mình và cũng có thể chỉnh sửa quyền truy cập.
Là một phần của cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng trường loại “Người dùng” để thêm cộng tác viên của mình vào từng bản ghi. Điều này cũng có tính năng thông báo thông báo cho cộng tác viên qua email bất cứ khi nào họ được chỉ định vào một bản ghi.
Các tính năng hữu ích khác của Airtable
Các bước được liệt kê ở trên là đủ để bạn bắt đầu quản lý và cộng tác với Airtable. Nếu bạn muốn cải thiện trò chơi Airtable của mình, bạn cũng có thể xem các tính năng sau chắc chắn sẽ nâng cao trải nghiệm quản lý dự án của bạn:
1. Giao diện
Với Trình thiết kế giao diện của Airtable, bạn có thể tạo trải nghiệm được cá nhân hóa cho bạn và các thành viên trong nhóm của mình. Công cụ này cho phép linh hoạt trực quan hóa và chỉnh sửa bản ghi theo cách tùy chỉnh mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các chế độ xem cơ bản.
Bạn có thể sử dụng nó để tạo các bảng thông tin dự án độc đáo hiển thị chính xác những gì bạn muốn xem, theo cách bạn muốn.
2. Máy tự động
Airtable Automations giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email, cập nhật bản ghi, v.v. Với tính năng này, bạn cũng có thể tích hợp cơ sở dữ liệu của mình với các ứng dụng bên ngoài như Outlook và Google Trang tính để tự động thực hiện một số tác vụ nhất định.
3. Căn cứ liên kết
Airtable còn có chức năng tạo cơ sở dữ liệu được liên kết, tức là các cơ sở dữ liệu hoạt động cùng nhau bằng cách kết hợp các trường tương tự trong bảng. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật trên các bảng khác nhau, do đó tăng tính rõ ràng và minh bạch.
4. Chia sẻ chỉ đọc
Tính năng chia sẻ chỉ đọc của Airtable cho phép bạn chia sẻ dữ liệu từ các chế độ xem đã chọn với người dùng bên ngoài. Những người dùng này không cần phải được thêm làm cộng tác viên vào cơ sở dữ liệu của bạn và sẽ chỉ có thể xem các bản ghi dựa trên cách bạn đã đặt cấu hình chế độ xem chia sẻ.
5. công thức hàm
Tương tự như phần mềm bảng tính như Microsoft Excel và Google Sheets, Airtable cũng có khả năng tạo dữ liệu tính toán. Bạn có thể tạo trường loại “Công thức” và định cấu hình công thức mong muốn cũng như các quy tắc định dạng để thực hiện bất kỳ điều gì từ số học đơn giản đến phân tích dữ liệu phức tạp.
Nâng cao khả năng quản lý dự án của bạn với Airtable
Trong môi trường thay đổi nhanh chóng, tính minh bạch của dự án bất cứ lúc nào là rất quan trọng. Đó là lý do tại sao bạn cần công cụ phù hợp để đơn giản hóa mọi thứ cho mọi người có liên quan và Airtable chắc chắn phù hợp với yêu cầu đó.
Giao diện đầy màu sắc, thân thiện với người dùng của Airtable giúp bạn dễ dàng thiết lập cơ sở dữ liệu dự án của mình trong vài phút. Các nền tảng như Airtable rất cần thiết để tạo ra một không gian làm việc năng suất, hợp tác và hiệu quả.
